Trong hệ thống chấm công của Jobcan, tất cả người dùng đều cần được đăng ký với vai trò là nhân viên. Những ai sử dụng các tính năng như ghi nhận thời gian làm việc, xem lịch làm việc, gửi đơn xin nghỉ hay các loại đơn khác… đều phải có tài khoản nhân viên để truy cập và sử dụng các chức năng này.
Chi phí sử dụng Jobcan sẽ được tính dựa trên số lượng nhân viên đang hoạt động trong hệ thống. Nói cách khác, khi có nhiều nhân viên được đăng ký và sử dụng, mức phí sẽ thay đổi tương ứng. →Xem chi tiết phí sử dụng gói trả phí
Trang này sẽ hướng dẫn toàn bộ quy trình đăng ký nhân viên. Để biết chi tiết các thao tác, có thể tham khảo các trang trợ giúp từng chức năng.
Xem thêm: Đăng ký nhiều nhân viên cùng lúc
Mục lục
- Thông tin cần thiết để đăng ký nhân viên
- Tạo nhóm
- Tạo loại nhân viên
- Đăng ký nhân viên
-
Cấp trang cá nhân cho nhân viên
Thông tin cần thiết để đăng ký nhân viên
Thông tin bắt buộc khi đăng ký nhân viên
- Họ và tên
- Mã nhân viên
- Địa chỉ email (có thể sử dụng email giả/ không tồn tại)
Ngoài ra, những thông tin dưới đây không bắt buộc khi đăng ký, nhưng sẽ rất cần thiết trong quá trình vận hành hệ thống Jobcan sau này:
- Nhóm chính / Nhóm phụ
- Loại nhân viên
- Ca làm việc
Để việc đăng ký nhân viên diễn ra nhanh chóng và dễ dàng, nên thực hiện theo các bước sau:
Để biết chi tiết cách tạo và cài đặt ca làm việc, vui lòng tham khảo trang trợ giúp: → Thiết lập/ Tạo ca làm việc
|
Trường hợp không cần đăng ký nhân viên Tài khoản nhân viên và tài khoản Quản lý nhóm được quản lý riêng biệt trong hệ thống. Vì vậy, đối với những nhân sự không cần quản lý chấm công, chỉ sử dụng tài khoản với vai trò Quản lý toàn quyền hoặc Quản lý nhóm, thì không cần đăng ký thêm dưới dạng nhân viên. Xem thêm：Thiết lập quản lý nhóm |
Tạo nhóm
Cài đặt thông tin cơ bản → Cài đặt chi tiết → Thiết lập nhóm
Nhóm được tạo tại phần Thiết lập nhóm. “Nhóm” dùng để chỉ đơn vị mà nhân viên trực thuộc, chẳng hạn như phòng ban, bộ phận, cửa hàng, chi nhánh… Có thể tạo nhóm tương ứng với cơ cấu tổ chức thực tế của công ty.
Hệ thống cho phép phân cấp nhóm theo tầng, vì vậy nên thiết lập nhóm theo hình thức sơ đồ tổ chức để thuận tiện cho việc quản lý sau này. Mỗi nhân viên có thể được gán vào:
Nhóm chính – chỉ được chọn 1 nhóm, thể hiện nơi làm việc chính.
Nhóm phụ – có thể chọn nhiều nhóm, thể hiện nơi làm việc khác ngoài nhóm chính.
Tất cả các nhóm trong hệ thống đều có thể được sử dụng làm nhóm chính hoặc nhóm phụ, tùy theo cách thiết lập.
|
Vai trò của Nhóm
|
Thiếp lập phân loại nhân viên
Cài đặt thông tin cơ bản → Cài đặt chi tiết → Thiết lập phân loại nhân viên
Loại nhân viên được tạo trong phần Thiết lập phân loại nhân viên. “Loại nhân viên” thường được sử dụng để phân loại theo hình thức làm việc (ví dụ: nhân viên chính thức, nhân viên part-time, cộng tác viên,…). Mỗi nhân viên trong hệ thống chỉ có thể được gán một loại nhân viên duy nhất.
Khi khởi tạo, hệ thống đã có sẵn một số loại nhân viên như sau:
Chưa phân loại
Part-time
Làm thêm
Nhân viên hợp đồng
Nhân viên chính thức
Nhân viên phái cử
Ngoại trừ loại “Chưa phân loại”, có thể chỉnh sửa hoặc xóa các loại nhân viên còn lại theo nhu cầu thực tế của công ty.
