Quản lý chấm công → Phê duyệt → Danh sách chấm công chưa được phê duyệt,
hoặc truy cập từ:
Màn hình quản lý chính → Danh sách chưa được phê duyệt → Nhấn vào số lượng trong mục “Chấm công chưa được phê duyệt”
Mục “Danh sách chấm công chưa được phê duyệt” là nơi quản lý có thể xem và xử lý các bản chấm công cần phê duyệt, bao gồm:
Các yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công do nhân viên gửi lên
Các bản chấm công phát sinh do thiết lập giới hạn giờ vào sớm hoặc thiết lập tự động ghi giờ ra.
Tại đây, có thể phê duyệt hoặc từ chối từng bản ghi chấm công.
Trang này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng “Danh sách chấm công chưa được phê duyệt”.
Mục lục
- Danh sách chấm công chưa được phê duyệt
- Cách phê duyệt
- Về người phê duyệt
- Về danh sách chưa được phê duyệt
- Về thông báo qua email
Danh sách chấm công chưa được phê duyệt
Mục “Danh sách chấm công chưa được phê duyệt” là màn hình dùng để phê duyệt hoặc từ chối các bản ghi chấm công cần xác nhận, bao gồm:
Các yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công do nhân viên gửi yêu cầu
Các bản ghi chấm công phát sinh do thiết lập giới hạn giờ vào sớm hoặc thiết lập tự động ghi giờ ra
Chỉ những tài khoản quản lý có quyền phê duyệt mới có thể thực hiện thao tác này. Người phê duyệt được xác định dựa trên nhóm mà nhân viên (người gửi yêu cầu) trực thuộc.
Ngoài ra, quản lý toàn quyền có thể phê duyệt hoặc từ chối chấm công của tất cả nhân viên.
|
Lưu ý Khi yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công đã được phê duyệt hoặc từ chối, yêu cầu đó sẽ tự động biến mất khỏi danh sách. Không thể xem lại các yêu cầu đã xử lý trước đó, cũng như không thể thay đổi quyết định phê duyệt hoặc từ chối. |
Cách phê duyệt
Yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công có thể được phê duyệt từ Danh sách chấm công chưa được phê duyệt hoặc từ màn hình Chi tiết giờ vào/ra.
|
Lưu ý
|
Phê duyệt từ danh sách
Chọn vào ô checkbox của các yêu cầu muốn phê duyệt hoặc từ chối, sau đó nhấn nút [Phê duyệt hàng loạt] hoặc [Từ chối hàng loạt].
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Nội dung yêu cầu | Hiển thị nội dung và số lượng các yêu cầu. |
| Ngày | Hiển thị ngày được áp dụng trong yêu cầu. |
| Tình trạng công việc |
Hiển thị trạng thái làm việc như nghỉ, đi muộn hoặc về sớm. Ví dụ: “Nghỉ làm ⇒ –”. Sau khi yêu cầu được phê duyệt, ngày đó sẽ không còn bị tính là nghỉ làm. |
| Thời gian làm việc (từ thời gian vào đến thời gian làm đêm) | Hiển thị cách các mốc thời gian hoặc tổng giờ làm việc sẽ thay đổi sau khi phê duyệt. Giá trị trước dấu “⇒” là hiện tại, và sau dấu “⇒” là sau khi phê duyệt. |
| Chi tiết |
Mở màn hình chi tiết vào/ ra của ngày tương ứng. Tại màn hình chi tiết vào/ ra, cũng có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu. Chỉ khi từ chối từ màn hình Chi tiết vào/ra, mới có thể nhập lý do từ chối và gửi thông báo qua email cho nhân viên. |
Quay lại phần <Cách phê duyệt>
Quay lại đầu trang
Phê duyệt từ màn hình Chi tiết vào/ra
1. Mở màn hình Chi tiết vào/ra bằng cách nhấn nút [Chi tiết] trong Danh sách chấm công chưa được phê duyệt hoặc truy cập từ Bảng chấm công.
Khi nhấn nút [Chi tiết] của từng yêu cầu trong Danh sách chấm công chưa được phê duyệt, màn hình chi tiết vào/ ra của ngày tương ứng sẽ được mở ra.
2. Phê duyệt hoặc từ chối
Tại màn hình Chi tiết chấm công giờ vào/ra, ngoài việc phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công, người quản lý còn có thể thêm hoặc xóa chấm công nếu có quyền.
Đối với các yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công chưa được phê duyệt, sẽ hiển thị các nút [Phê duyệt] và [Từ chối] trong cột Phê duyệt / Xóa ở bên phải. Cũng có thể nhấn [Phê duyệt tất cả] ở cuối để phê duyệt toàn bộ các yêu cầu chưa duyệt trong ngày đó.
Lưu ý: Không thể thay đổi các yêu cầu đã bị từ chối sang trạng thái phê duyệt.
Khi nhấn [Từ chối], một hộp thoại sẽ hiển thị để nhập lý do từ chối. Nhấn [OK] để xác nhận và từ chối yêu cầu.
Việc nhập lý do là không bắt buộc. Tuy nhiên, chỉ khi nhập nội dung lý do từ chối, hệ thống mới gửi email thông báo kết quả phê duyệt cho nhân viên.
