ジョブカン勤怠管理では、管理者やスタッフに対して、アラートメールとして通知を出す機能がございます。
以下、ご利用いただけるアラートメールの種類をご紹介いたします。
ご契約のプランによってはご利用いただけない機能もございますので、お気を付けください。
アラートメールの種類
【打刻修正依頼メール設定】
基本情報設定→各種設定→打刻修正依頼メール設定
打刻の修正が必要なときに、スタッフへ打刻修正依頼メールを送信することができます。
設定可能な通知は以下の通り。
- 6時間以上勤務状態で45分未満の休憩の場合
- 8時間以上勤務状態で1時間未満の休憩の場合
- 出勤状態で翌日になった場合
- シフトがあるのに打刻がない場合（休暇申請が承認されている場合は除く）
それぞれの項目について、通知・非通知を設定できます。
ただし、グループごと、スタッフ種別ごとの設定はできず、全社一律で適用されます。
設定方法は「打刻修正依頼メールの設定」をご参照下さい。
【グループ設定のアラート条件設定】
基本情報設定→各種設定→グループ設定→アラート条件設定
グループごとにアラートメールの通知設定ができます。
アラートには、管理者向けとスタッフ向けがあります。
《 管理者向け 》（【通知先設定】で登録されたメールアドレスに届きます）
| 遅刻通知 | シフト開始時刻までに打刻がない時に通知 （例） 通知基準【5分】⇒シフト開始時刻から5分経っても出勤の打刻がない時に通知 |
| シフト外労働通知 | シフト外労働時間が発生した時に通知 （例） 通知基準【5分】⇒シフト外の労働時間が5分以上の時に通知 |
《 スタッフ向け 》（【スタッフ詳細】にて登録したメールアドレスに届きます）
| 出勤直前のシフト通知 | シフトが入っている当日の事前通知 （例） 通知基準【10分】⇒シフト開始時刻の10分前に通知 |
| 遅刻通知 | シフト開始時刻までに打刻がない時の遅刻通知 （例） 通知基準【10分】⇒シフト開始時刻から10分経っても出勤の打刻がない時に通知 |
| 出勤日通知（スタッフ種別ごと） | シフト出勤予定日の前日に通知 （例） 通知基準【前日12時】⇒シフト出勤予定日の前日12時に通知 |
設定方法は 「グループ設定」をご参照下さい。
【36協定アラート通知条件設定】
基本情報設定→就業規則設定→36協定設定
スタッフの労働状況（労働時間、残業時間等）が設定された値を超えたときに、
36協定アラート通知先設定（スタッフ、管理者、カスタマイズ〔1名指定が可能〕）に則って
アラート通知されます。
設定方法は「36協定設定」をご参照下さい。
【有休取得アラート通知設定】
休暇・申請管理→休暇管理→有休取得管理→ 有休取得自動アラート通知設定
有休の要取得日数が残っている状態で取得期日が近づいたスタッフがいる場合に、スタッフ本人および管理者へアラートメールを通知できます。
取得期日の何日前からアラート通知を送信するかは任意に設定いただけます。
設定方法は「有休取得アラート通知設定」をご参照下さい。
【オプション設定のメール通知】
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー「トップページ」
オプション設定『「TOP新着状況」のメール通知』を「ON」にしますと、以下の項目のうち「ON」に設定した項目に関して、管理者へ件数をメールで通知します。
「ON」にした項目は、管理者ページトップにも件数が表示されるようになります。
- 打刻漏れ・打刻間違い
- シフトはあるが未打刻
- 休暇を取得した日の出勤
- 承認なしの休日出勤
- 承認なしの残業
- シフトのない日の出勤
- シフトと被らない時間の労働
- 休憩時間の超過
- 遅刻、早退をエラーとする
- 未承認打刻
- 未承認の出退勤
- 未承認のシフト申請
- 未承認の休暇申請
- 未承認の休日出勤申請
- 未承認の残業申請
- 出生時育児休業初日・終了日の労働時間アラート
- 出生時育児休業期間中の出勤日数アラート
- 出生時育児休業期間中の総労働時間数アラート
通知の対象となる項目には、オプション設定の項目名に★がついています。
スタッフへのメール通知はありません。
関連ヘルプ：「【管理者トップページ】アラート一覧（エラー）の表示を変更する」
【出生時育児休業期間中のアラート】
スタッフ管理→スタッフ一覧→スタッフ詳細→休職設定
休職設定で休職理由「出生時育児休業」を選択したとき、休職期間中の労働について各種アラートを表示することができます。
アラートは「出生時育児休業アラート通知一覧」に表示され、同時に通知メールが配信されます。
ひとつのアラートに対してメール通知は原則1回ですが、出勤日数・総労働時間数に関しては、最大5段階のしきい値を設定可能となっているため、それぞれのしきい値を超えるたびに通知が行われます。
通知先は、スタッフ、管理者、カスタマイズ（任意のスタッフ・複数名指定可能）から選択可能です。
アラートは、6時間ごとにシステムが勤怠情報を照会することによって表示・通知されます。
したがって、設定完了から通知メールが配信されるまでには時間がかかります。
あらかじめご承知おきください。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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