Trong phần thiết lập phê duyệt, thiết lập luồng phê duyệt để phê duyệt 4 loại đơn sau:
Đơn xin nghỉ phép
Đơn xin làm việc ngày nghỉ
Đơn xin làm thêm giờ
Đơn xin ghi chú lựa chọn
Các loại đơn khác không liên quan đến luồng phê duyệt.
→Về loại đơn và phương thức phê duyệt
Trợ giúp liên quan：
Khi thay đổi thiết lập phê duyệt sẽ xảy ra gì?
Không thể kiểm tra đơn / thiết lập phê duyệt không được áp dụng
Mục lục
- Về thiết lập phê duyệt
- Phương thức thiết lập
- Về các loại luồng phê duyệt
- Về tìm kiếm
- Khi thiết lập phê duyệt không được áp dụng
Về thiết lập phê duyệt
Quản lý yêu cầu xin nghỉ→ Thiết lập phê duyệt
Thiết lập phê duyệt là chức năng tạo luồng phê duyệt cho 4 loại đơn có thể sử dụng trong Kế hoạch quản lý nghỉ phép & đơn (đơn xin nghỉ phép, đơn xin làm việc ngày nghỉ, đơn xin làm thêm giờ, đơn xin ghi chú lựa chọn).
Các đơn này sẽ được phê duyệt theo luồng phê duyệt đã thiết lập.
Lưu ý, không thể phân biệt luồng phê duyệt theo từng loại đơn.
Trong thiết lập phê duyệt, có thể tạo các luồng phê duyệt khác nhau theo nhóm chính / loại nhân viên.
Luồng phê duyệt dành cho nhóm chính sẽ không áp dụng cho nhân viên của nhóm phụ.
Nếu muốn áp dụng luồng phê duyệt của nhóm chính cho nhóm phụ, hãy đánh dấu vào mục “Cũng áp dụng cho nhóm phụ”.
|
Lưu ý Cài đặt dành cho “Tất cả nhóm / Tất cả loại nhân viên” đã được tạo sẵn từ đầu. |
Thông báo qua email
Khi có đơn được gửi, email thông báo sẽ được gửi đến quản trị toàn quyền và nhân viên theo từng thời điểm.
Không thể thiết lập để không gửi email này.
Đối với quản toàn quyền
Quản trị toàn quyền trong luồng phê duyệt sẽ nhận email thông báo vào các thời điểm sau:
- Khi có đơn mới được gửi.
- Khi đơn bị hủy bởi người nộp đơn.
Đối với nhân viên
Khi người phê duyệt duyệt hoặc từ chối đơn của nhân viên, kết quả sẽ được gửi đến người nộp đơn qua email.
Phương thức thiết lập
Luồng phê duyệt cũng có thể được đăng ký hàng loạt bằng tệp CSV.
Để biết chi tiết về đăng ký hàng loạt, vui lòng tham khảo tại đây
Cách tạo luồng phê duyệt thủ công như sau:
1. Chọn nhóm thuộc quyền / loại nhân viên để tạo luồng phê duyệt.
Từ mỗi menu thả xuống, chọn nhóm/loại nhân viên tạo luồng phê duyệt, loại luồng phê duyệt, và quản lý toàn quyền làm người phê duyệt (quản trị viên toàn quyền, quản trị viên nhóm), sau đó nhấn 【Thêm】.
Luồng phê duyệt sẽ được tạo dựa trên các lựa chọn đã chọn.
Các thiết lập ngoài nhóm/loại nhân viên có thể được thay đổi sau.
| Mục | Mô tả |
|---|---|
| Nhóm đăng ký |
Chọn nhóm áp dụng luồng phê duyệt. Luồng phê duyệt chỉ áp dụng cho nhân viên có nhóm chính là nhóm đã chọn. Khi chọn nhóm đăng ký, sẽ hiển thị ô “Cũng Áp dụng cho nhóm phụ”. Nếu đánh dấu, luồng phê duyệt sẽ áp dụng cho cả nhóm phụ. Cài đặt “Áp dụng cho cả nhóm con” có thể được thay đổi sau này |
| Phân loại nhân viên | Chọn loại nhân viên áp dụng luồng phê duyệt. |
| Quy trình phê duyệt( xác nhận) | Chọn loại luồng phê duyệt. Xem chi tiết các mục tại đây |
| Quản lý nhóm |
Chọn quản trị viên có thể thực hiện phê duyệt (người phê duyệt). Chỉ có quản trị viên toàn quyền và quản trị viên nhóm mới có thể trở thành người phê duyệt. |
|
Tìm kiếm và Thêm |
Nút [Tìm kiếm]: Sử dụng các mục đã chọn ở trên làm điều kiện tìm kiếm và tìm các quy trình phê duyệt phù hợp. Nút [Thêm]: Tạo một quy trình phê duyệt mới dựa trên nội dung của các mục đã chọn ở trên. |
Khi tạo mới một quy trình phê duyệt, trên màn hình sẽ chỉ hiển thị quy trình phê duyệt mới.
