休暇・申請管理→休暇管理→有休取得管理
こちらの画面でスタッフの有休の取得状況を一覧で確認し、管理できます。
各スタッフが法定取得日数を取得したか確認することができ、
問題がある場合、スタッフに通知することが可能です。
また、年休管理簿（年次有給休暇管理簿）のダウンロードも可能です。
※有休取得管理のデータ生成は2019年4月1日以降可能となります。
2019年4月1日以降に有休が年間10日以上付与されたスタッフが表示されます。
※現時点で使用可能な休暇について反映されます。
未来に使用可能となる休暇を付与しても、 使用可能日を迎えるまで本画面には表示されません。
※グループ管理者が年休管理簿の確認・更新、有休取得勧奨メールの配信を行なうには、
該当グループ管理者の権限を編集し、休暇申請管理「有休取得管理」を【更新可能】に
設定する必要があります。
グループ管理者の権限設定については、 こちらをご確認ください。
目次
- 有休取得管理機能の項目について
- 前倒し付与について
- スタッフに有休取得勧奨メールを配信する
- 有休取得アラート通知設定をする
- 年次有給休暇管理簿を一括更新/一括ダウンロードする
- 「再計算中です」とメッセージが表示される場合
有休取得管理機能の項目について
有休取得管理では条件を指定してスタッフ情報を検索・表示することができます。
以下、手順となります。
1. グループやスタッフ種別等を検索条件に設定し、表示をクリックします。
入力された条件で検索を行ないます。
| 項目名 | 説明 |
| 所属グループ | 登録されているグループをグループ並び順設定の順序で表示します。 デフォルト：全てのグループ |
| スタッフ種別 | 登録されているスタッフ種別を登録順で表示します。 最大8個まで選択することができます。 デフォルト：全てのスタッフ種別 |
| スタッフ名 | スタッフコードやスタッフ名の入力時に自動補完します。 入力項目選択時、スタッフの一覧が表示され、一覧から選択する事もできます。 スタッフの一覧は所属グループ、スタッフ種別の選択状況により自動的に絞り込まれます。 |
| タグ | スタッフ詳細に設定されている場合検索条件として使用できます。 |
| 在職・退職 | 「全て」「在職」「退職」の在職状態で絞り込むことができます。 |
|
期間 |
以下の期間で表示対象を絞り込むことができます。 |
| 要取得状況 |
要取得の状況で絞り込むことができます。 |
2. 検索条件に合致する対象が表示されます。
表示されたスタッフ名横のチェックボックスにチェックを入れ、有休取得勧奨メールの配信や、
年休管理簿（年次有休休暇管理簿）の一括ダウンロードなどのアクションができます。
| 項目名 | 説明 |
| 基準日 |
10日以上の有休が付与された日（使用可能開始日）となります。 |
| 有休取得義務期日 | 有休義務使用の期日のことです。 基本的に基準日の1年後になりますが、ダブルトラックなどで変動する場合があります。 |
| 要取得日数 | 基準日から取得期日の間に取得するべき有休の日数です。 ダブルトラックが発生しない場合は5日となり、 発生する場合は【（基準日～有休取得義務期日の月数）÷12×5】を計算し、0.5単位で切り上げます。 ダブルトラックについて詳しくは、こちらをご確認ください。 |
| 取得済み日数 | 基準日から取得期日の間で、申請・承認・使用された有休日数 ※有休の消化量が「全休(1日)」「0.5日」のみ対象 |
| 取得予定日数 | 基準日から取得期日の間で、申請・承認が終わった使用予定の有休日数 |
| 要取得日数残 | 要取得日数までの残数を表示します。 |
| 年休管理簿 （年次有給休暇管理簿） |
スタッフごとの年休管理簿を表示します。 年休管理簿について詳しくはこちらをご確認ください。 |
また、「有休取得状況ダウンロード(CSV)」のボタンをクリックすることで、
検索条件に合致する対象スタッフのデータをダウンロードすることが可能です。
前倒し付与について
入社から半年後の付与日よりも早く有休の一部もしくは全部を付与することを
ジョブカン勤怠管理では前倒し付与と呼びます。
