Bằng cách thiết lập ca làm việc cho từng nhân viên, có thể quản lý lịch làm việc cũng như kiểm tra tình trạng đi muộn hoặc về sớm một cách dễ dàng.
Nếu đã cấp “Trang cá nhân” cho nhân viên, họ có thể tự xem lịch làm việc của mình trực tiếp trên máy tính (PC) hoặc thiết bị di động.
Trong phần này, Jobcan sẽ hướng dẫn cách tạo ca làm việc phù hợp với từng hình thức làm việc của nhân viên.
Lưu ý: Một số tính năng như mẫu ca làm việc và ca làm việc cơ bản có thể sử dụng miễn phí. Tuy nhiên, các tính năng nâng cao khác yêu cầu phải đăng ký gói dịch vụ quản lý ca làm việc. Vui lòng kiểm tra kỹ trước khi sử dụng.
Mục lục
- Về mẫu ca làm việc
- Trường hợp thời gian làm việc không thay đổi từng ngày
- Trường hợp thời gian làm việc thay đổi theo từng ngày
- Mở/ tuyển đăng ký ca làm việc
- Công khai ca làm việc
-
Xóa ca làm việc
Về mẫu ca làm việc
Để thiết lập ca làm việc một cách hiệu quả, trước tiên nên tạo các “Mẫu ca làm việc”.
Mẫu ca làm việc là nơi thiết lập giờ vào – giờ ra và thời gian nghỉ giữa ca, sau đó lưu lại thành một mẫu cố định để có thể sử dụng nhiều lần.
Các mẫu này có thể được:
Áp dụng cho ca làm việc cơ bản hoặc ca làm việc theo bảng mẫu (Palette Shift)
Cho phép nhân viên lựa chọn khi đăng ký ca mong muốn thông qua chức năng đăng ký ca làm việc
Linh hoạt sử dụng cho các hình thức làm việc theo giờ linh hoạt (flextime)
→ [Hướng dẫn tạo Mẫu ca làm việc]
Nếu công ty đã đăng ký gói dịch vụ Quản lý ca làm việc, có thể tạo nhiều mẫu ca cùng lúc, giúp tiết kiệm thời gian. → [Hướng dẫn đăng ký hàng loạt thông tin ca làm việc]
Cách truy cập đến Danh sách Mẫu ca làm việc
Tùy theo việc có đăng ký gói Quản lý ca làm việc hay không, cách truy cập vào danh sách Mẫu ca làm việc sẽ khác nhau. Nếu chưa rõ cách thao tác, hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây:
Trường hợp ĐÃ đăng ký gói Quản lý ca làm việc
Trên thanh menu, chọn [Quản lý ca]
Chọn [Tạo ca mới]
Nhấn vào [Tạo mô hình ca làm việc] để mở danh sách và bắt đầu thiết lập
Trường hợp CHƯA đăng ký gói Quản lý ca làm việc
Trên thanh menu, chọn [Thiết lập thông tin cơ bản]
Chọn [Thiết lập chi tiết]
Vào mục [Danh sách thiết lập ban đầu]
Chọn [Tạo mô hình ca làm việc] để truy cập danh sách
Trường hợp thời gian làm việc không thay đổi từng ngày
- Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chi tiết nhân viên → Ca làm thông thường
Chức năng Ca làm việc cơ bản có thể được sử dụng ngay cả khi chưa đăng ký gói Quản lý ca làm việc.
Tính năng này đặc biệt phù hợp trong các trường hợp sau:
|
・Trường hợp làm cùng một ca mỗi ngày (Ví dụ: Làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, ca cố định 9:00 – 17:00) ・Trường hợp lịch làm việc lặp lại theo từng thứ trong tuần ・Trường hợp nghỉ làm vào các ngày lễ |
Cách thiết lập
Để thiết lập ca làm việc cơ bản cho từng nhân viên, hãy mở tab “Ca làm thông thường” trong phần Chi tiết nhân viên, sau đó cài đặt ca cho từng người.
