Danh mục các yêu cầu đơn xin và cách phê duyệt từng loại

Trong quản lý chấm công của Jobcan, hệ thống cung cấp nhiều loại chức năng yêu cầu khác nhau để phục vụ các mục đích khác nhau. Điểm chung của tất cả các loại yêu cầu là:

• Nhân viên thực hiện yêu cầu ngay từ Trang cá nhân.

• Quản lý sẽ xem và phê duyệt yêu cầu từ Trang quản trị.

Lưu ý: Với yêu cầu “Ghi chú cài đặt chọn lựa”, nhân viên cũng có thể gửi yêu cầu trực tiếp từ chấm công Web. Tuy nhiên, quản lý nào sẽ là người phê duyệt sẽ khác nhau tùy theo từng loại yêu cầu.
 

Trang này sẽ giới thiệu chi tiết các loại yêu cầu và cách phê duyệt của từng loại trong hệ thống.

Mục lục

---

• Quy trình từ gửi yêu cầu đến phê duyệt
• Gói Quản lý chấm công & Gói Quản lý ca làm việc
  • Về người phê duyệt
  • Yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công
  • Yêu cầu giải trình lý do đi muộn
  • Chỉnh sửa giờ ra/vào
  • Yêu cầu đăng ký khu vực chấm công 
  • Yêu cầu đăng ký ca làm việc
  • Về thông báo qua email

• Gói Quản lý nghỉ phép và đơn từ 

  • Cài đặt phê duyệt
  • Yêu cầu nghỉ phép
  • Yêu cầu làm việc vào ngày nghỉ
  • Yêu cầu làm thêm giờ
  • Yêu cầu ghi chú chọn lựa
  • Về thông báo qua email

  Quy trình từ gửi yêu cầu đến phê duyệt

  ---

  Luồng xử lý từ yêu cầu đến phê duyệt áp dụng cho tất cả các loại yêu cầu

  1. Nhân viên gửi yêu cầu từ Trang cá nhân

Nhân viên thực hiện yêu cầu ngay từ Trang cá nhân của mình. Lưu ý riêng cho từng loại yêu cầu:

• Chỉnh sửa giờ ra/vào: chỉ thực hiện được từ Trang cá nhân trên máy tính.

• Yêu cầu chấm công theo khu vực: chỉ thực hiện được từ trang cá nhân trên di động.

• Các loại yêu cầu khác có thể thực hiện từ cả trên máy tính và di động.

Nếu muốn giới hạn các chức năng yêu cầu, hoặc chỉ cho phép gửi yêu cầu từ một loại Trang cá nhân nhất định. Hãy thay đổi cài đặt hiển thị các chức năng trên trang cá nhân để tùy chỉnh quyền sử dụng cho nhân viên.
 

• 2. Quản lý kiểm tra yêu cầu

  

Khi nhân viên gửi yêu cầu, số lượng yêu cầu chưa được phê duyệt sẽ hiển thị bằng chữ đỏ trên danh sách “Danh sách yêu cầu chưa được phê duyệt” ở trang chủ của trang Admin. Nhấp vào số lượng này để chuyển đến màn hình phê duyệt tương ứng và xử lý yêu cầu.

• Lưu ý: Việc hiển thị bằng màu đỏ giúp quản lý dễ dàng nhận biết các yêu cầu đang chờ xử lý, đảm bảo không bỏ sót.
   

  3. Phê duyệt yêu cầu

  

  Xác nhận nội dung yêu cầu và thực hiện phê duyệt.
   

  Quay lại phần <Mục lục>
  
  Quay lại đầu trang
   

  Gói Quản lý chấm công & Gói Quản lý ca làm việc

  ---

Đối với các loại yêu cầu:

• Yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công 

• Yêu cầu giải trình lý do đi muộn 

• Chỉnh sửa giờ ra/vào 

• Yêu cầu chấm công theo khu vực 

• Yêu cầu ca làm việc 

Người phê duyệt sẽ là: Quản lý nhóm mà nhân viên gửi yêu cầu đang thuộc về.

