Quản lý ca → Tạo ca mới → Mô hình ca dạng đường thẳng (theo Tuần / Ngày)
Lịch ca dây chuyền là chức năng để tạo lịch ca làm việc của nhân viên.
Lịch được tạo bằng cách kéo thả trên dải thời gian biểu diễn một ngày.
Có thể sử dụng vị trí vị trí công việc để phân công vai trò cho nhân viên hoặc quản lý số lượng nhân sự cần thiết theo khung giờ.
Trang này hướng dẫn cách sử dụng lịch ca dây chuyền.
Mục lục
- Tổng quan
- Màn hình tạo ca
- Cách tạo ca làm việc
-
Thêm chức năng trong cài đặt tuỳ chọn
- Thiết lập ngân sách chi phí nhân sự
- Đăng ký đồng loạt ngân sách chi phí nhân sự theo từng tháng
- Thiết lập phụ cấp theo khung giờ
- Thiết lập số lượng nhân sự vào ngày trước ngày lễ
- Tính toán giờ làm việc quá khứ dựa trên giờ làm việc thực tế
- Chức năng ghi chú công khai/không công khai
- Ca làm việc mặc định
Tổng quan
Quản lý ca → Tạo ca mới → Mô hình ca dạng đường thẳng (theo tuần/ngày)
Ca theo dạng đường thẳng là chức năng để tạo lịch ca làm việc cho nhân viên.
Ca được tạo bằng cách kéo thả trên dải thời gian đại diện cho một ngày.
Có thể sử dụng bảng chức vụ để phân công vai trò cho nhân viên hoặc quản lý số lượng nhân sự cần thiết theo từng khung giờ.
Ca dạng đường thẳng có hai chế độ hiển thị: theo tuần và theo ngày, cho phép tạo ca theo tuần hoặc theo ngày.
Chế độ hiển thị tuần/ngày có thể chuyển đổi bằng các nút ở phía trên màn hình.
Màn hình tạo ca làm việc được cấu thành từ ba yếu tố:
- Tuần/Ngày để tạo ca
- Bảng chức vụ (Position Palette)
- Phần ca theo dạng đường thẳng (Line Shift)
Tuần/Ngày để tạo ca
・Trường hợp ca dạng đường thẳng (tuần)
・Trường hợp ca dạng đường thẳng (ngày)
Chỉ định tuần hoặc ngày để tạo ca.
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Bảng chức vụ(Position Palette)
Quản lý ca → Tạo ca mới → Tạo vị trí mới
Trong ca theo dạng đường thẳng , có thể phân công vai trò (= vị trí) cho nhân viên theo khung giờ làm việc.
Vị trí thường được tạo dựa trên công việc hoặc khu vực phụ trách của nhân viên.
Ví dụ: giao hàng, phục vụ bàn, bếp, v.v.
Trong bảng vị trí (Position Palette) sẽ hiển thị các vị trí đã tạo sẵn cùng với dòng mục “Số lượng nhân sự”.
“Số lượng nhân sự” là số lượng nhân viên cần thiết trong khung giờ đó, được thiết lập trong phần thiết lập số lượng/ phụ cấp
Khung số lượng cũng có thể được thiết lập trực tiếp trong bảng vị trí.
|
Khi sử dụng bảng vị trí trong ca theo dải thời gian (tuần)
|
Danh sách số lượng nhân sự va ngân sách
Nếu bật tùy chọn Cài đặt ngân sách (nhân sự) khi tạo ca, tab Danh sách ngân sách sẽ hiển thị trên bảng chọn vị trí.
Đồng thời, nội dung hiển thị mặc định (cài đặt khung số lượng nhân sự cho vị trí) sẽ là tab Danh sách khung số lượng nhân sự.
Chi tiết vui lòng tham khảo trang hướng dẫn.
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Ca làm theo dạng đường thẳng
・Tuần
・Ngày
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Tình trạng đang làm việc |
Hiển thị tình trạng nhân viên:
|
| Ghi chú công khai・Ghi chú riêng |
Có thể thêm ghi chú cho từng nhân viên và từng ngày.
