Quản lý ca → Tạo ca → Phê duyệt
“Màn hình Tạo ca (Phê duyệt)” là nơi có thể xác nhận (phê duyệt) hoặc xóa (từ chối) các đề xuất ca làm việc từ nhân viên. Chỉ các tài khoản quản lý được chỉ định là người phê duyệt mới có thể thực hiện thao tác này. Ai sẽ là người phê duyệt sẽ được xác định dựa trên nhóm mà người đề xuất ca trực thuộc.
Trang này hướng dẫn cách phê duyệt các đề xuất ca làm.
Xem thêm:
【Trang cá nhân trên máy tính】Đăng ký ca làm
【Trang cá nhân trên di động】Đăng ký ca làm
Mục lục
Tạo ca (Phê duyệt)
“Màn hình Tạo ca (Phê duyệt)” là nơi có thể phê duyệt hoặc từ chối các đề xuất ca làm từ nhân viên. Khi ca làm được phê duyệt, ca đã được xác nhận sẽ được cập nhật trên các mục như bảng chấm công, Ca làm dạng bảng (Palette Shift), Ca làm dạng đường thẳng (Line Shift)… trong trang quản trị.
Nếu muốn hiển thị ca làm lên Trang cá nhân của nhân viên, hãy thay đổi thiết lập hiển thị sau khi ca được phê duyệt. Trong đề xuất ca, nhân viên thuộc nhóm nào thì quản lý của nhóm đó sẽ phê duyệt (nếu không có người phù hợp, quản lý toàn quyền sẽ là người phê duyệt).
Để biết chi tiết, vui lòng xem phần Về người phê duyệt.
Xác nhận yêu cầu
Các bước xác nhận yêu cầu (phê duyệt) như sau:
1. Chỉ định điều kiện tìm kiếm và tìm các yêu cầu chưa được phê duyệt.
Hãy chỉ định điều kiện tìm kiếm rồi nhấn Tìm kiếm. Các đề xuất phù hợp với điều kiện sẽ được hiển thị trong danh sách. Để tìm các yêu cầu chưa được phê duyệt, chọn Đang yêu cầu trong mục Tình trạng ca làm việc.
Ngoài ra, có thể nhấn vào số lượng yêu cầu chưa được phê duyệt hiển thị bằng chữ đỏ ở trang quản trị để chuyển trực tiếp đến màn hình phê duyệt với các yêu cầu chưa được phê duyệt đã được hiển thị sẵn.
| Điều kiện tìm kiếm | Giải thích |
|---|---|
| Tháng/Khoảng thời gian | Chỉ hiển thị các yêu cầu được gửi trong khoảng thời gian đã chỉ định. |
| Nhóm trực thuộc, Loại nhân viên | Lọc theo nhóm thuộc và loại nhân viên. |
| Tên nhân viên | Lọc theo một nhân viên cụ thể. |
| Thẻ (Tag) | Lọc theo thẻ (tag) đã được thiết lập trong thông tin chi tiết nhân viên. |
| Tình trạng ca làm việc |
Lọc theo trạng thái của ca đã được yêu cầu.
|
2. Điều chỉnh ca làm nếu cần thiết
Kiểm tra nội dung yêu cầu chưa được phê duyệt và điều chỉnh ca làm nếu cần.
※ Nếu trong thiết lập tùy chọn, Cách quản lý giờ nghỉ (theo ca) được đặt là Quản lý theo thời gian, thì giờ nghỉ trong ca sẽ hiển thị là 0 phút.
＞Nội dung yêu cầu (nửa bên trái)
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Ngày gửi yêu cầu | Hiển thị ngày áp dụng cho yêu cầu ca. |
| Thời gian gửi yêu cầu | Hiển thị thời gian gửi yêu cầu. |
| Nhân viên | Hiển thị tên nhân viên đã gửi yêu cầu. |
| Ca đề xuất | Hiển thị nội dung yêu cầu (tên ca, khung giờ ca, thời gian nghỉ). |
| Ca làm việc đã xác nhận hiện tại | Hiển thị ca đã được xác nhận tại thời điểm hiện tại. Khi yêu cầu được xác nhận, ca này sẽ bị ghi đè bằng ca yêu cầu. |
| Ghi chú từ nhân viên | Nếu nhân viên nhập ghi chú khi yêu cầu, ghi chú sẽ được hiển thị |
＞Điều chỉnh (nửa bên phải)
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Nhóm | Chọn địa điểm chấm công làm việc. Mặc định sẽ hiển thị nhóm chính của người yêu cầu. |
| Ca làm việc | Chọn ca làm. Nếu chọn ca khác với ca yêu cầu, ca được chọn ở đây sẽ trở thành ca đã xác nhận. |
| Phân loại ngày nghỉ | Chọn phân loại ngày nghỉ. (-(Ngày thường)/ Ngày nghỉ công ty/ Ngày nghỉ theo luật quy định) |
| Thông báo riêng | Có thể nhập ghi chú thông báo. Nội dung ghi chú này sẽ không hiển thị với nhân viên. |
| Thông báo chung | Có thể nhập ghi chú thông báo. Nội dung ghi chú này sẽ có thể xem được bởi nhân viên. |
3. Chọn yêu cầu, sau đó xác nhận hoặc xóa
Đánh dấu các yêu cầu, sau đó nhấn các nút Xác nhận thông tin của các hàng đã đánh dấu, Chỉ kiểm tra yêu cầu, hoặc Xóa yêu cầu để thực hiện thao tác.