Nếu muốn hiển thị tất cả các quy trình phê duyệt, hãy nhấp vào [thiết lập phê duyệt] trong menu phía trên màn hình để tải lại giao diện.
2. Chỉnh sửa quy trình phê duyệt
Chỉnh sửa quy trình phê duyệt đã tạo nếu cần.
Không thể thay đổi nhóm trực thuộc hoặc phân loại nhân viên.
Chọn quy trình phê duyệt và người phê duyệt, sau đó nhấn nút [Cập nhật] để lưu cài đặt.
Nếu chỉnh sửa quy trình phê duyệt trong khi có đơn chưa được phê duyệt, các đơn chưa phê duyệt sẽ áp dụng quy trình phê duyệt sau khi thay đổi.
Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo trang trợ giúp này
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| ID Quy trình phê duyệt |
ID Quy trình phê duyệt là số được hệ thống tự động cấp cho mỗi quy trình khi tạo mới. Không thể thay đổi thành số tùy ý. Trong cùng một tài khoản quản lý chấm công Jobcan, không có ID trùng lặp. Ví dụ, nếu xóa một quy trình và tạo lại với cài đặt hoàn toàn giống, nếu ID quy trình phê duyệt khác nhau, hệ thống sẽ coi đó là ‘quy trình phê duyệt khác. |
| Nhóm/nhân viên được phân công (Quy trình phê duyệt) | Hiển thị nhóm thuộc về/loại nhân viên áp dụng cho quy trình phê duyệt. Có thể thay đổi loại quy trình phê duyệt qua danh sách thả xuống. |
| Người được uỷ quyền | Chọn quản trị viên có thể thực hiện phê duyệt. Chỉ có quản trị viên toàn quyền và quản trị viên nhóm mới có thể trở thành người phê duyệt. Mỗi quy trình phê duyệt có thể thiết lập tối đa 5 người. |
| Áp dụng cho nhóm phụ | Đánh dấu vào ô này để áp dụng quy trình phê duyệt cho các nhóm phụ của nhóm tương ứng. |
| Chỉnh sửa | Nhấn [Cập nhật] để lưu thay đổi cài đặt. |
| Xóa |
Nhấn [Xóa] để xóa quy trình phê duyệt. Khi nhấn, màn hình xác nhận sẽ hiện ra; nếu đồng ý, nhấn [OK] để thực hiện xóa. Khi xóa quy trình phê duyệt, tất cả đơn chưa phê duyệt trong quy trình đó sẽ bị từ chối. Hãy kiểm tra trước khi xóa để đảm bảo không còn đơn chưa phê duyệt. |
Về loại quy trình phê duyệt
・Tất cả phê duyệt, không theo thứ tự
Phê duyệt được xác nhận khi tất cả người phê duyệt trong quy trình đều đồng ý.
Thứ tự thực hiện phê duyệt không quan trọng.
Nếu bất kỳ người nào từ chối, đơn sẽ bị từ chối.
・Tất cả phê duyệt theo thứ tự người phê duyệt (trái → phải)
Quy trình phê duyệt sẽ được thực hiện theo thứ tự từ người phê duyệt được đặt ở bên trái nhất.
Đơn chỉ được xác nhận khi tất cả người phê duyệt đều đồng ý.
Nếu bất kỳ người phê duyệt nào từ chối trong quá trình, đơn sẽ bị từ chối ngay lập tức.
Các người phê duyệt tiếp theo sẽ không thể thực hiện phê duyệt.
・Bất kỳ ai cũng có thể phê duyệt
Trong số các người phê duyệt của quy trình, ngay khi bất kỳ người nào thực hiện phê duyệt hoặc từ chối, quyết định sẽ được xác nhận ngay lập tức
・Ưu tiên người phê duyệt cấp cao (người bên phải là cấp cao hơn)
Trong số các người phê duyệt, sẽ tồn tại mối quan hệ cấp trên – cấp dưới.
Ngay khi bất kỳ người nào thực hiện phê duyệt hoặc từ chối, kết quả sẽ được xác nhận, nhưng các người phê duyệt khác vẫn có thể thực hiện phê duyệt.
Nếu giữa các người phê duyệt có xung đột về phê duyệt hoặc từ chối, quyết định của người phê duyệt cấp cao hơn sẽ được ưu tiên.
