※この機能は、ジョブカン経費精算併用の方のみご利用可能です。
※ジョブカン勤怠管理とジョブカン経費精算でのスタッフの紐付けは、両アカウントのスタッフのメールアドレスにて紐付けを行います。
ジョブカン勤怠管理での打刻時にICカードの利用履歴を同時に読み取ることで、
その情報を利用し、ジョブカン経費精算で簡単に交通費精算を行うことができます。
打刻時にICカード履歴を読み取り、経費精算と連携することができる打刻方法は以下の2種類です。
- Windows PC+ICカードリーダーでの打刻
- iOS機器+ICカードリーダーでの打刻
iOS機器+ICカードリーダーにて交通費の連携を行う場合はこちらをご確認ください。
※こちらに掲載しております旧アプリについては、2019年10月15日をもってサポートを終了いたします。詳しくはこちらをご確認ください。
目次
ジョブカン勤怠管理の設定をする
ジョブカン勤怠管理の打刻データと、ジョブカン経費精算のアカウントの紐付けを行います。
ジョブカン勤怠管理にて必要な設定は以下の通りです。
企業の設定状況にあわせ、必要な設定を行ってください。
打刻機器を用意する
ICカードリーダーおよび接続するWindows PCを用意します。
ICカードリーダーの対応機種はこちらをご覧ください。
PCの推奨環境はこちらをご覧ください。
打刻アプリのインストールからICカードの紐付けまでを行う
ジョブカン勤怠管理専用の打刻アプリのインストールを行います。
アプリは、「ジョブカン勤怠管理」の管理画面より最新版（ver2.2.0.0）をダウンロードしてください。
詳細な手順はこちらをご覧ください。
ジョブカン勤怠管理とジョブカン経費精算のアカウントを連携する
ジョブカン勤怠管理の打刻アプリと、ジョブカン経費精算のアカウントの連携を行います。
手順は以下のとおりです。
1. ジョブカン勤怠管理のWindows用アプリを起動します。
アプリの起動方法はこちらをご覧ください。
2. 各種設定をクリックします。
3. 各種設定のログイン画面が表示されますので、アプリ起動時に入力したアカウント情報のパスワードを再度入力します。
4. 各種設定画面左側メニューより「ログイン設定」をクリックします。
5. 「ジョブカン経費精算連携」と表示されている箇所に、ジョブカン経費精算に登録されている「Admin」もしくは「管理者」のユーザの、ジョブカン経費精算のログインメールアドレスとログインパスワードを入力します。
ログイン情報の入力後、「保存する」のボタンをタップすると、連携が開始されます。
正常に連携が行われた場合、「各種設定」のトップ画面が表示されます。
以上で、ジョブカン勤怠管理での設定は完了です。
ジョブカン経費精算の設定をする
ICカードの情報で交通費精算を行う場合、ジョブカン経費精算で、「交通費明細」が設定されたフォームを登録する必要があります。
設定方法は以下の通りです。
※すでに「交通費明細」が設定されたフォームが登録されている場合は、こちらの設定は不要です。
1. 左側のメニュー「管理者機能」内の「基本情報設定」を選択し、一覧画面から「フォーム」を選択します。
2. フォーム一覧画面上部の「新しいフォームを登録」をクリックします。
※一件も登録がされていない場合は、手順1で「フォーム」を選択した直後に手順3の「フォーム登録」画面が表示されます。
3. フォームの「基本情報」欄内、「フォーム形式」の項目で、「経費精算」を選択します。
4. フォーム形式を切り替えると、フォームの内容が切り替わります。設定が必要な項目に入力を行います。
フォームの設定項目に関してはこちらをご覧ください。
5. フォームに「交通費明細」を設定します。
フォーム登録画面半ばに表示されている明細表を「交通費明細」に変更します。
デフォルトでは「経費明細」が表示されていますが、明細表をクリックすると、明細表の種類を変更することができます。
「明細項目設定」のダイアログ内、「明細の種類」の項目で「交通費明細」を選択します。
| 項目名 | 概要 |
| 明細の種類 | 明細の種類を選択します。 ICカードの情報から交通費の精算をするフォームを設定する場合、「交通費明細」を選択します。 |
| 明細の名前 | 明細の名前を設定します。 未入力の場合は「明細の種類」が表示されます。 |
| 説明 | 明細の説明を入力します。 |
| 仕訳設定 | 仕訳をどのように作成するかを選択します。
|
| 内訳設定 | この明細で利用できる内訳を設定できます。 内訳は複数選択可能です。 内訳が未選択の場合、すべての内訳、もしくは「フォームに紐付ける内訳」で選択された内訳が利用可能になります。 内訳についてはこちらをご覧ください。 |
| 目的・備考の入力 | 明細表内の「目的・備考」項目の必須/任意を設定します。 |
| グループの入力 | 明細表内の「グループ」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 |
| プロジェクトの入力 | 明細表内の「プロジェクト」項目の表示/非表示、必須/任意を設定します。 |
6. 設定の完了後、「フォーム登録」画面の「保存する」をクリックすると、フォームが登録されます。
打刻時に読み取ったICカード履歴から交通費精算をする
ジョブカン勤怠管理での打刻時に読み取ったICカード履歴から、ジョブカン経費精算で交通費の申請を行う方法は以下のとおりです。
ジョブカン勤怠管理で打刻をする
各企業で定められた打刻時に、ICカードリーダーにカードをかざし、打刻と利用履歴の読み取りを行います。
一度に読み取ることができる履歴の件数は直近の11件です。
※11件の中には、チャージや物販の履歴も含まれます。チャージや物販の履歴はジョブカン経費精算上には反映されません。
件数が多い場合等、読み取りに時間がかかる場合がありますので、名前が表示されるまでは、カードリーダーからICカードを離さないようお願いします。
ジョブカン経費精算で交通費の申請をする
ジョブカン経費精算での申請時、勤怠管理のデータを読み込む方法は以下の通りです。
1. 左側メニュー内の「申請する」をクリックします。
2. フォームの一覧画面で、交通費明細が設定されているフォームを選択します。
各フォームの内容は、企業の運用担当者が設定したものです。
フォームの内容については、各企業内の運用担当者に確認してください。
3. 交通費明細右上の「勤怠打刻データ読込」ボタンをクリックします。
4. 打刻時に読み取ったICカードの履歴情報の選択画面が表示されます。
交通費明細に反映させたい利用履歴にチェックを入れます。
※利用履歴は、過去2ヶ月分の履歴が表示されます。
「交通費明細に追加する」をクリックすると、交通費明細に情報が反映されます。
ICカードの情報を利用して入力された交通費明細の行には、右側に
というマークが表示されます。
※ICカード履歴を利用して申請を行われた際は、ユーザに設定された「定期券情報」は自動控除されません。
5. その他の項目の入力完了後、申請書下部の「確認する」をクリックします。
6. 申請の確認画面が表示されます。内容に問題がない場合は「申請する」をクリックすることで、申請が完了します。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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