Quản lý chấm công → Xử lý chốt sổ
Chốt giờ làm là chức năng giúp khóa dữ liệu chấm công, để đảm bảo không thể chỉnh sửa thêm sau khi đã nhập đầy đủ. Sau khi thực hiện chốt dữ liệu cho một kỳ, dữ liệu trong kỳ đó sẽ không thể sửa đổi được.
Jobcan khuyến nghị thực hiện chốt dữ liệu theo tháng, ngay sau ngày chốt của mỗi tháng, để quản lý hiệu quả và chính xác.
Xem thêm: Các bước chuẩn bị để chốt dữ liệu chấm công tháng vừa qua
Mục lục
- Hoàn tất chốt giờ làm
- Cách sử dụng
- Cách chỉnh sửa dữ liệu
- 「Về trạng thái dữ liệu」
- Thông báo khi quên chốt giờ làm
- Câu hỏi thường gặp
- Hoàn tất chốt giờ làm (video hướng dẫn)
Hoàn tất chốt sổ
Quản lý chấm công → Xử lý chốt sổ
Chốt giờ làm là chức năng giúp khóa dữ liệu chấm công, đảm bảo không thể chỉnh sửa thêm sau khi đã nhập.
Trong Jobcan, hầu hết các thiết lập đều có thể áp dụng cho dữ liệu quá khứ. Tuy nhiên, với các kỳ đã được chốt dữ liệu, các thay đổi thiết lập sẽ không còn ảnh hưởng đến dữ liệu trong kỳ đó.
Sau khi chốt giờ làm, không thể chỉnh sửa dữ liệu chấm công của kỳ đã chốt. Điều này đồng nghĩa với việc:
Không thể phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu chưa được duyệt
Không thể sửa lỗi chấm công
Xem thêm：Nếu có thay đổi tổ chức hoặc nhân sự, cần làm gì?
|
Lưu ý Chốt giờ làm theo nhóm: Thay đổi thiết lập liên quan đến nhóm:
-> Phải chốt giờ làm cho tất cả các nhóm liên quan trước khi thực hiện thay đổi. Đặc biệt, nếu thay đổi nhóm chính, cần chốt giờ làm cả nhóm cũ và nhóm mới để đảm bảo dữ liệu không bị hủy. |
Cách sử dụng
1. Hiển thị trạng thái đã chốt của tháng và nhóm
Hướng dẫn hiển thị trạng thái chốt giờ làm
Chọn tháng và nhóm mà dự định thực hiện chốt giờ làm.
Nhấn nút “Hiển thị”.
Trạng thái chốt giờ làm của tháng và nhóm đã chọn sẽ được liệt kê trong bảng, giúp kiểm tra nhanh trước khi thực hiện thao tác.
2. Đảm bảo tất cả các thao tác cần thực hiện đã hoàn tất
Hiển thị trạng thái chốt giờ làm và kiểm tra các thao tác còn sót
Trong danh sách trạng thái đã xác nhận, số lượng thao tác còn sót và trạng thái (Đang chờ sửa / Đã chốt) được hiển thị theo từng ngày.
Khi nhấn vào số lượng nhân viên hoặc số lỗi còn sót, hệ thống sẽ mở màn hình hiển thị danh sách lỗi chấm công hoặc màn hình phê duyệt các yêu cầu liên quan.
Hãy thực hiện sửa lỗi hoặc phê duyệt theo từng mục tương ứng.
Lưu ý:
Danh sách hiển thị chỉ bao gồm các nhân viên có nhóm chính là nhóm đang được chốt.
Những nhân viên thuộc nhóm phụ của nhóm đang được chốt sẽ không hiển thị dữ liệu trong danh sách này.
Khi chốt nhóm chính, hệ thống sẽ tự động chốt dữ liệu của các nhóm phụ. Vì vậy, nên kiểm tra kỹ dữ liệu của từng nhóm phụ để tránh bỏ sót.
|
Thiết lập tùy chọn: Tuyệt đối không chốt ngày trong trường hợp xuất hiện lỗi Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Quản lý chấm công
Lưu ý:
|
3. Thực hiện chốt giờ làm
Thực hiện chốt giờ làm
Khi không còn thao tác nào bị bỏ sót, có thể tiến hành chốt giờ làm.
Đánh dấu (check) ngày muốn chốt, sau đó nhấn “Thực hiện xử lý chốt sổ”.
