Yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công hoặc giờ vào – ra sẽ được phê duyệt bởi quản lý của nhóm mà nhân viên gửi yêu đang trực thuộc. Nếu nhóm đó không có quản lý phụ trách, người quản lý toàn quyền sẽ là người phê duyệt.
Trong một nhóm có thể có nhiều người phê duyệt. Khi bất kỳ một người phê duyệt nào trong số đó đồng ý hoặc từ chối, kết quả yêu cầu sẽ được xác nhận và tự động cập nhật vào bảng chấm công.
Trang này sẽ hướng dẫn quy trình phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công và giờ vào – ra.
Xem thêm: [Cách chỉnh sửa thời gian chấm công]
| Để sử dụng tính năng chỉnh sửa giờ vào - ra, cần phải kích hoạt cài đặt thông qua bộ phận hỗ trợ của Jobcan. Nếu muốn bật tính năng này, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ thông qua quản lý toàn quyền của công ty. |
Mục lục
- Yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công là gì?
- Chỉnh sửa giờ vào – ra là gì?
- Về người phê duyệt
- Về danh sách các yêu cầu chưa được phê duyệt
- Về thông báo qua email
Yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công là gì?
Khi nhân viên quên chấm công hoặc muốn thay đổi giờ chấm công, vị trí chấm công, họ có thể gửi yêu cầu chỉnh sửa từ trang cá nhân. Yêu cầu này sẽ được quản lý xem xét và phê duyệt, sau đó dữ liệu chấm công sẽ được cập nhật.
Xem thêm：
【Trang cá nhân trên máy tính】Thêm/ Sửa/ Xóa chấm công
【Trang cá nhân trên di động】Thêm/ Sửa/ Xóa chấm công
Việc phê duyệt của quản lý là bắt buộc để yêu cầu có hiệu lực
|
Lưu ý ・Phê duyệt hoặc từ chối không thể thay đổi sau khi thực hiện. Nếu thao tác sai, hãy yêu cầu nhân viên gửi lại hoặc sửa trực tiếp chấm công từ chi tiết giờ vào - ra. ・Khi thực hiện phê duyệt, yêu cầu sẽ biến mất khỏi danh sách. Nội dung các yêu cầu trước đó sẽ không thể xem lại. |
Phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công
1. Truy cập Trang quản lý Admin và kiểm tra danh sách các yêu cầu chưa được phê duyệt.
Khi có yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công, số lượng "danh sách các yêu cầu chưa được phê duyệt" sẽ hiển thị trên trang quản lý Admin. Hãy nhấp vào số lượng này để chuyển đến danh sách các chấm công chưa được phê duyệt .
2. Thực hiện thao tác phê duyệt
Quản lý chấm công → Phê duyệt → Danh sách chấm công chưa được phê duyệt
Đánh dấu vào ô chọn của các yêu cầu muốn phê duyệt hoặc từ chối, sau đó nhấn nút [Phê duyệt tất cả] hoặc [Từ chối tất cả].
Nhấn nút [Chi tiết] ở cuối mỗi dòng để mở chi tiết giờ vào - ra của ngày đó. Tại trang chi tiết này, cũng có thể thực hiện phê duyệt trực tiếp.
Chỉnh sửa giờ vào – ra là gì?
| Để sử dụng tính năng chỉnh sửa giờ vào – ra, cần kích hoạt cài đặt thông qua bộ phận hỗ trợ khách hàng của Jobcan. Nếu muốn bật tính năng này, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ thông qua quản lý toàn quyền của công ty. |
Tính năng chỉnh sửa giờ vào – ra
Tính năng này có thể được sử dụng từ menu “Chỉnh sửa chấm công” trên Trang cá nhân máy tính. Nhân viên có thể nhập và gửi yêu cầu chỉnh sửa các thông tin như địa điểm chấm công, ca làm việc, giờ vào – ra, thời gian nghỉ theo từng tháng.
Khi chỉnh sửa thông tin chấm công bằng tính năng này, dữ liệu sẽ được xử lý tương tự như khi chỉnh sửa trực tiếp trên bảng chấm công.
