Phần này sẽ giới thiệu về thông báo và cảnh báo qua email dành cho người quản lý.
Xem thêm：
Danh sách các loại email thông báo & cảnh báo
Cách nhận email từ Jobcan
Mục lục
- Thông báo cảnh báo về thiết lập nhóm
- Cảnh báo về thỏa thuận 36
- Thông báo về các loại đơn từ (xin nghỉ phép, làm thêm giờ,...)
- Thông báo xác nhận ca làm đã được chốt
- Thông báo tình trạng chấm công qua email
- Thông báo qua email về “Cập nhật trạng thái mới”
- Cảnh báo trong thời gian nghỉ thai sản hoặc nghỉ chăm con sau sinh
Thông báo cảnh báo về thiết lập nhóm
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập nhóm
Hệ thống sẽ gửi thông báo đến địa chỉ email quản lý chỉ định khi nhân viên đi trễ hoặc làm việc ngoài ca đã đăng ký. Có thể thiết lập tính năng này riêng cho từng nhóm.
| Loại thông báo | Mô tả |
|---|---|
| Thông báo đi trễ |
Hệ thống sẽ gửi thông báo khi nhân viên chưa chấm công trong khoảng thời gian được chỉ định, tính từ thời điểm bắt đầu ca làm. Ví dụ: Nếu cài đặt thời điểm thông báo: sau 5 phút, |
| Thông báo làm việc ngoài ca làm đã có |
Hệ thống sẽ gửi thông báo khi nhân viên làm việc ngoài thời gian ca đã đăng ký. Tuy nhiên, những ngày không có ca làm sẽ không nằm trong phạm vi thông báo. Ví dụ: Nếu cài đặt ngưỡng thông báo: 5 phút, |
Cách thiết lập
1. Truy cập vào mục “Thiết lập điều kiện cảnh báo” của nhóm mà muốn thiết lập cảnh báo.
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập nhóm → Thiết lập điều kiện cảnh báo
2. Thiết lập điều kiện cảnh báo
Chọn “Gửi thông báo” cho loại cảnh báo muốn sử dụng, sau đó thiết lập ngưỡng thông báo theo mong muốn. Cuối cùng, nhấn “Thay đổi” để lưu lại cài đặt.
3. Chuyển đến mục “Thiết lập thông báo cho người nhận”
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập nhóm → Thiết lập thông báo cho người nhận
4. Nhấn vào nút “Thêm mới”.
5. Thiết lập người nhận thông báo
Nhập tên và địa chỉ email của người mà muốn gửi cảnh báo. Sau khi nhập xong, nhấn “Thêm vào” để lưu thông tin người nhận thông báo.
Cảnh báo về Thỏa thuận 36
Thiết lập thông tin cơ bản →Nội quy làm việc → 36 thỏa thuận thiết lập
Khi thời gian làm việc của nhân viên vượt quá giới hạn được đặt trong 36 thỏa thuận thiết lập, hệ thống sẽ tự động gửi email cảnh báo đến người quản lý và nhân viên.
Cách thiết lập
1. Mở màn hình 36 thỏa thuận thiết lập, chọn “Sử dụng 36 thỏa thuận mới chức năng”
2. Trong mục “36 thỏa thuận thiết lập điều kiện thông báo cảnh báo”, đánh dấu chọn vào những hạng mục muốn nhận thông báo, rồi thiết lập số giờ giới hạn tương ứng.
3. Trong mục “36 thỏa thuận thiết lập địa điểm thông báo cảnh báo”, đánh dấu chọn những người muốn hệ thống gửi thông báo đến.
■Ví dụ: Về email thông báo
Thông báo về các loại đơn từ (xin nghỉ phép, làm thêm giờ)
Khi nhân viên gửi đơn từ (như xin nghỉ phép, làm thêm giờ,...) từ trang cá nhân, hệ thống sẽ gửi thông báo đến người quản lý.
Đơn xin nghỉ – Đơn làm thêm giờ – Đơn làm việc vào ngày nghỉ
Hệ thống sẽ gửi thông báo đến người quản lý được chỉ định là người phê duyệt trong phần Thiết lập phê duyệt.
Lưu ý: Không thể tắt chức năng thông báo này.
■Ví dụ: Email thông báo về đơn xin nghỉ
Đơn xin chỉnh sửa chấm công – Đơn đăng ký ca làm – Đơn xin chỉnh sửa giờ vào/ra
Thông báo sẽ được gửi đến người quản lý nhóm đang phụ trách nhân viên gửi đơn. Nếu nhóm đó không có người quản lý, hệ thống sẽ gửi thông báo đến quản lý toàn quyền.
■Ví dụ: Email thông báo về đơn xin chỉnh sửa chấm công
Thông báo xác nhận ca làm đã được chốt
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục menu: Địa chỉ Email
Tùy chọn “Khi nhân viên xác nhận ca làm việc, mail sẽ được gửi tới người quản lý” cho phép hệ thống tự động gửi email thông báo đến người quản lý khi nhân viên mở trang xem ca làm đã được xác nhận.