Nếu muốn đăng ký ca làm cho nhiều nhân viên cùng lúc, hãy sử dụng chức năng “Đăng ký thông tin hàng loạt” trong mục Thông tin nhân viên.
1. Từ Danh sách nhân viên, hãy nhấp vào tên nhân viên mà muốn chỉnh sửa để chuyển đến trang Chi tiết nhân viên.
2. Nhấp vào tab “Ca làm thông thường” để mở phần thiết lập.
3. Thiết lập ca làm việc thông thường.
Mở danh sách thả xuống trong cột 'Loại ca làm việc' cho từng ngày trong tuần, sau đó chọn loại ca mong muốn từ các tùy chọn sau:
‐ (Không chỉ định)
Danh sách mẫu ca làm việc
Thời gian quy định
Nghỉ
Xem thêm：Mẫu ca thường dùng
| Tùy chọn | Giải thích |
| ‐ (Không chỉ định) | Không thiết lập ca làm việc (tức là không có ca cho ngày đó). |
| Danh sách mẫu ca làm việc | Áp dụng mẫu ca làm việc. Có thể sử dụng các mẫu ca đã tạo sẵn trong phần “Tạo mẫu ca làm việc”. Tên các mẫu ca sẽ được hiển thị trong danh sách thả xuống để lựa chọn. |
| Thời gian quy định |
Chỉ định giờ bắt đầu và giờ kết thúc của ca làm việc. Nếu muốn thiết lập thời gian nghỉ cho ca, hãy bật (ON) tùy chọn sau: |
| Nghỉ |
Đây là ca nghỉ, được xử lý giống như không có ca làm việc. Lưu ý:
|
|
Lưu ý: Trong các trường hợp dưới đây, việc thay đổi Ca làm việc cơ bản thông thường sẽ không được áp dụng cho những ngày đã thực hiện các thao tác này:
Nếu thay đổi cài đặt hiển thị (công khai) khi vẫn còn đơn đăng ký ca chưa được phê duyệt, thì các đơn đó sẽ tự động chuyển sang trạng thái “đã xác nhận”, nhưng:
Để phản ánh đúng ca đã đăng ký lên bảng chấm công, hãy vào màn hình Tạo/ Phê duyệt ca làm việc, tìm ca đã được xác nhận và thực hiện xác nhận lại để cập nhật. Xem thêm: Khi nào thì đơn đăng ký ca làm việc chưa được duyệt sẽ chuyển sang trạng thái chờ xác nhận? |
Trường hợp thời gian làm việc thay đổi theo từng ngày
Trong trường hợp ca làm việc thay đổi theo từng ngày và không cố định, nên sử dụng ca Palette Shift hoặc Đơn đăng ký ca để quản lý một cách thuận tiện hơn.
Xem hướng dẫn đăng ký ca hàng loạt cho nhiều nhân viên [tại đây].
※ Lưu ý: Để sử dụng các tính năng này, quý công ty cần sử dụng gói/ dịch vụ Quản lý ca làm việc.
Ca Palette Shift (ca dạng bảng)
Quản lý ca → Tạo ca → Mô hình ca dạng bảng (ca Palette Shift)
Trong trường hợp ca làm việc thay đổi theo từng ngày (ví dụ: ca sáng, ca chiều… và không cố định theo tuần), có thể sử dụng chức năng Palette Shift (ca dạng bảng) để thiết lập ca khác nhau cho từng ngày một cách linh hoạt.
Dưới đây là một ví dụ về cách thiết lập.
Cách thiết lập
1. Tạo mẫu ca làm việc
Quản lý ca → Tạo ca mới→ Tạo mô hình ca làm việc
Nếu công ty có những ca làm việc cố định (ví dụ: ca sáng, ca chiều...) hoặc các khung giờ lặp lại thường xuyên, hãy tạo sẵn các mẫu ca để sử dụng cho sau này.
2. Gán ca làm việc cho từng ngày trong Palette Shift
Quản lý ca → Tạo ca mới → Mô hình ca dạng bảng
Trong phần ca dạng bảng, các mẫu ca đã tạo sẽ được hiển thị ở mô hình ca làm việc thiết lập ca. Chỉ cần kéo – thả hoặc chọn mẫu ca và gán vào những ngày mong muốn. Ngoài ra, cũng có thể nhập ca bằng cách chỉ định giờ cụ thể mà không cần sử dụng mẫu ca.
