Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Danh sách yêu cầu làm thêm ngoài giờ
Tại mục Danh sách yêu cầu làm thêm ngoài giờ, có thể phê duyệt hoặc từ chối các đơn làm thêm do nhân viên gửi lên. Ngoài ra, cũng có thể lọc và tìm kiếm đơn xin làm thêm theo các điều kiện cụ thể (ví dụ: theo tên nhân viên, thời gian, trạng thái phê duyệt,...).
Lưu ý: Việc phê duyệt đơn xin làm thêm sẽ tuân theo quy trình phê duyệt đã được thiết lập trong phần Thiết lập phê duyệt.
Trang này sẽ hướng dẫn cách sử dụng danh sách yêu cầu làm thêm ngoài giờ.
Mục lục
- Yêu cầu làm thêm ngoài giờ là gì
- Về người phê duyệt
- Danh sách yêu cầu làm thêm ngoài giờ
- Chi tiết yêu cầu làm thêm ngoài giờ
Yêu cầu làm thêm ngoài giờ là gì
Tính năng “Yêu cầu làm thêm ngoài giờ / làm thêm sớm” được dùng khi nhân viên làm việc trước giờ ca bắt đầu hoặc sau giờ kết thúc ca làm việc. Chức năng này giúp nhân viên gửi yêu cầu để được xác nhận và ghi nhận chính xác thời gian làm việc thực tế ngoài khung giờ quy định.
Lưu ý:
Ngay cả khi yêu cầu được phê duyệt, thời gian làm thêm được ghi trong yêu cầu không tự động tính là giờ làm thêm. Tổng giờ làm thêm thực tế sẽ được tính toán dựa trên thiết lập thời gian làm việc cố định/ thêm giờ/ ca đêm trong hệ thống.
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi nhân viên cần làm việc trong khoảng thời gian bị giới hạn bởi thiết lập làm tròn thời gian ghi giờ hoặc thiết lập giới hạn giờ vào sớm. Bằng cách gửi yêu cầu làm thêm ngoài giờ / làm thêm sớm, hệ thống sẽ tính giờ làm việc theo đúng thời gian chấm công thực tế.
→Có thể bắt buộc nhân viên gửi yêu cầu làm thêm ngoài giờ không?
Về người phê duyệt
Yêu cầu làm thêm ngoài giờ sẽ được chuyển đến người phê duyệt dựa trên quy trình phê duyệt được thiết lập trong phần Thiết lập phê duyệt:
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Thiết lập phê duyệt.
Trong phần Thiết lập phê duyệt, có thể tạo các quy trình phê duyệt khác nhau tùy theo nhóm nhân viên hoặc loại nhân viên.
Ví dụ: nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh có thể có quy trình phê duyệt khác với nhân viên kỹ thuật.
Người có thể được chỉ định làm người phê duyệt bao gồm:
Quản lý toàn quyền
Quản lý nhóm
Lưu ý: Nhân viên thông thường (không có quyền quản lý) không thể được chỉ định làm người phê duyệt.
Để xem hướng dẫn chi tiết về cách thiết lập quy trình phê duyệt, vui lòng tham khảo Trang trợ giúp
Xem thêm：Về các loại yêu cầu và cách phê duyệt
Thông báo qua email
Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến người quản lý và nhân viên ở các thời điểm khác nhau trong quy trình phê duyệt (ví dụ: khi có yêu cầu mới, khi được phê duyệt hoặc bị từ chối).
Lưu ý: Hiện tại, không thể tắt hoặc ngừng gửi các email thông báo này. Tất cả email sẽ được gửi tự động để đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời giữa nhân viên và người phê duyệt.
Dành cho người quản lý
Người quản lý nằm trong quy trình phê duyệt sẽ nhận được email thông báo tự động từ hệ thống trong các trường hợp sau:
Khi có yêu cầu mới được nhân viên gửi lên.
Khi nhân viên rút lại yêu cầu đã gửi trước đó.
Nhờ vậy, người quản lý có thể nắm bắt kịp thời tình hình yêu cầu và xử lý nhanh chóng trong quá trình phê duyệt.
