Quản lý ca → Tạo ca mới → Mô hình ca làm dạng bảng (tháng/ tuần)
Trong mô hình ca làm dạng bảng, có thể tạo ca làm bằng cách sắp xếp ca làm hoặc ngày nghỉ tùy ý cho từng ngày. Ngoài ra, cũng có thể sử dụng các mẫu ca đã tạo trong phần “Tạo mẫu ca làm”.
Xem thêm: Tự động tạo ca làm
Mục lục
- Mô hình ca làm dạng bảng (tháng/tuần)
- Bảng thiết lập ca làm
- Khu vực tạo ca làm
- Cách tạo ca làm
- Ghi chú riêng tư
- Về màu hiển thị trong khu vực tạo ca làm
Mô hình ca làm dạng bảng (tháng/tuần)
Ví dụ: Màn hình tạo ca theo tháng
Mô hình ca làm dạng bảng là một trong những tính năng tạo ca làm. Có thể tạo ca bằng cách sắp xếp ca làm hoặc ngày nghỉ tùy ý cho từng ngày.
Trong mô hình ca làm dạng bảng, có thể chuyển đổi màn hình tạo ca theo tháng hoặc theo tuần. Sử dụng các nút ở phía trên màn hình để chuyển đổi giữa tháng và tuần.
Ví dụ: Màn hình tạo ca theo tuần
Bảng thiết lập ca làm
Trong bảng thiết lập ca làm, các “Loại nghỉ phép” và “Mô hình ca làm” đã được đăng ký trước sẽ hiển thị.
Có thể chọn mẫu ca hoặc mẫu nghỉ từ bảng, sau đó nhấp vào ô trong khu vực tạo ca để gán cho từng nhân viên.
| Bảng thiết lập ca làm | Hướng dẫn sử dụng |
|---|---|
| －(Không có ca làm) |
Không thiết lập ca làm (= không có ca). |
| Nghỉ (Ca nghỉ) |
Đây là ca nghỉ. Nó được coi như không có ca làm. Lưu ý: Gán ca nghỉ không tự động biến ngày đó thành ngày nghỉ chính thức. Nếu muốn ngày nghỉ trùng với ngày nghỉ chính thức, hãy thiết lập loại ngày nghỉ. |
| Đặt lại |
Khôi phục ô đã chọn về trạng thái trước khi chỉnh sửa. |
| Loại ngày nghỉ |
Gán loại ngày nghỉ (nghỉ công, nghỉ theo luật). Nếu muốn xóa loại ngày nghỉ và trả lại thành ngày thường, gán lại cùng loại ngày nghỉ lên ô đó. |
| Mẫu loại nghỉ phép |
Sử dụng nghỉ phép. ※ Nếu quý công ty không đăng ký gói/ dịch vụ Quản lý nghỉ phép & yêu cầu, mục này sẽ không hiển thị. |
| Mô hình ca làm việc | Gán mẫu ca làm. Di chuột vào mẫu ca để xem chi tiết. |
| Chọn thời gian |
Gán ca làm với giờ cụ thể. |
|
Tự động tạo ca làm |
Tạo ca tự động dựa trên các điều kiện đã chỉ định. |
| Chỉnh sửa ca đã xác nhận / Chỉnh sửa ca được yêu cầu |
Chọn đối tượng cần chỉnh sửa. Trong ca làm đã nộp, chỉ có thể thiết lập không có ca, ca nghỉ, hoặc mẫu ca. |
|
Thiết lập quyền riêng tư |
Chuyển sang màn hình cài đặt hiển thị. ※ Nếu ca làm chưa được đặt trạng thái công khai trong cài đặt hiển thị, trên trang cá nhân nhân viên, ca làm sẽ hiển thị là Đang điều chỉnh và không thể xem ca. |
Khu vực tạo ca làm
Hàng
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| 「Có mặt」 | Hiển thị tình trạng hiện tại của nhân viên. 【Có mặt (đang làm việc), Nghỉ (nghỉ phép dài hạn), Rời (trước khi vào công ty, sau khi nghỉ việc)】 |
| 「Đã nộp」 |
Hiển thị ca làm đã nộp bởi nhân viên. Nếu hiển thị là “-”, nghĩa là chưa có ca làm nào được nộp. ※ Nếu nhân viên nộp nhiều ca cùng một ngày, các biểu tượng sau sẽ xuất hiện trong cột ca nộp. |
| 「Đã xác nhận」 | Hiển thị ca làm đã được xác nhận. |
Quay lại phần <Khu vực tạo ca làm>
Quay lại đầu trang
Nút
■ Nút “Quay lại thao tác trước”
Trả về trạng thái trước khi áp dụng mẫu ca, bắt đầu từ mẫu ca được áp dụng cuối cùng, từng bước một.