Nếu yêu cầu bị từ chối, không thể chuyển lại sang trạng thái phê duyệt sau đó.
Nếu yêu cầu đã được phê duyệt, vẫn có thể hủy phê duyệt (đưa về trạng thái “chưa xử lý”) hoặc chuyển sang từ chối nếu cần.
Xem thêm：【Trang cá nhân trên máy tính】Sử dụng tính năng chỉnh sửa giờ vào - ra
Phê duyệt chỉnh sửa giờ vào – ra
1. Truy cập Trang quản lý Admin và kiểm tra danh sách các yêu cầu chưa được phê duyệt.
Khi có yêu cầu chỉnh sửa giờ vào – ra, số lượng “danh sách yêu cầu chưa được phê duyệt” sẽ hiển thị trong danh sách chờ phê duyệt trên trang quản lý Admin. Hãy nhấp vào con số để chuyển đến danh sách các yêu cầu chỉnh sửa giờ vào - ra chưa được phê duyệt.
2. Thực hiện thao tác phê duyệt
Quản lý chấm công → Phê duyệt → Danh sách chỉnh sửa giờ vào - ra chưa được phê duyệt
Tính năng chỉnh sửa giờ vào – ra có thể được thiết lập để gửi và phê duyệt theo từng ngày hoặc theo từng tháng tùy theo thiết lập tùy chọn.
・Theo từng ngày
Khi muốn phê duyệt hoặc từ chối toàn bộ yêu cầu của cả tháng, hãy sử dụng nút [Phê duyệt tất cả] hoặc [Từ chối tất cả]. Ngoài ra, cũng có thể phê duyệt hoặc từ chối theo từng ngày bằng cách nhấn nút [Phê duyệt] hoặc [Từ chối] ở từng dòng.
・Theo từng tháng
Các yêu cầu chỉnh sửa sẽ được hiển thị theo từng nhân viên và từng tháng. Nhấn Chi tiết để mở một tab mới, nơi có thể xem toàn bộ nội dung yêu cầu đó.
Về người phê duyệt
Yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công hoặc chỉnh sửa giờ vào – ra sẽ được phê duyệt bởi một trong các tài khoản quản lý sau:
Quản lý toàn quyền
Quản lý nhóm phụ trách nhóm chính hoặc nhóm phụ mà nhân viên gửi yêu cầu đang trực thuộc
Quản lý cấp trên của nhóm chính hoặc nhóm phụ mà nhân viên đang trực thuộc
Khi bất kỳ một người phê duyệt nào trong danh sách trên đồng ý hoặc từ chối, kết quả yêu cầu sẽ được xác nhận và tự động cập nhật vào bảng chấm công.
Người phê duyệt của từng nhân viên có thể được xem trong “Thông tin cài đặt” của mục chi tiết nhân viên.
Tuy nhiên, tại đây chỉ hiển thị quản lý của nhóm chính (nếu không có, sẽ hiển thị quản lý toàn quyền). Quản lý cấp trên của nhóm chính hoặc nhóm phụ sẽ không được hiển thị trong danh sách này.
Trường hợp địa điểm chấm công được yêu cầu khác với nhóm mà người phê duyệt quản lý
Người phê duyệt vẫn có thể phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công, ngay cả khi địa điểm chấm công nằm ngoài nhóm mình quản lý.
Quản lý của nhóm chính của nhân viên có thể phê duyệt từ cả danh sách chấm công chưa được phê duyệt hoặc từ trang chi tiết giờ vào - ra.
Quản lý nhóm phụ (và quản lý nhóm cấp trên, dù là của nhóm chính hay phụ) không thể phê duyệt từ trang chi tiết giờ vào – ra nếu địa điểm chấm công không thuộc phạm vi nhóm họ quản lý. Trong trường hợp này, vui lòng thực hiện phê duyệt từ danh sách chấm công chưa được phê duyệt.
|
Ví dụ:
Trường hợp 1: Nhân viên gửi yêu cầu chỉnh sửa chấm công tại “Khu vực văn phòng”
Trường hợp 2: Nhân viên gửi yêu cầu chỉnh sửa chấm công tại “Làm việc tại nhà”
※ Khi đăng ký mới giờ chấm công từ trang chi tiết giờ vào – ra bằng quyền quản lý, chỉ có thể chọn địa điểm chấm công thuộc nhóm mà mình quản lý hoặc các nhóm phụ của nhóm đó. |
Về danh sách các yêu cầu chưa được phê duyệt
Khi có yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công hoặc chỉnh sửa giờ vào – ra, số lượng danh sách yêu cầu chưa được phê duyệt sẽ hiển thị bằng chữ đỏ trên trang quản lý chính Admin. Nhấp vào con số đó để chuyển đến màn hình phê duyệt.
