Trang này sẽ hướng dẫn cách thiết lập và quản lý chế độ làm việc linh hoạt theo tháng trong phần mềm quản lý chấm công của Jobcan.
Khi thiết lập cấu hình theo hướng dẫn dưới đây, hệ thống có thể hỗ trợ các trường hợp sau:
- Tính giờ làm thêm trong chế độ linh hoạt → Nếu tổng số giờ làm trong tháng vượt quá giờ làm tiêu chuẩn, hệ thống sẽ tự động tính phần vượt đó là giờ tăng ca.
- Điều chỉnh giờ làm tiêu chuẩn theo từng tháng → Có thể tùy chỉnh số giờ làm tiêu chuẩn mỗi tháng để phù hợp với thực tế công việc.
- Tự động làm tròn thời gian chấm công → Hệ thống sẽ làm tròn giờ vào/ra theo khung giờ linh hoạt đã thiết lập (từ giờ bắt đầu đến giờ kết thúc của khoảng thời gian linh hoạt).
Mục lục
- Tạo mẫu ca làm việc
- Gán mẫu ca làm việc cho nhân viên
- Cách tính giờ làm thêm (tăng ca)
- Cài đặt số giờ làm tiêu chuẩn theo tháng
- Thiết lập khung giờ linh hoạt
Tạo mẫu ca làm việc
Không có giờ làm cố định (Super Flextime)
1. Tạo mẫu ca làm việc cho chế độ Super Flextime (Làm việc siêu linh hoạt)
-
Trường hợp có sử dụng gói/ dịch vụ Quản lý ca:
Quản lý ca → Tạo ca → Tạo mẫu ca làm việc
-
Trường hợp không sử dụng gói/ dịch vụ Quản lý ca:
Cài đặt thông tin cơ bản → Các loại cài đặt → Danh sách cài đặt → Tạo mẫu ca làm việc
Đối với mẫu ca không có giờ làm cố định, cần thiết lập cả giờ bắt đầu làm việc và giờ kết thúc thành “Giờ đổi ngày”.
“Giờ đổi ngày” là thời điểm hệ thống Jobcan tự động chuyển sang ngày mới.
Khi mở màn hình tạo mẫu ca, các giá trị giờ vào – ra hiển thị sẵn chính là “Giờ đổi ngày”.
Việc thiết lập như vậy giúp hệ thống hiểu rằng nhân viên có thể linh hoạt vào – ra trong bất kỳ khung giờ nào mà không bị giới hạn bởi giờ cố định.
Lưu ý: Đối với ca làm không có giờ cố định (Core Time), hệ thống không thể tự động xác định đi muộn, về sớm hoặc vắng mặt.
2. Tạo ca làm việc bằng ca cơ bản hoặc ca trong dạng bảng Palette
Sau khi đã tạo xong mẫu ca làm việc, hãy áp dụng các mẫu này thông qua Ca cơ bản (Basic Shift) hoặc Ca Palette (Palette Shift) để tạo lịch làm việc cho nhân viên.
Basic Shift (Ca cơ bản): Gán trực tiếp mẫu ca cho từng nhân viên.
Palette Shift (Ca Palette): Sử dụng bảng Palette để gán mẫu ca nhanh cho nhiều nhân viên hoặc nhiều ngày, theo tháng hoặc tuần.
Xem thêm：
Chi tiết nhân viên（ca cơ bản）
Ca làm việc Palette（tháng）（tuần）
Quay lại phần <Tạo mẫu ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Có giờ làm cố định (Core Time)
1. Tạo mẫu ca làm việc có Core Time (Giờ làm bắt buộc)
-
Trường hợp có sử dụng gói/ dịch vụ Quản lý ca:
Quản lý ca → Tạo ca → Tạo mẫu ca làm việc
-
Trường hợp không sử dụng gói/ dịch vụ Quản lý ca:
Cài đặt thông tin cơ bản → Cài đặt chi tiết → Danh sách cài đặt → Tạo mẫu ca làm việc
Khi tạo mẫu ca, hãy đặt giờ bắt đầu và giờ kết thúc ca làm trùng với khoảng thời gian Core Time (giờ làm bắt buộc).
Khác với chế độ không có Core Time, ở đây có thiết lập giờ vào và giờ ra cụ thể, nên hệ thống sẽ tự động xác định các trường hợp đi muộn - về sớm - vắng mặt dựa trên khung giờ này.
Sau khi hoàn tất, có thể áp dụng mẫu ca này cho nhân viên thông qua Ca cơ bản (Basic Shift) hoặc Ca Palette (Palette Shift) để tạo lịch làm việc.
