A. Về cơ bản, các đơn chưa được phê duyệt sẽ vẫn giữ nguyên trạng thái “Chưa phê duyệt”.
Các loại đơn được chia thành 2 nhóm chính, và cách thiết lập người phê duyệt cho mỗi nhóm sẽ khác nhau:
Đơn chỉnh sửa chấm công, đăng ký ca làm
Đơn nghỉ phép, làm thêm giờ, làm việc vào ngày nghỉ
Trong phần này, Jobcan sẽ giải thích cách hệ thống xử lý khi thay đổi nhóm trực thuộc của nhân viên, thay đổi nhóm quản lý của quản trị viên nhóm hoặc thay đổi cài đặt phê duyệt, trong khi vẫn đang có các đơn ở trạng thái “Chưa phê duyệt”.
Xem thêm：Các loại đơn và phương thức phê duyệt
Mục lục
- Về đơn chỉnh sửa chấm công & đăng ký ca làm
-
Về đơn nghỉ phép, đơn làm thêm giờ & đơn làm việc ngày nghỉ
Về đơn chỉnh sửa chấm công & đơn đăng ký ca làm
Các đơn chỉnh sửa chấm công và đăng ký ca làm sẽ được duyệt bởi quản lý nhóm của nhóm mà nhân viên gửi đơn đang trực thuộc.
Khi thay đổi nhóm trực thuộc của nhân viên gửi đơn hoặc nhóm mà người phê duyệt quản lý thì:
- Các đơn yêu cầu chưa được duyệt sẽ được hệ thống tự động cập nhật người phê duyệt mới.
- Người phê duyệt mới chính là quản lý nhóm mà nhân viên đang trực thuộc sau khi thay đổi.
Điều này giúp đảm bảo đơn yêu cầu vẫn được xử lý đúng theo cơ cấu quản lý hiện tại.
|
Ví dụ minh họa
Trường hợp 2: Thay đổi nhóm mà Quản lý nhóm Nguyễn Anh quản lý từ Nhóm sản xuất → Nhóm kinh doanh
|
Về đơn nghỉ phép, đơn làm thêm giờ & đơn làm việc vào ngày nghỉ
Các loại đơn này sẽ được phê duyệt theo “quy trình phê duyệt” đã được thiết lập trong phần thiết lập phê duyệt. Tùy thuộc vào việc thay đổi thông tin của nhân viên hoặc cài đặt quy trình phê duyệt, cách xử lý các đơn chưa được duyệt có thể khác nhau trong những trường hợp sau:
- Khi thay đổi nhóm làm việc chính hoặc vai trò của nhân viên gửi đơn
- Khi tạo mới một quy trình phê duyệt
- Khi thay đổi nội dung của quy trình phê duyệt
- Khi xóa một quy trình phê duyệt
-
Khi thay đổi loại quy trình phê duyệt trong lúc đang phê duyệt
Khi thay đổi nhóm làm việc chính hoặc vai trò của nhân viên gửi đơn
Nếu thay đổi nhóm chính hoặc loại nhân viên của một nhân viên khi họ đang có đơn ở trạng thái “chưa được phê duyệt” thì:
Các đơn đó vẫn sẽ được duyệt theo quy trình phê duyệt đã áp dụng tại thời điểm gửi đơn.
Quy trình phê duyệt sẽ không tự động cập nhật theo nhóm chính hoặc loại nhân viên mới sau khi thay đổi.
Nói cách khác, các đơn chưa duyệt vẫn giữ nguyên quy trình phê duyệt cũ, đảm bảo không bị gián đoạn giữa chừng.
|
Ví dụ minh họa
Nói cách khác, đơn sẽ giữ nguyên quy trình phê duyệt của Nhóm sản xuất tại thời điểm gửi và không chuyển sang quy trình của Nhóm kinh doanh sau khi thay đổi. |
Quay lại phần <Về đơn xin nghỉ phép, đơn làm thêm giờ & đơn làm việc vào ngày nghỉ>
Quay lại đầu trang
Khi tạo mới một quy trình phê duyệt
Nếu tạo mới một quy trình phê duyệt trong khi vẫn còn các đơn xin phép đang ở trạng thái chờ duyệt, thì:
- Các đơn chưa được duyệt sẽ tiếp tục áp dụng quy trình phê duyệt cũ — tức là quy trình đã được gán tại thời điểm nhân viên gửi đơn.
- Dù quy trình mới có thể phù hợp hơn với nhóm hoặc loại nhân viên hiện tại, hệ thống sẽ không tự động chuyển các đơn đang chờ sang quy trình mới.
