Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Thiết lập loại kỳ nghỉ
Tại phần Thiết lập loại nghỉ phép, có thể tạo mới các loại nghỉ phép, bao gồm cả nghỉ nửa ngày hoặc nghỉ theo giờ.
Lưu ý: Ngay cả khi đã đăng ký tên nghỉ phép trong mục “Đăng ký tên nghỉ phép đặc biệt”, nếu chưa thiết lập trong thiết lập loại nghỉ phép, loại nghỉ đó vẫn chưa thể được sử dụng.
Trang này sẽ hướng dẫn cách thiết lập loại nghỉ phép.
Xem thêm: Tạo nghỉ phép (từ bước tạo đến khi sử dụng)
Mục lục
- Thiết lập loại nghỉ phép
- Cách thiết lập
- Cách tạo các loại nghỉ phép phổ biến
- Sử dụng nhiều loại nghỉ phép trong cùng một ngày
- Tự động cộng thêm nghỉ bù / nghỉ thay ca
- Ảnh hưởng khi chỉnh sửa hoặc xóa thiết lập loại nghỉ phép
Thiết lập loại nghỉ phép
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Thiết lập loại kỳ nghỉ phép
Tại Thiết lập loại nghỉ phép, có thể tạo nghỉ phép bằng cách thiết lập số ngày nghỉ sử dụng và phạm vi nghỉ phép.
Đối với nghỉ đặc biệt (loại nghỉ có thể tạo tự do, không phải nghỉ có lương, nghỉ bù hoặc nghