休暇・申請管理→休暇管理→有休自動付与
各スタッフの勤続年数や出勤率に基づき、自動で有休を付与することができます。
このページでは、有休自動付与の設定方法についてご説明します。
前提条件
・有休自動付与を利用する
有休自動付与を利用する場合は、各スタッフに入社日の登録が必要となります。
スタッフ詳細にて入社日を設定してください。
【注意点】
1.有休自動付与および入社日の設定をした翌日以降に条件を満たしたスタッフに自動付与されます。
2.過去に遡って自動で付与することはできません。
3. 自動付与機能で付与される有休の有効期限は、「2年間」もしくは「無期限」です。
4.有休自動付与はスタッフひとりに対して年1回のみ働きます。
次回の実行日は前回の実行日から1年経過している必要があります。
そのため、入社日やスタッフ種別を変更すると正しい日数が付与されない場合があります。
ただし、「入社時付与」はこの回数に含まれません。
5. 出勤率不足などで付与に失敗した場合、再付与は自動では行われません。
休暇付与画面より手動で付与を行ってください。
付与されなかった原因は、有休自動付与履歴で確認することができます。
・利用しない
利用しない場合、有休が自動的に付与されることはございませんので、
付与したい場合は、休暇付与画面より付与を行ってください。
複数人に一括で付与したい場合は、休暇情報の一括登録をご利用ください。
目次
設定を始める
有休自動付与の設定はスタッフ種別ごとに作成することができます。
まだ設定をひとつも作成していない場合は、任意のスタッフ種別を選択して設定を開始してください。
すでにひとつ以上設定を作成済みの場合、既存の設定を別のスタッフ種別向けの設定としてコピーすることができます。
新規に作成する
スタッフ種別を選択して「表示」ボタンをクリックすると、該当のスタッフ種別に適用される設定が
表示されます。
まだ設定が作成されていないスタッフ種別の場合、項目「有休自動付与」のみが表示されます。
項目「有休自動付与」で「利用する」を選択すると各設定項目が表示されますので、
それぞれ設定を行ってください。
すべての設定が完了したら、「保存」ボタンで設定を保存します。
設定をコピーする
すでに設定をひとつ以上作成済みのとき、有休自動付与設定のコピー機能を使えるようになります。
コピー機能では、作成済みの設定を別のスタッフ種別の設定としてコピーすることができます。
画面右上に表示される「設定をコピーする」ボタンから有休自動付与設定のコピー画面へ移動します。
詳しくは「有休自動付与設定をコピーする」をご確認ください。
付与の実行
有休の付与をどのように行うかを設定します。
どちらを選んだ場合でも、付与日数は「付与日数設定パターン」以下の設定内容にしたがって
決定されます。
自動的に実行
「自動的に実行」を選択した場合、設定にしたがい、有休を自動的に付与します。
また、以下の項目が表示されます。
付与の間隔
| 毎日 |
入社日から付与基準を満たしたスタッフに随時付与を行います。 例：6/16入社 -> 12/16 に付与 関連ヘルプ：入社日から半年後に有休を自動付与する |
| 毎月 |
月に一度、有休の付与を実行します。 例：毎月「1日」付与に設定 関連ヘルプ：毎月1回有休を自動付与する |
| 年1回 |
一年に一度、有休の付与を実行します。 例：付与実行日 「4/1」に設定 関連ヘルプ：年1回指定日に有休を自動付与する |
付与実行日設定
「付与の間隔」が「毎日」の場合は表示されません。
「毎月」の場合は、何日に付与を実行するかを設定します。
「年1回」の場合は、何月何日に付与を実行するかを設定します。
管理者が実行
「管理者が実行」を選択した場合、有休は自動では付与されません。
設定を保存後に、「手動付与／取消」ボタンから、手動付与／取消の画面に移動してください。
移動先の画面で、付与を実行するスタッフ種別と実行日、付与のタイプを選択し
「付与」ボタンをクリックすることで付与が実行されます。
「取消」ボタンで、選択している実行日に実行した付与を取り消すことができます。
また、以下の項目が表示されます
メール配信間隔
有休の付与を実行する時期が来たことを、管理者に通知するメールを配信することができます。
また、「付与の間隔」の設定も兼ねています。
・毎月
毎月の指定日にメールを配信します。
実行日から遡って1か月の間に付与条件を満たしたスタッフへ有休を付与します。
付与される有休の有効期限は「入社日」基準となります。
例）「実行日：2022年12月1日」で実行
→「2022年11月2日～12月1日」の間に条件を満たしたスタッフへ付与。
入社日が2022年5月2日～6月1日の場合、上記期間中に勤続6か月の条件を満たすため、
付与の対象となる。
2022年5月9日入社の場合、付与される有休の有効期限は「2022年11月9日～2024年11月8日」。
・年1回
年に1回、指定日にメールを配信します。
実行日前の1年間に付与条件を満たしたスタッフへ有休を付与します。
付与される有休の有効期限は「実行日」基準となります。
例）「実行日：2022年12月1日」で実行
→「2021年12月2日～2022年12月1日」の間に条件を満たしたスタッフへ付与。
入社1年目のスタッフであれば、入社日から12月1日までの勤続月数に応じて付与。
入社日がいつであっても、付与される有休の有効期限は「2022年12月1日～2024年11月30日」。
メール通知日設定
通知メールの配信日を設定します。
「メール配信間隔」で「毎月」を選択した場合は、何日に通知するかを設定します。
「年1回」を選択した場合は、何月何日に通知するかを設定します。
付与日数設定パターン
勤続年数や所定労働日数などを基準に付与日数を設定します。
Aパターンは正社員向け、Bパターンはパート・アルバイト向けの設定となります。
なお、勤続年数を計算する基準日はオプション設定「有休自動付与における勤続年数計算の基準」で
入社日・起算日（スタッフごとに設定可能）を切り替えることができます。
Aパターン
主に、週５日以上労働する社員向けの付与日数設定です。
勤続年数に応じて、表に入力されている日数の付与が行われます。
また、項目「付与の間隔」もしくは「メール配信間隔」が「年1回」に設定されているとき、
入社1年目のスタッフにのみ適用される付与日数を設定できます。
例えば、以下の画像の場合、全社一斉の付与日が「4/1」であれば、
勤続月数2か月となる「2/1」に入社したスタッフには2日、
6か月となる「10/1」に入社したスタッフには10日が付与されることになります。
Bパターン
主に、所定の労働日数が週4日以下のスタッフ向けの設定です。
勤続年数と労働日数に基づいて付与日数を算出します。
労働日数については項目「付与日数の基準」でより詳しい設定を行います。
また、項目「付与の間隔」もしくは「メール配信間隔」が「年1回」であれば、Aパターンと同じく
入社1年目のスタッフ用の付与日数を設定することが可能です。
Bパターンを選択した場合のみ、項目「付与日数の基準」が表示されます。
付与日数の基準
Bパターンの場合に、付与日数を算出する基準となる労働日の種類を選択します。
「年間労働日数」では実労働日数もしくは所定労働日数、
「所定労働日数区分」ではスタッフ詳細から設定できる区分に基づいて計算されます。
・年間労働日数
項目「出勤率」の設定内容によって、実労働日数と所定労働日数とのどちらに基づいて
計算するかが変わります。
＜出勤率：無視する＞の場合
勤続年数と実労働日数で付与日数が計算されます。
※ 実労働日数 ＝ 平日休日やシフト有無を問わず、打刻がある日数
＜出勤率：1～80%＞の場合
勤続年数と所定労働日数で付与日数が計算されます。
・所定労働日数区分
所定労働日数区分に基づいて付与日数を計算します。
所定労働日数区分とは、「1週間当たり労働日数〇日、年間日数〇日」という区分であり、
スタッフ詳細からスタッフごとに異なる区分を設定できます。
tsv/csv形式で貼り付ける
自動付与日数設定で表の左下に表示されている「tsv/csv形式で貼り付ける」にチェックを入れると、
エクセルやCSVファイルで作成した表の数値を直接コピー＆ペーストできるようになります。
操作方法
1. エクセルなどで自動付与日数の表を作成する
まず、エクセルなどのソフトで自動付与日数として設定したい日数の表を作成します。
画像は一例として、大げさな数値で表を作成しています。
2. 「tsv/csv形式で貼り付ける」にチェックを入れる
「tsv/csv形式で貼り付ける」にチェックを入れます。
このとき、まだ【保存】ボタンはクリックしないでください。
3. 作成した表から、必要な部分のみコピーする
数値の貼り付けに必要なのは、表の中身である数値の部分のみです。
必要な箇所だけを範囲指定して「Ctrl + C」や右クリックでコピーしてください。
4. 自動付与日数設定の表に貼り付ける
自動付与日数設定の表のうち、コピーした表の起点（最も左上）となるセルをクリックしてください。
その状態で、「Ctrl + V」や右クリックでペーストを実行してください。
コピーした表の数値が挿入されます。
付与有休の有効期間
自動付与する有休の有効期間を選択します。
選択できる期間は「2年間」もしくは「無期限」となります。
「無期限」を選択した場合のみ、項目「無期限有休の繰越上限」が表示されます。
無期限有休の繰越上限
項目「付与有休の有効期間」が無期限の場合のみ、この項目が表示されます。
「有効期限：無期限」の有休の保持上限日数を設定します。
有休自動付与が働いた結果、有休残日数が上限日数を超えた場合、
