Quản lý ca làm → Tạo ca → Phê duyệt
Mục “Tạo ca (Phê duyệt)” là màn hình dùng để xác nhận (phê duyệt) hoặc xóa (từ chối) các yêu cầu đăng ký ca làm mà nhân viên đã gửi.
Chỉ tài khoản quản lý có quyền phê duyệt mới có thể thực hiện thao tác này. Người có quyền phê duyệt được xác định dựa trên nhóm mà người gửi yêu cầu đang trực thuộc.
Trong phần này, Jobcan sẽ hướng dẫn cách phê duyệt yêu cầu đăng ký ca làm.
Xem thêm:
【Trang cá nhân trên máy tính】Gửi yêu cầu đăng ký ca làm việc
【Trang cá nhân trên di động】Gửi yêu cầu đăng ký ca làm việc
Mục lục
- Tạo ca làm việc (Phê duyệt)
- Xác nhận yêu cầu (Phê duyệt)
- Xóa yêu cầu (Từ chối)
- Về người phê duyệt
- Về thông báo qua email
Tạo ca làm việc (Phê duyệt)
Mục “Tạo ca (Phê duyệt)” là màn hình dùng để duyệt hoặc từ chối các yêu cầu đăng ký ca làm do nhân viên gửi yêu cầu.
Khi một ca làm được phê duyệt, thông tin ca đó sẽ tự động được phản ánh vào các mục như Bảng chấm công, Danh sách/ bảng ca làm (Palette Shift), hoặc Danh sách ca làm trong trang quản lý.
Nếu muốn hiển thị ca làm đã duyệt trên trang cá nhân của nhân viên, vui lòng thay đổi cài đặt hiển thị công khai sau khi phê duyệt.
Người có quyền phê duyệt là quản lý nhóm phụ trách nhóm mà nhân viên đó đang trực thuộc. (Nếu nhóm đó không có quản lý nhóm, thì quản lý toàn quyền sẽ là người phê duyệt.)
Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem phần “Về người phê duyệt”.
Xác nhận yêu cầu (Phê duyệt)
Các bước xác nhận (phê duyệt) yêu cầu đăng ký ca làm được thực hiện như sau:
1. Chỉ định điều kiện tìm kiếm để tìm các yêu cầu chưa được phê duyệt.
Hãy chọn điều kiện tìm kiếm rồi nhấn [Tìm kiếm]. Các yêu cầu phù hợp với điều kiện đã chọn sẽ được hiển thị trong danh sách bên dưới.
Nếu muốn tìm các yêu cầu chưa được phê duyệt, hãy chọn mục [Tình trạng ca làm việc] → [Đang yêu cầu].
Ngoài ra, cũng có thể nhấp trực tiếp vào số lượng hiển thị màu đỏ trong phần “Danh sách yêu cầu chưa phê duyệt” ở trang chủ của quản lý. Hệ thống sẽ tự động chuyển đến màn hình phê duyệt, nơi các yêu cầu chưa được phê duyệt đã được hiển thị sẵn.
| Điều kiện tìm kiếm | Mô tả |
|---|---|
| Tháng hoặc khoảng thời gian chỉ định | Chỉ hiển thị các yêu cầu được gửi trong khoảng thời gian đã chọn. |
| Nhóm trực thuộc / Loại nhân viên | Lọc kết quả theo nhóm trực thuộc và loại nhân viên. |
| Tên nhân viên | Lọc kết quả bằng cách chọn một nhân viên cụ thể. |
| Thẻ (Tag) | Lọc theo thẻ (tag) đã được cài đặt trong phần Chi tiết nhân viên. |
| Tình trạng ca làm việc |
Lọc kết quả dựa trên trạng thái của yêu cầu đăng ký ca làm.
|
2. Chỉnh sửa hoặc điều chỉnh ca làm việc khi cần thiết
Hãy kiểm tra nội dung các yêu cầu chưa được phê duyệt và điều chỉnh ca làm nếu cần thiết.
