Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu → Tải về dữ liệu công việc
Tải dữ liệu công việc là chức năng tổng hợp dữ liệu chấm công và xuất ra file CSV hoặc Excel. Chức năng này thường được sử dụng khi muốn nhập dữ liệu chấm công vào phần mềm tính lương hoặc các mục đích tương tự. Có thể tự do chọn các mục dữ liệu cần xuất và tạo định dạng theo ý muốn.
Lưu ý:
Dữ liệu càng nhiều, thời gian tải xuống càng lâu.
Vào cuối tháng hoặc đầu tháng, máy chủ thường bị quá tải, nên thời gian tải có thể lâu hơn bình thường.
Nếu có thể, nên tải dữ liệu vào ban đêm để thuận tiện hơn.
Nếu đóng màn hình trước khi tải xong, hoặc máy chủ đang quá tải khiến quá trình xử lý lâu,
Khi quá trình hoàn tất, hệ thống sẽ gửi link tải xuống về email của quản lý đã thực hiện lệnh.
Xem thêm:
[Danh sách các mục dữ liệu] Tải dữ liệu chấm công
Thay đổi cách xử lý số thập phân ở chữ số thứ 3 khi tải dữ liệu chấm công (cách tính giá trị trong CSV)
Khi mở file bằng Excel, thời gian hiển thị có thể thay đổi
Mục lục
Tải về dữ liệu công việc
Tải dữ liệu công việc là chức năng giúp tổng hợp dữ liệu chấm công và xuất ra file CSV hoặc Excel.
Chức năng này thường được sử dụng khi muốn nhập dữ liệu chấm công vào phần mềm tính lương hoặc các hệ thống quản lý khác.
Có thể tự do chọn các mục dữ liệu cần xuất và tạo định dạng riêng theo nhu cầu.
Khi sử dụng chức năng này, có thể:
Chọn định dạng file (CSV hoặc Excel).
Chọn khoảng thời gian cần trích xuất dữ liệu.
Tải dữ liệu theo nhóm, theo loại nhân viên, hoặc chọn từng nhân viên cụ thể để xuất.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Thiết lập định dạng |
Vui lòng chọn định dạng (format) để tải dữ liệu:
|
| Định dạng file | Chọn định dạng file: Vui lòng chọn CSV hoặc Excel. |
| Chọn tháng | Tải dữ liệu theo tháng: Chức năng này sẽ xuất dữ liệu tổng hợp của tháng đã chọn. |
| Chọn ngày | Tải dữ liệu theo ngày: Chức năng này sẽ xuất dữ liệu tổng hợp của ngày đã chọn. |
| Chọn khoảng thời gian |
Tải dữ liệu theo khoảng thời gian: Chức năng này sẽ xuất dữ liệu tổng hợp trong khoảng thời gian bạn chọn.
|
| Chọn năm |
Tải dữ liệu theo năm: Chức năng này sẽ xuất dữ liệu tổng hợp cho năm đã chọn.
|
| Nhóm trực thuộc | Chọn nhóm nhân viên: Vui lòng chọn nhóm mà muốn tổng hợp dữ liệu. |
| Phân loại nhân viên | Chọn loại nhân viên: Vui lòng chọn loại nhân viên mà muốn tổng hợp dữ liệu. |
| Tên nhân viên | Chọn tên nhân viên cụ thể: Vui lòng chọn một nhân viên để tải dữ liệu tổng hợp. |
| Tag | Có thể sử dụng các tag đã thiết lập trong phần chi tiết nhân viên làm tiêu chí tìm kiếm. |
| Tình trạng công tác (Đang làm / Đã nghỉ việc) |
Lọc dữ liệu cần tổng hợp theo tình trạng làm việc của nhân viên (đang đi làm hoặc đã nghỉ việc). Lưu ý: Việc lọc sẽ dựa trên tình trạng làm việc tại thời điểm thực hiện tải dữ liệu. |
| Địa điểm chấm công |
Lưu ý: Mục này chỉ hiển thị khi trong định dạng xuất dữ liệu có bao gồm mục “Địa điểm chấm công”. |
Tạo định dạng mới
Khi nhấp vào [Tạo định dạng mới] ở phía trên màn hình, hệ thống sẽ chuyển đến màn hình tạo định dạng. Tại đây, có thể chọn các mục dữ liệu cần xuất để tạo định dạng theo nhu cầu.
Danh sách đầy đủ các mục có thể xuất, vui lòng xem tại Trang trợ giúp.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Đặt tên thiết lập | Nhập tên cho định dạng mà muốn tạo (tùy ý đặt tên theo nhu cầu). |
| Hiển thị tên của mục đầu ra | Nếu chọn “Có”, tên các mục dữ liệu sẽ được hiển thị ở dòng đầu tiên của file xuất ra. |
| Định dạng hiển thị thời gian |
Chọn cách hiển thị thời gian: ・Dạng thập phân: - 1 giờ 30 phút → 1.50 1 giờ 45 phút → 1.75 |
| Định dạng hiển thị |
Chọn cách hiển thị khi giá trị của mục xuất ra là “0”: ・Hiển thị dưới dạng số: - Nếu là giờ → hiển thị 0:00/ Nếu là dạng thập phân → hiển thị 0.00 |
| Đơn vị đếm |
Chọn đơn vị tổng hợp dữ liệu (theo từng ngày hoặc theo toàn bộ khoảng thời gian):
|
| Tên của các mục tiêu đề |
Trong phần mục tiêu đề, tên các mục đã chọn sẽ được hiển thị theo đúng thứ tự lựa chọn, và phân tách bằng dấu phẩy (,). Có thể chỉnh sửa tên của các mục trong ô này để thay đổi cách hiển thị tiêu đề cột trong file dữ liệu xuất ra theo ý muốn. |
| Các mục muốn hiển thị |
Từ danh sách [Chọn], hãy chọn các mục dữ liệu muốn xuất. Có thể nhấp đúp chuột vào tên mục hoặc nhấn vào nút [>>] để thêm mục đó vào danh sách các mục được chọn để xuất dữ liệu. Nếu nhấn [Tât cả các mục trong định dạng chung], hệ thống sẽ tự động thêm các mục mặc định của định dạng chuẩn. |
Số lần theo ca làm việc
Khi bật tùy chọn “Đặt số lượng mẫu ca làm việc trong mục tải xuống dữ liệu công việc”, hệ thống sẽ cho phép tổng hợp số lần nhân viên làm theo từng mẫu ca .
