Quản lý ca → Tạo ca → Thiết lập quyền riêng tư
Các ca đã tạo sẽ được công khai trên trang cá nhân của nhân viên thông qua thiết lập hiển thị. Việc có công khai hay không sẽ được thiết lập theo nhóm nhân viên và từng ngày.
Trang này hướng dẫn cách sử dụng thiết lập hiển thị ca.
Mục lục
- Công khai ca làm việc
- Về phạm vi công khai
- Về trạng thái “＊＊＊”
- Thông báo ca đã được xác nhận tới nhân viên
- Luôn công khai/ Không công khai ca làm
Công khai ca làm việc
Quản lý ca → Tạo ca → Thiết lập quyền riêng tư
Các ca đã tạo sẽ được công khai trên trang cá nhân của nhân viên thông qua thiết lập quyền riêng tư. Việc có công khai hay không sẽ được thiết lập theo nhóm và từng ngày.
Lưu ý: Thiết lập cho nhóm chính sẽ không áp dụng cho nhóm phụ.
Các ca được công khai có thể được kiểm tra tại mục “Ca đã xác nhận” trên trang cá nhân của nhân viên (máy tính hoặc di động). Khi ca ở trạng thái không công khai, trên máy tính sẽ hiển thị “－”, còn trên di động sẽ hiển thị “Đang điều chỉnh”.
Các bước để công khai ca như sau:
1. Chọn tháng và nhóm muốn thiết lập
Hãy chọn tháng và nhóm muốn thay đổi thiết lập công khai, sau đó nhấn nút “Hiển thị”. Sau đó sẽ được chuyển đến màn hình thiết lập của tháng và nhóm đã chọn.
2. Chọn phạm vi công khai
Tại mục “Xác nhận khả năng truy cập các ca làm việc”, hãy chỉ định phạm vi mà ca làm việc sẽ được công khai.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Chỉ nhân viên tương ứng | Chỉ công khai ca làm việc cho bản thân nhân viên. |
| Tất cả thành viên trong nhóm | Công khai ca làm việc cho toàn bộ nhóm. Nhân viên có cài đặt công khai của nhóm chính là “Toàn bộ nhóm” sẽ thấy ca làm việc của những nhân viên có cùng nhóm (bao gồm cả nhóm chính và nhóm phụ) trên bảng ca của mình. Chi tiết hơn, vui lòng tham khảo mục “Về phạm vi công khai”. |
3. Chọn ngày muốn công khai hoặc không công khai ca, sau đó nhấn nút “Công khai” hoặc “Không công khai”
Hãy đánh dấu vào ô kiểm của các ngày muốn thay đổi trạng thái công khai/không công khai. Nếu đánh dấu vào ô kiểm ở phần tiêu đề, tất cả các ngày trong tháng hiển thị sẽ được chọn. Nhấn nút “Công khai” hoặc “Không công khai” để thực hiện thay đổi trạng thái.
Để biết cách kiểm tra ca làm việc đã xác nhận trên trang cá nhân của nhân viên, vui lòng tham khảo các trang trợ giúp dưới đây:
- 【Trang cá nhân trên máy tính】Kiểm tra ca làm việc đã xác nhận
- 【Trang cá nhân trên di động】Kiểm tra ca làm việc đã xác nhận
|
Lưu ý: Nếu thay đổi thiết lập công khai trong khi vẫn còn các đề xuất ca làm việc chưa được phê duyệt, các đề xuất ca chưa phê duyệt sẽ được chuyển sang trạng thái đã xác nhận. Trong trường hợp này, đề xuất không được coi là đã phê duyệt, và ca làm việc trên bảng chấm công sẽ không thay đổi so với trước khi đề xuất. |
Về phạm vi công khai
Nếu phạm vi công khai là “Chỉ nhân viên tương ứng”, ca làm việc của nhân viên chỉ được hiển thị cho chính nhân viên đó. Nếu phạm vi là “Tất cả thành viên trong nhóm”, ca làm việc sẽ được công khai cho các nhân viên khác thuộc nhóm chính hoặc nhóm phụ của nhân viên đó.
Lưu ý: Thiết lập và phạm vi công khai của nhóm phụ không ảnh hưởng đến nhân viên.
| Nếu muốn khi chọn “Tât cả thành viên trong nhóm”, ca làm việc chỉ được công khai trong nhóm chính mà không bao gồm nhóm phụ, cần yêu cầu thay đổi thiết lập tại bộ phận hỗ trợ của Jobcan. Trong trường hợp muốn thực hiện, quản lý toàn quyền vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ. |
Dưới đây là phần giải thích kèm ví dụ cụ thể.
Ví dụ 1
Nhân viên 1 → Nhóm chính “A”, Nhóm phụ “B”
Nhân viên 2 → Nhóm chính “B”, Nhóm phụ “C”
Trường hợp 1: Nhóm “A” và “B” có cài đặt công khai là “Tất cả thành viên trong nhóm”
Do thiết lập công khai của nhóm chính của cả nhân viên 1 và nhân viên 2 đều là “Tất cả thành viên trong nhóm”, và nhóm phụ của nhân viên 1 trùng với nhóm chính của nhân viên 2, ca làm việc của cả hai sẽ hiển thị trên trang cá nhân của nhau.
