Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Danh sách xin nghỉ
Trong Danh sách xin nghỉ, có thể phê duyệt hoặc từ chối các đơn xin nghỉ do nhân viên gửi lên.
Các đơn xin nghỉ có thể được lọc theo bộ phận (nhóm trực thuộc) hoặc theo loại nghỉ phép.
Lưu ý: Việc phê duyệt đơn nghỉ được thực hiện dựa trên quy trình phê duyệt (approval flow) đã được thiết lập trong phần cài đặt phê duyệt
Trang này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Danh sách xin nghỉ
Mục lục
- Về việc đăng ký nghỉ phép
- Danh sách đơn xin nghỉ phép
- Chi tiết đơn xin nghỉ
- Về người phê duyệt
- Các điểm lưu ý
Về việc đăng ký nghỉ phép
Đơn xin nghỉ phép là gì
Đơn xin nghỉ phép là chức năng cho phép nhân viên nộp yêu cầu về ngày muốn nghỉ (ngày xin nghỉ) và loại nghỉ phép muốn sử dụng.
Khi đơn được phê duyệt, số ngày nghỉ phép được cấp cho nhân viên sẽ được trừ đi, và ngày xin nghỉ sẽ trở thành ngày nghỉ phép chính thức.
Ngày nghỉ phép khác với ngày nghỉ cuối tuần hoặc ngày lễ; ngay cả khi nhân viên có ca làm việc trong ngày đó, sẽ không bị tính là vắng mặt.
Ban đầu, đơn xin nghỉ phép chỉ có thể nộp cho các ngày trong tuần (ngày làm việc bình thường).
Nếu muốn sử dụng nghỉ phép cho cả ngày nghỉ cuối tuần, hãy bật tùy chọn có thể xin nghỉ phép vào ngày nghỉ.
Trợ giúp liên quan：
Hướng dẫn tạo nghỉ phép (từ tạo đến sử dụng)
Cách sử dụng nghỉ bù (xin nghỉ bù cho ngày làm thêm vào ngày nghỉ)
Cách sử dụng nghỉ thay thế
Danh sách đơn xin nghỉ phép
Khi mở Danh sách đơn xin nghỉ phép, các đơn mà chưa xử lý trong tháng trước và tháng hiện tại và tình trạng xử lý chung của đơn vẫn là chưa xử lý sẽ được hiển thị trên màn hình.
Các đơn khác có thể được hiển thị bằng cách:
Chỉ định điều kiện trong mục “Thiết lập điều kiện tìm kiếm”.
Nhấn nút “Hiển thị”.
Nếu muốn tìm kiếm theo tên loại nghỉ phép, trước tiên hãy bỏ dấu tích ở “Tất cả”, sau đó chọn loại nghỉ phép mong muốn.
Đơn xin nghỉ phép sẽ được phê duyệt theo quy trình phê duyệt đã được thiết lập trong thiết lập phê duyệt
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Chọn Tháng/ Chọn khoảng thời gian | Chỉ hiển thị các yêu cầu được gửi trong khoảng thời gian đã chỉ định. |
| Nhóm trực thuộc/Phân Loại nhân viên | Lọc theo nhóm trực thuộc hoặc loại nhân viên. |
| Tên nhân viên | Chọn 1 nhân viên cụ thể để lọc. |
| Thẻ | Lọc theo tag được thiết lập trong chi tiết nhân viên |
| Loại ngày nghỉ | Lọc theo tên kỳ nghỉ mà nhân viên đã đăng ký. Tên kỳ nghỉ sẽ hiển thị theo cài đặt trong thiết lập loại kỳ nghỉ |
| Tình trạng xử lý yêu cầu của bạn | Lọc theo tình trạng xử lý của chính bạn. 【Không chỉ định / Yêu cầu chưa xử lý bởi tôi / Yêu cầu đã được tôi phê duyệt / Yêu cầu đã bị tôi từ chối】 |
| Tình trạng xử lý của người phê duyệt khác | Lọc theo tình trạng xử lý của các người phê duyệt khác. 【Không chỉ định / Có người phê duyệt chưa xử lý / Có người phê duyệt đã duyệt / Có người phê duyệt đã từ chối】 |
| Tình trạng xử lý tất cả yêu cầu | Lọc theo tình trạng xử lý tổng thể của yêu cầu. Nếu một số người phê duyệt trong luồng phê duyệt đã phê duyệt hoặc từ chối nhưng tình trạng tổng thể chưa được xác nhận, yêu cầu sẽ được coi là【Chưa xử lý】. 【Không chỉ định / Chưa xử lý / Đã phê duyệt / Đã từ chối】 |
Phê duyệt đơn xin nghỉ
Có thể chọn các đơn cần xử lý rồi nhấn nút “Phê duyệt” hoặc “Từ chối” để thực hiện thao tác phê duyệt.
