Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Danh sách xin nghỉ
Tại Danh sách xin nghỉ, có thể phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu nghỉ phép từ nhân viên. Có thể lọc yêu cầu nghỉ phép theo phòng ban hoặc theo loại nghỉ phép để dễ dàng tìm kiếm.
Lưu ý: Các yêu cầu xin nghỉ phép sẽ được phê duyệt theo quy trình đã được cài đặt trong thiết lập phê duyệt.
Trong trang này, Jobcan sẽ hướng dẫn cách sử dụng Danh sách xin nghỉ.
Mục lục
Yêu cầu nghỉ phép là gì
Yêu cầu nghỉ phép là chức năng cho phép nhân viên gửi đề xuất nghỉ phép bằng cách chọn ngày muốn nghỉ và loại ngày nghỉ phép muốn sử dụng.
Khi yêu cầu được phê duyệt, số ngày nghỉ phép mà nhân viên được hưởng sẽ được khấu trừ và ngày nghỉ được tính là ngày nghỉ phép chính thức.
Lưu ý: Ngày nghỉ phép khác với ngày nghỉ lễ/ cuối tuần; nếu nhân viên có lịch làm việc vào ngày nghỉ phép, sẽ không bị tính là vắng mặt.
Theo mặc định, yêu cầu nghỉ phép chỉ có thể gửi cho các ngày trong tuần (ngày làm việc). Nếu muốn sử dụng nghỉ phép vào ngày nghỉ cuối tuần hoặc ngày lễ, vui lòng bật (ON) tùy chọn: “Cho phép gửi yêu cầu nghỉ phép vào ngày nghỉ”.
Xem thêm:
Cách tạo nghỉ phép (Quy trình từ tạo đến sử dụng)
Cách sử dụng ngày nghỉ bù (Yêu cầu làm thêm giờ và yêu cầu nghỉ phép)
Cách sử dụng ngày nghỉ thay thế
Danh sách xin nghỉ phép
Khi mở Danh sách xin nghỉ phép, nếu có các yêu cầu của tháng trước hoặc tháng này mà chưa xử lý và toàn bộ yêu cầu vẫn chưa được xử lý, những yêu cầu đó sẽ hiển thị ngay trên màn hình.
Các yêu cầu khác sẽ không hiển thị tự động. Để xem, cần vào phần “Thiết lập điều kiện tìm kiếm”, đặt điều kiện phù hợp và nhấn nút “Hiển thị”.
Nếu muốn tìm theo tên loại ngày nghỉ phép, trước tiên hãy bỏ tích chọn “Tất cả”, sau đó chọn tên ngày nghỉ phép mong muốn.
Lưu ý: Các yêu cầu nghỉ phép sẽ được phê duyệt theo quy trình đã cài đặt trong thiết lập phê duyệt.
Thiết lập điều kiện tìm kiếm |
Giải thích |
|---|---|
| Tháng/ Khoảng thời gian chỉ định | Chỉ hiển thị các yêu cầu được gửi trong khoảng thời gian đã chỉ định. |
| Nhóm/ Loại nhân viên | Lọc theo nhóm hoặc loại nhân viên. |
| Tên nhân viên | Chọn và lọc theo một nhân viên cụ thể. |
| Thẻ (Tag) | Lọc theo thẻ (tag) đã thiết lập trong thông tin chi tiết nhân viên. |
| Tên loại ngày nghỉ phép | Lọc theo tên loại ngày nghỉ phép mà nhân viên đã gửi yêu cầu. Tên các loại nghỉ phép này được hiển thị theo thiết lập loại nghỉ phép. |
| Tình trạng xử lý yêu cầu của bạn |
Lọc theo tình trạng xử lý của chính bạn: 【Chưa chọn・Yêu cầu bạn chưa xử lý・Yêu cầu bạn đã xử lý xong・Yêu cầu đã bác bỏ】 |
| Tình trạng xử lý của người phê duyệt khác |
Lọc theo tình trạng xử lý của các người phê duyệt khác: 【Chưa chọn・Yêu cầu có người phê duyệt chưa xử lý・Yêu cầu có người phê duyệt đã phê duyệt・Yêu cầu có người phê duyệt đã bác bỏ】 |
| Tình trạng xử lý tất cả yêu cầu |
Lọc theo tình trạng xử lý toàn bộ yêu cầu: |
Phê duyệt yêu cầu
Có thể đánh dấu chọn các yêu cầu và thực hiện phê duyệt bằng cách nhấn nút “Phê duyệt” hoặc từ chối bằng nút “Từ chối”. Ngoài ra, có thể nhấn nút “Tải về” để xuất danh sách các yêu cầu đang hiển thị trên màn hình ra file CSV.