Lưu ý: Chỉ cần một trong số các quản lý nhóm phê duyệt, yêu cầu sẽ được xác nhận và hoàn tất.
 

Tham khảo hướng dẫn liên quan:

Phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công / chỉnh sửa giờ ra/vào

Nhóm là gì?

• Về người phê duyệt
• Yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công
• Yêu cầu giải trình lý do đi muộn
• Chỉnh sửa giờ ra/vào
• Yêu cầu chấm công theo khu vực
• Yêu cầu ca làm việc
• Về thông báo qua email
   

• Về người phê duyệt

  Đối với các chức năng yêu cầu trong Gói Quản lý chấm công và Gói Quản lý ca làm việc, người phê duyệt sẽ là tài khoản quản lý thuộc một trong các trường hợp sau:

  • Quản lý toàn quyền
  • Quản lý nhóm chính và nhóm phụ mà người gửi yêu cầu thuộc về
  • Quản lý của nhóm cấp trên có quyền quản lý cả nhóm chính và nhóm phụ mà người gửi yêu cầu đang thuộc về

Quy định về phê duyệt và hiển thị người phê duyệt

• Khi một trong số các người phê duyệt thực hiện phê duyệt hoặc từ chối, kết quả yêu cầu sẽ được xác nhận ngay lập tức và cập nhật vào bảng công.

• Người phê duyệt của từng nhân viên được hiển thị trong tab Thông tin cài đặt của nhân viên.

  • Chỉ hiển thị quản lý của nhóm chính.

  • Nếu không có quản lý nhóm tương ứng, hệ thống sẽ hiển thị Quản lý toàn quyền.

  • Không hiển thị: quản lý nhóm cấp trên của nhóm chính, hoặc quản lý nhóm phụ.

Lưu ý: Người phê duyệt vẫn có thể phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công ngay cả khi vị trí chấm công nằm ngoài nhóm quản lý của họ.
 

Quay lại phần <Gói Quản lý chấm công & Gói Quản lý ca làm việc> 

Quay lại phần <Mục lục>
 

• Yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công

  Gói/ dịch vụ cần bắt buộc sử dụng: Gói Quản lý chấm công. Nhân viên có thể gửi yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công ngay từ trên Trang cá nhân:
  
  - Sửa giờ đã chấm trước đó
  - Thêm giờ chấm công khi quên chấm công, với thời gian cụ thể do nhân viên chỉ định.
  
  Khi nhân viên thực hiện thao tác chỉnh sửa trên Trang cá nhân, hệ thống sẽ gửi yêu cầu này dưới dạng Yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công. Quản lý sẽ thực hiện phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
   

  Cách gửi yêu cầu

  ・Trang cá nhân trên PC
  ・Trang cá nhân trên di động

  Cách phê duyệt yêu cầu: ・Danh sách chấm công chưa được phê duyệt
   

  Quay lại phần <Gói Quản lý chấm công & Gói Quản lý ca làm việc>
  
  Quay lại <Mục lục>
   

  Yêu cầu giải trình lý do đi muộn

  

  Gói/ dịch vụ cần bắt buộc sử dụng: Gói Quản lý chấm công

• Khi bật (ON) tùy chọn “Chức năng yêu cầu lý do đi muộn”, nhân viên sẽ có thể gửi yêu cầu giải trình lý do đi muộn từ trang cá nhân.

• Yêu cầu lý do đi muộn có thể gửi từ cả trang cá nhân trên máy tính và trang cá nhân trên di động.

• Lưu ý: Chỉ trang cá nhân trên máy tính mới có thể đính kèm tệp chứng nhận trễ khi gửi yêu cầu.