Dành cho nhân viên
Khi người phê duyệt đã phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu làm thêm ngoài giờ, hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo kết quả đến nhân viên đã gửi yêu cầu.
Nhờ vậy, nhân viên có thể theo dõi trạng thái phê duyệt một cách nhanh chóng mà không cần truy cập thủ công vào hệ thống.
Danh sách yêu cầu làm thêm ngoài giờ
Khi mở trang Danh sách yêu cầu làm thêm ngoài giờ, hệ thống sẽ tự động hiển thị các yêu cầu thuộc tháng trước và tháng hiện tại mà:
Người phê duyệt chưa xử lý và
Toàn bộ quy trình phê duyệt của yêu cầu đó vẫn đang ở trạng thái “chưa xử lý”.
Các yêu cầu khác (đã xử lý, thuộc thời gian khác hoặc không thuộc phạm vi xử lý) sẽ không hiển thị tự động.
Để xem những yêu cầu này, có thể vào phần “Thiết lập điều kiện tìm kiếm”, chọn tiêu chí mong muốn (ví dụ: khoảng thời gian, tên nhân viên, trạng thái,...) và nhấn nút “Hiển thị” để xem kết quả.
Lưu ý: Tất cả yêu cầu làm thêm ngoài giờ sẽ được xử lý và phê duyệt theo quy trình phê duyệt đã được thiết lập trong phần thiết lập phê duyệt.
| Thiết lập điều kiện tìm kiếm | Giải thích |
|---|---|
| Tháng hoặc khoảng thời gian chỉ định | Chỉ hiển thị các yêu cầu được gửi trong khoảng thời gian đã chọn |
| Nhóm làm việc / Loại nhân viên | Lọc theo nhóm làm việc hoặc loại nhân viên |
| Tên nhân viên | Lọc theo một nhân viên cụ thể |
| Thẻ (Tag) | Lọc danh sách yêu cầu dựa trên thẻ (tag) được gắn trong phần thông tin chi tiết của nhân viên. |
| Tình trạng xử lý yêu cầu của bạn |
Lọc danh sách yêu cầu dựa trên trạng thái xử lý của chính bạn trong quy trình phê duyệt. 【Chưa chọn・Yêu cầu bạn chưa xử lý・Yêu cầu bạn đã xử lý xong・Yêu cầu bạn đã bác bỏ】 |
| Tình trạng xử lý của người phê duyệt khác |
Lọc danh sách yêu cầu dựa trên trạng thái xử lý của các người phê duyệt khác trong cùng quy trình phê duyệt. 【Chưa chọn・Yêu cầu có người phê duyệt chưa xử lý・Yêu cầu có người phê duyệt đã phê duyệt・Yêu cầu có người phê duyệt đã bác bỏ】 |
| Tình trạng xử lý tất cả yêu cầu |
Lọc danh sách yêu cầu dựa trên trạng thái xử lý tất cả yêu cầu của toàn bộ quy trình phê duyệt. Lưu ý: Ngay cả khi một số người phê duyệt trong quy trình đã phê duyệt hoặc từ chối, nếu toàn bộ quy trình phê duyệt vẫn chưa hoàn tất, thì yêu cầu đó vẫn được xem là “Chưa xử lý”. |
Phê duyệt yêu cầu làm thêm ngoài giờ
Để thực hiện phê duyệt, có thể chọn (tick) vào các yêu cầu cần xử lý, sau đó nhấn nút “Phê duyệt” hoặc “Từ chối” để hoàn tất thao tác. Ngoài ra, còn có thể nhấn “Tải về” để xuất danh sách yêu cầu đang hiển thị trên màn hình dưới dạng tệp CSV.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Ô chọn |
Chức năng chọn hàng loạt và phê duyệt/từ chối hàng loạt
Sau khi phê duyệt hoặc từ chối