Vui lòng đặt đơn vị đếm là “Chỉ tính tổng” hoặc “Cả hai” để chức năng này hoạt động chính xác.
→ Đặt số lượng mẫu ca trong mục tải xuống dữ liệu công việc
Ghi chú lựa chọn
Khi bật tùy chọn “Đặt "tổng số lần lựa chọn nhận xét được sử dụng" cho các mục của dữ liệu bảng thời gian tải xuống”, hệ thống sẽ cho phép tổng hợp dữ liệu liên quan đến các ghi chú lựa chọn
Chỉnh sửa / Xóa định dạng
Vui lòng chọn định dạng muốn chỉnh sửa hoặc xóa trong danh sách [Thiết lập định dạng] (danh sách tùy chọn). Nhấp vào nút (Chỉnh sửa) bên cạnh để chuyển đến màn hình chỉnh sửa định dạng.
Tại màn hình chỉnh sửa, có thể thay đổi tất cả các mục đã thiết lập khi tạo mới trước đó.
Sau khi chỉnh sửa xong, hãy nhấp vào nút [Lưu] ở cuối màn hình để lưu lại các thay đổi. Nếu muốn xóa định dạng, hãy nhấp vào nút [Xóa].
Màn hình xác nhận xóa sẽ xuất hiện — sau khi kiểm tra nội dung và nếu không có vấn đề, hãy nhấp [Xóa] một lần nữa để thực hiện xóa.
Lưu ý
Các mục Ghi chú lựa chọn, Tùy chỉnh cài đặt trường tóm tắt, và Thiết lập ghi chú khi chấm công không liên kết với địa điểm chấm công.
Do đó, ngay cả khi chọn điều kiện xuất dữ liệu là “Địa điểm chấm công: Tất cả” hoặc một địa điểm cụ thể, hệ thống không thể tổng hợp dữ liệu riêng theo từng địa điểm. Thay vào đó, kết quả xuất ra sẽ là dữ liệu tổng hợp dựa trên thông tin cuối cùng được ghi nhận trong ngày tại bất kỳ địa điểm nào.
Vì vậy, khi xuất hoặc tổng hợp dữ liệu cho ba mục trên, nên chọn “Địa điểm chấm công: Chưa chọn” để có kết quả chính xác nhất.
|
Ví dụ: Ghi chú lựa chọn Khi một nhân viên làm việc nhiều địa điểm chấm công trong cùng một ngày và chọn các tùy chọn ghi chú khác nhau tại mỗi nơi, hệ thống sẽ không lưu lại dữ liệu chi tiết như “đã chọn tùy chọn A bao nhiêu lần tại địa điểm X”. Thay vào đó, chỉ nội dung được chọn lần cuối trong ngày mới được ghi nhận và xuất ra báo cáo. Ví dụ cụ thể: Ngày 16/5, nhân viên làm việc tại hai địa điểm: Khu vực văn phòng và tại nhà. Kết quả khi xuất dữ liệu: Cả hai địa điểm Khu vực văn phòng và tại nhà đều sẽ hiển thị rằng nhân viên đã chọn ghi chú “Làm việc tại nhà” cho ngày hôm đó. |
Khi chọn “Tất cả địa điểm chấm công” trong phần điều kiện xuất dữ liệu, giá trị tổng hợp theo kỳ sẽ được tính bằng tổng cộng giá trị của tất cả các địa điểm chấm công. Vì vậy, nếu một nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm trong cùng một ngày, dữ liệu có thể bị tính trùng lặp.
Lưu ý: Nếu muốn tổng hợp và kiểm tra tổng giá trị trong kỳ của các mục tùy chỉnh để tổng hợp, hãy luôn chọn “Địa điểm chấm công: Chưa chọn” để đảm bảo dữ liệu chính xác.
|
Ví dụ:
Theo đúng logic, khi tổng hợp dữ liệu của tháng 5, tổng giá trị của mục “Làm việc tại nhà” lẽ ra phải là 2. Tuy nhiên, nếu chọn “Địa điểm chấm công: Tất cả các địa điểm” để tổng hợp, hệ thống sẽ tính thêm cả phần dữ liệu của 'Khu vực văn phòng' trong những ngày trùng đó. Kết quả là giá trị bị tính trùng lặp, và báo cáo tháng sẽ hiển thị là “Làm việc tại nhà: 4” thay vì 2. |
Video hướng dẫn
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Tải dữ liệu chấm công, Tải dữ liệu công việc, CSV, Excel, Hướng dẫn tải dữ liệu chấm công