Khi đăng ký nhân viên mà không nhập địa chỉ email, hệ thống sẽ tự động tạo và lưu một địa chỉ email giả/ không có thực.
Lưu ý: địa chỉ email giả/ không có thực không thể gửi hoặc nhận thư, vì vậy nhân viên sẽ không thể nhận được email mời truy cập trang cá nhân. Trong trường hợp này, quản trị viên có thể thay mặt nhân viên thiết lập mật khẩu, từ đó cấp trang cá nhân cho nhân viên.
Tại trang này, Jobcan sẽ hướng dẫn cách phát hành trang cá nhân cho nhân viên mà không có địa chỉ email.
Mục lục
- Phát hành trang cá nhân trên máy tính (PC)
- Phát hành trang cá nhân trên di động (Mobie)
-
Lưu ý khi sử dụng địa chỉ email giả/ không có thực
Phát hành trang cá nhân trên máy tính (PC)
Để truy cập trang cá nhân trên máy tính (PC), nhân viên sẽ đăng nhập thông qua tài khoản chung (ID chung). Vì vậy, quản trị viên cần thiết lập mật khẩu đăng nhập cho trang ID chung thay mặt nhân viên. Sau khi thiết lập xong, quản trị viên hãy gửi thông tin đăng nhập cho nhân viên.
Lưu ý:
Không thể kiểm tra lại mật khẩu đã thiết lập sau này.
Hệ thống Jobcan không có chức năng tự động gửi thông tin đăng nhập cho nhân viên.
Để đăng nhập vào Trang cá nhân trên PC (ID chung), nhân viên sẽ cần các thông tin sau:
|
Đường dẫn URL đăng nhập ID chung: https://id.jobcan.jp/users/sign_in Cách 1:
Cách 2:
|
Dưới đây là hướng dẫn cách thiết lập mật khẩu đăng nhập ID chung:
Đăng ký từng nhân viên một
1. Đăng nhập vào trang ID chung bằng tài khoản có quyền quản trị.
→【Màn hình đăng nhập [ID chung Jobcan]
Hãy đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản trị ID chung. Lưu ý: Quyền quản trị ID chung không liên kết với quyền quản trị trong hệ thống quản lý chấm công.
Xem thêm：[Hướng dẫn về quyền (Quản trị viên / Người dùng thường) – Trợ giúp ID chung]
2. Mở danh sách người dùng, sau đó nhấp vào tên của nhân viên mà muốn thiết lập mật khẩu.
3. Thiết lập mật khẩu đăng nhập cho nhân viên.
Trong phần Thông tin cơ bản, hãy nhập mật khẩu tùy chọn cho nhân viên.
Mật khẩu phải bao gồm 8–200 ký tự, sử dụng chữ cái, số và ký tự đặc biệt (tránh dùng ký tự chiếm toàn chiều rộng).
Lưu ý: Sẽ không thể kiểm tra lại mật khẩu sau khi đã thiết lập.
Sau khi nhập xong, hãy nhấn nút【Cập nhật】ở cuối trang để lưu.
Như vậy là hoàn tất việc thiết lập mật khẩu. Cuối cùng, hãy gửi mật khẩu vừa thiết lập kèm theo địa chỉ email giả/ không có thực (hoặc mã nhân viên + mã công ty) cho nhân viên tương ứng để họ có thể đăng nhập.
Quay lại phần <Phát hành trang cá nhân trên máy tính (PC)>
Quay lại đầu trang
Đăng ký và thiết lập mật khẩu cho nhiều nhân viên cùng lúc
1. Đăng nhập vào trang ID chung bằng tài khoản quản trị.
→ Màn hình đăng nhập [ID chung Jobcan]
Hãy đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản trị ID chung. Lưu ý: Quyền quản trị ID chung không liên kết với quyền quản trị trong hệ thống chấm công.
Xem thêm：[Hướng dẫn về quyền (Quản trị viên / Người dùng thường) – Trợ giúp ID chung]
2. Mở danh sách người dùng, sau đó nhấn vào nút【Xuất tệp CSV】.
3. Xuất file CSV chứa thông tin người dùng.
Khi hộp thoại xác nhận xuất hiện, hãy nhấn【Xuất CSV】để tiếp tục. Hệ thống sẽ tải về file CSV chứa toàn bộ thông tin người dùng hiện có.