※ Riêng loại “Chưa phân loại” là mặc định của hệ thống, không thể chỉnh sửa hoặc xóa.
|
Vai trò Loại nhân viên Trong quản lý chấm công của Jobcan, nhiều nội dung cài đặt có thể được thiết lập riêng cho từng Nhóm hoặc từng Loại nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được áp dụng các cài đặt tương ứng với Nhóm và Loại nhân viên mà họ thuộc về. Khi sử dụng tính năng tự động cấp nghỉ phép có lương, cần thiết lập riêng cho từng loại nhân viên trong phần “Cài đặt tự động cấp nghỉ phép”. |
Đăng ký nhân viên
Sau khi đã tạo Nhóm và Loại nhân viên, tiến hành đăng ký nhân viên vào hệ thống Jobcan.
Hiện có 2 cách để đăng ký nhân viên, tùy thuộc vào việc nhân viên đó đã có tài khoản ID chung hay chưa. Hãy lựa chọn phương pháp đăng ký phù hợp với tình trạng của nhân viên.
- ID chung là gì
- Trường hợp nhân viên đã có tài khoản ID chung
-
Trường hợp nhân viên chưa có tài khoản ID chung
ID chung là gì?
ID chung là một nền tảng giúp quản lý tập trung thông tin người dùng cho toàn bộ hệ thống các dịch vụ thuộc chuỗi sản phẩm của Jobcan. Lưu ý: ID chung không phải là một mã số định danh cố định.
Tất cả nhân viên sử dụng dịch vụ Jobcan đều sẽ được đăng ký làm người dùng trong ID chung của công ty. Thông qua ID chung, các thông tin cơ bản của người dùng như họ tên, mã nhân viên, địa chỉ email sẽ được đồng bộ tự động giữa các dịch vụ trong hệ thống Jobcan.
Nếu không chắc một nhân viên đã được đăng ký ID chung hay chưa, hãy:
Đăng nhập vào trang quản lý ID chung bằng tài khoản có quyền quản trị ID chung.
Mở Danh sách người dùng để kiểm tra thông tin đăng ký của nhân viên đó.
Quyền quản trị trong quản lý chấm công của Jobcan và ID chung không được liên kết với nhau. Vì vậy, một người có thể là quản trị viên trong chấm công của Jobcan, nhưng không có quyền quản trị trong ID chung.
【Màn hình đăng nhập trang ID chung】→https://id.jobcan.jp/users/sign_in
【Trang trợ giúp ID chung】→jobcan.zendesk.com/hc/vi-vn/
Quay lại phần <Đăng ký nhân viên>
Quay lại đầu trang
Trường hợp nhân viên đã có tài khoản ID chung
Đối với nhân viên đã được đăng ký tài khoản ID chung, cần thực hiện thao tác trực tiếp trên trang ID chung để thêm họ vào hệ thống quản lý chấm công của Jobcan.
Xem thêm：Thay đổi dịch vụ sử dụng của người dùng
1. Đăng nhập vào trang ID chung bằng tài khoản có quyền quản trị
【Màn hình đăng nhập trang ID chung】 →https://id.jobcan.jp/users/sign_in
2. Mở danh sách người dùng và chọn nhân viên cần đăng ký vào hệ thống chấm công
Xem thêm trợ giúp về ID chung：Về danh sách người dùng
3. Trong mục Chọn thực hiện 1 loạt, chọn “Thay đổi dịch vụ được sử dụng”
Từ menu thả xuống “Chọn thực hiện 1 loạt”, hãy chọn “Thay đổi dịch vụ được sử dụng” và nhấp vào “Thực hiện”.
4. Từ menu thả xuống của “Quản lý chấm công”, hãy thay đổi lựa chọn sang “Sử dụng”
Một hộp thoại 「Thay đổi trạng thái sử dụng dịch vụ Jobcan」sẽ được mở ra. Tại mục “Quản lý chấm công”, hãy chọn một trong hai tùy chọn sau từ menu thả xuống:
「Sử dụng」
「Sử dụng (không cho phép đăng nhập)」
Sau đó, nhấp vào nút「Thay đổi」ở cuối hộp thoại để lưu thay đổi. Ngay khi thay đổi cập nhật, người dùng sẽ được đăng ký làm nhân viên trong hệ thống quản lý chấm công của Jobcan.
