Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu → Tải xuống toàn bộ sổ chấm công
“Tải xuống toàn bộ sổ chấm công” là chức năng cho phép xuất sổ chấm công dưới định dạng Excel hoặc PDF.
Các mục hiển thị trong sổ chấm công có thể được chỉnh sửa theo nhu cầu.
※ Lưu ý:
Càng nhiều dữ liệu được tải xuống, thời gian tải sẽ càng lâu.
Đặc biệt vào cuối tháng hoặc đầu tháng, do máy chủ thường quá tải, việc tải xuống có thể mất nhiều thời gian hơn.
→ Khuyến khích thực hiện tải xuống vào ban đêm nếu có thể.
※ Nếu đóng màn hình trước khi tải hoàn tất, hoặc trong trường hợp máy chủ quá tải khiến xử lý mất thời gian,sau khi quá trình hoàn tất, hệ thống sẽ tự động gửi liên kết tải xuống đến địa chỉ email của quản trị viên đã thực hiện thao tác.
Trợ giúp liên quan:
【Danh sách các mục】Tải xuống toán bộ sổ chấm công
Mục lục
- Tải xuống toàn bộ sổ chấm công
- Tạo định dạng mới
- Về mục tổng hợp trong bảng chấm công
- Xuất nhiều tháng cùng lúc
- Các lưu ý quan trọng
Tải xuống toàn bộ sổ chấm công
Tải xuống toàn bộ sổ chấm công” là chức năng cho phép xuất sổ chấm công dưới dạng Excel hoặc PDF.
Các mục hiển thị trong sổ chấm công có thể được chỉnh sửa theo nhu cầu.
Khi xuất dữ liệu,có thể chỉ định điều kiện xuất như khoảng thời gian tổng hợp, nhóm hoặc loại nhân viên cần xuất.
Sau khi thiết lập điều kiện, hãy nhấn nút “Tải xuống” để bắt đầu quá trình.
Lưu ý:
Sau khi bắt đầu tải xuống, không thể tạm dừng giữa chừng, vui lòng chờ đến khi hoàn tất.
Nếu trong lúc tải mà đóng trình duyệt hoặc chuyển sang màn hình khác, thì sau khi hệ thống xử lý xong, một email chứa liên kết tải xuống sẽ được gửi đến địa chỉ của quản trị.
| Thiết lập điều kiện tải dữ liệu | Giải thích | |
|---|---|---|
| Định dạng xuất dữ liệu |
Chọn định dạng dùng để tổng hợp dữ liệu. ※ Định dạng cơ bản không thể chỉnh sửa.
|
|
| Phương pháp tổng hợp |
|
|
| Định dạng tệp | Tuỳ chọn định dạng tải xuống là Excel hoặc PDF. | |
| Định dạng tên tệp |
Khi mục “Số trang sổ chấm công trong 1 tệp” được đặt là 1 người, bạn có thể chọn định dạng tên tệp như sau:
|
|
| Số lượng dữ liệu chấm công trong một file |
|
|
| Đang làm / Đã nghỉ việc |
|
Tạo định dạng mới
1. Chuyển đến màn hình tạo định dạng mới
2. Thiết lập định dạng biểu mẫu
| Hạng mục | Giải Thích |
|---|---|
| Tên thiết lập | Nhập tên của định dạng. |
| Định dạng hiển thị thời gian |
Chọn cách hiển thị thời gian trong số các dạng sau: thập phân, định dạng giờ, hoặc định dạng phút.
|
| Định dạng hiện thị |
Chọn cách hiển thị ô có giá trị bằng 0.
|
| Hiện thị phân loại nhân viên | Chọn hiển thị hoặc ẩn loại nhân viên. |
3. Chọn các mục cần xuất dữ liệu.
Thiết lập các mục cần tổng hợp và xuất vào sổ chấm công.
Nhấp vào danh sách thả xuống “(Trống)” và chọn mục mong muốn.
Có thể chọn tối đa 10 mục.