Nếu đánh dấu vào ô kiểm ở đầu trang hoặc cuối trang, tất cả các đề xuất hiển thị trên trang sẽ được đánh dấu cùng lúc.
| Nút chọn | Giải thích |
|---|---|
| Gửi thông báo sửa đổi |
Khi đánh dấu và xác nhận ca, nhân viên sẽ nhận được email thông báo rằng ca đã được thay đổi hoặc xác nhận. Nếu không đánh dấu, sẽ không gửi thông báo email. |
| Xác nhận thông tin của các hàng đã đánh dấu |
Xác nhận các yêu cầu đã đánh dấu thành ca làm và cập nhật vào bảng chấm công. |
| Chỉ kiểm tra yêu cầu |
Đánh dấu các yêu cầu đã chọn là Đã xác nhận, đồng thời bỏ cờ đếm số lượng. Các yêu cầu đã được xác nhận sẽ không còn hiển thị số lượng trong mục Các yêu cầu ca chưa được phê duyệt ở trang quản trị. |
| Xóa yêu cầu |
Xóa các yêu cầu đã được đánh dấu. Chỉ ca yêu cầu bị xóa, ca đã xác nhận sẽ không bị xóa. Xóa yêu cầu sẽ xóa hoàn toàn yêu cầu, sau khi xóa, ca yêu cầu đã xóa sẽ không thể xem lại. |
Xóa yêu cầu
Để xóa đề xuất, đánh dấu vào đề xuất và nhấn Xóa đề xuất ở góc dưới bên phải màn hình.
Trong quản lý ca, từ chối đề xuất = xóa hoàn toàn đề xuất đó. Sau khi xóa, không thể xem lại ca đề xuất hoặc thay đổi kết quả phê duyệt thành Đã xác nhận.
Ngoài ra, nếu ca đã được xác nhận, vẫn có thể xóa đề xuất, nhưng việc xóa không khôi phục ca đã xác nhận về trạng thái trước khi xác nhận.
Nếu lỡ xác nhận hoặc xóa nhầm, có thể yêu cầu nhân viên gửi lại đề xuất ca, hoặc chỉnh sửa ca trực tiếp bằng Ca dạng bảng (Palette Shift) hoặc Ca dạng đường thẳng (Line Shift).
Về người phê duyệt
Trong đề xuất ca, người phê duyệt là các tài khoản quản lý thuộc một trong các loại sau:
Quản lý toàn quyền
Quản lý của nhóm mà người đề xuất đang trực thuộc (dù là nhóm chính hay nhóm phụ) sẽ là người quản lý và phê duyệt.
Quản lý của nhóm cấp trên của nhóm chính hoặc nhóm phụ mà người đề xuất đang trực thuộc sẽ là người phê duyệt.
Khi một trong số các người phê duyệt thực hiện thao tác phê duyệt, kết quả yêu cầu sẽ được xác nhận và cập nhật trên các màn hình liên quan.
Người phê duyệt của từng nhân viên được hiển thị trong tab thông tin cài đặt chi tiết nhân viên. Tuy nhiên, chỉ hiển thị quản lý của nhóm chính (nếu không có quản lý nhóm phù hợp, sẽ hiển thị quản lý toàn quyền). Quản lý của nhóm cấp trên và nhóm phụ sẽ không hiển thị.
Xem thêm: Về các loại yêu cầu đề xuất và cách phê duyệt
Về thông báo email
Dành cho quản lý
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục: Quản lý ca
Khi bật (ON) tùy chọn “Chức năng thông báo thay đổi đăng ký”, hệ thống sẽ gửi email thông báo đến người phê duyệt khi có đề xuất ca mới được gửi.
Email sẽ được gửi đến các tài khoản quản lý sau:
Quản lý của nhóm mà người đề xuất trực thuộc (dù là nhóm chính hay phụ)
Quản lý toàn quyền (Chỉ khi không có quản lý nhóm phù hợp)
Nếu muốn giới hạn thông báo email chỉ gửi đến quản lý của nhóm chính, hãy vào tùy chọn “Gửi thư cho tất cả các người quản lý khi nhân viên chỉnh sửa Trang cá nhân” và chọn “Chỉ nhóm chính”.
Dành cho nhân viên
Kết quả phê duyệt đề xuất ca sẽ không được gửi email cho nhân viên theo mặc định. Chỉ khi đánh dấu chọn “Gửi thông báo thay đổi ca” trước khi xác nhận, hệ thống mới gửi email thông báo như dưới đây.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Ca làm, Đề xuất, Danh sách đề xuất, Phê duyệt đề xuất ca, Phê duyệt ca, Phê duyệt, Trang cá nhân của nhân viên, Tạo ca làm