3. Công khai ca làm việc cho nhân viên
Quản lý ca → Tạo ca → Thiết lập quyền riêng tư (hiển thị Công khai)
Sau khi hoàn tất thiết lập, hãy công khai ca làm việc để nhân viên có thể xem được lịch của mình. Nếu muốn tự động công khai ngay sau khi ca được xác nhận, có thể bật (ON) tùy chọn: “Tự động công khai ca đã xác nhận” trong phần thiết lập tùy chọn.
Quay lại phần <Trường hợp thời gian làm việc thay đổi theo từng ngày>
Quay lại đầu trang
Ca dạng đường thẳng
Quản lý ca → Tạo ca mới → Mô hình ca dạng đường thẳng
Có thể tạo ca làm việc bằng cách kéo thả để vẽ một đường thời gian trên thanh thể hiện giờ làm trong ngày.
Chức năng này cho phép:
Phân công vai trò cho nhân viên bằng cách sử dụng “Bảng chức vụ/ Vị trí”,
Quản lý số lượng nhân viên cần thiết theo từng khung giờ.
Dưới đây là một ví dụ về cách thiết lập.
Cách thiết lập
1. Tạo vị trí làm việc
Quản lý ca → Tạo ca mới→ Tạo vị trí mới
Trong phần ca dạng đường thẳng, có thể gán vai trò (vị trí) cho nhân viên theo khung giờ làm việc. Vị trí thường được tạo dựa trên nội dung công việc hoặc khu vực phụ trách của nhân viên.
Ví dụ: Giao hàng, Phục vụ, Bếp…
2. Thiết lập khung số lượng nhân sự
Quản lý ca → Tạo ca mới → Thiết lập số lượng nhân viên cần thiết và trợ cấp
Xác định vị trí, khung giờ và số lượng nhân viên cần thiết cho từng ca làm việc. Điều này giúp đảm bảo bố trí đủ người cho từng vị trí theo thời gian thực tế.
3. Nhập, tạo ca trong ca dạng đường thẳng
Quản lý ca → Tạo ca mới → Mô hình ca dạng đường thằng
Kéo thả chuột trên thanh thời gian để vẽ đường thẳng theo khung giờ, qua đó tạo ca làm việc cho từng nhân viên. Phương pháp này giúp thao tác nhanh và trực quan, đặc biệt khi sắp xếp ca theo dòng thời gian.
4. Công khai ca làm việc
Quản lý ca → Tạo ca → Thiết lập quyền riêng tư (hiển thị Công khai)
Sau khi hoàn tất, hãy công khai ca làm việc để nhân viên có thể xem lịch làm. Nếu muốn tự động công khai ngay sau khi xác nhận, có thể bật (ON) tùy chọn “Tự động công khai ca đã xác nhận” trong phần thiết lập tùy chọn.
Quay lại phần <Trường hợp thời gian làm việc thay đổi theo từng ngày>
Quay lại đầu trang
Đơn đăng ký ca từ nhân viên
Để nhân viên có thể gửi đơn đăng ký ca làm, trước hết cần Cấp tài khoản "Trang cá nhân của nhân viên" cho họ.
Nhân viên có thể thực hiện đăng ký ca từ cả Trang cá nhân trên máy tính (PC) hoặc trên di động. Đặc biệt, với trang cá nhân trên di động, họ có thể chọn nhiều ngày cùng lúc để gửi đơn đăng ký với cùng một ca làm việc, giúp thao tác nhanh hơn.
Dưới đây là quy trình đăng ký và phê duyệt ca làm việc.
