Quản lý chấm công → Phê duyệt → Danh sách giờ vào/ra chưa được phê duyệt
“Danh sách giờ vào/ra chưa được phê duyệt” là màn hình cho phép phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu chỉnh sửa chấm công mà nhân viên đã gửi.
Chỉ quản lý được chỉ định là người phê duyệt mới có thể thực hiện thao tác này.
Ai là người phê duyệt sẽ được xác định dựa trên nhóm công tác của nhân viên.
Quản lý toàn quyền có thể phê duyệt hoặc từ chối tất cả các yêu cầu chỉnh sửa chấm công của mọi nhân viên.
| Để sử dụng chức năng chỉnh sửa giờ ra/vào, cần thay đổi cài đặt thông qua bộ phận hỗ trợ của Jobcan. Nếu muốn sử dụng chức năng này, hãy liên hệ thông qua quản lý toàn quyền. |
Mục lục
- Chỉnh sửa giờ ra/vào
- Danh sách giờ ra/vào chưa được phê duyệt
- Về người phê duyệt
- Về danh sách chưa được phê duyệt
- Về thông báo qua email
- Thiết lập tùy chọn
Chỉnh sửa giờ ra/vào
Chức năng Chỉnh sửa giờ ra/vào có thể sử dụng ngay trong menu “Chỉnh sửa lỗi chấm công” trên Trang cá nhân PC. Nhân viên có thể nhập và gửi yêu cầu chỉnh sửa các thông tin như:
Vị trí chấm công
Ca làm việc
Thời gian vào/ra
Giờ nghỉ
Mỗi yêu cầu sẽ được quản lý phê duyệt, sau khi được duyệt, thông tin sẽ được xác nhận là dữ liệu chấm công chính thức và hiển thị trên bảng chấm công.
Có thể chọn đơn vị gửi yêu cầu theo ngày hoặc theo tháng trong thiết lập tùy chọn.
→[Trang cá nhân trên PC - Chỉnh sửa giờ ra/ vào] Gửi yêu cầu theo từng ngày
Xem thêm：【Trang cá nhân trên PC】Sử dụng chức năng Chỉnh sửa giờ ra/vào
|
Lưu ý ・Khi chỉnh sửa dữ liệu chấm công bằng chức năng này, sẽ được xử lý tương tự như khi chỉnh sửa trực tiếp trên bảng chấm công. Chức năng này không phải là chấm công thực tế. Một số thiết lập như làm tròn giờ chấm công hay tự động tính giờ nghỉ sẽ không còn hiệu lực. ・Khi gửi yêu cầu chỉnh sửa, những ô để trống sẽ được hệ thống ghi đè bằng giá trị rỗng. Nếu gửi yêu cầu theo đơn vị 1 tháng nhưng lại thực hiện giữa tháng, có thể xảy ra lỗi dữ liệu. |
Danh sách giờ ra/vào chưa được phê duyệt
Jobcan sẽ hướng dẫn cách sử dụng màn hình danh sách các giờ ra/vào chưa được phê duyệt cũng như cách phê duyệt các yêu cầu này.
|
Lưu ý
|
Điều kiện tìm kiếm
Quản lý chấm công → Phê duyệt → Danh sách giờ ra/vào chưa được phê duyệt
Có thể hiển thị các yêu cầu chưa được phê duyệt bằng cách:
Nhấp vào số lượng hiển thị màu đỏ trên trang chủ quản trị trong mục danh sách chưa phê duyệt, hoặc
Chọn thiết lập điều kiện tìm kiếm và nhấn nút “Hiển thị”.