※ Nếu trong phần tùy thiết lập tùy chọn “Quản lý ca làm (thời gian nghỉ)” chọn chế độ “Quản lý theo thời gian”, thì thời gian nghỉ trong ca làm sẽ hiển thị là “0 phút”.
＞Nội dung yêu cầu thông tin (bên trái màn hình)
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Yêu cầu ngày mục tiêu đã đề ra | Hiển thị ngày mà yêu cầu đăng ký ca làm được gửi. |
| Thời điểm gửi yêu cầu | Hiển thị ngày và giờ nhân viên đã gửi yêu cầu. |
| Nhân viên | Hiển thị tên của nhân viên đã thực hiện yêu cầu đăng ký ca làm. |
| Yêu cầu ca làm được đăng ký | Hiển thị nội dung ca làm được đăng ký, bao gồm tên mẫu ca làm, khung giờ làm việc và thời gian nghỉ. |
| Ca làm đã được xác nhận hiện tại | Hiển thị nội dung ca làm đã được xác nhận tại thời điểm hiện tại. Khi phê duyệt yêu cầu, ca làm được đăng ký trong yêu cầu sẽ ghi đè lên ca làm hiện tại. |
| Ghi chú từ nhân viên | Nếu nhân viên có nhập ghi chú khi gửi yêu cầu, nội dung đó sẽ được hiển thị tại đây. |
＞Điều chỉnh (bên phải màn hình)
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Nhóm | Chọn địa điểm chấm công nơi làm việc. Mặc định, hệ thống sẽ hiển thị nhóm chính của nhân viên gửi yêu cầu. |
| Ca làm việc | Chọn ca làm. Nếu chọn một ca làm khác với ca mà nhân viên đã đăng ký, ca làm được chọn tại đây sẽ trở thành ca làm chính thức sau khi phê duyệt. |
| Loại ngày nghỉ | Chọn loại ngày nghỉ. (– [Ngày thường] / [Nghỉ bù] / [Nghỉ theo luật quy định]) |
| Thông báo riêng (nhân viên không thể xem) | Có thể nhập ghi chú nội bộ. Nội dung trong ghi chú nội bộ sẽ không được hiển thị cho nhân viên. |
| Thông báo chung (nhân viên có thể xem) | Có thể nhập ghi chú công khai. Nội dung trong ghi chú công khai sẽ hiển thị cho nhân viên và họ có thể xem được trên trang cá nhân của mình. |
3. Chọn yêu cầu và thực hiện phê duyệt hoặc xóa
Đánh dấu checkbox bên cạnh các yêu cầu, sau đó nhấn một trong các nút: [Xác nhận thông tin các dòng đã chọn], [Chỉ kiểm tra xác nhận] hoặc [Xóa yêu cầu] để thực hiện xử lý.
Nếu đánh dấu checkbox ở đầu hoặc cuối trang, hệ thống sẽ tự động chọn tất cả các yêu cầu đang hiển thị trên trang.
| Nút hiển thị | Mô tả |
|---|---|
| Gửi thông báo sửa đổi ca làm |
Khi đánh dấu checkbox và phê duyệt ca làm, hệ thống sẽ gửi email thông báo tới nhân viên về việc ca làm đã được thay đổi hoặc xác nhận. Nếu không đánh dấu chọn vào ô checkbox, email thông báo sẽ không được gửi. |
| Xác nhận các dòng đã chọn |
Xác nhận các yêu cầu đã đánh dấu để trở thành ca làm chính thức và cập nhật vào bảng chấm công. |
| Chỉ kiểm tra yêu cầu |
Khi đã kiểm tra và muốn xác nhận các yêu cầu đăng ký ca làm, hãy làm theo các bước sau: - Chọn các yêu cầu cần xác nhận trong danh sách. - Nhấn nút “Đã xác nhận” để hoàn tất việc phê duyệt. - Hệ thống sẽ tự động gỡ thông báo đếm số lượng của các yêu cầu đã xác nhận. - Sau khi xác nhận, các yêu cầu này sẽ không còn hiển thị trong mục “Yêu cầu đăng ký ca làm chưa phê duyệt” trên trang chủ của quản lý. |
| Xóa yêu cầu |
Xóa các yêu cầu đã đánh dấu. Chỉ xóa ca làm trong yêu cầu, không xóa ca làm đã được xác nhận. Thao tác “Xóa yêu cầu” sẽ xóa hoàn toàn yêu cầu, và không thể xem lại ca làm trong yêu cầu đã xóa sau này. |
Xóa yêu cầu (Từ chối)
Để xóa yêu cầu, hãy đánh dấu checkbox bên cạnh yêu cầu và nhấn [Xóa yêu cầu] ở góc dưới bên phải màn hình.