Cách đăng ký và phê duyệt ca làm việc
1. Cấp trang cá nhân cho nhân viên
→ Tạo và cấp trang cá nhân cho nhân viên để họ có thể đăng nhập và gửi đơn đăng ký ca
2. Nhân viên gửi đơn đăng ký ca từ Trang cá nhân
3. Quản lý kiểm tra và phê duyệt đơn đăng ký ca
Quản lý ca → Tạo ca mới→ Phê duyệt
Đơn đăng ký ca sẽ được gửi đến Quản lý nhóm của nhóm mà nhân viên thuộc về để phê duyệt. Nếu nhóm đó không có quản lý nhóm, thì Quản lý toàn quyền sẽ là người phê duyệt.
4. Công khai ca làm việc
Quản lý ca → Tạo ca mới→ Thiết lập quyền riêng tư (hiển thị công khai)
Sau khi đơn được phê duyệt và ca làm việc được xác nhận, bạn có thể công khai lịch ca để nhân viên xem. Nếu muốn hệ thống tự động công khai ngay sau khi ca được xác nhận, có thể bật (ON) tùy chọn: “Tự động công khai ca đã xác nhận” trong phần thiết lập tuỳ chọn.
|
Lưu ý: Nếu thay đổi thiết lập hiển thị (công khai) trong khi vẫn còn đơn đăng ký ca chưa được phê duyệt, các đơn đó sẽ tự động chuyển sang trạng thái “đã xác nhận”. Tuy nhiên:
Để phản ánh chính xác các ca đã đăng ký lên bảng chấm công, hãy vào màn hình Tạo/ phê duyệt ca làm việc, tìm các ca đã xác nhận và thực hiện xác nhận lại để hoàn tất cập nhật. |
Quay lại phần <Trường hợp thời gian làm việc thay đổi theo từng ngày>
Quay lại đầu trang
Mở/ tuyển đăng ký ca làm việc
Quản lý ca → Tìm người làm ca
Với chức năng “Tìm người làm ca”, có thể gửi email thông báo tuyển ca làm đến nhân viên để kêu gọi đăng ký cho các ca còn thiếu người. Ngoài ra, có thể:
Chỉ định nhóm nhân viên và thời gian tuyển ca,
Tạo nội dung đăng ký ca cụ thể,
Thiết lập hệ thống gửi email nhắc tự động ngay trước khi hết hạn đăng ký để đảm bảo nhân viên không bỏ sót.
Xem hướng dẫn chi tiết tại Trang trợ giúp.
※ Lưu ý: Tính năng này chỉ khả dụng khi quý công ty sử dụng gói/ dịch vụ Quản lý ca làm việc.
Công khai ca làm việc
Quản lý ca → Tạo ca → Thiết lập quyền riêng tư (hiển thị công khai)
Từ đây, có thể công khai lịch ca làm đã tạo lên Trang cá nhân nhân viên. Việc công khai có thể được thiết lập linh hoạt theo từng nhóm và từng ngày, giúp kiểm soát rõ ràng những thông tin nào sẽ được hiển thị cho ai.
Sau khi được công khai, nhân viên có thể xem lịch ca làm chính thức trong mục “Ca đã xác nhận” trên trang cá nhân (máy tính hoặc di động).
Xem thêm hướng dẫn chi tiết tại Trang trợ giúp.
※ Lưu ý: Tính năng này yêu cầu quý công ty sử dụng gói/ dịch vụ Quản lý ca làm việc.
Xóa ca làm việc
Nếu muốn xóa ca đã thiết lập, hãy thực hiện theo các bước tương ứng với từng loại ca như sau:
- Ca dạng bảng (Palette Shift)
- Ca dạng đường thẳng (Line Shift)
- Ca làm việc cơ bản
-
Xóa ca hàng loạt bằng chức năng đăng ký thông tin nhân viên
Ca dạng bảng (Palette Shift)
- Quản lý ca → Tạo ca mới → Mô hình ca dạng bảng (Palette Shift)
Trong ca dạng bảng (Palette Shift), để xóa ca làm việc:
Trên bảng thiết lập ca (Palette Shift), chọn “- (Không có ca)”.
Gán tùy chọn này cho khoảng thời gian cần xóa ca.
Sau khi chỉnh sửa xong, nhấn “Lưu thay đổi” để cập nhật và hoàn tất việc xóa ca.