(Ví dụ) Nếu áp dụng mẫu ca theo thứ tự: ngày 4 (Thứ Sáu) → ngày 5 (Thứ Bảy) như hình dưới đây
■ Nút “Hiển thị bản ghi nhớ riêng”
Khi bật (ON) 「Tùy chọn chức năng ghi chú riêng: nhóm theo ngày hoặc nhóm theo tháng」, nút “Hiển thị bản ghi nhớ riêng” sẽ xuất hiện. Nhấn vào nút này để mở bảng ghi nhớ riêng tư.
Chi tiết, vui lòng xem phần có tiêu đề「Ghi nhớ riêng tư」 .
■ Nút “Xác nhận tất cả ca đã nộp”
Đẩy tất cả ca làm đã nộp trên màn hình vào cột Đã xác nhận cùng lúc.
Nếu một ngày có nhiều ca làm được nộp, không thể phản ánh tự động; vui lòng duyệt ca làm từ màn hình phê duyệt.
■ Nút “Ẩn yêu cầu”
Ẩn cột ca làm đã yêu cầu.
■ Nút “Ẩn hiển thị tình trạng làm việc”
Ẩn cột hiển thị tình trạng làm việc nhân viên.
■ Nút “Hiển thị tổng” / “Ẩn tổng giá trị”
Hiển thị tổng số theo từng ngày, ví dụ như số ô đã có mẫu ca hoặc số nhân viên có ca làm.
■ Nút “Tính lại tổng giá trị”
Tính toán lại các số liệu trong cột tổng và cập nhật trạng thái mới nhất.
Quay lại phần <Khu vực tạo ca làm>
Quay lại đầu trang
Nguồn cài đặt (Thông tin ca làm / Thông tin ngày nghỉ)
Khi di chuột vào ca trong cột Ca đã nộp / Đã xác nhận, thông tin chi tiết của ca sẽ hiển thị.
Đối với ca đã xác nhận, thêm vào đó sẽ hiển thị “Nguồn cài đặt (Thông tin ca làm / Thông tin ngày nghỉ)”.
“Nguồn cài đặt” cho biết ca làm và loại ngày nghỉ của ngày đó được quyết định dựa trên cài đặt nào.
Trong ví dụ trên, nghĩa là ca làm và loại ngày nghỉ của ngày 3 (Chủ nhật) đều được thiết lập từ mô hình ca làm dạng bảng.
Quay lại phần <Khu vực tạo ca làm>
Quay lại đầu trang
Cách tạo ca làm
Trong mô hình ca làm dạng bảng, tạo ca bằng cách chọn ca từ bảng thiết lập ca và nhấp vào ô Ca được yêu cầu / Đã xác nhận của ngày muốn áp dụng. Cuối cùng, nhấn nút “Lưu thay đổi” để lưu lại nội dung chỉnh sửa.