Trong hệ thống đăng ký ca làm, từ chối yêu cầu = xóa hoàn toàn yêu cầu đó.
Sau khi xóa, không thể xem lại ca làm trong yêu cầu hoặc thay đổi kết quả phê duyệt sang “Đã xác nhận”.
Nếu yêu cầu đã được phê duyệt, vẫn có thể xóa yêu cầu, nhưng việc xóa sẽ không làm ca làm đã phê duyệt trở về trạng thái trước khi phê duyệt.
Trong trường hợp xác nhận hoặc xóa nhầm yêu cầu, có thể:
Yêu cầu nhân viên gửi lại đăng ký ca làm, hoặc
Chỉnh sửa ca làm trực tiếp bằng ca dạng bảng (Palette Shift) hoặc ca dạng đường thẳng (Line Shift).
Về người phê duyệt
Các yêu cầu đăng ký ca làm sẽ được phê duyệt bởi một trong các tài khoản quản lý sau:
Quản lý toàn quyền
Quản lý nhóm của nhóm chính hoặc nhóm phụ mà nhân viên gửi yêu cầu đang trực thuộc.
Quản lý của nhóm cấp trên liên quan đến nhóm chính hoặc nhóm phụ của nhân viên.
Khi một trong các người phê duyệt thực hiện phê duyệt, kết quả yêu cầu sẽ được xác nhận và cập nhật vào các màn hình liên quan.
Người phê duyệt của từng nhân viên được hiển thị trong tab Thông tin cài đặt của phần chi tiết nhân viên.
Lưu ý: chỉ hiển thị quản lý của nhóm chính.
Nếu nhóm không có quản lý, hệ thống sẽ hiển thị quản lý toàn quyền.
Quản lý của nhóm cấp trên hoặc nhóm phụ không được hiển thị.
Xem thêm: Các loại yêu cầu và cách phê duyệt
Về thông báo qua email
Dành cho quản lý
Vào Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục: Quản lý ca làm, có thể bật (ON) chức năng “Thông báo thay đổi đăng ký ca làm”. Khi được bật, người phê duyệt sẽ nhận email thông báo mỗi khi có yêu cầu đăng ký ca làm mới.
Email sẽ được gửi tới các tài khoản quản lý sau:
Quản lý nhóm của nhóm chính hoặc nhóm phụ mà nhân viên gửi yêu cầu đang trực thuộc
Nếu không có quản lý nhóm phù hợp, email sẽ được gửi tới quản lý toàn quyền.
Nếu muốn giới hạn thông báo chỉ gửi tới quản lý nhóm chính, hãy thiết lập “Gửi thư cho tất cả các người quản lý khi nhân viên chỉnh sửa Trang cá nhân” → chọn “Chỉ nhóm chính” trong thiết lập tùy chọn.
Dành cho nhân viên
Kết quả phê duyệt yêu cầu đăng ký ca làm về cơ bản sẽ không được gửi email cho nhân viên. Chỉ khi đánh dấu vào ô checkbox “Gửi thông báo thay đổi ca làm” trước khi phê duyệt, hệ thống mới gửi email thông báo đến nhân viên với nội dung như sau.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Ca làm, Yêu cầu đăng ký, Danh sách yêu cầu, Phê duyệt yêu cầu đăng ký ca làm, Phê duyệt ca làm, Trang cá nhân nhân viên, Phê duyệt, Duyệt đơn đăng ký ca làm