| Lựa chọn | Hướng dẫn |
| Sử dụng | Sau khi đăng ký, sẽ trở thành nhân viên trên hệ thống chấm công của Jobcan. Đồng thời, có thể đăng nhập vào trang "Trang cá nhân" trên máy tính bằng tài khoản (ID chung) để xem và quản lý thông tin của mình. |
| Sử dụng (không cần đăng nhập) | Sau khi đăng ký, sẽ trở thành nhân viên trên hệ thống chấm công của Jobcan. Tuy nhiên, trong trường hợp này không thể đăng nhập vào trang "Trang cá nhân" trên máy tính. |
5. Gửi email mời khi cần thiết
Với những người dùng đã kích hoạt tài khoản ID chung (tức là đã tạo mật khẩu), sau khi hoàn tất bước 4 và chuyển sang trạng thái “Sử dụng”, họ có thể đăng nhập vào trang "Trang cá nhân" của chấm công Jobcan trên máy tính bằng ID chung.
Trường hợp người dùng chưa kích hoạt ID chung, nếu muốn họ có thể sử dụng "Trang cá nhân" trên máy tính, hãy làm giống như bước 3: chọn “Gửi lại email mời” trong phần tác vụ hàng loạt để gửi lại email kích hoạt.
Xem thêm hướng dẫn：Cách gửi lại email mời cho người dùng
6. Bổ sung các thông tin cần thiết từ Trang quản lý của Quản lý chấm công Jobcan
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chi tiết nhân viên
Khi nhân viên được đăng ký thông qua ID chung, Nhóm chính sẽ được tự động gán là “Nhóm mặc định khi liên kết” (theo thiết lập trong phần Cài đặt nhóm), và Loại nhân viên sẽ ở trạng thái “Chưa có đơn vị”.
Hãy chỉnh sửa lại Nhóm chính và Loại nhân viên về đúng đơn vị mà nhân viên trực thuộc. Ngoài ra, vui lòng bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết khác trong phần chi tiết nhân viên.
Nếu cần chỉnh sửa thông tin cho nhiều nhân viên cùng lúc, có thể sử dụng chức năng đăng ký hàng loạt bằng tệp CSV, thao tác này sẽ nhanh và tiện hơn.
Xem thêm: Đăng ký thông tin nhân viên hàng loạt
Quay lại phần <Đăng ký nhân viên>
Quay lại đầu trang
Trường hợp nhân viên chưa được đăng ký tài khoản ID chung
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Đăng ký nhân viên, hoặc
Cài đặt thông tin cơ bản → Cài đặt chi tiết → Danh sách các thiết lập → Đăng ký nhân viên
Đối với những nhân viên chưa có tài khoản ID chung, hãy tiến hành đăng ký từ màn hình “Đăng ký nhân viên”. Khi thêm nhân viên vào hệ thống chấm công của Jobcan, hệ thống sẽ tự động tạo một tài khoản ID chung cho mỗi người.
Để nhân viên có thể truy cập "Trang cá nhân trên PC", cần gửi email mời kích hoạt tài khoản cho họ.
Tham khảo thêm: →Cách gửi email mời sử dụng Trang cá nhân trên PC (ID chung)
Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian, có thể đăng ký nhiều nhân viên cùng lúc bằng cách nhập dữ liệu từ tệp CSV.
Tham khảo thêm: →Đăng ký thông tin nhân viên hàng loạt
Quay lại phần <Đăng ký nhân viên>
Quay lại đầu trang
Cấp trang cá nhân cho nhân viên
Nhân viên có thể sử dụng "Trang cá nhân" dành cho nhân viên.
Trong Trang cá nhân có nhiều chức năng hỗ trợ như:
Chấm công
Bảng chấm công (bảng giờ làm việc)
Bảng ca làm việc (lịch làm việc)
Ngoài ra, tùy theo gói/ dịch vụ mà công ty đang sử dụng, nhân viên còn có thể gửi yêu cầu đăng ký ca làm, xin nghỉ phép, đăng ký làm thêm giờ hoặc làm việc vào ngày nghỉ thông qua trang cá nhân.
Để sử dụng trang cá nhân, nhân viên cần được quản trị viên gửi lời mời. Trang cá nhân có phiên bản cho máy tính và phiên bản cho di động, với cách phát hành khác nhau cho từng loại.
Để biết chi tiết, vui lòng xem tại trang hỗ trợ bên dưới.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa tìm kiếm
Đăng ký nhân viên, Thông tin nhân viên, Ca làm việc cơ bản, Mẫu ca làm việc thường dùng, Các mẫu ca hay sử dụng