Hệ thống sẽ thực hiện chốt giờ làm cho các ngày đã chọn.
Hủy chốt giờ làm:
Nếu muốn hủy chốt giờ làm cho một ngày, đánh dấu ngày đó và nhấn “Hủy chốt giờ làm”.
4. Thực hiện tải xuống dữ liệu chấm công
Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu → Tải xuống dữ liệu chấm công
Sau khi thực hiện chốt giờ làm, hãy bắt buộc thực hiện tải xuống dữ liệu chấm công và nhóm tương ứng.
Lưu ý: Dữ liệu tải xuống không dùng để tính lương. Có thể sử dụng bất kỳ định dạng nào khi tải xuống.
Chốt giờ làm sẽ được xác nhận khi thực hiện tải xuống dữ liệu chấm công. Nếu chưa tải xuống, có khả năng dữ liệu bị thay đổi ngoài ý muốn.
Ngoài ra, nếu sử dụng các tính năng khác như bảng chấm công trước khi tải xuống, việc tính toán lại từ dữ liệu tải xuống có thể không thực hiện được.
Do đó, ngay sau khi chốt giờ làm, hãy chuyển sang màn hình tải xuống dữ liệu chấm công và thực hiện thao tác này ngay lập tức.
|
Về việc tải xuống dữ liệu chấm công Sau khi thực hiện chốt dữ liệu, bắt buộc phải tải xuống dữ liệu chấm công. Chỉ sau khi tải xuống, dữ liệu mới được cố định và không thể chỉnh sửa thêm. Ngoài ra, thao tác tải xuống dữ liệu chấm công còn thực hiện việc tính toán lại dữ liệu chấm công trong kỳ. Trường hợp nếu muốn:
Thì sau khi hủy chốt, cần tải xuống dữ liệu chấm công cho kỳ và nhân viên tương ứng, rồi thực hiện chốt dữ liệu lần nữa. |
Cách chỉnh sửa dữ liệu
Chỉnh sửa dữ liệu sau khi chốt
Ngay cả sau khi thực hiện chốt giờ làm, vẫn có thể hủy chốt và chỉnh sửa dữ liệu chấm công.
Sau khi sửa xong và chốt lại, đừng quên thực hiện tải xuống dữ liệu chấm công để dữ liệu được cố định và đảm bảo chính xác.
1. Hủy chốt giờ làm trên màn hình chốt giờ làm
Quản lý chấm công → Chốt giờ làm
Đánh dấu (check) ngày mà muốn hủy chốt giờ làm.
Nhấn “Hủy chốt giờ làm” để mở khóa dữ liệu của ngày đã chọn.
|
Lưu ý Nếu đã thay đổi các thiết lập giờ làm việc cố định, làm thêm, ca đêm sau khi chốt giờ làm, thì khi hủy chốt giờ làm, các thay đổi này sẽ tự động áp dụng ngược lại cho các kỳ trước đó, đồng thời dữ liệu chấm công sẽ được tính toán lại. Để tránh việc thiết lập áp dụng ngược không mong muốn, hãy đưa các thiết lập về trạng thái trước khi chốt trước khi tiến hành hủy chốt giờ làm. |
2. Thực hiện chỉnh sửa dữ liệu chấm công và phê duyệt các yêu cầu
“Khi hủy chốt giờ làm, có thể chỉnh sửa dữ liệu chấm công và phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu trong khoảng thời gian đó.
Nếu muốn tính lại và cập nhật bảng chấm công, có thể mở bảng chấm công hoặc thực hiện tải dữ liệu công việc cho khoảng thời gian tương ứng.
3. Thực hiện chốt lại giờ làm
Quản lý chấm công → Chốt giờ làm
Sau khi chỉnh sửa dữ liệu, vui lòng thực hiện chốt giờ làm lại.
4. Thực hiện tải dữ liệu công việc
Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu → Tải về dữ liệu công việc
Sau khi thực hiện chốt giờ làm, vui lòng luôn tải dữ liệu công việc cho khoảng thời gian và nhóm tương ứng.
Lưu ý: dữ liệu tải về này không dùng để tính lương. Có thể sử dụng bất kỳ định dạng nào phù hợp với nhu cầu.