Lưu ý: Nếu chỉnh sửa nội dung của quy trình cũ đã gán cho đơn (ví dụ: thay đổi loại quy trình hoặc người phê duyệt), thì đơn đó sẽ áp dụng theo nội dung mới đã chỉnh sửa.
Quay lại phần <Về đơn xin nghỉ phép, đơn làm thêm giờ & đơn làm việc vào ngày nghỉ>
Quay lại đầu trang
Khi thay đổi nội dung của quy trình phê duyệt
Nếu thay đổi nội dung của quy trình phê duyệt trong khi vẫn còn các đơn chưa được duyệt, thì:
Những đơn đó sẽ tự động áp dụng nội dung quy trình sau khi đã thay đổi.
Nói cách khác, quy trình mới (đã chỉnh sửa) sẽ có hiệu lực đối với các đơn đang chờ duyệt, không giữ lại nội dung quy trình cũ.
|
Ví dụ minh họa
【Trước khi thay đổi】 ・Cài đặt phê duyệt (Nhóm sản xuất / Tất cả): Quản trị viên "Quản lí SX 1" là người phê duyệt. ・Người phê duyệt hiển thị cho đơn nghỉ phép (nhân viên thuộc Nhóm sản xuất) 【Sau khi thay đổi】 ・Cài đặt phê duyệt (Nhóm sản xuất / Tất cả) ・Người phê duyệt hiển thị trong đơn nghỉ phép (đối với nhân viên Nhóm sản xuất) |
Quay lại phần <Về đơn xin nghỉ phép, đơn làm thêm giờ & đơn làm việc vào ngày nghỉ>
Quay lại đầu trang
Khi xóa quy trình phê duyệt
Nếu xóa một quy trình phê duyệt trong khi vẫn còn các đơn chưa được duyệt, thì:
Tất cả các đơn chưa duyệt sẽ tự động bị từ chối.
Nhân viên cần gửi lại đơn mới theo quy trình phê duyệt hiện hành sau khi xóa.
Do đó, trước khi xóa một quy trình phê duyệt, nên kiểm tra kỹ xem có đơn nào đang chờ duyệt hay không, để tránh gián đoạn hoặc gây phiền cho nhân viên.
Quay lại phần <Về đơn xin nghỉ phép, đơn làm thêm giờ & đơn làm việc vào ngày nghỉ>
Quay lại đầu trang
Khi thay đổi loại quy trình phê duyệt trong lúc đang phê duyệt
Nếu thay đổi nội dung hoặc loại quy trình phê duyệt trong khi vẫn còn các đơn chưa được duyệt, thì:
Các đơn này sẽ tự động áp dụng quy trình phê duyệt mới sau khi đã thay đổi.
Điều này cũng đúng trong trường hợp thay đổi “loại hình” của quy trình phê duyệt (ví dụ: từ 1 cấp duyệt sang nhiều cấp duyệt, từ duyệt song song sang duyệt tuần tự theo thứ tự,...).
Tuy nhiên, ngay cả khi thay đổi loại quy trình phê duyệt khiến đơn xin đủ điều kiện được duyệt theo quy trình mới, thì:
- Trạng thái của đơn vẫn giữ nguyên là “Chưa duyệt”
- Hệ thống không tự động chuyển sang “Đã duyệt”
Người phê duyệt vẫn cần duyệt đơn thủ công như bình thường, để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng cách. Vui lòng tham khảo ví dụ cụ thể bên dưới để hiểu rõ hơn cách hệ thống xử lý trong tình huống này.
|
Ví dụ: Giả sử có một đơn xin phê duyệt chưa được duyệt, đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau: Trước khi thay đổi, luồng phê duyệt được thiết lập là:
Sau khi thay đổi, luồng phê duyệt chuyển sang:
|
Quay lại phần <Về đơn xin nghỉ phép, đơn làm thêm giờ & đơn làm việc vào ngày nghỉ>
Quay lại đầu trang
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Đơn chờ phê duyệt / Đơn chưa được phê duyệt, Chưa phê duyệt, Cài đặt phê duyệt / Thiết lập quy trình phê duyệt, Nhóm trực thuộc / Nhóm nhân viên, Nhóm quản lý, Đơn xin chỉnh sửa giờ chấm công, Đơn xin thay đổi ca làm / Đơn xin ca, Đơn xin nghỉ phép, Đơn xin làm thêm giờ, Đơn xin làm việc ngày nghỉ, Nhóm làm việc, Hủy đơn, Người duyệt đơn