Trong Quản lý chấm công của Jobcan, “ngày chốt giờ làm” là ngày cuối cùng của kỳ làm việc trong tháng.
Ngày chốt giờ làm giúp xác định ranh giới giữa các tháng để tổng hợp dữ liệu và báo cáo chính xác.
Mục lục
- Ngày chốt giờ làm là gì?
- Cách thiết lập ngày chốt giờ làm
- Các chức năng bị ảnh hưởng bởi ngày chốt giờ làm
-
Danh sách tình trạng làm việc ngoài giờ & danh sách tình hình làm việc thêm
Ngày chốt giờ làm là gì?
Trong Quản lý chấm công của Jobcan, ngày chốt giờ làm được sử dụng làm mốc để hiển thị bảng chấm công và thực hiện quy trình tổng hợp dữ liệu theo từng tháng.
Nếu cần, có thể yêu cầu bộ phận hỗ trợ để thiết lập ngày chốt giờ làm khác nhau cho từng loại nhân viên.
→Cách thiết lập ngày chốt giờ làm
Ví dụ: Tháng 8
Nếu ngày chốt giờ làm là ngày cuối cùng của tháng: 01/08 ～ 31/08
Nếu ngày chốt công là ngày 25: 26/07 ～ 25/08
Cách thiết lập ngày chốt giờ làm
Ngày chốt giờ làm được thiết lập khi đăng ký thông tin cơ bản cho tài khoản Quản lý chấm công của Jobcan.
→Hướng dẫn Quy trình đăng ký đến triển khai
Sau khi đăng ký, khách hàng sẽ không thể tự thay đổi thiết lập này.
Mọi yêu cầu thay đổi vui lòng thực hiện thông qua bộ phận hỗ trợ của Jobcan.
Nếu muốn thay đổi, xin hãy kiểm tra các lưu ý dưới đây, sau đó quản trị viên toàn quyền (admin) gửi yêu cầu đến bộ phận hỗ trợ qua email hoặc trò chuyện trực tuyến.
→Liên hệ hỗ trợ Mẫu liên hệ – Quản lý chấm công của Jobcan
Lưu ý
【1】Có thể thiết lập ngày chốt giờ làm khác nhau cho từng loại nhân viên.
Ví dụ: Nhân viên chính thức và nhân viên hợp đồng dùng ngày chốt giờ làm là cuối tháng, trong khi nhân viên bán thời gian dùng ngày chốt công 15.
Nếu muốn thiết lập ngày chốt giờ làm theo từng loại nhân viên, trước tiên cần tạo các loại nhân viên tương ứng.
→Hướng dẫn Thiết lập phân loại nhân viên
【2】Tất cả dữ liệu chấm giờ làm trước đây sẽ được tính toán lại và cập nhật dựa trên thiết lập mới.
Ví dụ: Nếu hôm nay thay đổi ngày chốt giờ làm từ cuối tháng → ngày 15, thì cả các bảng chấm công của những tháng trước cũng sẽ được hiển thị theo chu kỳ từ ngày 16 tháng trước đến ngày 15 tháng sau, và thời gian làm việc cũng như giờ làm thêm sẽ được cập nhật lại theo cách tính mới.
Nếu muốn giữ lại dữ liệu tổng hợp theo tháng cũ, vui lòng vào: Quản lý chấm công → Xuất dữ liệu → Tải xuống dữ liệu công việc, sau đó tự lưu trữ dữ liệu này trước khi thay đổi.
【3】Các đơn chấm công chưa được duyệt (trong mục Danh sách chấm công chưa phê duyệt) sẽ không hiển thị sau khi thay đổi ngày chốt giờ làm, và sẽ không thể xử lý được nữa.
Với các đơn đã được phê duyệt hoặc đã bị từ chối thì không có vấn đề gì. Vì vậy chỉ gửi yêu cầu thay đổi khi tất cả đơn chấm công đều đã được xử lý xong.
【4】Các đơn chấm công đã nộp trước khi thay đổi ngày chốt giờ làm, nếu sau khi thay đổi dẫn đến việc tháng làm việc bị chuyển sang tháng khác, thì dữ liệu vẫn sẽ hiển thị theo tháng của ngày kết thúc kỳ cũ.
Ví dụ:
Ngày chốt giờ làm ban đầu: cuối tháng
Sau đó thay đổi thành: ngày 10
Một nhân viên nộp đơn chấm công cho ngày 23/01 → ban đầu được tính vào tháng 1
Sau khi đổi sang ngày 10, ngày 23/01 sẽ thuộc tháng 2
Tuy nhiên, khi tìm trong Danh sách chấm công chưa phê duyệt, nếu bạn chọn tháng 2 thì dữ liệu này sẽ không hiển thị
(Trong trường hợp này, vui lòng tìm ở tháng 1, tức là tháng thuộc về trước khi thay đổi).
Sau khi nắm rõ các lưu ý trên, Jobcan sẽ tiến hành thay đổi ngày kết thúc kỳ theo yêu cầu.