前倒し付与を行う場合、有休取得管理のデータが作成されるタイミングや年休管理簿の記録に
影響があります。
１．前倒しで10日以上一度に付与した場合
前倒し付与が行われた場合、前倒しの付与日を基準日としてデータが作成されます。
年休管理簿の「付与/取得詳細」に記録される期間は最初の付与日から1年間のため、
前倒しの付与日から1年間となります。
例）
2019/4/1入社の場合、法定基準日は10/1だが前倒しして4/1に10日付与。
その場合、基準日は2019/4/1、
「付与/取得詳細」に記録される期間は2019/4/1～2020/3/31（要取得期限）となる。
２．10日未満の日数ずつ分割で前倒し（合計で10日以上）付与した場合
1年間の付与日数が10日未満のとき、データは作成されません。
分割付与された合計日数が10日以上になった時点でデータが作成されます。
その場合、基準日は10日目が付与された日となります。
「付与/取得詳細」に記録される期間は延長され、前倒し付与がされた日から、
基準日の1年後までとなります。
例）
2019/4/1入社で、4/1に5日、10/1に5日付与。
その場合、基準日は2019/10/1、
「付与/取得詳細」に記録される期間は2019/4/1～2020/9/30（要取得期限）となる。
年休管理簿について詳しくは「年次有給休暇管理簿（年休管理簿）」を
ご確認ください。
スタッフに有休取得勧奨メールを配信する
有休取得管理画面で「要取得日数残」が赤字で表示されているスタッフに対して、
個別に有休取得勧奨メールを送信できます。
以下、手順となります。
1.通知を送りたいスタッフのチェックボックスにチェックを入れます。
2.「選択した従業員に有休取得勧奨メールを配信」をクリックします。
このとき、判定が「要取得」ではない（≒要取得日数残が赤字で表示されていない）スタッフが
送信対象に含まれていても、配信手続きを行うことはできます。
しかしながら、「要取得」ではないスタッフへはメールは送信されません。
3.選択したスタッフへ下記内容のメールが送信されます。
メールタイトル「【ジョブカン勤怠管理】有給休暇を取得してください」
4.「有休取得推奨メール送信履歴一覧」から送信状況を確認できます。
「送信結果」欄には、メールが配信された場合は「成功」、配信されなかった場合は
その理由が表示されます。
有休取得アラート通知設定をする
有休取得アラート通知を設定することで、要取得の状態のまま取得期日が近づいたスタッフに
メールで通知できます。
また、管理者画面トップページにアラートの件数表示がされます。
詳細は「有休取得アラート通知設定」をご確認ください。
年次有給休暇管理簿を一括更新/一括ダウンロードする
有休取得管理画面で選択したスタッフの年次有給休暇管理簿を一括更新または一括ダウンロードができます。
手順は下記となります。
1. スタッフ名左横にあるチェックボックスにチェックを入れる
2.「年次有給管理簿一括更新」または「年次有給管理簿一括ダウンロード」をクリックする。
3. ポップアップが表示されますので、内容を確認し、「はい」をクリックします。
※一括更新を行った場合、更新前の過去の状態に復旧はできません。
4. 完了しますと、画面に完了の表示またはダウンロードがされてまいります。
また、一覧に表示される年休管理簿のアイコンをクリックすると、
対象者の年次有給休暇管理簿が表示されます。
こちらでも個別に更新や印刷、ダウンロードが可能です。
「再計算中です」とメッセージが表示される場合
リニューアル後に管理簿の更新をされていない場合に表示されます。
前項「年次有給休暇管理簿を一括更新/一括ダウンロードする」に記載の手順で更新を実行し、
有休取得管理の画面を表示し直してください。
更新が完了しますと、リニューアル後の形式で表示されます。
※更新対象人数が多い場合、完了までお時間がかかる場合があります。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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