Quay lại phần <Cách phê duyệt>
Quay lại đầu trang
Về người phê duyệt
Người phê duyệt cho yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công là tài khoản quản lý thuộc một trong các trường hợp sau:
Quản lý toàn quyền
Quản lý nhóm phụ trách nhóm chính hoặc nhóm phụ mà người gửi yêu cầu (nhân viên) đang trực thuộc
Quản lý nhóm cấp trên của nhóm chính hoặc nhóm phụ mà người gửi yêu cầu trực thuộc
Khi một trong các người phê duyệt thực hiện phê duyệt hoặc từ chối, kết quả yêu cầu sẽ được xác nhận và phản ánh lên bảng chấm công.
Người phê duyệt của từng nhân viên có thể được xem trong tab “Thông tin cài đặt” của trang chi tiết nhân viên. Tuy nhiên, tại đây chỉ hiển thị quản lý của nhóm chính (nếu nhóm không có quản lý, sẽ hiển thị quản lý toàn quyền). Các quản lý của nhóm cấp trên hoặc nhóm phụ sẽ không được hiển thị trong phần này.
Khi nơi chấm công của yêu cầu khác với nhóm quản lý của người phê duyệt:
Người phê duyệt vẫn có thể phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công ngay cả khi nơi chấm công không thuộc nhóm quản lý của họ.
Trong trường hợp này, quản lý nhóm chính của người gửi yêu cầu có thể phê duyệt từ Danh sách chấm công chưa được phê duyệt hoặc màn hình chi tiết vào/ ra.
Quản lý nhóm phụ (và quản lý nhóm cấp trên, bất kể nhóm chính hay phụ) không thể phê duyệt từ màn hình Chi tiết vào/ra nếu nơi chấm công nằm ngoài phạm vi quản lý của họ.
Trong trường hợp này, hãy thực hiện phê duyệt từ Danh sách chấm công chưa được phê duyệt.
|
Ví dụ:
Trường hợp 1: Nhân viên gửi yêu cầu chỉnh sửa tại nơi “Khu vực văn phòng”
Trường hợp 2: Nhân viên gửi yêu cầu chỉnh sửa tại nơi “Làm việc tại nhà”
Lưu ý: Khi đăng ký chấm công từ màn hình Chi tiết vào/ra với quyền quản lý, chỉ các nhóm quản lý và nhóm phụ của họ mới có thể được chọn làm nơi chấm công. |
Về danh sách chưa được phê duyệt
Khi có yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công, số lượng yêu cầu chưa được phê duyệt sẽ hiển thị bằng chữ đỏ trên màn hình quản lý chính. Nhấn vào số lượng này để chuyển đến màn hình phê duyệt.
Các số liệu về yêu cầu chưa được phê duyệt như:
Thời gian chấm công chưa được phê duyệt
Vào/ra chưa được phê duyệt
Yêu cầu ca làm chưa được phê duyệt
Chỉ hiển thị cho quản lý toàn quyền và quản lý nhóm chính của người gửi yêu cầu cùng quản lý nhóm cấp trên.
Quản lý nhóm phụ và quản lý nhóm cấp trên của nhóm phụ sẽ không thấy số lượng trên màn hình quản lý, nhưng nếu nhấn vào danh sách chưa được phê duyệt để chuyển sang màn hình phê duyệt, các yêu cầu vẫn sẽ được hiển thị.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Chấm công chưa được phê duyệt |
Hiển thị số lượng yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công chưa duyệt. Khoảng thời gian hiển thị: từ tháng trước đến 1 năm sau. Lưu ý: Yêu cầu chỉnh sửa cho các ngày trong tương lai chỉ có thể sử dụng sau khi thay đổi cài đặt tại bộ phận hỗ trợ của Jobcan. |
Về thông báo qua email
Dành cho quản lý
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục menu: Trang cá nhân
Bật (ON) tùy chọn “Chức năng thông báo chỉnh sửa dữ liệu chấm công” để khi có yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công, người phê duyệt sẽ nhận thông báo qua email.
Email sẽ được gửi đến các tài khoản quản lý sau:
Quản lý nhóm phụ trách nhóm chính và nhóm phụ mà người gửi yêu cầu thuộc về
Quản lý toàn quyền chỉ khi không có quản lý nhóm phù hợp
Nếu muốn giới hạn việc gửi email thông báo chỉ cho quản lý nhóm chính, hãy cài đặt “Gửi thư cho tất cả người quản lý khi nhân viên chỉnh sửa trang cá nhân” thành “Chỉ nhóm chính” trong thiết lập tùy chọn.
Dành cho nhân viên
Kết quả phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công (và yêu cầu lý do đi trễ) về cơ bản sẽ không được gửi email cho nhân viên.
Chỉ khi từ chối yêu cầu từ màn hình Chi tiết vào/ra và nhập lý do từ chối, nhân viên mới nhận được email thông báo với tiêu đề: “Thông báo từ chối yêu cầu chỉnh sửa chấm công (yêu cầu đi trễ)”.
Trong nội dung email sẽ ghi rõ lý do từ chối. Chức năng gửi email cho nhân viên không thể bật/tắt thông qua thiết lập tùy chọn.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Danh sách chấm công chưa được phê duyệt, Danh sách chấm công chưa duyệt, Phê duyệt chấm công