Lưu ý: Chỉ khi bật tùy chọn Ghi chú công khai, Ghi chú riêng:nhân viên tính năng này mới khả dụng. |
| Thứ tự sắp xếp |
Thay đổi thứ tự hiển thị nhân viên.
|
| Số lượng nhân sự cần thiết/ Tổng số nhân viên/ Tổng số thời gian |
Hiển thị thông tin được chọn từ menu thả xuống:
|
| Cột tổng cộng (Giờ làm việc – Chi phí nhân sự – Giờ nghỉ) |
Hiển thị tổng giờ làm việc, chi phí nhân sự và giờ nghỉ của ca đã tạo. Giờ làm việc
Chi phí nhân sự & Giờ nghỉ
|
| Số lượng hiện thị |
Chọn số lượng nhân viên hiển thị trên màn hình cùng lúc bằng các nút ▲▼. Tùy chọn: 5 / 10 / 15 / 25 / 50 / ∞ Chỉ áp dụng cho chế độ ngày. |
Nút・Hiện thị
| Nút bấm | Giải thích |
| Xác nhận tất cả yêu cầu ca làm việc |
Xác nhận đồng loạt tất cả ca đang yêu cầu làm việc. |
| Lưu lại ca làm việc mặc định |
Lưu ca theo từng ngày trong tuần. Chỉ khi bật tùy chọn lưu và lặp lại các ca thường được sử dụn cho từng ngày trong tuần |
| Áp dụng ca làm việc mặc định |
Áp dụng ca làm việc mặc định Chỉ khi bật tùy chọn lưu và lặp lại các ca thường được sử dụn cho từng ngày trong tuần |
| Quay lại |
Hoàn tác từng dòng một theo thứ tự chỉnh sửa cuối cùng, đưa về trạng thái ban đầu. |
| Lưu thay đổi |
Lưu ca làm việc đã tạo hoặc chỉnh sửa. |
| Thiết lập quyền riêng tư |
Có thể thiết lập để công khai ca làm việc đã tạo cho nhân viên. |
| Sao chép ca làm việc của ngày hôm trước |
Có thể sao chép và áp dụng ca của ngày trước. Chỉ áp dụng cho chế độ tuần. |
| Sao chép ca làm việc của tuần trước |
Có thể sao chép và áp dụng ca tuần trước. Chỉ áp dụng cho chế độ tuần. |
| Hiện thị | Chọn |
|
Thặng dư・Sự Thiếu ( Quá số lượng nhân sự và thiếu nhân sự) |
Hiển thị khi số lượng nhân sự vượt hoặc thiếu so với số nhân sự cần thiết đã cài đặt trong bảng chọn vị trí hoặc thiết lập số lượng nhân viên cần thiết và trợ cấp. Nếu cài đặt hiển thị số nhân sự cần thiết ở phần trên, tổng số cần thiết sẽ được hiển thị khi thiếu nhân sự. |
| Ca yêu cầu làm việc |
Hiển thị khi có ca xin làm việc từ nhân viên. |
| Nhu cầu nghỉ |
Hiển thị khi có yêu cầu nghỉ từ nhân viên. |
| Đã được phân công ở nhóm khác |
Hiển thị khi ca làm việc đã được tạo cùng ngày giờ trong nhóm khác mà nhân viên đang thuộc. |
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Cách tạo ca làm việc
Có thể chỉnh sửa ca làm việc dựa trên ca xin làm việc của nhân viên và tình trạng thiếu hoặc thừa nhân sự.
Cơ bản có hai cách tạo ca: vẽ dòng ca hoặc nhập giờ vào/ra.
Ngoài ra, có thể chọn vị trí muốn phân công từ bảng chọn vị trí và gán vào ca.
Tạo bằng cách vẽ trực tiếp thời gian
Giữ và nhấn vào giờ bắt đầu ca, sau đó di chuyển chuột sang ngang để tạo ca như cảm giác vẽ dòng.
Để hủy, nhấp vào đầu dòng đã vẽ và kéo theo dòng đó.