4. Mở file CSV đã xuất và nhập mật khẩu cho từng nhân viên trong cột mật khẩu.
Mở file CSV đã tải về và nhập mật khẩu tùy chọn vào cột “Mật khẩu” cho từng nhân viên.
Không được xóa hoặc chỉnh sửa cột “ID người dùng” của các nhân viên đã có trong hệ thống.
Mật khẩu phải có 8–200 ký tự, bao gồm chữ cái, số và ký tự đặc biệt (ký tự chuẩn).
Sau khi nhập xong, hãy lưu lại file ở định dạng CSV. Nếu sử dụng Excel, không dùng “Lưu đè (Save)”, vì cách này có thể làm thay đổi bố cục file và khiến hệ thống không thể đọc được. Hãy chọn “Lưu thành tệp mới (Save As)” rồi lưu dưới định dạng CSV để đảm bảo file hợp lệ.
5. Trong danh sách người dùng, nhấn vào nút【Tải lên tệp CSV】
6. Thực hiện đăng ký thông tin người dùng hàng loạt bằng file CSV.
Khi hộp thoại hiện ra, hãy nhấn【Chọn tệp】và chọn file CSV đã chỉnh sửa ở bước trước. Sau đó, nhấn【Đăng ký hàng loạt】để hệ thống cập nhật thông tin người dùng từ file CSV.
Như vậy là việc thiết lập mật khẩu đã hoàn tất. Cuối cùng, hãy gửi mật khẩu đã thiết lập kèm địa chỉ email giả/ không có thực (hoặc mã nhân viên + mã công ty) cho nhân viên tương ứng để họ đăng nhập.
Quay lại phần <Phát hành trang cá nhân trên máy tính (PC)>
Quay lại đầu trang
Phát hành trang cá nhân trên di động (Mobile)
Để đăng nhập vào trang cá nhân trên di động (Mobile), nhân viên sẽ cần thông tin đăng nhập do quản trị viên thiết lập. Quản trị viên cần thiết lập mật khẩu đăng nhập thay cho nhân viên, sau đó gửi lại thông tin đăng nhập cho họ.
Lưu ý:
Không thể kiểm tra lại mật khẩu đã thiết lập sau này.
Hệ thống Jobcan không có chức năng tự động gửi thông báo đăng nhập cho nhân viên.
Các thông tin cần để đăng nhập vào trang cá nhân trên điện thoại bao gồm:
|
Đường dẫn URL đăng nhập trang cá nhân trên di động:（https://ssl.jobcan.jp/login/mb-employee/） ・Mã công ty (ID công ty) |
Dưới đây là hướng dẫn cách thiết lập mật khẩu đăng nhập trang cá nhân trên di động cho nhân viên.
Thiết lập mật khẩu cho từng nhân viên
1. Đăng nhập vào trang quản trị quản lý chấm công của Jobcan
【Màn hình đăng nhập trang quản trị】
2. Trong phần Cài đặt tùy chọn, hãy bật (ON) “Quản trị viên quản lý mật khẩu”.
- Cài đặt thông tin cơ bản → Cài đặt tùy chọn → Mục menu: Quản lý nhân viên
3. Thiết lập mật khẩu từ trang chi tiết nhân viên.
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chi tiết nhân viên
Từ danh sách nhân viên, hãy nhấp vào tên nhân viên mà muốn thiết lập mật khẩu để mở trang Chi tiết nhân viên. Tại Thông tin nhân viên, nhập mật khẩu tùy chọn vào ô mật khẩu.
Tham khảo quy định đặt mật khẩu tại Trang trợ giúp.
Lưu ý: Không thể kiểm tra lại mật khẩu sau khi đã thiết lập, vì vậy hãy ghi nhớ trước khi lưu. Sau khi nhập xong, nhấn nút【Chuyển đến trang xác nhận】ở cuối trang, sau đó xác nhận và lưu thiết lập.
Như vậy là việc thiết lập mật khẩu đã hoàn tất. Cuối cùng, hãy gửi mật khẩu đã thiết lập, Mã công ty chấm công, cùng địa chỉ email giả/ không có thực (hoặc mã nhân viên) cho nhân viên tương ứng để họ đăng nhập vào trang cá nhân trên di động.