- Chọn ca đã xác nhận / ca được yêu cầu
- Gán ca làm
- Xóa ca làm
- Thiết lập / xóa loại ngày nghỉ
- Gán ca làm hàng loạt
-
Lưu ý
Chọn ca đã xác nhận / ca được yêu cầu
Trong mô hình ca làm dạng bảng, có thể chỉnh sửa ca đã xác nhận và ca được yêu cầu. Đối tượng chỉnh sửa được chọn bằng nút tròn chọn lựa trên bảng thiết lập ca.
Khi chọn “Chỉnh sửa ca làm việc được yêu cầu”, trên bảng thiết lập ca chỉ hiển thị giá trị cố định và mẫu ca làm.
Không thể thiết lập loại ngày nghỉ hoặc nghỉ phép cho ca đã nộp.
Quay lại phần <Cách tạo ca làm>
Quay lại đầu trang
Gán ca làm
Khi gán ca làm, chọn mẫu ca hoặc biểu tượng “Chỉ định giờ” từ bảng thiết lập ca, sau đó nhấp vào ô Đã xác nhận của ngày muốn áp dụng.
Lưu ý: Nếu thay đổi ca trong ngày nghỉ phép, ngày nghỉ đó sẽ bị xóa.
Đối với ca chỉ định giờ, khi nhấp vào ngày muốn áp dụng, ô nhập giờ sẽ hiển thị. Nhập giờ bắt đầu, giờ kết thúc và thời gian nghỉ, sau đó nhấn “Áp dụng”.
※ Thời gian nghỉ trong ca chỉ định giờ chỉ là thời gian nghỉ trên ca, không phải nghỉ tự động.
Quay lại phần <Cách tạo ca làm>
Quay lại đầu trang
Xóa ca làm
Khi muốn xóa ca làm, chọn “-” (Không có ca) từ bảng thiết lập, sau đó nhấp vào ô Ca đã nộp / Đã xác nhận của ngày muốn xóa.
Lưu ý: Nếu thay đổi ca trong ngày nghỉ phép, ngày nghỉ đó sẽ bị xóa.
Quay lại phần <Cách tạo ca làm>
Quay lại đầu trang
Thiết lập / xóa loại ngày nghỉ
Khi muốn thiết lập loại ngày nghỉ, chọn loại ngày nghỉ “/lễ” hoặc “/theo quy định” từ bảng thiết lập ca, sau đó nhấp vào ô Đã xác nhận của ngày muốn áp dụng.
Lưu ý: Ngày nghỉ sẽ không được tính vào số ngày làm việc quy định, ngay cả khi có ca làm.
Để xóa loại ngày nghỉ, gán lại cùng loại ngày nghỉ đã thiết lập lên ô đó.
Quay lại phần <Cách tạo ca làm>
Quay lại đầu trang
Gán ca làm hàng loạt
Khi muốn gán cùng một ca làm cho nhiều ngày liên tiếp, trước tiên hãy gán ca cho ngày đầu tiên của khoảng thời gian đó. Sau đó, giữ chuột tại ngày đầu tiên và kéo sang phải, ca làm đó sẽ được gán cho các ngày tiếp theo liên tiếp.
Quay lại phần <Cách tạo ca làm>
Quay lại đầu trang
Lưu ý
・Ca làm được tạo trong mô hình ca làm dạng bảng sẽ được đăng ký là ca làm tại nhóm chính của từng nhân viên.
・Đối với những ngày đã được chỉnh sửa và lưu trong mô hình ca làm dạng bảng, các thay đổi từ các chức năng sau sẽ không còn được áp dụng.
Quay lại phần <Cách tạo ca làm>
Quay lại đầu trang
Ghi chú riêng tư
Khi bật (ON) tùy chọn “「Chức năng ghi chú riêng: nhóm theo ngày hoặc nhóm theo tháng」, có thể thêm ghi chú riêng tư cho từng nhóm. Ghi chú riêng tư chỉ có quản lý mới có thể xem và chỉnh sửa, nhân viên sẽ không thấy.