Từ nút “Tải xuống”, có thể tải danh sách đơn hiển thị trên màn hình dưới dạng tệp CSV.
Trong trường hợp đơn xin nghỉ bù có “Số ngày nghỉ: 1 ngày”, nếu đã chỉ định ngày làm việc vào ngày nghỉ, thì khi phê duyệt đơn, việc hoán đổi(nghỉ bù) sẽ tự động được ghi nhận.
Ngày làm việc vào ngày nghỉ có thể được xem trong chi tiết yêu cầu
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Hộp kiểm |
Khi tích vào hộp kiểm ở phần tiêu đề, tất cả các hộp kiểm hiển thị trong trang sẽ được chọn.Ở trạng thái đó, có thể nhấn nút “Phê duyệt ” hoặc Từ chối để thực hiện phê duyệt hoặc từ chối hàng loạt.Sau khi phê duyệt hoặc từ chối, hộp kiểm sẽ chuyển thành dấu kiểm màu xanh lá.Nếu muốn phê duyệt hoặc từ chối lại, hãy thao tác riêng từ chi tiết. Ngoài ra, trong trường hợp kỳ nghỉ liên quan đã được chốt dữ liệu hoặc người phê duyệt cao nhất trong luồng “Ưu tiên người phê duyệt cấp cao ” đã hoàn tất phê duyệt, thì cột hộp kiểm sẽ không hiển thị gì. |
| Ngày giờ nộp đơn (Ngày được yêu cầu) | Thời điểm đơn được gửi đi. |
| Nhân viên | Tên nhân viên đã gửi đơn. |
| Ngày nghỉ mong muốn | Ngày được chọn để xin nghỉ. |
| Loại ngày nghỉ | Tên của loại nghỉ phép được đăng ký trong đơn. |
| Lý do nghỉ |
Nếu nhân viên nhập lý do khi nộp đơn, nội dung sẽ hiển thị tại đây. Nếu nghỉ phép được áp dụng tự động từ ca mẫu, hệ thống sẽ hiển thị “Được sử dụng trong quá trình tạo ca làm việc |
| Bình luận của người phê duyệt( uỷ quyền ) | Khi phê duyệt hoặc từ chối trong chi tiết, có thể nhập bình luận của người phê duyệt.Nếu có nội dung bình luận, phần này sẽ hiển thị nội dung đó.Bình luận của người phê duyệt cũng sẽ được hiển thị trong email thông báo kết quả gửi đến người nộp đơn. |
| Trạng thái phê duyệt | Hiển thị trạng thái phê duyệt của đơn: Chưa phê duyệt, Đã phê duyệt hoặc Từ chối .Trong ngoặc sẽ hiển thị thiết lập phê duyệt áp dụng cho nhân viên. |
| Tên người phê duyệt | Tên người phê duyệt được áp dụng trong thiết lập phê duyệt của nhân viên cùng với trạng thái tương ứng. |
| Chi tiết | Nhấn nút “Chi tiết” để mở màn hình chi tiết đơn |
Chi tiết đơn
Từ nút “Chi tiết” trong danh sách đơn xin nghỉ phép, có thể chuyển đến màn hình chi tiết từng đơn.
Trong màn hình Chi tiết đơn, các thông tin chi tiết về đơn sẽ được hiển thị, bao gồm số ngày nghỉ còn lại của nhân viên và các thông tin liên quan đến đơn.
Nếu có đơn nghỉ bù với “Số ngày sử dụng: 1 ngày”, và đã chỉ định ngày làm việc vào ngày nghỉ, cũng có thể kiểm tra thông tin này tại màn hình này.
Ngoài ra, ngay cả sau khi đã thực hiện phê duyệt hoặc từ chối từ danh sách đơn, vẫn có thể phê duyệt/từ chối lại nhiều lần từ màn hình chi tiết này.