Nếu muốn thay đổi, vui lòng liên hệ với Jobcan và cung cấp đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn bên dưới.
● Tên công ty:
● Mã số liên hệ (8 chữ số bắt đầu bằng CS, hiển thị ở góc trên bên phải màn hình quản trị admin):
● Họ tên quản trị viên toàn quyền (tài khoản admin):
● Họ tên người phụ trách liên hệ:
● Địa chỉ email:
● Loại nhân viên và ngày kết thúc kỳ mong muốn
(Ví dụ: Nhân viên chính thức → cuối tháng, Nhân viên bán thời gian → ngày 15, …)
● Ngày mong muốn áp dụng thay đổi:
※ Vì toàn bộ dữ liệu chấm công sẽ được tính toán lại theo thiết lập mới, vui lòng xuất dữ liệu, sao lưu lại trước ngày thay đổi để lưu trữ.
Các chức năng bị ảnh hưởng bởi ngày chốt giờ làm
Điều kiện tìm kiếm/ xuất dữ liệu với mục “Tháng chỉ định (tháng làm việc)” sẽ thay đổi phạm vi hiển thị dựa theo ngày kết thúc kỳ công. Vì vậy, hầu hết các chức năng có tùy chọn “Tháng chỉ định (tháng làm việc)” đều sẽ chịu ảnh hưởng bởi thiết lập ngày kết thúc kỳ công (ngoại trừ mục “Danh sách tình trạng nghỉ phép”).
Ngoài ra, với một số chức năng, phạm vi mặc định của “Khoảng thời gian chỉ định” cũng sẽ thay đổi theo ngày kết thúc kỳ công
Các chức năng liên quan được liệt kê như sau:
Quản lý chấm công
Tải về toàn bộ sổ chấm công
Tải về dữ liệu công việc
Hiển thị dữ liệu chấm công (dữ liệu chấm công giờ vào/giờ ra)
Quản lý kế hoạch – thực tế
Danh sách chấm công chưa phê duyệt
Danh sách giờ vào/ra chưa phê duyệt
Danh sách yêu cầu đăng ký địa điểm chấm công
Danh sách lỗi chấm công
Danh sách giờ làm thêm
Danh sách thiếu giờ nghỉ
Chốt giờ làm
Quản lý ca làm việc
Ca làm việc dạng bảng (theo tháng)
Tạo ca làm việc (có phê duyệt)
Cài đặt công khai
Bảng kế hoạch ca làm việc
Quản lý nghỉ phép & đơn từ
Cài đặt loại nghỉ phép (hạn sử dụng cho nghỉ bù / nghỉ thay thế)
Danh sách đơn xin nghỉ phép
Danh sách đơn xin làm việc vào ngày nghỉ
Danh sách đơn xin làm thêm giờ
Quản lý nhân viên
Bảng chấm công theo tháng
Cài đặt thông tin cơ bản
Cài đặt loại nhân viên
Ngày kết thúc kỳ có thể thay đổi theo từng loại nhân viên. Nếu có nhu cầu, vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ của Jobcan.Cài đặt giờ làm việc cố định, giờ làm thêm, giờ làm đêm
Nếu thời gian làm việc cố định hoặc giờ làm thêm được thiết lập theo cách tính theo tháng, thì khi thay đổi ngày kết thúc kỳ, kết quả tính toán cũng có thể thay đổi.Đăng ký hàng loạt thông tin ca làm việc
(Loại định dạng theo chiều ngang – Tạo ca làm việc theo mẫu ca)
Trang cá nhân của nhân viên (My Page)
Bảng chấm công
Chỉnh sửa giờ vào/ giờ ra (chỉ Trang cá nhân trên PC)
Quản lý khối lượng công việc (theo công đoạn / công việc)
Ca làm việc đã xác nhận
Đơn xin đăng ký ca làm việc
Đơn xin nghỉ phép
Đơn xin làm thêm giờ
Đơn xin làm việc vào ngày nghỉ
Danh sách tình trạng làm việc ngoài giờ & danh sách tình hình làm việc thêm
Quản lý chấm công → Xuất dữ liệu→Danh sách tình trạng làm việc ngoài giờ
Quản lý chấm công → Xuất dữ liệu→Danh sách tình hình làm việc thêm
Danh sách tình trạng làm việc ngoài giờ và Danh sách tình hình làm việc thêm không bị ảnh hưởng bởi ngày kết thúc kỳ công.
Cả hai đều tuân theo ngày bắt đầu được thiết lập trong phần「Thỏa thuận 36」
Nếu muốn thay đổi ngày bắt đầu của Danh sách tình trạng làm việc ngoài giờ và Danh sách tình hình làm việc thêm, vui lòng thay đổi ngày bắt đầu trong phần Cài đặt Thỏa thuận 36.
Ngoài ra, cũng có thể chỉ thay đổi ngày bắt đầu tính mà không cần sử dụng Cài đặt Thỏa thuận 36.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Ngày chốt công; Bảng chấm công; Thông tin cơ bản; Thiết lập ban đầu