2. Tạo ca làm việc bằng ca cơ bản hoặc ca trong dạng bảng Palette
Sau khi tạo xong mẫu ca làm việc, có thể áp dụng các mẫu này thông qua:
Ca cơ bản (Basic Shift)
Ca Palette (Palette Shift)
để tạo lịch làm việc cho nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác.
Xem thêm：
Chi tiết nhân viên (ca cơ bản)
Ca làm việc Palette (tháng) (tuần)
Quay lại phần <Tạo mẫu ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Áp dụng mẫu ca làm việc
- Trường hợp đã đăng ký gói dịch vụ Quản lý ca làm việc
-
Trường hợp không đăng ký gói dịch Quản lý ca làm việc
Trường hợp đã đăng ký gói dịch vụ Quản lý ca làm việc
Quản lý ca → Tạo ca → Ca dạng bảng Palette Shift (Tháng/ Tuần)
Nếu công ty có đang sử dụng gói dịch vụ Quản lý ca, Jobcan khuyến nghị sử dụng Palette Shift. Với Palette Shift, có thể:
Thêm hoặc xóa ca làm việc
Thay đổi loại ngày nghỉ (ví dụ: ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ định kỳ)
Khi thay đổi loại ngày nghỉ, số ngày làm việc tiêu chuẩn trong tháng có thể tăng hoặc giảm, vì vậy hãy chú ý khi thực hiện.
Lưu ý:
Số ngày làm việc tiêu chuẩn là những ngày trong tuần có lịch làm việc được phân công. Nếu ngày đó là ngày nghỉ (nghỉ định kỳ hoặc nghỉ lễ), dù có ca làm việc, sẽ không được tính vào số ngày làm việc tiêu chuẩn.
Nếu thay đổi ngày làm việc thông qua Palette Shift, thì các thay đổi sau này ở ca cơ bản (Basic Shift) hoặc thiết lập ngày nghỉ sẽ không được áp dụng cho những ngày đã chỉnh sửa trong Palette Shift.
Quay lại phần <Áp dụng mẫu ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Trường hợp không đăng ký gói dịch vụ Quản lý ca làm việc
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chi tiết nhân viên：Ca làm thông thường (Basic Shift)
Nếu công ty không đăng ký gói Quản lý ca, hãy áp dụng mẫu ca (Shift Pattern) vào Basic Shift để tạo lịch làm việc cho nhân viên.
Basic Shift là tính năng tạo ca cơ bản mà công ty vẫn có thể sử dụng mà không cần gói quản lý ca.
Có thể gán ca cố định theo từng ngày trong tuần.
Hệ thống sẽ tự động tạo lịch làm việc cho từng nhân viên dựa trên ca đã gán.
Lưu ý: Basic Shift phù hợp với các công ty cần quản lý ca cố định và không sử dụng các tính năng nâng cao như Palette Shift.
Thêm hoặc xóa ca làm việc cho một ngày cụ thể. Nếu muốn thêm hoặc xóa ca làm việc cho một ngày nhất định, vui lòng chỉnh sửa trực tiếp trên bảng chấm công.
Có thể thay đổi loại ngày nghỉ (ví dụ: nghỉ lễ, nghỉ phép), nhưng lưu ý rằng việc thay đổi loại ngày nghỉ có thể làm tăng hoặc giảm tổng số ngày làm việc theo quy định, nên hãy cẩn thận khi chỉnh sửa.
Các hàng đã được chỉnh sửa sẽ có nền màu vàng để dễ nhận biết. Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, nhấn nút “Lưu thay đổi” để lưu thông tin vừa chỉnh sửa.
Để biết chi tiết hơn, vui lòng tham khảo trang hướng dẫn trợ giúp bên dưới.
→ Kiểm tra bảng chấm công
→ Ảnh hưởng khi chỉnh sửa trực tiếp bảng chấm công
|
Lưu ý
|
Quay lại phần <Áp dụng mẫu ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Cách tính giờ làm thêm (tăng ca)
Cài đặt thông tin cơ bản → Quy định nội quy làm việc → Thiết lập thời gian làm việc quy định / làm thêm giờ/ ca đêm
Phần mềm sẽ tự động tính giờ làm thêm dựa trên các thiết lập trong mục “Giờ làm quy định / Làm thêm / Ca đêm”. Tại mục “Phụ cấp làm thêm / giờ”, hãy chọn phương pháp tính giờ làm thêm là “Tính theo hàng tháng (linh hoạt)”.