• Khi quản lý phê duyệt yêu cầu, cách xử lý tình trạng đi muộn sẽ được quyết định dựa trên tùy chọn “Xử lý khi phê duyệt lý do đi muộn” trong cài đặt hệ thống.
  
  Cách gửi yêu cầu và phê duyệt: ・Chức năng yêu cầu lý do đi muộn
   

  Quay lại phần <Gói Quản lý chấm công & Gói Quản lý ca làm việc>
  
  Quay lại phần <Mục lục>
   

  Chỉnh sửa giờ ra/vào

  

  Gói/ dịch vụ cần bắt buộc sử dụng: Gói Quản lý chấm công

  ※ Chức năng này chỉ áp dụng trên trang cá nhân máy tính

• Chức năng cho phép chỉnh sửa giờ ra/ vào và vị trí chấm công
• Có thể chỉnh sửa tất cả thông tin trong 1 tháng hoặc từng ngày một.
• Khi sử dụng chức năng này, việc thay đổi dữ liệu chấm công sẽ được xử lý tương tự như khi quản lý chỉnh sửa trực tiếp trên bảng công.
• Để sử dụng chức năng Chỉnh sửa giờ ra/vào, cần mở quyền chức năng qua Bộ phận Hỗ trợ. Nếu muốn sử dụng, Quản lý toàn quyền vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ để được kích hoạt.
• Chức năng này giúp quản lý và chỉnh sửa bảng công tập trung, thuận tiện cho việc sửa dữ liệu chấm công hàng loạt hoặc theo ngày.
   

• Cách gửi yêu cầu: ・Trang cá nhân trên máy tính

  Cách phê duyệt yêu cầu: ・Danh sách chấm công chưa được phê duyệt 
   

  Quay lại phần <Gói Quản lý chấm công & Gói Quản lý ca làm việc>
  
  Quay lại phần <Mục lục>
   

  Yêu cầu đăng ký khu vực chấm công

  Gói/ dịch vụ cần bắt buộc sử dụng: Gói Quản lý chấm công 

  ※ Chức năng này chỉ khả dụng trên trang cá nhân trên di động.

  Chức năng Yêu cầu khu vực chấm công cho phép nhân viên đăng ký khu vực chấm công cá nhân khi sử dụng tính năng chấm công bằng định vị (Geofencing). Nhân viên có thể gửi yêu cầu để tạo khu vực chấm công riêng ngoài các khu vực đã được công ty thiết lập sẵn.
  
  Để kích hoạt và sử dụng chức năng Yêu cầu khu vực chấm công, cần thực hiện hai bước thiết lập sau:

  1. Trong phần Thiết lập hiển thị trang cá nhân, hãy đặt mục「Geofencing」của Trang cá nhân trên di động thành “Hiển thị"

  2. Trong phần Thiết lập tùy chọn Geofencing hãy tích chọn mục “Cho phép khu vực chấm công riêng cho từng nhân viên"
   

  

  Để biết chi tiết về chấm công bằng định vị, vui lòng xem trang hướng dẫn này.
  
  Để biết cách quản lý thiết lập khu vực chấm công, vui lòng xem trang hướng dẫn này.
   

  Cách gửi yêu cầu:・Trang cá nhân trên di động

  Cách phê duyệt: ・Danh sách yêu cầu khu vực chấm công
   

  Quay lại phần <Gói Quản lý chấm công & Gói Quản lý ca làm việc>
  
  Quay lại phần <Mục lục>
   

  Yêu cầu đăng ký ca làm việc

  Gói/ dịch vụ cần phải sử dụng: Gói Quản lý ca làm việc

  Chức năng đăng ký ca làm việc. Nhân viên có thể gửi yêu cầu đăng ký ca làm việc mong muốn thông qua chức năng này. Ngoài việc chỉ định giờ vào và giờ ra, nhân viên cũng có thể chọn đăng ký theo mẫu ca làm việc. Bên cạnh việc đăng ký ca làm việc, nhân viên còn có thể gửi yêu cầu “nghỉ ca” (nghĩa là ngày đó không làm việc, không phải nghỉ phép hay ngày nghỉ chính thức).
  