→【Danh sách các mục】Tải xuống toán bộ sổ chấm công
| Nút/Hạng mục | Giải thích |
|---|---|
| Thiết lập các mục định dạng cơ bản | Thiết lập các mục xuất dữ liệu giống với định dạng cơ bản. |
| Địa điểm chấm công/ Lỗi / Nhận xét |
Chỉ có thể chọn một trong ba mục dưới đây.
|
|
Lưu ý Trong các định dạng được tạo tùy chỉnh, những mục sau sẽ không hiển thị tổng giá trị ở cuối sổ chấm công:
Giá trị tổng có thể được kiểm tra trong mục "thời gian làm việc của phần tổng hợp |
Về các mục tổng hợp trong sổ chấm công
Ở phần trên của sổ chấm công có các mục tổng hợp, hiển thị thông tin nhân viên và tổng số ngày/giờ cơ bản.
Trong màn hình chỉnh sửa định dạng, các mục tổng hợp cũng được hiển thị, nhưng không thể chỉnh sửa các mục trong phần tổng hợp.
Thông tin nhân viên
Hiển thị thông tin của nhân viên được tổng hợp.
Ngoài nhóm chính, các thông tin khác sẽ là dữ liệu hiện tại tại thời điểm thực hiện tổng hợp.
| Mục | Giải Thích |
|---|---|
| Tên nhân viên | Hiển thị họ và tên nhân viên |
| Mã nhân viên | Hiện thị mã nhân viên. |
| Nhóm trực thuộc | Hiển thị nhóm chính (Main Group) tại thời điểm tổng hợp. |
| Phân loại nhân viên | Hiển thị loại nhân viên. Nếu trong cài đặt định dạng chọn “Ẩn loại nhân viên”, mục này sẽ không hiển thị. |
Về mục nhóm trực thuộc
Hiển thị nhóm chính (Main Group) tại thời điểm tổng hợp.
Nếu nhóm chính thay đổi giữa tháng, cả nhóm trước và sau khi thay đổi đều được hiển thị.
Nếu thay đổi nhiều lần, tất cả các nhóm đã thay đổi sẽ được hiển thị.
Không thể chỉ hiển thị nhóm chính mới nhất sau khi thay đổi.
Không thể ghi đè cột “Nhóm công tác” bằng nhóm hiện tại của nhân viên cho các dữ liệu trong quá khứ.
Quay lại < về các mục tổng hợp trong sổ chấm công>
Quay lại đầu trang
Các mục cơ bản
Hiển thị số ngày đi làm, nghỉ phép, đi trễ và về sớm.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Tổng số ngày đã làm việc | Hiển thị tổng số ngày đi làm việc |
| Ngày trong tuần số ngày đã làm việc | Trong tổng số ngày đi làm trong tuần theo ca |
| Nghỉ lễ số ngày đã làm việc | Trong tổng số ngày đi làm, hiển thị số ngày là ngày nghỉ (nghỉ công ty, nghỉ lễ theo luật) |
| Số ngày vắng | Hiển thị số ngày nghỉ phép (có ca nhưng không đi làm) |
| Số lần đi trễ | Hiển thị số lần đi trễ (thời gian chấm công vào muộn hơn giờ bắt đầu ca) |
| Số ngày về sớm | Hiển thị số ngày về sớm (thời gian chấm công ra sớm hơn giờ kết thúc ca) |
Quay lại < về các mục tổng hợp trong sổ chấm công>
Quay lại đầu trang
Thời gian làm việc
Hiển thị tổng thời gian làm việc, thời gian làm thêm và thời gian làm đêm.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Tổng / Ngày thường / Ngày nghỉ | Tổng: Hiển thị tổng thời gian trong kỳ, không phân biệt ngày nghỉ hay ngày thường. Ngày thường: Hiển thị tổng thời gian trong các ngày thường. Ngày nghỉ: Hiển thị tổng thời gian trong các ngày nghỉ (nghỉ công, nghỉ lễ theo luật). |
| Thời gian làm việc | Hiển thị thời gian làm việc thực tế. |
| Thời gian làm thêm | Hiển thị thời gian làm thêm được tính theo cài đặt Thời gian quy định/ làm thêm/ làm đêm |
| Thời gian làm đêm | Hiển thị thời gian làm việc ca đêm |
Quay lại < về các mục tổng hợp trong sổ chấm công>
Quay lại đầu trang
Số ngày đã nghỉ ( Đã nghỉ phép)
Hiển thị các ngày nghỉ đã sử dụng trong kỳ tổng hợp, theo từng loại nghỉ, bao gồm tên nghỉ và số ngày đã sử dụng.