Nếu hệ thống đang áp dụng quy trình phê duyệt theo hình thức “Ưu tiên người phê duyệt cấp cao nhất”, cần lưu ý: - Khi người phê duyệt cấp cao nhất đã hoàn tất việc phê duyệt, thì: - Yêu cầu sẽ được xem là đã xử lý xong. - Sẽ không thấy ô chọn (checkbox) ở dòng đó nữa, ngay cả khi chưa thực hiện phê duyệt. Nếu kỳ làm việc có chứa ngày làm thêm mà nhân viên đăng ký đã được thực hiện chốt công, thì tại mục đó sẽ hiển thị trạng thái “Đã tổng kết”. Điều này cho biết dữ liệu trong kỳ đó đã được khóa và không thể chỉnh sửa hoặc phê duyệt thêm. |
| Ngày yêu cầu | Thời gian gửi yêu cầu |
| Nhân viên / Thời gian làm ngoài giờ thực tế (yêu cầu làm thêm giờ đã phê duyệt) | Người gửi yêu cầu |
| Thời gian làm ngoài giờ theo mong muốn | Thời gian mong muốn làm thêm |
| Lý do làm thêm ngoài giờ | Nếu nhân viên nhập lý do làm thêm khi gửi yêu cầu, thì nội dung lý do đó sẽ được hiển thị trong mục này. |
| Nhận xét |
Khi người phê duyệt thực hiện phê duyệt hoặc từ chối từ phần Chi tiết yêu cầu, họ có thể nhập ghi chú hoặc nhận xét vào ô nhận xét. Nếu có nội dung được nhập, nhận xét này sẽ được hiển thị tại mục tương ứng trên màn hình. Ngoài ra, nội dung nhận xét cũng sẽ được gửi kèm trong email thông báo kết quả phê duyệt đến nhân viên đã gửi yêu cầu. |
| Tình trạng phê duyệt (Quy trình xác nhận) |
Hiển thị trạng thái xử lý của yêu cầu gồm: Chưa xử lý, Đã phê duyệt hoặc Đã từ chối. Trong ngoặc đơn ( ), hệ thống sẽ hiển thị quy trình phê duyệt đang được áp dụng cho nhân viên gửi yêu cầu đó. |
| Tên người phê duyệt | Hiển thị tên người phê duyệt và trạng thái xử lý, dựa trên quy trình phê duyệt được áp dụng cho nhân viên đó. |
| Chi tiết | Nhấn nút「Chi tiết 」để xem thông tin chi tiết của yêu cầu. Nhấn nút「Chấm công」để xem chi tiết giờ vào - ra trong ngày mà nhân viên đăng ký làm thêm. |
Chi tiết yêu cầu
Từ màn hình Danh sách yêu cầu làm thêm ngoài giờ, có thể nhấn nút「Chi tiết」để mở trang thông tin chi tiết của từng yêu cầu. Tại màn hình Chi tiết yêu cầu, có thể:
Xem đầy đủ thông tin liên quan đến yêu cầu làm thêm của nhân viên.
Thực hiện lại thao tác phê duyệt hoặc từ chối, ngay cả sau khi đã xử lý từ danh sách yêu cầu.
Tuy nhiên, trong các trường hợp sau, sẽ không thể thực hiện thao tác phê duyệt hoặc từ chối:
Khi quy trình phê duyệt được đặt là “Ưu tiên người phê duyệt cấp cao hơn” và người phê duyệt cấp cao hơn đã hoàn tất phê duyệt.
Khi ngày làm thêm được yêu cầu đã thuộc kỳ chấm công đã chốt.
Nhận xét
Khi người phê duyệt nhập nội dung vào ô nhận xét rồi thực hiện phê duyệt hoặc từ chối, nội dung nhận xét đó sẽ được lưu lại như một phần của lịch sử phê duyệt.
Nếu có nhiều người phê duyệt, mỗi người đều có thể nhập nhận xét riêng của mình.
Trong trường hợp có nhiều nhận xét được ghi lại, phần Danh sách yêu cầu sẽ chỉ hiển thị chữ “(Khác)” tại ô nhận xét. Khi nhấn vào “(Khác)”, hệ thống sẽ mở trang Chi tiết yêu cầu, tại đó có thể xem toàn bộ các bình luận từ những người phê duyệt khác.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Danh sách yêu cầu làm thêm ngoài giờ, Gửi yêu cầu làm thêm ngoài giờ, Phê duyệt yêu cầu làm thêm ngoài giờ, Từ chối yêu cầu làm thêm ngoài giờ, Cài đặt quy trình phê duyệt, Thiết lập quy trình phê duyệt