Khi đó, phần mềm sẽ tính giờ làm thêm dựa trên công thức sau: Tổng giờ làm trong tháng vượt quá
(Số giờ làm quy định mỗi ngày × Số ngày làm việc quy định trong tháng) ＝ Giờ làm thêm
“Số ngày làm việc quy định” ở đây là các ngày làm việc bình thường có ca làm việc đã được thiết lập.
|
Ví dụ: Trường hợp tính giờ làm thêm theo tháng Công thức: “Số giờ làm tiêu chuẩn mỗi ngày × Số ngày làm việc theo quy định” → Phần vượt quá sẽ được tính là giờ làm thêm. Trường hợp cụ thể: Nếu số ngày làm việc theo quy định trong tháng là 20 ngày và số giờ làm tiêu chuẩn mỗi ngày là 8 giờ, thì: 8 giờ × 20 ngày = 160 giờ → Khi tổng số giờ làm trong tháng là 170 giờ thì giờ làm thêm sẽ là: 170 giờ － 160 giờ ＝ 10 giờ Lưu ý:
Để xem chính xác, hãy chọn đúng “Tháng chỉ định” khi tải dữ liệu. |
Cài đặt số giờ làm việc quy định trong tháng
Khi chọn phương pháp tính giờ làm thêm là “Tính theo tháng (linh hoạt)” trong mục “Thiết lập giờ làm quy định/ làm thêm/ ca đêm”, phần mềm sẽ tính ra một mốc giờ chuẩn dựa trên công thức:
Số giờ làm tiêu chuẩn mỗi ngày × Số ngày làm việc theo quy định (các ngày làm việc bình thường có ca làm)
Thời gian tính được theo công thức này được gọi là “Tổng giờ làm việc quy định trong tháng”
Có thể kiểm tra giá trị này trong bảng chấm công trang cá nhân trên PC. Hiện tại, không thể xem tổng giờ làm việc quy định trong tháng trên ứng dụng di động.
|
Ví dụ: Trường hợp thiết lập phương pháp tính giờ làm thêm là “Tính theo hàng tháng (linh hoạt): 8 giờ 00 phút mỗi ngày × Số ngày làm việc theo quy định” Nếu số ngày làm việc theo quy định là 20 ngày, thì Trong mục tổng hợp của bảng chấm công (trang cá nhân trên PC), có thể xem giá trị “Tổng giờ làm việc quy định trong tháng” này. Lưu ý: Tổng giờ làm việc quy định trong tháng sẽ thay đổi tùy theo số ngày làm việc theo quy định của từng tháng. |
Thiết lập khung giờ linh hoạt
Bằng cách sử dụng các thiết lập làm tròn đặc biệt như:
“Làm tròn giờ vào làm về một mốc cố định trước giờ bắt đầu ca”
“Làm tròn giờ ra về một mốc cố định sau giờ kết thúc ca”
→ Có thể tự động làm tròn giờ vào/ra làm trong khung giờ làm việc linh hoạt (thời gian linh hoạt).
Việc cài đặt tùy chọn làm tròn giờ chấm công này sẽ được thực hiện thông qua bộ phận hỗ trợ của Jobcan. Nếu muốn sử dụng tính năng này, vui lòng điền đầy đủ các thông tin cần thiết (phần chữ in đậm bên dưới) và liên hệ bộ phận hỗ trợ từ tài khoản quản lý toàn quyền.
| ・Mã liên hệ (bắt đầu bằng “CS”) ・Tên quản lý toàn quyền ・Tên người phụ trách liên hệ ・Nhóm hoặc loại nhân viên áp dụng ・Loại làm tròn ・Mục áp dụng (giờ vào / giờ ra…) ・Đơn vị làm tròn (ví dụ: 5 phút, 10 phút…) ・Ngày bắt đầu áp dụng |
|
Giả sử:
1. Tạo mẫu ca với giờ làm chính là Core time Tạo một mẫu ca với thời gian 11:00 ～ 15:00, tức là giờ bắt đầu và kết thúc ca trùng với Core time. 2. Gửi yêu cầu đến bộ phận hỗ trợ để cài đặt làm tròn đặc biệt. Yêu cầu cài đặt như sau:
Ví dụ về yêu cầu làm tròn
Nếu nhân viên chấm công trước hoặc sau khung thời gian linh hoạt, để hệ thống ghi nhận chính xác, cần nộp đơn xin làm thêm sớm hoặc đơn xin làm thêm giờ. Sau khi đơn được phê duyệt, giờ vào/ra sẽ được làm tròn theo thời gian ghi trong đơn, thay vì theo khung thời gian linh hoạt mặc định. |
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Tăng ca & Tổng hợp, Tổng hợp giờ tăng ca, Làm thêm giờ, Làm thêm giờ, Tính giờ làm thêm