あふれた分の日数は古い順に消滅します。
ただし、項目「積立休暇付与」が「利用する」になっている場合は
あふれた分の日数を別の特別休暇として自動で再付与することができます。
積立休暇付与
項目「付与有休の有効期間」が無期限、
かつ項目「無期限有休の繰越上限」に日数が設定されている場合、
積立休暇を付与するか否かを設定します。
積立休暇とは、「無期限有休の繰越上限」を超えて有休が付与された場合に
あふれた分の日数を別の特別休暇として再付与できる機能です。
この項目が「利用する」に設定されているとき、
以下の項目が表示されます。
積立休暇に使用する休暇
積立休暇が発生した際、どの特別休暇として再付与するかを設定します。
特別休暇名が登録されていれば、どの特別休暇でも任意に選択可能です。
ただし、振休・代休は除きます。
積立休暇付与日数の上限
一度に最大何日分の積立休暇を付与できるのかを設定します。
自動付与では「無期限有休の繰越上限」を超えて期限切れになった日数とこの設定値のうち
小さい方の日数を付与します。
積立日数の上限
合計で何日分の積立休暇を保持できるかを設定します。
有休自動付与によって新たな積立休暇が付与された際に、積立休暇の合計日数がこの設定値を
超えた場合、超えた分の日数は古い順に期限切れ扱いになります。
出勤率
有休を付与する条件に出勤率を含むか否か、含む場合は出勤率が何％であれば付与を行うかを
設定します。
・無視する - スタッフの出勤率を無視して付与を実行します。
・1～80％ - 出勤率が設定値以上に達したスタッフにのみ付与を実行します。
アップロードした出勤率
「アップロードした出勤率」欄が表示されるのは「出勤率」の設定値が1% 以上のときのみ
となります。
「使用する」を選択した場合、休暇情報一括登録から登録した出勤率に基づいて
有休を自動付与することができます。
そのとき、実際の勤怠情報は無視されます。
「使用する」を選択していても、出勤率がアップロードされていないスタッフに関しては
実際の勤怠情報をもとに出勤率が計算されます。
詳しくは「アップロードした出勤率で有休を自動付与する」をご確認ください。
出勤率の登録・削除の方法については「休暇情報の一括登録」をご確認ください。
入社時付与
入社時付与を利用することで、入社日から使える有休を付与できます。
入社月（スタッフが何月入社か）によって異なる付与日数を設定できます。
例えば、入社時に5日付与、半年後に5日付与としたい場合、「入社時付与」で5日、
「付与日数設定」の「勤続月数：6か月」に5日と設定してください。
入社時付与を「利用する」に設定した場合、システムが毎日深夜時間帯にチェックを行い、
チェック時点から7日以内に入社かつまだ入社時付与が働いていないスタッフへ付与を行います。
また、あらかじめ入社日の設定があれば、入社日が来た時点で付与が行われます。
通常、有休自動付与はスタッフひとりに対して年1回しか働きませんが、
入社時付与はその回数に含まれません。
ジョブカン勤怠管理では、1年間の有休の付与日数が累計10日を超えた時点で、
当該年度の有休取得管理のデータが作成されます。
したがって、入社時の付与日数が10日未満の場合、その時点では有休取得管理のデータは
確認できませんので、お気を付けください。
有休取得管理については「有休取得管理」をご確認ください。
休職設定がある場合
休職期間がある場合でも自動付与は行われます。
休職設定にて、全労働日から出勤とみなす・除外する の設定ができます。
出勤とみなす：
休職期間中のシフトが入った日を有休自動付与の「出勤日数」「出勤すべき日数」にカウントします。
全労働日から除外する：
休職期間中のシフトが入った日を有休自動付与の 「出勤日数」「出勤すべき日数」いずれにも
カウントしません。
休職設定については「休職設定」をご確認ください。
勤続年数の計算方法について
勤続年数は、デフォルトの設定ではスタッフの入社日を基準に計算されます。
オプション設定「有休自動付与における付与及び勤続年数計算の基準」で「起算日」を選択することで、入社日とは別に、勤続年数の計算の起算日を設定できるようになります。
詳しくはこちらをご確認ください。
有休自動付与履歴を確認する
画面上部の「有休自動付与履歴」ボタンから、有休自動付与履歴を確認することができます。
有休自動付与履歴では、スタッフへの自動付与が成功したか否かを確認することができます。
また、付与が失敗した場合、その理由が表示されます。
詳しくは「有休自動付与履歴（2023/02～）」をご確認ください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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