Trong quản lý chấm công của Jobcan, có chức năng gửi thông báo và email cảnh báo đến quản lý hoặc nhân viên. Dưới đây là phần giới thiệu về từng loại thông báo có sẵn.
Lưu ý: Một số tính năng có thể không khả dụng tùy theo gói dịch vụ mà công ty đang sử dụng.
Mục lục
- Thiết lập email yêu cầu kiểm tra chấm công
- Thiết lập điều kiện cảnh báo cho nhóm
- Thiết lập cảnh báo theo quy định nội quy làm việc
- Thiết lập điều kiện thông báo cảnh báo theo Thỏa thuận 36
- Thiết lập thông báo tự động khi nhân viên xin nghỉ phép
- Thiết lập email thông báo trong phần thiết lập tùy chọn
- Cảnh báo trong thời gian nghỉ thai sản / nuôi con
Thiết lập email yêu cầu kiểm tra chấm công
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thư yêu cầu sửa đổi đồng hồ (Email yêu cầu kiểm tra chấm công)
Khi cần chỉnh sửa chấm công, có thể gửi email yêu cầu chỉnh sửa đến nhân viên. Các loại thông báo có thể cài đặt bao gồm:
Trường hợp nghỉ ít hơn 45 phút nhưng tổng thời gian làm việc trên 6 giờ
Trường hợp nghỉ ít hơn 1 giờ nhưng tổng thời gian làm việc trên 8 giờ
Trường hợp khi đã qua ngày ngày hôm sau tính theo thời điểm ghi giờ vào
Trường hợp khi không có giờ chấm công nào được thêm trong các ca làm (ngoại trừ trường hợp yêu cầu nghỉ phép được chấp thuận)
Với mỗi mục trên, có thể chọn bật hoặc tắt thông báo.
Lưu ý: Cài đặt áp dụng cho toàn công ty, không thể thiết lập riêng theo nhóm hay loại nhân viên.
Thiết lập điều kiện cảnh báo cho nhóm
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập nhóm → Thiết lập điều kiện cảnh báo
Có thể thiết lập gửi email cảnh báo riêng cho từng nhóm. Các cảnh báo này có thể được gửi đến:
Quản lý
Nhân viên
Lưu ý: Mỗi nhóm có thể có thiết lập cảnh báo riêng, giúp quản lý theo dõi dễ dàng hơn và phù hợp với đặc thù công việc của từng nhóm.
| 《 Dành cho quản lý 》「Thiết lập người nhận thông báo」Hệ thống sẽ gửi email thông báo đến các địa chỉ email đã đăng ký trong phần thiết lập người nhận. | |
| Thông báo đi muộn |
Hệ thống sẽ gửi thông báo đến những nhân viên chưa chấm công tính từ thời điểm bắt đầu ca làm việc theo khoảng thời gian chọn. Ví dụ: Tiêu chí thông báo: 5 phút |
| Thông báo làm ngoài ca (ngoài lịch) |
Hệ thống sẽ gửi thông báo đến những nhân viên có thời gian làm việc ngoài ca. Ví dụ: Tiêu chí thông báo: 5 phút |
| 《 Dành cho nhân viên 》Email thông báo sẽ được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký trong thông tin chi tiết nhân viên | |
| Thông báo ca làm việc sắp bắt đầu |
Hệ thống sẽ gửi thông báo về ca làm việc trong ngày vào những ngày nhân viên có lịch ca làm việc. Ví dụ: Tiêu chí thông báo: 10 phút trước |
| Thông báo đi muộn |
Hệ thống sẽ gửi thông báo nếu nhân viên chưa chấm công trước giờ bắt đầu ca làm việc. Ví dụ: Tiêu chí thông báo: 10 phút sau |
| Thông báo ngày đi làm |
Hệ thống sẽ gửi thông báo về ca làm việc của ngày hôm sau vào ngày trước đó, áp dụng cho những ngày nhân viên có lịch ca làm việc. Ví dụ: Tiêu chí thông báo: 12 giờ trưa ngày trước |
Thiết lập cảnh báo theo nội quy làm việc
Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → Cài đặt cảnh báo quy tắc làm việc
Chức năng này sẽ gửi email cảnh báo đến:
Quản lý
Chính nhân viên đó
Nhân viên khác theo lựa chọn
Khi thời gian làm việc hoặc số ngày làm việc liên tiếp của nhân viên vượt quá giá trị đã thiết lập.
Ngoài ra, nội dung cảnh báo sẽ được hiển thị trong các mục dưới, với màu sắc để dễ nhận biết.