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Tạo ca bằng cách nhập giờ vào/ra
Có thể đăng ký ca làm việc bằng cách nhập giờ bắt đầu và kết thúc vào các ô văn bản bên cạnh tên nhân viên.
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Tạo ca bằng cách phân công vị trí
*Vui lòng tham khảo tạo vị trí mới để biết cách tạo vị trí.
-
Khi phân công vị trí vào ca đã vẽ sẵn:
Chọn vị trí, sau đó nhấp vào dòng ca đã vẽ.
Hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện, nếu không có vấn đề gì, nhấn OK.
Khi phân công vị trí theo cách này, toàn bộ ca trong ngày sẽ có cùng một vị trí.
・Khi phân công các vị trí khác nhau theo từng khung giờ:
Nếu muốn phân công các vị trí khác nhau trong một ngày theo từng khung giờ, chọn vị trí, sau đó vẽ dòng trên phần chưa có ca làm việc.
Nếu dòng ca đã tồn tại, hãy xóa dòng đó và vẽ lại.
Khi đã cài đặt khung số lượng nhân sự cho từng vị trí trong thiết lập số lượng nhân viên cần thiết và trợ cấp, sau khi chọn vị trí, các khung giờ có cài đặt số lượng sẽ hiển thị trên dòng ca với màu tím nhạt.
Ví dụ: Nếu khung giờ 10:30 đến 16:30 có số lượng cần thiết là 2 người, sẽ hiển thị màu tím nhạt trên dòng ca.
Nhấp vào khoảng thời gian đã cài đặt trên dòng của nhân viên muốn phân công vị trí, ca làm việc sẽ được đăng ký.
Có thể vẽ dòng ngoài phạm vi đã cài đặt.
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Thêm chức năng trong phần cài đặt tùy chọn.
[Thiết lập thông tin cơ bản] → [Cài đặt tùy chọn] → [Danh mục mục: Quản lý ca làm việc]
Trong Line Shift( ca dạng đường thẳng), có thể thêm các chức năng bằng cách thay đổi phần cài đặt tùy chọn.
Dưới đây là các chức năng sẽ có thể sử dụng được sau khi bật tùy chọn này.
- Thiết lập ngân sách chi phí nhân công
- Đăng ký hàng loạt ngân sách chi phí nhân công theo tháng
- Thiết lập phụ cấp theo khung giờ
- Thiết lập số lượng nhân viên làm việc vào ngày trước ngày lễ
- Tính thời gian làm việc của các giai đoạn trước dựa trên thời gian làm việc thực tế
- Chức năng ghi chú công khai / không công khai
-
Ca làm việc mặc định
Thiết lập ngân sách chi phí nhân sự
( hình này chỉ có ở phiên bản ngôn ngữ Tiếng Nhật không có ở phiên bản Tiếng Việt)
Bằng cách bật tùy chọn thiết lập ngân sách( chi phí nhân công) khi tạo ca làm việc trong phần Cài đặt tùy chọn, bạn có thể thiết lập ngân sách chi phí nhân công trong Bảng vị trí và Mục thiết lập số lượng nhân viên và phụ cấp
Khi đã thiết lập ngân sách trước, bạn có thể kiểm tra số tiền ngân sách còn lại trong khi tạo Line Shift (ca làm việc dạng dòng).
Ngoài ra, tab “Danh sách ngân sách sẽ được hiển thị trong Bảng vị trí.
Trong tab này, bạn có thể kiểm tra các thông tin như:
- Số tiền ngân sách
- Số tiền dự kiến– được tính dựa trên mức lương theo giờ của nhân viên và ca làm việc
- Số tiền ngân sách còn lại
Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo trang trợ giúp ở đây
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Đăng ký hàng loạt ngân sách chi phí nhân công theo từng tháng
Khi bật tùy chọn quản lý ngân sách trong dạng đường thẳng có thể đăng ký hàng loạt ngân sách chi phí nhân công theo từng tháng bằng file CSV.