Tuy nhiên, nếu:
- Trong luồng phê duyệt “Ưu tiên người phê duyệt cấp cao ", người phê duyệt có cấp cao hơn đã hoàn tất phê duyệt, hoặc
- Ngày nghỉ mong muốn đã được chốt dữ liệu
thì không thể thực hiện phê duyệt.
Bình luận của người phê duyệt
Khi nhập nội dung vào khung bình luận trước khi phê duyệt hoặc từ chối, bình luận của người phê duyệt sẽ được ghi lại.
Mỗi người phê duyệt có thể nhập bình luận riêng của mình.
Nếu có nhiều bình luận từ các người phê duyệt, trong danh sách đơn, cột bình luận sẽ hiển thị “(Khác)”
Nhấn vào (Khác) sẽ chuyển đến màn hình chi tiết đơn, nơi có thể xem các bình luận từ các người phê duyệt khác.
Về người phê duyệt
Quản lý nghỉ phép & đơn xin → Cài đặt phê duyệt
Đơn xin nghỉ phép sẽ được quyết định người phê duyệt theo luồng phê duyệt được tạo trong cài đặt phê duyệt.
Trong cài đặt phê duyệt, bạn có thể tạo luồng phê duyệt bằng cách chỉ định nhóm đối tượng hoặc loại nhân viên.
Người có thể được cài đặt làm người phê duyệt chỉ bao gồm quản trị viên toàn quyền và quản trị viên nhóm.
Nhân viên không phải quản trị viên không thể được đặt làm người phê duyệt.
Trợ giúp liên quan: Về các loại đơn và cách phê duyệt
Thông báo qua email
Ở từng thời điểm, email thông báo sẽ được gửi đến quản trị viên và nhân viên.
Việc tắt gửi email này không thể thực hiện được.
Dành cho quản trị viên
Quản trị viên trong luồng phê duyệt sẽ nhận email thông báo vào các thời điểm sau:
- Khi có đơn mới được nộp.
- Khi đơn bị rút lại bởi người nộp.
Dành cho nhân viên
Khi người phê duyệt phê duyệt hoặc từ chối đơn của nhân viên, kết quả sẽ được gửi email thông báo đến người nộp đơn.
Trong trường hợp “Loại nghỉ dự kiến: Nghỉ bù” và “Ngày nghỉ: Chỉ định”, sau khi đã nộp và phê duyệt đơn làm việc vào ngày nghỉ nếu muốn thay đổi chỉ ngày nghỉ, không nên từ chối đơn nghỉ bù được tạo tự động, mà nên từ chối đơn làm việc vào ngày nghỉ và nộp lại đơn mới.
Nếu từ chối đơn nghỉ bù tự động, hệ thống sẽ tự liên kết ngày nghỉ bù với ngày làm việc vào ngày nghỉ, dẫn đến việc khi nộp lại đơn nghỉ bù, ngày làm việc vào ngày nghỉ mong muốn có thể không xuất hiện trong lựa chọn.
→ Khi xin nghỉ bù, không thể chọn ngày làm việc và ngày nghỉ mong muốn
Khi chỉnh sửa hoặc xóa thiết lập loại kỳ nghỉ , các đơn nghỉ đã sử dụng loại nghỉ này trong quá khứ sẽ hiển thị ghi chú rằng loại nghỉ đã bị xóa.
Nội dung ghi chú sẽ giống như hình ảnh minh họa.
Ngoài ra, nếu chỉ đổi tên loại nghỉ, tên nghỉ trong các đơn cũ sẽ không bị thay đổi.
Ngoài ra, trong danh sách xin nghỉ ,có thể sử dụng tên loại nghỉ làm tiêu chí tìm kiếm, nhưng tên loại nghỉ trước khi thay đổi sẽ bị xóa khỏi điều kiện tìm kiếm.
Vì vậy, các đơn nghỉ trước khi đổi tên sẽ không thể tìm bằng tên loại nghỉ mới, chỉ các đơn sau khi đổi tên mới hiển thị.
Để xem các đơn nghỉ trước khi thay đổi, trong tiêu chí tìm kiếm “Tên loại nghỉ”, hãy chọn “Tất cả” và lọc theo các tiêu chí khác.
Cảm ơn vì đọc đến đây
🔍Từ khoá liên quan
Đơn xin nghỉ phép, Xin nghỉ phép, Phê duyệt đơn xin nghỉ phép, Cài đặt phê duyệt.