  Để biết chi tiết cách gửi yêu cầu, vui lòng xem trang hướng dẫn bên dưới.
   

  Cách gửi yêu cầu

  ・Trang cá nhân trên máy tính
  ・Trang cá nhân trên di động
   

  Cách phê duyệt: ・Tạo ca làm viêc (phê duyệt)
   

  Quay lại phần <Gói Quản lý chấm công & Gói Quản lý ca làm việc>
  
  Quay lại phần <Mục lục>
   

  Về thông báo qua email

  Đối với quản lý

  Khi có yêu cầu đăng ký khu vực chấm công được gửi, hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến người phê duyệt. Email sẽ được gửi đến

  • Người quản lý nhóm trực tiếp của người gửi yêu cầu
  • (Nếu không có quản lý nhóm phù hợp) Email sẽ được gửi đến quản lý toàn quyền.

  Đối với các loại yêu cầu khác, khi bật (ON) trong phần thiết lập tùy chọn, hệ thống sẽ gửi email thông báo đến người phê duyệt ngay khi có yêu cầu mới được gửi đi. Email sẽ được gửi đến các tài khoản quản lý sau:

  • Người quản lý nhóm mà nhân viên gửi yêu cầu đang thuộc về, bao gồm cả nhóm chính hoặc nhóm phụ

  • (Nếu không có quản lý nhóm phù hợp) Email sẽ được gửi đến quản lý toàn quyền.

  Đối với yêu cầu chỉnh sửa chấm công và chỉnh sửa giờ vào/ ra, vui lòng bật (ON) tùy chọn “Tính năng thông báo khi có yêu cầu chỉnh sửa chấm công” trong phần thiêt lập tùy chọn.
  
  Đối với yêu cầu ca làm, vui lòng bật (ON) tùy chọn “Tính năng thông báo khi có yêu cầu ca làm”.
   

  Lưu ý

  ・Nếu cài đặt chỉnh sửa giờ làm việc theo hình thức gửi từng ngày một, thì dù tùy chọn thông báo email có được bật hay không, hệ thống sẽ không gửi email thông báo đến người quản lý.

  ・Nếu muốn giới hạn đối tượng nhận thông báo qua email chỉ dành cho người quản lý của nhóm chính, hãy đặt tùy chọn “Gửi thư cho tất cả người quản lý khi nhân viên chỉnh sửa trên Trang cá nhân ”, thành “Chỉ nhóm chính”, trong phần Thiết lập tùy chọn 'Địa chỉ email'

  
  Đối với nhân viên

  Email thông báo gửi đến nhân viên không thể được bật/tắt bằng thiết lập tùy chọn. Việc có gửi thông báo hay không sẽ được quyết định tùy theo loại đơn xin phép.

  • Kết quả phê duyệt của đơn chỉnh sửa giờ chấm công (và đơn xin lý do đi trễ) sẽ không được gửi email cho nhân viên. Tuy nhiên, nếu người quản lý từ chối đơn và nhập lý do từ màn hình chi tiết chấm công, thì email thông báo kèm lý do từ chối sẽ được gửi đến cho nhân viên.
  • Kết quả phê duyệt của đơn chỉnh sửa giờ vào/ra sẽ được gửi email thông báo cho nhân viên.
  • Kết quả phê duyệt của đơn xin chấm công theo khu vực cũng được gửi email thông báo cho nhân viên.
  • Kết quả phê duyệt của đơn xin ca làm việc sẽ không được gửi email cho nhân viên.
     