Nhờ đó, bạn có thể tạo ca làm việc trong Line Shift (hàng ngày) đồng thời kiểm tra số tiền ngân sách còn lại.
Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo trang trợ giúp tại đây
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Thiết lập phụ cấp theo khung giờ
Bằng cách bật tùy chọn thiết lập theo từng khung giờ trong dạng đường thẳng và mục thiết lập số lượng nhân viên và phụ cấp sẽ có thể thiết lập phụ cấp theo khung giờ (tiền lương tăng ca).
Các phụ cấp đã thiết lập sẽ được sử dụng để tính chi phí nhân công trên dạng đường thẳng.
Phụ cấp có thể được thiết lập theo “tăng thêm △ yên” hoặc “tăng △%”.
Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo trang trợ giúp tại đây
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Cài đặt số lượng nhân sự cho ngày trước ngày lễ
Bật tùy chọn Cài đặt số lượng nhân sự nghỉ trước nghỉ lễ sẽ hiển thị mục [Ngày trước ngày lễ (ngày trước ngày lễ quốc gia)] trong phần Cài đặt số lượng nhân sự và phụ cấp.
Vui lòng tham khảo trang hướng dẫn để biết chi tiết.
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Khi tính toán thời gian làm việc, các khoảng thời gian trong quá khứ sẽ được tính theo thời gian làm việc thực tế
Trong tùy chọn “Tính toán giờ làm việc trước đây dựa trên giờ thực tế” ,có thể chọn cách tính giờ làm việc hiển thị trên dạng đường thẳng: dựa trên dự kiến ca làm việc hay giờ thực tế.
- OFF … Hiển thị giờ dự kiến tính từ ca làm việc.
- ON …
- Khi chọn Tổng giờ theo tuần hoặc tháng , nếu trước đó đã phát sinh giờ thực tế, sẽ tính dựa trên số giờ thực tế.
- Khi chọn Tổng giờ theo ngày , vẫn hiển thị giờ dự kiến theo ca làm việc.
Vui lòng xem chi tiết trên trang hướng dẫn
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Chức năng ghi chú công khai/riêng tư
Khi bật on cho tuỳ chọn chức năng ghi chú thông tin chung và chức năng ghi chú riêng tư, có thể thêm ghi chú vào Line Shift.
Ghi chú riêng tư có 2 loại: theo từng nhân viên và theo từng nhóm, nhưng trên Line Shift chỉ có thể sử dụng loại theo từng nhân viên
Khi nhấn vào biểu tượng bên phải tên nhân viên trên Line Shift, ô nhập ghi chú sẽ hiển thị.
- Biểu tượng bút chì là [Ghi chú riêng tư]
- Biểu tượng ngón tay chỉ là [Ghi chú công khai]
Vui lòng xem chi tiết về chức năng ghi chú công khai trên trang hướng dẫn này
Vui lòng xem chi tiết về chức năng ghi chú riêng tư trên trang hướng dẫn này
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Ca làm việc mặc định
Khi bật ON tùy chọn Lưu và lặp lại ca thường được sử dụng cho từng ngày trong tuần trên màn hình mô hình dạng đường thẳng sẽ hiển thị các nút: [Lưu lại ca làm việc mặc định] và [Áp dụng ca làm việc mặc định].
Ca làm việc mặc định được lưu và áp dụng theo từng ngày trong tuần.
- Nút [Lưu ca làm việc mặc định]: lưu ca làm việc hiện tại làm ca làm việc mặc định của ngày tương ứng.
- Nút [Áp dụng ca làm việc mặc định]: ghi đè ca làm việc hiện tại bằng ca làm việc mặc định đã lưu của ngày tương ứng.
Lưu ý: không thể áp dụng ca làm việc mặc định đã lưu cho một ngày khác.
Vui lòng xem chi tiết trên trang hướng dẫn sử dụng
Quay lại <Màn hình tạo ca làm việc>
Quay về đầu trang
Cảm ơn vì đã đọc đến đây
🔍Từ khoá liên quan
Mô hình dạng đường thẳng, Tạo vị trí, Tạo ca làm việc