・Xóa ca làm việc trong 1 tháng
Đầu tiên, hãy gán “- (Không có ca)” vào một ô ở đầu hoặc cuối khoảng thời gian. Sau đó, nhấp vào ô vừa gán và kéo thả để áp dụng nhanh “- (Không có ca)” cho toàn bộ các ô còn lại trong khoảng mong muốn.
Cách này giúp xóa ca hàng loạt một cách nhanh chóng và trực quan.
・Xóa ca làm việc cho nhiều nhân viên
Tương tự như cách xóa ca trong 1 tháng, có thể xóa ca cho nhiều nhân viên cùng lúc bằng cách:
Gán “- (Không có ca)” vào một ô ở đầu hoặc cuối vùng cần xóa.
Nhấp và kéo chéo qua các ô tương ứng của nhiều nhân viên và ngày cần xóa.
Cách này sẽ xóa ca cho nhiều nhân viên cùng lúc một cách nhanh chóng và trực quan.
Quay lại phần <Xóa ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Ca dạng đường thẳng (Line Shift)
Quản lý ca → Tạo ca mới→ Mô hình ca dạng đường thẳng (Line Shift)
Trong mô hình ca dạng đường thẳng, có thể xóa ca đã tạo bằng cách theo dõi đường line từ trên xuống:
Nhấp vào đầu đường line mà muốn xóa.
Kéo thả theo đường line xuống để loại bỏ ca tương ứng.
Cách này giúp xóa nhanh ca cho từng nhân viên hoặc nhiều ngày một cách trực quan.
Quay lại phần <Xóa ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Ca làm việc cơ bản
1. Thực hiện xử lý chốt công
Quản lý chấm công → Chốt giờ làm,
Nếu có những khoảng thời gian mà không muốn xóa ca cơ bản, hãy thực hiện xử lý chốt công trước. Nếu xóa ca cơ bản mà chưa chốt công, các ca đã thiết lập trong quá khứ cũng sẽ bị xóa, gây ảnh hưởng đến dữ liệu trước.
2. Chỉnh sửa ca cơ bản
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chi tiết nhân viên
Mở trang Ca làm việc thông thường của nhân viên mà muốn xóa ca.
Với tất cả các ngày cần xóa, chọn “- (Không có ca)” từ danh sách thả xuống “Loại ca làm”.
Nhấn Lưu để cập nhật.
Sau khi lưu, các ca đã chọn sẽ bị xóa khỏi ca cơ bản của nhân viên.
Quay lại phần <Xóa ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Xóa ca hàng loạt bằng chức năng đăng ký thông tin nhân viên
Nếu muốn xóa ca cho khoảng thời gian dài (từ 1 tháng trở lên), nên sử dụng chức năng đăng ký thông tin nhân viên hàng loạt để thao tác nhanh và chính xác.
1. Tải file mẫu
Thiết lập thông tin cơ bản → Đăng ký tất cả → Thông tin ca làm việc (đăng ký ca hàng loạt)
Tải file mẫu “Tạo ca (mẫu ca)” về máy.
File này sẽ được dùng làm mẫu để chỉnh sửa và xóa ca hàng loạt.
2. Chỉnh sửa file mẫu và tạo file CSV
Mở file mẫu đã tải về. Thực hiện chỉnh sửa theo định dạng có sẵn. Sau khi chỉnh sửa xong, xuất file dưới định dạng CSV để chuẩn bị nhập vào hệ thống.
3. Tải file CSV lên hệ thống
Nhấn “Chọn file” và chọn file CSV đã tạo.
Đánh dấu vào tùy chọn “Ghi đè thông tin ca đã đăng ký”.
Nhấn Tải lên để hoàn tất.
Sau khi tải lên, các ca trong khoảng thời gian tương ứng sẽ bị xóa khỏi hệ thống.
Quay lại phần <Xóa ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Ca làm việc / Lịch ca, Giờ làm việc, Đơn đăng ký ca / Yêu cầu ca làm việc, Cách thiết lập ca làm việc, Thiết lập ca làm việc, Tạo ca làm việc, Cách tạo ca làm việc