Để thêm ghi chú riêng tư, nhấp vào biểu tượng cây bút trong khu vực tạo ca làm để mở ô nhập. Sau khi ghi chú xong, nhấn “Áp dụng” để lưu lại.
Khi nhấp vào “Hiển thị ghi nhớ bản riêng”, bảng ghi nhớ riêng tư sẽ mở ra. Trong bảng này, các ghi chú riêng tư đã nhập (nhóm theo ngày hoặc nhóm theo tháng) sẽ được hiển thị.
Có thể kéo bảng ghi chú đến bất kỳ vị trí nào trên màn hình. Ngoài ra, vẫn có thể chỉnh sửa ca làm hoặc ghi chú riêng tư trong khi bảng đang hiển thị. Khi chỉnh sửa ghi chú riêng tư, nội dung trong bảng ghi chú riêng tư cũng sẽ được cập nhật đồng thời.
Về màu hiển thị trong khu vực tạo ca làm
Trong khu vực tạo ca làm, ngày nghỉ lễ / nghỉ theo quy định sẽ được hiển thị với nền màu hồng. Các mẫu ca làm sẽ hiển thị màu nền theo màu đã được thiết lập trong màn hình tạo / chỉnh sửa mẫu ca.
Ngoài ra, màu nền cũng sẽ thay đổi trong các trường hợp sau:
・Nền của cột Đã xác nhận hiển thị màu xám.
Khi chọn chế độ "Nghỉ lễ (ưu tiên)" trong phần thiết lập ngày nghỉ, thì:
- Cột "Đã xác nhận" sẽ có nền màu xám để thể hiện rằng ngày đó đã được ưu tiên nghỉ.
- Ca làm việc trong ngày đó sẽ bị ẩn, vì ngày nghỉ được ưu tiên hơn lịch làm việc thông thường.
Ví dụ: Nếu một ngày đã được đánh dấu là nghỉ theo luật trong bảng phân ca, và sau đó áp dụng thêm chế độ "Nghỉ lễ (ưu tiên)", thì hệ thống sẽ ẩn ca làm của ngày đó và hiển thị màu xám ở cột xác nhận.
Nếu một ngày đã được thay đổi loại ngày nghỉ trong bảng phân ca hoặc bảng chấm công, thì ngày đó sẽ không còn nằm trong phạm vi áp dụng của thiết lập ngày nghỉ.
Tuy nhiên, khi chọn "Nghỉ lễ (ưu tiên)" cho ngày đó, hệ thống vẫn áp dụng một phần hiệu lực:
- Loại ngày nghỉ sẽ giữ nguyên, không bị thay đổi.
- Ca làm việc trong ngày đó sẽ bị ẩn, giống như các ngày nghỉ ưu tiên khác.
Tóm lại: “Nghỉ lễ (ưu tiên)” vẫn ảnh hưởng đến ca làm, nhưng không thay đổi loại ngày nghỉ nếu ngày đó đã được chỉnh sửa trước đó.
・Nền của cột Đã xác nhận màu nâu
Khi yêu cầu làm thêm giờ đã được nộp và phê duyệt, nền của cột Đã xác nhận cho ngày muốn làm thêm sẽ hiển thị màu nâu. Lúc này, màu của mẫu ca làm sẽ bị bỏ qua.
・Nền của cột Ca đã nộp màu be
Khi yêu cầu nghỉ phép đã được nộp và phê duyệt, nền của cột Ca được yêu cầu cho ngày nghỉ sẽ hiển thị màu be.
・Nền của cột Ngày màu xanh lá
Trong khoảng thời gian có tuyển dụng ca làm, nền của cột Ngày sẽ hiển thị màu xanh lá. Di chuột vào ngày trong khoảng này để xem nhóm được tuyển dụng.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Mô hình ca làm dạng bảng, Tạo mẫu ca làm, Tạo ca làm, Theo tháng, Theo tuần, Mô hình ca làm dạng bảng theo tháng