Lưu ý: Cài đặt này không thể thiết lập riêng theo nhóm hoặc loại nhân viên, mà áp dụng thống nhất cho toàn công ty.
■Ví dụ: Email thông báo khi nhân viên xem ca làm đã được xác nhận
Thông báo tình trạng chấm công qua email
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục menu: Địa chỉ Email
Tùy chọn “Thiết lập người nhận thư thông báo tình trạng chấm công” cho phép hệ thống gửi email thông báo tổng hợp tình trạng chấm công của tất cả các nhóm trong ngày hôm trước. Có thể tùy ý thiết lập người nhận thông báo.
Cách thiết lập
1. Bật (ON) tùy chọn “Sử dụng menu ‘Thiết lập người nhận thư thông báo tình trạng chấm công’” trong phần Thiết lập tùy chọn.
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục menu: Địa chỉ Email
2. Thiết lập mục “Cài đặt người nhận email thông báo tình hình chấm công”.
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập người nhận email thông báo tình trạng chấm công
Khi bật (ON) tùy chọn trong phần Thiết lập tùy chọn, chức năng “Thiết lập người nhận email thông báo tình trạng chấm công” sẽ được hiển thị.
Mở màn hình Thiết lập người nhận email thông báo tình hình chấm công, sau đó nhấn “Thêm người nhận mới”.
3. Thiết lập người nhận thông báo
Nhập tên và địa chỉ email của người mà muốn gửi thông báo, sau đó chọn thời gian gửi thông báo. Sau khi hoàn tất, nhấn “Lưu cài đặt” để lưu thông tin người nhận thông báo.
Thông báo qua email về “Cập nhật trạng thái mới”
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục menu: Trang đầu
Tùy chọn “「Thông báo email về 'Cập nhật trạng thái mới' ” cho phép hệ thống gửi email thông báo số lượng mục trong danh sách thông báo và danh sách chưa được phê duyệt. Nếu tất cả các mục đều bằng 0, hệ thống sẽ không gửi email.
■Ví dụ về email thông báo
Cảnh báo trong thời gian nghỉ thai sản hoặc nghỉ chăm con sau sinh
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chi tiết nhân viên → Thiết lập ngày nghỉ
Trong thiết lập ngày nghỉ, chọn lý do nghỉ việc là “Nghỉ việc chăm con do sinh”, hệ thống có thể hiển thị các cảnh báo liên quan đến việc nhân viên làm việc trong thời gian nghỉ này.
Người nhận thông báo có thể được chọn là:
Nhân viên
Người quản lý
Tùy chọn (có thể chọn nhiều nhân viên cụ thể)
Các thông báo sẽ được hiển thị trong Danh sách thông báo nghỉ chăm con do sinh, đồng thời email thông báo cũng sẽ được gửi đi.
Mỗi thông báo chỉ được gửi email một lần, tuy nhiên, với số ngày làm việc hoặc tổng số giờ làm việc, có thể thiết lập tối đa 5 ngưỡng thông báo, và mỗi lần vượt qua một ngưỡng, hệ thống sẽ gửi thêm một thông báo mới.
Hệ thống sẽ kiểm tra dữ liệu chấm công định kỳ mỗi 6 giờ, nên sau khi hoàn tất thiết lập, có thể mất một khoảng thời gian trước khi email thông báo đầu tiên được gửi đi.
Các loại cảnh báo có thể sử dụng
| Tên cảnh báo | Điều kiện kích hoạt cảnh báo |
| Thông báo giờ làm việc cho ngày đầu tiên của thời gian nghỉ chăm sóc trẻ do sinh | Hệ thống sẽ phát thông báo khi số giờ làm việc trong ngày đầu tiên hoặc ngày cuối cùng vượt ngưỡng giờ làm việc tiêu chuẩn/ngày mà đã thiết lập trong thiết lập ngưỡng cảnh báo. |
| Thông báo giờ làm việc cho ngày cuối cùng của thời gian nghỉ chăm sóc trẻ do sinh | |
| Cảnh báo ngày làm việc trong thời gian nghỉ chăm sóc trẻ do sinh | Có thể tùy ý thiết lập số ngày làm việc làm chuẩn. Hệ thống sẽ phát cảnh báo khi số ngày đi làm trong thời gian nghỉ (tính theo ngày có chấm công, không phải ngày có ca làm) đạt ngưỡng đã thiết lập. |
| Thông báo tổng số giờ làm việc trong thời gian nghỉ chăm sóc trẻ do sinh | Có thể tùy ý thiết lập số giờ làm việc làm chuẩn. Hệ thống sẽ phát cảnh báo khi tổng số giờ làm việc trong thời gian nghỉ đạt ngưỡng đã thiết lập. |
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Thiết lập thông báo cảnh báo dành cho người quản lý, Thông báo tình hình chấm công, Các cảnh báo và email khác dành cho người quản lý, Thông báo lỗi, Thông báo và cảnh báo dành cho người quản lý