Trường hợp 2: Nhóm “A” công khai “Tất cả thành viên trong nhóm”, nhóm “B” công khai “Chỉ nhân viên tương ứng”
Thiết lập công khai nhóm chính của nhân viên 1 là “Tất cả thành viên trong nhóm”, nên ca làm việc của nhân viên 1 sẽ hiển thị trên trang cá nhân của nhân viên 2.
Thiết lập công khai nhóm chính của nhân viên 2 là “Chỉ nhân viên tương ứng”, nên ca làm việc của nhân viên 2 chỉ hiển thị trên trang cá nhân của chính họ, không hiển thị trên trang cá nhân của nhân viên 1.
Ví dụ 2
Nhân viên 1 → Nhóm chính “A”, Nhóm phụ “B”
Nhân viên 2 → Nhóm chính “B”, Nhóm phụ “C”
Nhân viên 3 → Nhóm chính “D”, Nhóm phụ “C”
Thiết lập công khai: nhóm “A”, “B”, “C” là “Chỉ nhân viên tương ứng”, nhóm “D” là “Tất cả thành viên trong nhóm”
Do nhóm chính của nhân viên 1 và 2 đều “Chỉ nhân viên tương ứng”, ca làm việc của họ chỉ hiển thị trên trang cá nhân của chính họ.
Nhân viên 2 và 3 cùng nhóm phụ “C”, và nhóm chính của nhân viên 3 là “Tất cả thành viên trong nhóm”, nên ca làm việc của nhân viên 3 sẽ hiển thị trên trang cá nhân của nhân viên 2.
Ngược lại, ca làm việc của nhân viên 2 không hiển thị trên trang cá nhân của nhân viên 3.
Ảnh hưởng của mẫu ca
Phạm vi công khai cũng bị ảnh hưởng bởi mẫu ca làm việc. Các mẫu ca làm việc mà chọn “Nhóm sử dụng mẫu này” cho một nhóm cụ thể sẽ có phạm vi công khai thay đổi theo thiết lập công khai của nhóm đó.
Ảnh hưởng của mẫu ca làm việc ưu tiên hơn thiết lập công khai của nhóm chính của nhân viên.
Ví dụ 3
Nhân viên 1 → Nhóm chính “A”, Nhóm phụ “B”
Cài đặt công khai: Nhóm A “Chỉ nhân viên tương ứng”, Nhóm B “Không công khai”
Trường hợp 1: Áp dụng mẫu ca làm việc với “Nhóm sử dụng mẫu: A”
Ca làm việc sẽ chỉ công khai cho bản thân nhân viên, theo thiết lập công khai của nhóm A.Trường hợp 2: Áp dụng mẫu ca làm việc với “Nhóm sử dụng mẫu: B”
Ca làm việc sẽ không công khai, theo thiết lập công khai của nhóm B.
Dù thiết lập nhóm chính của nhân viên 1 là “Chỉ nhân viên tương ứng”, ca làm việc áp dụng mẫu nhóm B sẽ không hiển thị trên trang cá nhân.
Về trạng thái “＊＊＊”
Trong các trường hợp dưới đây, cột “Trạng thái” sẽ hiển thị “＊＊＊”:
Khi thiết lập công khai ca làm việc khác nhau giữa các nhóm mà nhân viên trực thuộc, và hiển thị “Tất cả thành viên trong nhóm” trên màn hình quản lý toàn quyền (admin).
Khi thiết lập công khai của nhiều nhóm phụ khác nhau, và mở màn hình thiết lập của nhóm chính.
Thông báo ca đã được xác nhận tới nhân viên
Khi nhấn “Thông báo cho nhân viên các ca làm việc đã xác nhận”, sẽ được chuyển đến màn hình gửi email.
Tại màn hình này, có thể thông báo cho nhân viên qua email rằng ca làm việc đã được xác nhận.
※ Ca làm việc đã xác nhận sẽ không được gửi kèm trong email.
Vui lòng chọn người nhận từ danh sách nhóm hoặc danh sách nhân viên.
Trong tiêu đề và nội dung email, đã có sẵn mẫu “Thông báo ca làm việc đã xác nhận”. Các ngày trong mẫu sẽ không được điền tự động, vì vậy cần nhập thủ công. Nếu cần, có thể chỉnh sửa nội dung email, sau đó nhấn “Tới trang xác nhận” để gửi.
Luôn công khai/ Không công khai ca làm
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Quản lý ca làm việc
Tại thiết lập tùy chọn “Thiết lập công khai mặc định cho tạo ca làm việc”, có thể thay đổi trạng thái công khai mặc định.
Nếu chọn “Công khai”, ca làm việc đã xác nhận sẽ luôn được công khai.
Nếu chọn “Không công khai”, sau khi ca làm việc được xác nhận, sẽ cần thủ công công khai ca.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Quản lý ca làm việc, Tạo ca làm việc, Cài đặt công khai, Chỉ bản thân, Toàn bộ nhóm, Gửi thông báo ca làm việc đã xác nhận đến nhân viên, Tất cả thành viên trong nhóm, Chỉ nhân viên tương ứng, Thiết lập hiển thị công khai, Thiết lập quyền riêng tư