Hệ thống cho phép chọn cách tính thời gian làm việc theo 3 chế độ:
Chế độ giờ làm cố định
Chế độ làm việc linh hoạt (Flextime)
Chế độ giờ làm thay đổi theo tháng
Thiết lập điều kiện cảnh báo theo Thỏa thuận 36
Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → 36 thỏa thuận thiết lập
Khi tình trạng làm việc của nhân viên (như tổng giờ làm việc, giờ làm thêm,...) vượt quá giá trị đã thiết lập, hệ thống sẽ gửi thông báo cảnh báo Thỏa thuận 36 đến:
Nhân viên liên quan
Quản lý
Nhân viên được chỉ định riêng (có thể chỉ định 1 người)
Thông báo này giúp quản lý giờ làm việc và giờ làm thêm tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Thiết lập thông báo tự động khi nhân viên xin nghỉ phép
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Quản lý mua lại nghỉ → Cài đặt thông báo cảnh báo tự động để thu thập nghỉ phép có lương
Khi có nhân viên vẫn còn số ngày nghỉ phép phải sử dụng và sắp đến hạn sử dụng, hệ thống có thể gửi email cảnh báo đến:
Nhân viên đó
Quản lý nhóm nhân viên trực thuộc
Có thể tùy chọn bao nhiêu ngày trước hạn sử dụng để gửi cảnh báo.
Thiết lập email thông báo trong phần thiết lập tùy chọn
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục: Trang đầu
Khi bật (ON) tùy chọn “「Thông báo email về Cập nhật trạng thái mới ”, hệ thống sẽ gửi email hàng ngày đến quản lý về số lượng mục trong:
Danh sách cảnh báo
Danh sách chưa được phê duyệt
Trong các thiết lập tùy chọn, những mục đang bật (ON) sẽ được hiển thị số lượng trong danh sách cảnh báo và danh sách chưa phê duyệt, đồng thời trở thành đối tượng nhận thông báo.
- Chưa chấm công / Chấm công sai
- Có ca làm nhưng chưa chấm công
- Đi làm vào ngày đã nghỉ phép
- Đi làm ngày nghỉ không được phê duyệt
- Làm thêm giờ chưa được phê duyệt
- Đi làm vào ngày không có ca làm việc
- Làm việc ngoài giờ ca làm việc
- Vượt quá thời gian nghỉ giữa ca
- Xem đi muộn / về sớm là lỗi
- Chấm công chưa được phê duyệt
- Vào / ra ca chưa được phê duyệt
- Yêu cầu ca làm việc chưa được phê duyệt
- Yêu cầu nghỉ phép chưa được phê duyệt
- Yêu cầu đi làm ngày nghỉ chưa được phê duyệt
- Yêu cầu làm thêm giờ chưa được phê duyệt
- Cảnh báo giờ làm việc vào ngày bắt đầu hoặc kết thúc nghỉ thai sản / nuôi con
- Cảnh báo số ngày đi làm trong thời gian nghỉ thai sản / nuôi con
- Cảnh báo tổng số giờ làm việc trong thời gian nghỉ thai sản / nuôi con
Các thiết lập tùy chọn liên quan được đánh dấu bằng ★
Cảnh báo trong thời gian nghỉ thai sản / nuôi con
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chi tiết nhân viên → Thiết lập ngày nghỉ
Khi chọn Lý do nghỉ việc: 'Nghỉ việc chăm sóc con cái do sinh' trong thiết lập ngày nghỉ, hệ thống sẽ hiển thị các cảnh báo liên quan đến giờ làm việc trong thời gian nghỉ.
Người nhận thông báo có thể chọn từ:
Nhân viên đó
Quản lý
Tùy chỉnh (có thể chọn một hoặc nhiều nhân viên khác)
Các cảnh báo này sẽ hiển thị trong Danh sách thông báo cảnh báo nghỉ thai sản/ nuôi con và gửi email thông báo đồng thời.
Nguyên tắc: Mỗi cảnh báo sẽ chỉ gửi email 1 lần.
Ngoại lệ: Với số ngày đi làm và tổng số giờ làm việc, có thể thiết lập tối đa 5 mức ngưỡng và mỗi lần vượt ngưỡng sẽ gửi thông báo.
Cách hoạt động: Hệ thống sẽ kiểm tra dữ liệu chấm công mỗi 6 giờ để hiển thị và gửi cảnh báo. Vì vậy, sẽ có một khoảng thời gian chờ từ khi thiết lập xong đến khi nhận được email thông báo.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Trang chủ, Danh sách cảnh báo, Cài đặt tùy chọn, Thiết lập tùy chọn, Thiết lập nhóm, Thỏa thuận 36, Quản lý nghỉ phép có lương, Thiết lập ngày nghỉ, Danh sách thông báo, Email cảnh báo