Lưu ý: Các yêu cầu đã bị từ chối sẽ bị xóa và không hiển thị trong danh sách này.
| Điều kiện tìm kiếm | Giải thích |
| Tháng được chỉ định | Chỉ hiển thị các yêu cầu gửi trong tháng được chỉ định. |
| Nhóm/Loại nhân viên | Lọc theo nhóm hoặc loại nhân viên. |
| Tên nhân viên | Chọn một nhân viên cụ thể để lọc. |
| Thẻ (Tag) | Lọc theo thẻ (tag) đã thiết lập trong thông tin chi tiết nhân viên. |
| Loại yêu cầu |
Có thể lọc các yêu cầu theo trạng thái phê duyệt. Các trạng thái có thể chọn phụ thuộc vào đơn vị phê duyệt đã cài đặt.
|
Quay lại phần <Danh sách giờ ra/vào chưa được phê duyệt>
Quay lại đầu trang
Cách phê duyệt (theo đơn vị 1 ngày)
Mỗi nhân viên sẽ hiển thị yêu cầu của cả tháng. Khi đơn vị phê duyệt là 1 ngày, có thể phê duyệt hoặc từ chối từng ngày. Thực hiện phê duyệt bằng cách:
Nhấn nút bên phải tên nhân viên để phê duyệt toàn bộ tháng cùng lúc, hoặc
Nhấn nút ở cuối từng dòng để phê duyệt từng ngày.
| Nút thao tác | Giải thích |
|---|---|
| Phê duyệt tất cả |
Phê duyệt tất cả các yêu cầu chưa được phê duyệt trong tháng. |
| Từ chối tất cả |
Từ chối tất cả các yêu cầu chưa được phê duyệt trong tháng. Các yêu cầu đã được phê duyệt trước đó sẽ không bị ảnh hưởng. |
| Hủy tất cả |
Hủy phê duyệt, đưa các yêu cầu đã được phê duyệt trở về trạng thái chưa phê duyệt (chưa chọn phê duyệt hoặc từ chối). Lưu ý: Các yêu cầu đã bị từ chối không thể hủy. |
| Phê duyệt |
Phê duyệt yêu cầu theo từng ngày. Sau khi phê duyệt, nút phê duyệt sẽ chuyển thành nút “Xóa”. Khi nhấn nút Xóa, yêu cầu sẽ được đưa về trạng thái chưa phê duyệt (chưa chọn phê duyệt hoặc từ chối). |
| Từ chối |
Từ chối yêu cầu theo từng ngày. |
| Chỉnh sửa |
Chỉnh sửa nội dung yêu cầu. Sau khi chỉnh sửa, có thể nhấn nút Phê duyệt hoặc Từ chối để lưu lại nội dung vừa sửa. Không thể lưu thông tin chỉnh sửa nếu chưa phê duyệt hoặc từ chối. |
Quay lại phần <Danh sách giờ ra/vào chưa được phê duyệt>
Quay lại đầu trang
Cách phê duyệt (theo đơn vị 1 tháng)
Các yêu cầu sẽ được hiển thị theo từng nhân viên và theo từng tháng.
Khi đơn vị phê duyệt là 1 tháng, có thể phê duyệt hoặc từ chối toàn bộ yêu cầu của tháng đó cùng lúc.
(Không thể phê duyệt theo từng ngày)
Để thực hiện, hãy chọn yêu cầu cần phê duyệt bằng cách tích vào ô chọn, sau đó nhấn nút “Phê duyệt” hoặc “Từ chối” ở phía dưới màn hình.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Ô chọn (Check box) | Tích chọn ô và nhấn nút “Phê duyệt” hoặc “Từ chối” ở cuối màn hình để phê duyệt hoặc từ chối nhiều nhân viên cùng lúc. |
| Tháng | Hiển thị tháng mà yêu cầu được gửi. |
| Nhân viên | Hiển thị tên nhân viên đã gửi yêu cầu. |
| Nhóm chính | Hiển thị nhóm chính mà nhân viên đó thuộc về |
| Có bình luận | Nếu trong phần Ghi chú có nội dung, sẽ hiển thị dấu “〇”. |
| Có yêu cầu gửi đến nhóm đã chốt dữ liệu | Nếu trong các yêu cầu chấm công đang chờ phê duyệt có nhóm hoặc giai đoạn đã được chốt dữ liệu, hệ thống sẽ hiển thị dấu “〇”. Vẫn có thể thực hiện phê duyệt, nhưng nội dung yêu cầu sẽ không được phản ánh vào dữ liệu chấm công do nhóm đó đã được chốt. |
| Chi tiết |
Nhấn vào dấu “>” để mở trang chi tiết trong một tab mới. Sau khi phê duyệt, nếu cần hủy phê duyệt (đưa yêu cầu trở lại trạng thái chưa phê duyệt hoặc chưa từ chối), có thể thực hiện thao tác này từ màn hình chi tiết. |
Màn hình chi tiết
Tại đây, có thể xem nội dung đăng ký trong 1 tháng. Những phần được chỉnh sửa khi gửi đơn sẽ được tô nền màu hồng để dễ nhận biết.
