Bằng cách sử dụng thiết lập làm tròn thời gian chấm công theo giờ bắt đầu vào ca và kết thúc ca làm, có thể thiết lập để không tính thời gian làm việc ngoài ca nếu đơn xin làm thêm chưa được phê duyệt.
Nói cách khác, nếu nhân viên làm thêm nhưng không gửi hoặc chưa được duyệt đơn xin làm thêm, hệ thống sẽ không cộng phần thời gian đó vào tổng giờ làm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thiết lập.
Xem thêm：
Thiết lập làm tròn thời gian chấm công
Danh sách đơn xin làm thêm giờ
Mục lục
Thiết lập chế độ bắt buộc nộp đơn xin làm thêm giờ
1. Cách thiết lập phương pháp tính giờ làm thêm trong phần ‘Thiết lập thời gian làm việc cố định – làm thêm – ca đêm’
Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → Thiết lập thời gian làm việc cố định/ thêm giờ/ ca đêm
Phương pháp tính giờ làm thêm được thiết lập tại mục “Trợ cấp làm thêm giờ/ giờ”. Nếu muốn áp dụng cài đặt “Không cộng giờ làm thêm khi đơn xin làm thêm chưa được phê duyệt”, thì chỉ có thể chọn một trong hai phương pháp sau:
Tính theo ngày
Tính theo ngày – theo từng thứ trong tuần
2. Thiết lập ca làm việc cho nhân viên
Để hệ thống có thể làm tròn thời gian làm việc theo giờ bắt đầu và kết thúc ca, bắt buộc phải đăng ký ca làm việc cho nhân viên.
Khi tạo ca, hãy thiết lập sao cho khi nhân viên làm đúng theo ca, hệ thống sẽ tự động tính giờ làm thêm khi thời gian làm việc vượt quá khung ca đã đăng ký (tức là khi phát sinh thời gian làm việc ngoài ca, hệ thống sẽ ghi nhận đó là giờ làm thêm theo ngưỡng tính theo ngày).
3. Trong phần cài đặt làm tròn thời gian chấm công, bật tùy chọn ‘Làm tròn giờ chấm công khi ra về về thời gian kết thúc ca’
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Danh sách cài đặt ban đầu → Thiết lập làm tròn thời gian chấm công
Lưu ý: Chỉ Quản lý toàn quyền mới có thể thay đổi phần thiết lập này.
Chức năng “Thiết lập làm tròn thời gian chấm công” cho phép hệ thống tự động làm tròn hoặc cắt bỏ phần thời gian chấm công vào/ra và thời gian làm việc thực tế dựa trên quy định thiết lập.
Để không cộng thời gian làm việc sau khi kết thúc ca vào tổng giờ làm, hãy bật tùy chọn: “Làm tròn giờ ra về về thời gian kết thúc ca” → chọn “Bật”
Nếu muốn giờ làm sớm trước ca phải được nộp đơn xin làm thêm thì hãy bật thêm tùy chọn: “Làm tròn giờ vào làm về thời gian bắt đầu ca” → chọn “Bật”
Kết quả sau khi hoàn tất thiết lập
Sau khi thiết lập xong và đưa vào sử dụng, hệ thống sẽ hoạt động theo quy trình sau
1.Trường hợp làm thêm sau ca nhưng đơn xin làm thêm chưa được phê duyệt
Ví dụ: Ca làm đã đăng ký là 9:00 – 18:00, nhưng nhân viên làm việc thực tế đến 20:00.
Mặc dù giờ chấm công thực tế khi ra về là 20:00, nhưng do đã bật cài đặt làm tròn thời gian chấm công, nên hệ thống sẽ tự động làm tròn về 18:00 (thời gian kết thúc ca).
Thời gian làm việc và thời gian làm thêm cũng sẽ được tính dựa trên giờ đã làm tròn này.
Nếu cài đặt quy tắc tính giờ làm thêm là “Thời gian làm vượt quá 8 tiếng trong ngày”, thì trong trường hợp này tổng thời gian làm việc trong ngày là 8 tiếng, nên không có giờ làm thêm nào được cộng vào.
2. Gửi đơn xin làm thêm giờ
・Tạo đơn xin làm thêm giờ (trang cá nhân trên PC)
Nhân viên có thể gửi đơn xin làm thêm giờ trực tiếp từ trang cá nhân của mình. Đơn xin làm thêm có thể được nộp cho cả ngày trong tương lai lẫn ngày đã qua, không giới hạn thời gian.
3. Khi đơn xin làm thêm được duyệt, hệ thống sẽ tính và cộng giờ làm thêm
Khi đơn xin làm thêm được phê duyệt, thời điểm làm tròn giờ chấm công sẽ được thay đổi sang giờ đã nộp trong đơn.
Kết quả:
Thời gian làm việc đến giờ trong đơn sẽ được tổng hợp theo giờ chấm công thực tế.
Giờ làm thêm sẽ được tính theo cài đặt làm thêm đã thiết lập.
|
Khi có sự khác biệt giữa giờ ra về thực tế và giờ trong đơn xin làm thêm. Ví dụ:
1. Giờ ra về thực tế sớm hơn giờ trong đơn
2. Giờ ra về thực tế muộn hơn giờ trong đơn
|
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Làm thêm giờ / Giờ làm thêm, Thời gian làm thêm, Đơn xin làm thêm giờ / Yêu cầu làm thêm giờ, Phê duyệt / Duyệt, Tổng hợp / Cộng giờ, Bắt buộc, Bắt buộc nộp đơn xin làm thêm, Nộp đơn / Gửi yêu cầu, Giờ làm thêm đã được phê duyệt, Giờ làm thêm đã phê duyệt (do cấp trên)