● Nếu công ty có đăng ký gói dịch vụ quản lý ca làm việc
Vào Quản lý ca → Cài đặt cơ bản → Danh sách ca làm việc
● Nếu công ty không có đăng ký gói dịch vụ quản lý ca làm việc
Vào Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Danh sách các thiết lập → Quản lý ca làm việc
Danh sách mẫu ca làm việc là các thiết lập về giờ vào/ra ca và giờ nghỉ, được lưu lại dưới dạng mẫu. Mẫu ca này có thể sử dụng trong Ca cơ bản, Ca theo dạng bảng và Yêu cầu ca làm việc. Sau khi tạo, mẫu ca sẽ được gán cho từng nhân viên trong Ca cơ bản hoặc Ca theo dạng bảng.
Trong trang này, Jobcan sẽ hướng dẫn cách tạo mẫu ca.
Xem thêm:
[Tạo mẫu ca cho ca làm việc linh hoạt (Flextime)]
[Có cách nào ghi nhận giờ vào/ra mà không cần chấm công không?]
Mục lục
Cách tạo mẫu ca
1. Chuyển sang màn hình tạo mới
Vào Quản lý ca → Tạo ca mới → Tạo mô hình ca làm việc (Danh sách mẫu ca)
Nhấn “Tạo mới” để chuyển sang màn hình tạo mẫu ca mới.
2. Nhập đầy đủ thông tin cần thiết
Nhập đầy đủ thông tin cần thiết. Cuối cùng, nhấn “Bổ sung” để lưu mẫu ca. Mẫu ca đã tạo có thể sử dụng cho Ca theo dạng bảng và Ca cơ bản.
Các mục có dấu ＊ là bắt buộc phải nhập.
| Mô tả | Giải thích |
|---|---|
| Nhóm sử dụng mẫu ca này |
Chọn nhóm có thể sử dụng mẫu ca Mẫu ca đã tạo sẽ được sử dụng bởi các nhân viên có nhóm chính hoặc nhóm phụ là nhóm đã chọn ở đây. Ví dụ: Nếu chọn “Nhóm sử dụng mẫu ca: Bộ phận Kinh doanh”, mẫu ca này sẽ chỉ áp dụng cho những nhân viên có Bộ phận Kinh doanh là nhóm chính hoặc nhóm phụ. |
| Loại nhân viên sử dụng mẫu ca này | Chọn loại nhân viên có thể sử dụng mẫu ca này |
| Tên ca làm việc* | Đặt tên cho mẫu ca Tên ca có thể nhập tối đa 32 ký tự. |
| Tên viết tắt* | Đặt tên viết tắt cho ca Tên viết tắt sẽ hiển thị trên màn hình Ca theo dạng bảng. Tên viết tắt nên nhập tối đa 2 ký tự. |
| Màu sắc |
Chọn màu cho mẫu ca Thiết lập tùy chọn:：Chế độ chọn màu trên màn hình tạo mẫu ca. |
| Giờ vào ca / Giờ ra ca | Thiết lập giờ bắt đầu và giờ kết thúc của ca làm việc. |
| Giờ nghỉ |
Thiết lập thời gian nghỉ Cách quản lý thời gian nghỉ (theo giờ cố định hoặc thời lượng nghỉ) có thể thay đổi trong Thiết lập tùy chọn → Cách quản lý thời gian nghỉ (Ca làm việc). Xem thêm chi tiết tại Trang trợ giúp. |
| Tự động nghỉ |
Khi đánh dấu vào ô “Tự động nghỉ”, thời gian nghỉ sẽ được tự động trừ khỏi tổng thời gian làm việc thực tế. Nếu đã thiết lập tự động nghỉ tại đây, thì cài đặt này sẽ ưu tiên áp dụng hơn so với cài đặt trong Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → Thiết lập giờ nghỉ tự động. |
| Làm việc đã thỏa thuận |
【Đặt ca làm việc này là ca làm việc mặc định】 Tùy chọn này rất hữu ích khi muốn tạo ca làm việc cho nhân viên đi công tác hoặc làm việc trực tiếp tại hiện trường mà không cần chấm công. Nếu nhân viên có đơn xin làm thêm giờ được phê duyệt, giờ kết thúc ca sẽ tự động được cập nhật theo thời gian đã đăng ký trong đơn. 【Chỉ sử dụng giờ bắt đầu ca làm giờ vào ca mặc định】 →Có cách nào ghi nhận giờ vào/ra mà không cần chấm công không? |
| Lựa chọn |
Khi tạo mẫu ca mới, nếu tại mục “Mô hình này cho nhóm” chọn khác “Tất cả”, tùy chọn “Lựa chọn: Áp dụng cùng mẫu cho nhóm phụ” sẽ xuất hiện. Khi đánh dấu vào “Áp dụng cùng mẫu cho nhóm phụ” và lưu, mẫu ca sẽ được tự động tạo cho các nhóm phụ với cùng nội dung. Ví dụ: Nếu chọn “Nhóm sử dụng mẫu ca: Bộ phận Kinh doanh”, khi đánh dấu “Áp dụng cùng mẫu cho nhóm phụ” và lưu, mẫu ca sẽ tự động được tạo cho các nhóm phụ như “Bộ phận Kinh doanh → 1 Phòng”, với cùng nội dung. |
Danh sách mẫu ca
Mẫu ca đã tạo có thể được kiểm tra trên màn hình Danh sách mẫu ca. Tại màn hình Danh sách mẫu ca, có thể thực hiện các thao tác như chỉnh sửa, xóa hoặc xuất CSV.