Từ màn hình này, cũng có thể thực hiện thao tác phê duyệt. Sau khi phê duyệt, nút sẽ chuyển thành nút “Hủy”.
Khi nhấn “Hủy”, đơn đăng ký sẽ trở lại trạng thái chưa được phê duyệt (tức là chưa phê duyệt cũng như chưa từ chối).
Lưu ý: Các đơn bị từ chối thì không thể hủy được.
| Nút thao tác | Giải thích |
|---|---|
| Phê duyệt |
Phê duyệt đơn đăng ký trong 1 tháng. |
| Từ chối |
Từ chối đơn đăng ký trong 1 tháng. |
| Chỉnh sửa |
Chỉnh sửa nội dung đơn đăng ký. Sau khi chỉnh sửa, có thể lưu thay đổi bằng cách nhấn nút “Phê duyệt” hoặc “Từ chối”. Không thể lưu thông tin đang chỉnh sửa nếu chưa thực hiện phê duyệt hoặc từ chối. |
Quay lại phần <Danh sách giờ ra/vào chưa được phê duyệt>
Quay lại đầu trang
Về người phê duyệt
Đối với đơn xin chỉnh sửa giờ ra/vào, người phê duyệt sẽ là một trong các tài khoản quản trị sau:
Quản lý toàn quyền
Người quản lý trực tiếp nhóm chính hoặc nhóm phụ mà người nộp đơn đang trực thuộc
Người quản lý cấp trên của nhóm mà người nộp đơn đang trực thuộc (bao gồm cả nhóm chính và nhóm phụ)
Khi một trong các người phê duyệt thực hiện thao tác phê duyệt hoặc từ chối, kết quả của đơn sẽ được xác định và phản ánh ngay vào bảng chấm công.
Thông tin người phê duyệt của từng nhân viên có thể xem tại “Thông tin cài đặt” trong màn hình chi tiết nhân viên. Tuy nhiên, tại đây chỉ hiển thị quản lý của nhóm chính. (Nếu nhóm chính không có quản lý, hệ thống sẽ hiển thị quản lý toàn quyền thay thế.)
Các quản lý của nhóm cấp trên hoặc nhóm phụ sẽ không được hiển thị trong phần này.
Về danh sách chấm công chưa được phê duyệt
Khi có đơn chỉnh sửa giờ vào/ra được gửi, số lượng đơn yêu cầu chưa phê duyệt sẽ được hiển thị màu đỏ trên trang quản lý. Nhấn vào số lượng này sẽ chuyển đến màn hình phê duyệt.
Các mục sau hiển thị số lượng chưa phê duyệt:
Chấm công chưa phê duyệt
Giờ vào/ra chưa phê duyệt
Đơn đăng ký ca chưa phê duyệt
Số lượng chưa phê duyệt chỉ hiển thị cho:
Quản lý toàn quyền
Quản lý của nhóm chính và nhóm cấp trên của nhóm chính mà người nộp đơn trực thuộc
Số lượng này không hiển thị trên trang quản lý của:
Quản lý nhóm phụ
Quản lý cấp trên của nhóm phụ
Tuy nhiên, nếu nhấn vào số lượng chưa phê duyệt trong danh sách, màn hình phê duyệt vẫn hiển thị tất cả đơn đăng ký, bao gồm cả những đơn thuộc nhóm phụ.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Giờ vào/ra chưa được phê duyệt |
Phần này hiển thị số lượng đơn chỉnh sửa giờ vào/ra chưa được phê duyệt. Phạm vi hiển thị theo cài đặt đăng ký:
|
Về thông báo qua email
Dành cho quản lý
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Trang cá nhân
Bật (ON) tùy chọn “Thông báo chỉnh sửa dữ liệu chấm công” để gửi email thông báo đến người phê duyệt khi có đơn chỉnh sửa giờ vào/ra được gửi.