Các mục “Thời gian chấm công chưa phê duyệt” và “Ca làm chưa phê duyệt” chỉ được hiển thị với:
Quản lý toàn quyền và
Quản lý của nhóm chính nơi nhân viên gửi yêu cầu đang trực thuộc hoặc quản lý của nhóm cấp trên của nhóm đó.
Đối với quản lý nhóm phụ và quản lý cấp trên của nhóm phụ, số lượng yêu cầu chưa phê duyệt sẽ không hiển thị trên trang quản lý. Tuy nhiên, nếu họ nhấp vào danh sách yêu cầu chưa phê duyệt, các yêu cầu liên quan vẫn sẽ hiển thị trong màn hình phê duyệt.
| Mục | Giải thích |
| Chấm công chưa được phê duyệt |
Hiển thị số lượng yêu cầu chỉnh sửa chấm công chưa được phê duyệt. Phạm vi hiển thị: từ tháng trước cho đến các yêu cầu trong vòng 1 năm tới. ※ Việc gửi yêu cầu chỉnh sửa chấm công cho ngày trong tương lai chỉ khả dụng khi được kích hoạt thông qua cài đặt đặc biệt bởi bộ phận hỗ trợ của Jobcan. Nếu muốn bật tính năng này, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ thông qua quản lý toàn quyền của công ty. |
| Giờ vào – ra chưa được phê duyệt |
Hiển thị số lượng yêu cầu chỉnh sửa giờ vào – ra chưa được phê duyệt. Phạm vi hiển thị:
|
Về thông báo qua email
Đối với người quản lý
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục menu: Trang cá nhân
Khi bật (ON) tùy chọn “Chức năng thông báo chỉnh sữa dữ liệu chấm công”, hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến người phê duyệt - mỗi khi nhân viên gửi yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công hoặc chỉnh sửa giờ làm – giờ tan ca.
Email thông báo sẽ được gửi đến các tài khoản quản trị sau:
Quản lý nhóm chính hoặc nhóm phụ mà người gửi yêu cầu đang trực thuộc
Nếu không có quản lý nhóm phù hợp, email sẽ được gửi cho quản lý toàn quyền.
Nếu chỉ muốn gửi email thông báo cho quản lý nhóm chính, hãy chỉnh trong phần thiết lập tùy chọn như sau: Gửi thư cho tất cả quản lý khi nhân viên chỉnh sửa từ trang cá nhân → Chọn “Chỉ nhóm chính”.
Lưu ý: Nếu hệ thống được cài đặt chế độ gửi yêu cầu chỉnh sửa giờ làm – tan ca theo từng ngày, thì dù bật hay tắt tùy chọn thông báo, email sẽ không được gửi đến quản lý.
Đối với nhân viên
Thông báo email cho nhân viên
Việc bật/tắt thông báo email cho nhân viên không thể thay đổi bằng thiết lập tùy chọn.
Việc gửi thông báo hay không phụ thuộc vào từng loại đơn.
-
Đơn chỉnh sửa chấm công (bao gồm cả đơn lý do đi trễ)
Kết quả không được gửi email cho nhân viên.
Trường hợp duy nhất: nếu từ chi tiết ra/vào, người quản lý nhập lý do và từ chối đơn, lý do từ chối sẽ được gửi qua email cho nhân viên.
-
Đơn chỉnh sửa giờ ra/ vào
Kết quả sẽ được gửi email cho nhân viên.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Chỉnh sửa chấm công, Chỉnh sửa giờ ra/vào, Phê duyệt chỉnh sửa chấm công, Phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa giờ ra/vào