  Quay lại phần <Gói Quản lý chấm công & Gói Quản lý ca làm việc>
  
  Quay lại phần <Mục lục>
  
  Quay lại đầu trang
   

  Gói Quản lý nghỉ phép và đơn từ 

  ---

  Gói/ dịch vụ cần sử dụng: Gói Quản lý nghỉ phép và đơn từ

  Để sử dụng các tính năng như Đơn xin nghỉ phép, Đơn xin làm việc vào ngày nghỉ, Đơn xin làm thêm giờ và Đơn xin ghi chú lựa chọn (có quy trình phê duyệt), cần đăng ký Gói Quản lý nghỉ phép và đơn từ.
  
  Nếu chỉ sử dụng Ghi chú lựa chọn thông thường (không cần quy trình phê duyệt), thì Gói Quản lý chấm công là đủ.
  
  Người phê duyệt là quản lý được chỉ định trong quy trình phê duyệt được tạo trong phần Thiết lập phê duyệt

  • Thiết lập phê duyệt
  • Đơn xin nghỉ phép
  • Đơn xin làm việc vào ngày nghỉ
  • Đơn xin làm thêm giờ
  • Đơn xin ghi chú lựa chọn
  • Thông báo qua email
     

  Thiết lập phê duyệt

  Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Thiết lập phê duyệt
  
  Bốn loại đơn gồm Đơn xin nghỉ phép, Đơn xin làm việc vào ngày nghỉ, Đơn xin làm thêm giờ và Đơn xin ghi chú lựa chọn sẽ được xác định người phê duyệt dựa trên quy trình phê duyệt đã được thiết lập.
  
  Trong phần Thiết lập phê duyệt, có thể tạo quy trình phê duyệt bằng cách chỉ định nhóm hoặc loại nhân viên áp dụng. Người có thể được chỉ định làm người phê duyệt bao gồm Quản lý toàn quyền và Quản lý nhóm. Nhân viên thông thường không thể được thiết lập làm người phê duyệt.
  
  Để biết chi tiết cách thiết lập, vui lòng tham khảo Trang hướng dẫn.
   

  Lưu ý

  ・Các loại đơn như Chỉnh sửa thời gian chấm công, Giải trình lý do đi muộn, Chỉnh sửa giờ làm – tan ca, Đăng ký khu vực chấm công, và Đăng ký ca làm việc không áp dụng quy trình phê duyệt

  ・Trong một quy trình phê duyệt, có thể chỉ định tối đa 5 người phê duyệt.

  ・Thiết lập mặc định【Tất cả / Tất cả】không thể bị xóa, vì nếu xóa đi, hệ thống sẽ không thể xử lý được đối với những nhân viên không thuộc bất kỳ quy trình phê duyệt cụ thể nào.

  
  Quay lại phần <Gói Quản lý nghỉ phép và đơn từ>
  
  Quay lại phần <Mục lục>
   

  Đơn xin nghỉ phép

  Đây là tính năng cho phép nhân viên gửi đơn xin nghỉ phép. Ngoài việc đăng ký xin nghỉ cả ngày, nhân viên cũng có thể chọn khung giờ cụ thể để xin nghỉ theo thời gian.
  
  Để nhân viên có thể sử dụng chức năng xin nghỉ phép, người quản lý cần tạo loại nghỉ phép và cấp số ngày nghỉ trong trang quản trị trước.
  
  Cách gửi đơn

  ・Trang cá nhân trên máy tính
  ・Trang cá nhân trên di động
   

  Cách phê duyệt: ・Danh sách đơn xin nghỉ phép
   

  Để biết chi tiết cách quản lý nghỉ phép, vui lòng tham khảo các trang hướng dẫn sau:

  ・Tạo loại ngày nghỉ phép
  ・Thiết lập loại nghỉ phép
   

  Quay lại phần <Gói Quản lý nghỉ phép và đơn từ> 
  
  Quay lại phần <Mục lục>
   

  Đơn xin làm việc vào ngày nghỉ

  Đây là tính năng cho phép nhân viên gửi đơn xin làm việc vào ngày nghỉ, khi cần làm việc vào ngày không có lịch làm việc thông thường. Hệ thống có thể tự động cộng thêm ngày nghỉ bù hoặc ngày nghỉ hoán đổi sau khi đơn được phê duyệt.
   

