Quản lý chấm công → Phê duyệt → Danh sách yêu cầu khu vực chấm công (Clocking area request list)
Tại mục Danh sách yêu cầu khu vực chấm công, có thể phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu đăng ký khu vực chấm công do nhân viên gửi lên.
Trang này sẽ hướng dẫn cách sử dụng mục Danh sách yêu cầu khu vực chấm công.
Xem thêm：
Chấm công bằng định vị (Geofencing) là gì?
Thiết lập tùy chọn Geofencing
Thiết lập khu vực chấm công
Mục lục
- Danh sách yêu cầu khu vực chấm công
- Xem thông tin chi tiết của yêu cầu
- Về người phê duyệt
- Về thông báo qua email
Danh sách yêu cầu khu vực chấm công
Khi mở Danh sách yêu cầu khu vực chấm công, nếu trong tháng hiện tại có các yêu cầu chưa được xử lý, hệ thống sẽ hiển thị ngay trên màn hình.
Các yêu cầu khác (ngoài tháng hiện tại) có thể được hiển thị bằng cách chọn điều kiện tìm kiếm trong mục “Thiết lập điều kiện tìm kiếm”, sau đó nhấn nút “Hiển thị”.
| Thiết lập điều kiện tìm kiếm | Giải thích |
|---|---|
| Tháng hoặc khoảng thời gian chỉ định | Chỉ hiển thị các yêu cầu được gửi trong khoảng thời gian đã chọn. |
| Nhóm trực thuộc / Loại nhân viên / Tên nhân viên | Chỉ hiển thị các yêu cầu của nhân viên được chọn. |
| Thẻ (Tag) | Tìm kiếm theo thẻ (Tag) đã được thiết lập trong phần thông tin chi tiết của nhân viên. |
| Trạng thái |
Tìm kiếm theo trạng thái xử lý của yêu cầu. Có thể chọn một trong các tùy chọn sau: |
Phê duyệt yêu cầu
Có thể chọn nhiều yêu cầu cùng lúc và thực hiện thao tác phê duyệt bằng cách đánh dấu vào các yêu cầu cần xử lý, sau đó nhấn [Phê duyệt tất cả] hoặc [Từ chối tất cả].
Ngoài ra, khi nhấn nút [Xem lại], hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của khu vực chấm công, bao gồm bản đồ và các dữ liệu liên quan. Từ màn hình chi tiết này, cũng có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
Lưu ý: Dù thực hiện thao tác ở màn hình danh sách hay màn hình chi tiết, một khi đã phê duyệt hoặc từ chối, không thể hoàn tác hoặc thay đổi kết quả. Vui lòng kiểm tra kỹ trước khi xác nhận.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Ô chọn (Check box) |
Khi đánh dấu vào ô chọn (checkbox) ở hàng tiêu đề, hệ thống sẽ tự động chọn tất cả các ô trong danh sách đang hiển thị trên trang. Sau đó, có thể nhấn nút [Phê duyệt hàng loạt] hoặc [Từ chối hàng loạt] để xử lý tất cả các yêu cầu đã chọn cùng một lúc. |
| Ngày gửi yêu cầu | Là ngày nhân viên gửi yêu cầu. |
| Nhân viên | Là tên nhân viên đã gửi yêu cầu. |
| Thời hạn hiệu lực | Là thời gian hiệu lực của khu vực chấm công – khoảng thời gian mà nhân viên được phép chấm công tại khu vực đã đăng ký. |
| Tên khu vực đồng hồ chấm công | Là tên khu vực chấm công mà nhân viên muốn đăng ký. |
| Ghi chú | Hiển thị nội dung ghi chú hoặc lý do mà nhân viên đã nhập khi gửi yêu cầu. |
| Xem lại | Nhấn nút [Xem chi tiết] để xem thông tin chi tiết của yêu cầu, bao gồm bản đồ khu vực chấm công và các thông tin liên quan khác. |
Xem thông tin chi tiết của yêu cầu
Khi nhấn nút [Xem chi tiết] trong Danh sách yêu cầu khu vực chấm công, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết của từng yêu cầu. Tại màn hình chi tiết, có thể xem bản đồ hiển thị khu vực chấm công mà nhân viên đã đăng ký.
Ngoài ra, từ màn hình này, cũng có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu trực tiếp.
Về người phê duyệt
Yêu cầu đăng ký khu vực chấm công sẽ được phê duyệt bởi các tài khoản quản lý thuộc một trong các nhóm sau:
Quản lý toàn quyền
Người quản lý nhóm của nhóm chính hoặc nhóm phụ mà nhân viên gửi yêu cầu đang trực thuộc
Người quản lý cấp trên của nhóm chính hoặc nhóm phụ mà nhân viên gửi yêu cầu đang trực thuộc
Khi một trong các người phê duyệt thực hiện phê duyệt hoặc từ chối, kết quả của yêu cầu sẽ được xác định ngay.
Khuyến nghị: Nên để người quản lý nhóm chính của nhân viên thực hiện việc phê duyệt yêu cầu, nhằm đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong quản lý khu vực chấm công.
Đối với các trường hợp phê duyệt bởi người quản lý khác, vui lòng tham khảo các lưu ý bên dưới.
|
Lưu ý Số lượng yêu cầu chưa được phê duyệt sẽ được hiển thị ở phần “Danh sách chưa phê duyệt” trên trang chủ của quản lý, chỉ dành cho các loại tài khoản sau:
Sau khi mở Danh sách yêu cầu khu vực chấm công, cần chọn điều kiện tìm kiếm là “Tất cả / Tất cả” hoặc lọc theo nhóm/phân loại nhân viên của người gửi yêu cầu, thì các yêu cầu chưa phê duyệt mới được hiển thị. |
Về thông báo qua email
Dành cho Quản lý
Khi nhân viên gửi yêu cầu khu vực chấm công, hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến các tài khoản quản lý sau:
Người quản lý nhóm chính mà nhân viên gửi yêu cầu đang trực thuộc.
(Trường hợp không có quản lý nào thuộc nhóm trên) hệ thống sẽ gửi thông báo đến quản lý toàn quyền.
Lưu ý: Các người phê duyệt khác ngoài hai loại tài khoản nêu trên sẽ không nhận được email thông báo.
Dành cho nhân viên
Khi yêu cầu được phê duyệt hoặc từ chối, hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo kết quả đến nhân viên đã gửi yêu cầu.
Lưu ý: Tính năng gửi email thông báo cho nhân viên không thể tắt hoặc bật thủ công trong phần thiết lập tuỳ chọn. (Email sẽ luôn được gửi tự động khi có kết quả phê duyệt.)
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Geofencing, Vùng định vị, Định vị GPS, Khu vực chấm công, Trang cá nhân trên di động, Yêu cầu / Đơn xin, Phê duyệt, Từ chối