Quay lại <Loại quy trình phê duyệt＞
Quay về đầu trang
Về việc từ chối sau khi phê duyệt đã xác nhận
Việc phê duyệt hoặc từ chối đơn có thể được thay đổi trước khi tiến hành xử lý chốt.
Nếu muốn đổi từ đã phê duyệt sang từ chối sau khi phê duyệt được xác nhận, hành vi sẽ phụ thuộc vào loại quy trình phê duyệt như sau:
・Tất cả phê duyệt, không theo thứ tự
・Tất cả phê duyệt theo thứ tự người phê duyệt (trái → phải)
・Bất kỳ ai cũng có thể phê duyệt
Nếu bất kỳ người phê duyệt nào thay đổi phê duyệt sang từ chối, tại thời điểm đó đơn sẽ bị từ chối ngay lập tức.
Không quan trọng thứ tự, bất kỳ người phê duyệt nào từ chối cũng xác định kết quả từ chối.
・Ưu tiên người phê duyệt cấp cao (người bên phải là cấp cao hơn)
Quyết định của người phê duyệt cấp cao hơn được ưu tiên.
Ngoại trừ các người phê duyệt chưa xử lý, nếu người phê duyệt cấp cao nhất từ chối, đơn sẽ bị từ chối ngay lập tức.
Quay lại <Loại quy trình phê duyệt＞
Quay về đầu trang
Bằng cách chọn điều kiện tìm kiếm và nhấn nút [Tìm kiếm], có thể thu hẹp danh sách các quy trình phê duyệt cụ thể.
Chức năng này hữu ích khi đã tạo nhiều quy trình phê duyệt và gặp khó khăn trong xem lại:
“Có bao nhiêu quy trình phê duyệt được tạo cho nhóm này?”
“Quản trị viên nhóm này được thiết lập trong những quy trình phê duyệt nào?”
Thu hẹp (lọc) theo nhóm thuộc về / loại nhân viên
Nếu chỉ muốn lọc theo nhóm trực thuộc, hãy để phân loại nhân viên là “Tất cả” và các mục quy trình xác nhận và người quản lý nhóm là “chưa chọn”.
Nếu chỉ muốn lọc theo loại nhân viên, hãy để nhóm trực thuộc là “Tất cả”.
Khi chọn “Tất cả” cho nhóm trực thuộc/loại nhân viên trong tìm kiếm, hệ thống sẽ xử lý tương tự như “chưa chọn”.
Nếu đánh dấu “Cũng Áp dụng cho nhóm phụ”, các nhóm phụ sẽ được bao gồm trong phạm vi tìm kiếm
Lọc theo loại quy trình phê duyệt
Nếu chỉ muốn lọc theo loại quy trình phê duyệt, hãy để:
Nhóm trực thuộc /phân loại nhân viên là “Tất cả”,
Người quản lý nhóm là “chưa chọn”.
Chức năng này sẽ lọc ra các quy trình phê duyệt trong số tất cả các quy trình đã tạo, mà loại quy trình phê duyệt được chỉ định khớp với điều kiện tìm kiếm.
Lọc theo quản lý nhóm
-
Nếu chỉ muốn lọc theo quản lý nhóm, hãy để:
Nhóm trực thuộc / Phân Loại nhân viên là “Tất cả”
Quy trình xác nhận là “chưa chọn”.
Có thể chỉ định tối đa 5 quản lý nhóm.
Nếu tìm kiếm với nhiều quản lý nhóm, chỉ cần bất kỳ một trong số các quản trị viên được chỉ định có quy trình phê duyệt liên quan, thì kết quả sẽ hiển thị.
Khi cài đặt phê duyệt không được áp dụng
Nếu có các đơn chưa được phê duyệt trong quy trình phê duyệt và thay đổi cài đặt của quy trình đó, thì các đơn chưa phê duyệt sẽ được xử lý theo quy trình phê duyệt mới.
Tuy nhiên, nếu thỏa mãn các điều kiện sau, các đơn chưa phê duyệt sẽ vẫn tuân theo quy trình phê duyệt tại thời điểm nộp đơn:
Nhóm trực thuộc hoặc phân loại nhân viên của người nộp đơn thay đổi
Tạo một quy trình phê duyệt mới mà các đơn chưa phê duyệt không nằm trong phạm vi áp dụng
Trợ giúp liên quan：
Không thể xác nhận đơn / Cài đặt phê duyệt không được áp dụng
Nếu nhóm thuộc về hoặc cài đặt phê duyệt bị thay đổi, các đơn chưa phê duyệt sẽ như thế nào?
Cảm ơn vì đã đọc đến đây
🔍Từ khóa liên quan
Cài đặt phê duyệt / Quy trình phê duyệt