  Cách gửi đơn

  ・Trang cá nhân trên máy tính
  ・Trang cá nhân trên di động
   

  Cách phê duyệt:・Danh sách đơn xin làm việc vào ngày nghỉ
   

  Trang hướng dẫn liên quan

  ・Cách sử dụng nghỉ bù (áp dụng cho đơn làm việc vào ngày nghỉ và đơn nghỉ phép)
  ・Cách sử dụng nghỉ hoán đổi 
   

  Quay lại phần <Gói Quản lý nghỉ phép và đơn từ>
  
  Quay lại phần <Mục lục>
   

  Đơn xin làm thêm giờ

  Đây là tính năng cho phép nhân viên đăng ký thời gian làm thêm giờ, khi cần làm việc trước giờ bắt đầu ca làm hoặc sau giờ kết thúc ca làm. Việc gửi và phê duyệt đơn làm thêm giờ có thể ảnh hưởng đến các thiết lập giới hạn làm sớm và thiết lập làm tròn thời gian chấm công.
   

  Cách gửi đơn

  ・Trang cá nhân trên máy tính
  ・Trang cá nhân trên di động
   

  Cách phê duyệt:・Danh sách đơn xin làm thêm giờ
   

  Trang hướng dẫn liên quan: ・Có thể bắt buộc nhân viên phải gửi đơn xin làm thêm giờ không?
   

  Quay lại phần <Gói Quản lý nghỉ phép và đơn từ>
  
  Quay lại phần <Mục lục>
   

  Đơn xin ghi chú lựa chọn

  Gói/ dịch vụ cần sử dụng: Gói Quản lý chấm công hoặc Gói Quản lý nghỉ phép & đơn từ

  Khi bật (ON) tùy chọn “Chức năng đăng ký ghi chú lựa chọn”, các ghi chú lựa chọn sẽ được chuyển sang hình thức có phê duyệt. Nếu chỉ sử dụng ghi chú lựa chọn thông thường (không cần phê duyệt), chỉ cần đăng ký Gói Quản lý chấm công là đủ.
  
  Người phê duyệt cho đơn xin ghi chú lựa chọn sẽ tuân theo quy trình phê duyệt đã được thiết lập trong phần Thiết lập phê duyệt — giống như các đơn nghỉ phép, làm việc ngày nghỉ, và làm thêm giờ.
   

  Cách phê duyệt:・Danh sách đơn xin ghi chú lựa chọn
   

  Quay lại phần <Gói Quản lý nghỉ phép và đơn từ>
  
  Quay lại phần <Mục lục>
   

  Về thông báo qua email

  Khi có đơn được gửi đi, hệ thống sẽ gửi email thông báo đến quản lý và nhân viên ở từng thời điểm tương ứng. Lưu ý: Không thể tắt tính năng gửi email này.

  Đối với quản lý

  Quản lý được chỉ định trong quy trình phê duyệt sẽ nhận email thông báo trong các trường hợp sau:

  • Khi có đơn mới được gửi.
  • Khi người nộp đơn, rút lại đơn.

  Đối với nhân viên

  Khi người phê duyệt chấp thuận hoặc từ chối đơn của nhân viên, người nộp đơn sẽ nhận email thông báo kết quả.
   

  Quay lại phần <Gói Quản lý nghỉ phép và đơn từ>
  
  Quay lại phần <Mục lục>
  
  Quay lại đầu trang

  Cảm ơn đã đọc đến đây.

  ---

  🔍Từ khóa liên quan

  Phê duyệt, Thiết lập phê duyệt, Cách thức nộp đơn xin, Các loại yêu cầu và cách phê duyệt, Đơn xin yêu cầu, Danh mục các yêu cầu đơn xin và cách phê duyệt từng loại