Các tài khoản quản lý nhận email:
Quản lý nhóm quản lý nhóm chính và nhóm phụ mà người nộp đơn trực thuộc
Quản lý toàn quyền (chỉ khi không có quản lý nhóm phù hợp)
Nếu muốn giới hạn thông báo chỉ gửi cho quản lý nhóm chính, hãy cài đặt:
Tùy chọn “Gửi thư cho tất cả người quản lý khi nhân viên chỉnh sửa Trang cá nhân” → chọn “Chỉ nhóm chính”
Lưu ý: Nếu đơn đăng ký theo từng ngày, người phê duyệt sẽ không nhận email thông báo khi đơn được gửi.
Dành cho nhân viên
Khi đơn đăng ký được phê duyệt hoặc từ chối, kết quả phê duyệt sẽ được gửi đến nhân viên qua email.
Lưu ý: Nhân viên không thể tắt hoặc bật thông báo email này, vì việc gửi email là bắt buộc theo thiết lập hệ thống.
Thiết lập tùy chọn
- Hiển thị số lượng đơn chưa phê duyệt trên “Danh sách chấm công chưa phê duyệt”
- Chuyển đổi đơn đăng ký theo từng ngày hoặc theo tháng
-
Cho phép/Ngăn chặn rút lại đơn sau khi đã phê duyệt
Hiển thị số lượng đơn chưa phê duyệt trên “Danh sách chấm công chưa phê duyệt”
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Trang đầu
Khi tùy chọn “chấm công không hợp lệ” được bật (ON), số lượng đơn chỉnh sửa giờ ra/vào chưa phê duyệt sẽ được hiển thị màu đỏ trên danh sách chấm công chưa phê duyệt ở trang chủ quản trị.
Quay lại phần <Thiết lập tùy chọn>
Quay lại đầu trang
Chuyển đổi đơn đăng ký theo đơn vị
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Trang cá nhân
Tại tùy chọn “[Trang cá nhân trên máy tính – Chỉnh sửa giờ vào/ra] Đăng ký từng ngày”, có thể bật/tắt (ON/OFF) để thay đổi đơn vị đăng ký chỉnh sửa giờ vào/ra:
ON → Đăng ký từng ngày
OFF → Đăng ký theo tháng
Tùy chọn này cho phép xử lý đơn đăng ký theo cách phù hợp với từng công ty.
→ [Trang cá nhân trên máy tính - Chỉnh sửa giờ vào/ra] Đăng ký từng ngày
Quay lại phần <Thiết lập tùy chọn>
Quay lại đầu trang
Cho phép / Không cho phép rút lại yêu cầu sau khi đã phê duyệt
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Trang cá nhân
Tùy chọn “[Trang cá nhân trên PC – Thời gian nghỉ/ Chỉnh sửa] Nhân viên rời chỗ làm sau khi được phê duyệt”:
-
ON → Nhân viên có thể rút lại đơn chỉnh sửa giờ vào/ra ngay cả sau khi đơn đã được phê duyệt.
Sau khi rút lại, nhân viên có thể chỉnh sửa lại và nộp lại đơn.
Các đơn đã bị rút sẽ không còn hiển thị trong danh sách chấm công chưa phê duyệt.
OFF → Sau khi đơn được phê duyệt, nhân viên sẽ không thể rút lại đơn.
Tùy chọn này giúp quản lý quyền kiểm soát thay đổi sau khi phê duyệt, đồng thời cho phép linh hoạt khi nhân viên cần chỉnh sửa lại.
→[Trang cá nhân trên PC - Chỉnh sửa giờ vào/ ra] Rút lại đơn sau khi phê duyệt bởi nhân viên
Quay lại phần <Thiết lập tùy chọn>
Quay lại đầu trang
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Danh sách giờ vào/ra chưa phê duyệt, Đơn đăng ký / Yêu cầu, Phê duyệt, Từ chối, Rút lại đơn, danh sách chấm công chưa được phê duyệt