Trong trường hợp yêu cầu nghỉ phép là ngày nghỉ bù (số ngày sử dụng: 1 ngày), nếu đã chỉ định ngày làm thêm vào ngày nghỉ, thì ngay khi phê duyệt yêu cầu, ngày nghỉ bù sẽ tự động phát sinh. Có thể kiểm tra ngày làm thêm vào ngày nghỉ trong chi tiết yêu cầu.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Hộp chọn |
Khi đánh dấu vào hộp chọn ở đầu cột, tất cả các hộp chọn trên trang sẽ được chọn đồng thời. Sau khi phê duyệt hoặc từ chối, hộp chọn sẽ chuyển thành dấu tích màu xanh lá. Lưu ý:
thì cột hộp chọn sẽ không hiển thị gì. |
| Ngày/giờ gửi yêu cầu | Ngày/giờ gửi yêu cầu |
| Nhân viên | Tên nhân viên gửi yêu cầu |
| Ngày nghỉ mong muốn | Ngày nghỉ phép được yêu cầu |
| Tên loại ngày nghỉ phép | Tên loại ngày nghỉ phép được yêu cầu |
| Lý do nghỉ phép | Khi nhân viên nhập lý do nghỉ phép lúc gửi yêu cầu, lý do đó sẽ được hiển thị ở cột này. Nếu nghỉ phép được sử dụng theo cách áp dụng từ ca dạng bảng (Pallet Shift), hệ thống sẽ tự động hiển thị “Được sử dụng theo tạo ca”. |
| Nhận xét của người phê duyệt |
Khi thực hiện phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu từ chi tiết yêu cầu, có thể ghi nhận nhận xét của người phê duyệt. Nếu có nhận xét, nội dung sẽ được hiển thị ở cột này. Ngoài ra, nhận xét của người phê duyệt cũng sẽ xuất hiện trong email thông báo kết quả phê duyệt gửi đến người gửi yêu cầu. |
| Trạng thái phê duyệt (Quy trình xác nhận) | Tình trạng phê duyệt của yêu cầu 【Chưa xử lý – Phê duyệt – Từ chối】. Trong dấu ngoặc sẽ hiển thị thiết lập quy trình phê duyệt áp dụng cho nhân viên đó. |
| Tên | Tên người phê duyệt và tình trạng xử lý theo cài đặt phê duyệt áp dụng cho nhân viên đó. |
| Chi tiết | Nhấn nút ‘Chi tiết’ để xem chi tiết yêu cầu. |
Chi tiết yêu cầu nghỉ phép
Từ nút “Chi tiết” trong Danh sách xin nghỉ phép, có thể chuyển sang màn hình chi tiết của từng yêu cầu.
Tại Chi tiết yêu cầu nghỉ phép, các thông tin chi tiết liên quan đến yêu cầu sẽ được hiển thị, bao gồm số ngày nghỉ còn lại của nhân viên và các thông tin liên quan khác. Nếu yêu cầu là ngày nghỉ bù (số ngày sử dụng: 1 ngày) và đã chỉ định ngày làm thêm vào ngày nghỉ, cũng có thể xem thông tin này tại màn hình chi tiết.
Ngoài ra, ngay cả sau khi đã thực hiện phê duyệt từ danh sách yêu cầu, vẫn có thể phê duyệt hoặc từ chối lại nhiều lần từ màn hình chi tiết.
Tuy nhiên, nếu quy trình phê duyệt theo “Ưu tiên người phê duyệt cấp cao nhất” và người phê duyệt cấp cao hơn đã hoàn tất, hoặc nếu ngày nghỉ mong muốn đã được chốt trong kỳ nghỉ, thì không thể thực hiện phê duyệt tại màn hình này.
Nhận xét của người phê duyệt
Khi nhập nhận xét vào ô bình luận trước khi phê duyệt hoặc từ chối, nhận xét của người phê duyệt sẽ được ghi nhận. Nhiều người phê duyệt có thể nhập nhận xét riêng của mình.