Trạng thái chốt giờ làm sẽ được xác nhận khi thực hiện tải dữ liệu công việc. Nếu không tải dữ liệu, thông tin có thể bị thay đổi ngoài ý muốn.
「Về trạng thái dữ liệu」
| Trạng thái | Giải thích |
|---|---|
| Có thể xem lại | Nhóm đang hiển thị chưa được chốt giờ làm. Nếu người quản lý toàn quyền chọn “Tất cả”, điều này có nghĩa là tất cả các nhóm đều chưa được chốt giờ làm. |
| Đã xác nhận | Nhóm đang hiển thị đã được chốt giờ làm. Nếu người quản lý toàn quyền chọn “Tất cả”, điều này có nghĩa là tất cả các nhóm đều đã được chốt giờ làm. |
| Một phần các nhóm đã được xác nhận |
Một số nhóm chưa hoàn tất chốt giờ làm. Chỉ hiển thị khi người quản lý toàn quyền chọn “Tất cả”. Có thể nhấn “Xác nhận một phần” để hiển thị các nhóm chưa được chốt giờ làm. |
・Hiển thị khi 'một phần các nhóm đã được xác nhận'
Thông báo khi quên chốt giờ làm
“Thông báo khi quên chốt dữ liệu” là chức năng tự động gửi email nhắc nhở tới người quản lý toàn quyền và quản lý nhóm yêu cầu thực hiện chốt giờ làm.
Có thể thiết lập thời điểm gửi thông báo tại góc trên bên phải của màn hình Chốt giờ làm bằng nút [Thông báo tổng hợp bị bỏ qua]. Nếu vào thời điểm thiết lập thông báo tất cả các nhóm đã được chốt giờ làm, email nhắc nhở sẽ không được gửi.
Email nhắc nhở sẽ được gửi tới các quản lý đáp ứng một trong các điều kiện sau:
Quản lý nhóm có quyền chốt giờ làm, nhưng nhóm quản lý của họ chưa được chốt giờ làm.
Người quản lý toàn quyền, nếu tồn tại ít nhất một nhóm chưa được chốt giờ làm.
|
Lưu ý
|
・Nội dung email thông báo
Câu hỏi thường gặp
Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về chốt giờ làm, kèm nguyên nhân và cách xử lý.
- Khoảng thời gian chưa chốt giờ làm nhưng hiển thị là đã chốt
-
Quản lý nhóm không thể hủy chốt giờ làm
“Khoảng thời gian chưa chốt giờ làm nhưng hiển thị là đã chốt”
Trong quản lý chấm công của Jobcan, chốt giờ làm sẽ được thực hiện tự động nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:
＞Có nhóm mới được tạo
Nhóm mới tạo sẽ được tạo ở trạng thái đã chốt giờ làm đến tháng trước.
Ví dụ, nếu thêm nhân viên đã làm việc từ trước vào nhóm vừa tạo trong tháng này, dữ liệu chấm công của nhân viên đó đến tháng trước sẽ được chốt và không thể chỉnh sửa.
Có thể hủy trạng thái chốt giờ làm từ màn hình Chốt giờ làm.
＞Đã chốt giờ làm nhóm chính
Khi chốt giờ làm cho nhóm chính, hệ thống sẽ tự động chốt giờ làm của các nhóm phụ liên quan.
Nếu cần hủy chốt giờ làm của nhóm phụ, phải thực hiện thao tác hủy riêng từng nhóm trên màn hình Chốt giờ làm.
Quay lại phần <Câu hỏi thường gặp>
Quay lại đầu trang
Quản lý nhóm không thể hủy chốt giờ làm
Khi tất cả các nhóm đã được chốt giờ làm, chỉ người quản lý toàn quyền mới có thể hủy chốt giờ làm cho tháng đó. Nếu trên vị trí hộp kiểm hiển thị “(Không thể hủy)”, thì quản lý nhóm sẽ không thể hủy chốt.
Vui lòng liên hệ người quản lý toàn quyền để thực hiện hủy chốt dữ liệu.
Quay lại phần <Câu hỏi thường gặp>
Quay lại đầu trang
Hoàn tất chốt giờ làm (Video hướng dẫn)
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Chốt dữ liệu, Chốt công, Chốt giờ làm, Câu hỏi: Tại sao chốt dữ liệu được thực hiện tự động?, Tại sao dữ liệu lại bị chốt tự động?, Đóng kỳ chấm công