Quay lại < về các mục tổng hợp trong sổ chấm công>
Quay lại đầu trang
Ghi chú lựa chọn
Khi thiết lập mục “Ghi chú lựa chọn” trong sổ chấm công, dữ liệu ghi chú lựa chọn cũng sẽ hiển thị trong phần tổng hợp.
Tuy nhiên, nếu trong kỳ tổng hợp không sử dụng ghi chú lựa chọn nào, cột ghi chú lựa chọn sẽ không xuất hiện trong dữ liệu xuất ra.
Trợ giúp liên quan：Thiết lập ghi chú lựa chọn
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Số lần 〇〇 | Hiển thị số lần chọn lựa chọn (〇〇). |
| Thời gian làm việc 〇〇 | Hiển thị tổng thời gian làm việc của các ngày chọn lựa chọn (〇〇). |
Quay lại < về các mục tổng hợp trong sổ chấm công>
Quay lại đầu trang
Xuất nhiều tháng cùng lúc
Khi bật tùy chọn "Tải xuống toàn bộ sổ chấm công- xuất nhiều tháng cùng lúc"
Ở phần cài đặt điều kiện xuất “Chọn tháng”, bạn có thể chọn nhiều tháng và tải xuống dữ liệu của nhiều tháng trong một lần.
Tuy nhiên, trong trường hợp này, “Số trang sổ chấm công trong 1 tệp” sẽ không thể chọn được.
→ Tải xuống toàn bộ sổ chấm công- xuất nhiều tháng cùng lúc
Lưu ý
Các chức năng ghi chú lựa chọn・Mục tổng hợp tuỳ chỉnh・Ghi chú đặc biệt khi chấm công không liên kết với địa điểm chấm công.
Do đó, ngay cả khi chọn “Phương thức tổng hợp: Xuất theo từng địa điểm chấm công”, không thể tổng hợp theo từng địa điểm. Hệ thống sẽ xuất kết quả tổng hợp dựa trên nội dung cuối cùng được ghi nhận cho từng ngày, áp dụng cho tất cả các địa điểm chấm công.
Vì vậy, khi tổng hợp dữ liệu cho ba chức năng trên, khuyến nghị chọn “Phương thức tổng hợp: Xuất tổng hợp chung”.
|
Ví dụ: Ghi chú lựa chọn Ngay cả khi trong một ngày làm việc tại nhiều vị trí chấm công khác nhau và chọn các tùy chọn khác nhau tại mỗi vị trí, phần mềm sẽ không ghi lại “ đã chọn tùy chọn này bao nhiêu lần tại vị trí chấm công này”.
|
Khi mục tổng hợp tùy chỉnh được tổng hợp theo cách “Xuất theo từng vị trí chấm công”, tổng giá trị trong kỳ sẽ là tổng hợp các giá trị của từng vị trí chấm công.
Do đó, nếu làm việc tại nhiều vị trí chấm công trong cùng một ngày, giá trị có thể bị tính trùng lặp.
Nếu muốn tổng hợp mục tổng hợp tùy chỉnh và kiểm tra tổng giá trị trong kỳ, hãy luôn chọn “Xuất theo tổng cộng” trong phương thức tổng hợp.
|
Ví dụ:
Nếu ghi nhận như trên và tổng hợp dữ liệu của tháng 8, tổng số “Tại nhà” sẽ là 2. Tuy nhiên, nếu tổng hợp theo “Xuất theo từng vị trí chấm công”, thì phần của “Văn phòng” trong cùng ngày cũng sẽ bị tính thêm 1, |
Cảm ơn vì đã đọc đến đây
🔍Từ khoá liên quan
Tải xuống toàn bộ sổ chấm công, Excel, PDF, sổ chấm công, tải xuống