Nếu có nhiều nhận xét từ các người phê duyệt, trong Danh sách yêu cầu, cột Nhận xét của người phê duyệt sẽ hiển thị “(Khác)”. Nhấn vào “(Khác)” để chuyển sang màn hình chi tiết yêu cầu và xem các nhận xét khác.
Về người phê duyệt
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Thiết lập phê duyệt
Các yêu cầu xin nghỉ phép sẽ được xác định người phê duyệt theo quy trình phê duyệt đã được tạo trong thiết lập phê duyệt. Trong thiết lập phê duyệt, có thể tạo quy trình phê duyệt bằng cách chỉ định nhóm hoặc loại nhân viên áp dụng.
Người có thể được thiết lập làm người phê duyệt bao gồm:
Quản lý toàn quyền
Quản lý nhóm
Nhân viên không phải quản lý sẽ không thể được thiết lập làm người phê duyệt.
Xem thêm: Các loại yêu cầu và cách phê duyệt
Thông báo qua email
Hệ thống sẽ gửi email thông báo đến quản lý và nhân viên vào các thời điểm nhất định. Không thể tắt chức năng gửi email này.
Dành cho quản lý
Các quản lý trong quy trình phê duyệt sẽ nhận email thông báo vào các thời điểm sau:
Khi có yêu cầu mới được gửi.
Khi yêu cầu bị rút lại bởi người gửi.
Dành cho nhân viên
Khi người phê duyệt phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu xin nghỉ phép của nhân viên, hệ thống sẽ gửi email thông báo kết quả đến người gửi yêu cầu.
Lưu ý
Nếu đã gửi và phê duyệt yêu cầu làm thêm vào ngày nghỉ với cài đặt:
Loại nghỉ phép dự kiến: Ngày nghỉ bù
Ngày nghỉ: Chỉ định
và sau đó muốn thay đổi chỉ định ngày nghỉ, Jobcan khuyến nghị không từ chối yêu cầu nghỉ phép được tạo tự động, mà nên từ chối yêu cầu làm thêm vào ngày nghỉ và gửi lại yêu cầu mới.
Nếu từ chối yêu cầu nghỉ phép tự động, hệ thống sẽ tự động liên kết ngày nghỉ bù với ngày làm thêm không được chỉ định, dẫn đến khi gửi lại yêu cầu nghỉ phép, ngày làm thêm mong muốn có thể không hiển thị để chọn.
→Khi gửi yêu cầu nghỉ bù, sẽ không thể chọn ngày làm thêm vào ngày nghỉ mong muốn
Khi chỉnh sửa hoặc xóa thiết lập loại nghỉ phép, các yêu cầu nghỉ phép trong quá khứ đã sử dụng loại ngày nghỉ này sẽ hiển thị chú thích cho biết loại ngày nghỉ đã bị xóa. Nội dung hiển thị giống như hình minh họa bên dưới.
Lưu ý: Việc đổi tên loại ngày nghỉ phép sẽ không thay đổi tên loại ngày nghỉ trong các yêu cầu đã gửi trước đó.
Ngoài ra, trong Danh sách yêu cầu xin nghỉ, có thể sử dụng tên loại ngày nghỉ phép làm điều kiện tìm kiếm. Tuy nhiên, tên loại ngày nghỉ đã thay đổi trước đó sẽ bị loại khỏi điều kiện tìm kiếm.
Điều này có nghĩa là, các yêu cầu xin nghỉ phép gửi trước khi đổi tên sẽ không thể tìm thấy bằng tên mới, chỉ các yêu cầu gửi sau khi đổi tên mới có thể tìm thấy.
Để hiển thị các yêu cầu xin nghỉ phép gửi trước khi đổi tên, trong điều kiện tìm kiếm “Tên loại ngày nghỉ phép”, hãy chọn “Tất cả”, sau đó lọc theo các tiêu chí khác.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Yêu cầu nghỉ phép, yêu cầu xin nghỉ, Gửi yêu cầu nghỉ phép, Phê duyệt yêu cầu nghỉ phép, Thiết lập phê duyệt, cài đặt phê duyệt, Phê duyệt yêu cầu xin nghỉ phép