Chỉnh sửa mẫu ca đã tạo
Nhấn vào mục “Chỉnh sửa” của mẫu ca đã tạo để chuyển sang màn hình chỉnh sửa mẫu ca. Trên màn hình chỉnh sửa, có thể thay đổi tất cả các mục đã thiết lập khi tạo mới.
Nhấn “Lưu lại” ở cuối màn hình để lưu các thay đổi.
Nhấn “Xóa” để xóa mẫu ca.
Lưu ý: Khi xóa mẫu ca, các ca đã áp dụng mẫu này trước đó sẽ không bị xóa.
・Về mục “Lựa chọn”
Nội dung của mục “Lựa chọn” ở màn hình chỉnh sửa khác với khi tạo mới. Tại đây, sẽ chọn cách xử lý đối với những ngày đã áp dụng mẫu ca này.
| Mô tả | Giải thích |
|---|---|
| Đồng thời cập nhật các mẫu đã được thiết lập cho nhân viên |
Các thay đổi sẽ được áp dụng cho tất cả các ngày đã nhập mẫu ca này trong quá khứ. Tuy nhiên, những khoảng thời gian đã thực hiện đóng ca sẽ không bị áp dụng thay đổi. Lưu ý: Nếu sau khi đóng ca không thực hiện tải xuống dữ liệu chấm công, thì các ngày nghỉ vẫn sẽ áp dụng thay đổi cho ca mặc dù đã đóng ca. |
| Không được cập nhật mô hình đã được thiết lập |
Các ca trong những ngày đã áp dụng mẫu ca này sẽ không bị áp dụng thay đổi. Lưu ý: Nếu đã lưu trước đó với tùy chọn “Không được cập nhật mô hình đã thiết lập”, sau đó mở lại màn hình chỉnh sửa và lưu lại với tùy chọn “Đồng thời cập nhật các mẫu đã được thiết lập” mà không thay đổi gì khác, thì thay đổi sẽ không được áp dụng ngược về quá khứ. |
Quay lại phần <Danh sách mẫu ca>
Quay lại đầu trang
Xuất mẫu ca đã đăng ký
Khi nhấn nút “Xuất CSV của mô hình làm việc đã đăng ký”, có thể xuất tất cả các mẫu ca đã đăng ký dưới định dạng CSV.
Lưu ý: Nút này chỉ hiển thị với tài khoản quản lý toàn quyền.
Có thể chỉnh sửa file đã tải xuống để đăng ký mẫu ca hàng loạt (tạo mẫu ca hàng loạt).
Trong trường hợp này, xóa toàn bộ cột A (Mã ID mẫu ca) trước khi đăng tải lại.
Lưu ý rằng các thiết lập ca làm việc mặc định (mẫu ca “không chấm công”) không thể đăng ký qua cách đăng ký hàng loạt.
Quay lại phần <Danh sách mẫu ca>
Quay lại đầu trang
Sắp xếp thứ tự mẫu ca
Có thể thay đổi thứ tự hiển thị của các mẫu ca trong Danh sách mẫu ca. Nhấn vào liên kết “Sắp xếp lại mô hình ca” để chuyển sang màn hình sắp xếp thứ tự mẫu ca.
Chọn tên mẫu ca muốn sắp xếp, sau đó sử dụng các nút bên phải để thay đổi thứ tự theo ý muốn. Sau khi hoàn tất, nhấn “Lưu lại” để lưu cài đặt.
Quay lại phần <Danh sách mẫu ca>
Quay lại đầu trang
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Quản lý ca làm việc, Tạo ca làm việc, Tạo mẫu ca, Thiết lập giờ nghỉ tự động, Yêu cầu ca làm việc, Tạo mẫu ca, Danh sách các ca làm việc mẫu