Quay lại phần <Phát hành trang cá nhân trên di động (Mobie)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập mật khẩu cho nhiều nhân viên cùng lúc
1. Đăng nhập vào trang quản trị quản lý chấm công của Jobcan
【Màn hình đăng nhập trang quản trị】
2. Trong phần Cài đặt tùy chọn, hãy bật (ON) “Quản trị viên quản lý mật khẩu”.
- Cài đặt thông tin cơ bản → Cài đặt tùy chọn → Mục menu: Quản lý nhân viên
3. Mở màn hình Đăng ký thông tin nhân viên hàng loạt, sau đó trong mục “Thông tin nhân viên”, hãy tải về file “Thông tin nhân viên đã đăng ký”.
Cài đặt thông tin cơ bản → Đăng ký tất cả/ hàng loạt → Thông tin nhân viên
Tại màn hình Đăng ký thông tin nhân viên hàng loạt, chọn【Thông tin nhân viên đã đăng ký】trong mục “Thông tin nhân viên”. Hệ thống sẽ tải về file CSV chứa thông tin nhân viên đã được đăng ký.
4. Mở file CSV đã tải về và nhập mật khẩu cho từng nhân viên trong cột “Mật khẩu”.
Mở file CSV đã tải về và nhập mật khẩu tùy chọn vào cột “Mật khẩu” cho từng nhân viên. Tham khảo quy định đặt mật khẩu tại Trang trợ giúp để đảm bảo đúng định dạng.
Mã nhân viên phải trùng khớp với thông tin đã đăng ký trước đó. Nếu không trùng, hệ thống sẽ coi đó là một nhân viên mới và tạo bản ghi mới.
Sau khi nhập xong, hãy lưu file dưới định dạng CSV. Nếu sử dụng Excel, không dùng “Lưu đè (Save)”, vì cách này có thể làm hỏng bố cục file. Thay vào đó, hãy chọn “Lưu thành tệp mới (Save As)” rồi lưu lại ở định dạng CSV để đảm bảo file chính xác.
5. Đăng ký thông tin nhân viên hàng loạt.
Cài đặt thông tin cơ bản → Đăng ký hàng loạt → Thông tin nhân viên
Tải lên file CSV đã chỉnh sửa vào mục “Thông tin nhân viên”. Hãy đánh dấu vào ô “Ghi đè thông tin nhân viên đã đăng ký” để đảm bảo mật khẩu được cập nhật cho các nhân viên hiện có. Sau đó, nhấn【Đăng ký】để tiến hành đăng ký hàng loạt.
Như vậy là việc thiết lập mật khẩu đã hoàn tất. Cuối cùng, hãy gửi mật khẩu đã thiết lập, Mã công ty chấm công, và địa chỉ email giả/ không có thực (hoặc mã nhân viên) cho nhân viên tương ứng để họ đăng nhập vào trang cá nhân trên di động.
Quay lại phần <Phát hành trang cá nhân trên di động (Mobie)>
Quay lại đầu trang
Lưu ý khi sử dụng địa chỉ email giả/ không có thực
Đối với những nhân viên được đăng ký địa chỉ email giả/ không có thực trong phần Chi tiết nhân viên, hệ thống không thể gửi email mời truy cập trang cá nhân cho họ.
Ngoài ra, trong hệ thống quản lý chấm công của Jobcan có một số chức năng gửi thông báo qua email như:
Email yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công
Email cảnh báo về Thỏa thuận 36
Các loại thông báo khác dành cho nhân viên
Tuy nhiên, nếu sử dụng địa chỉ email giả/ không có thực, nhân viên sẽ không thể nhận và kiểm tra những email thông báo này.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔎Từ khóa liên quan
Địa chỉ email, Địa chỉ email giả, Địa chỉ email không có thực, Địa chỉ email giả/ không có thực, Trang cá nhân, My page, Trang cá nhân của nhân viên, ID chung, ID common, Trang cá nhân trên máy tính (PC), Trang cá nhân trên di động (Mobie),
Phát hành trang cá nhân cho nhân viên không có địa chỉ email
Lưu ý khi dùng địa chỉ email giả/ không có thực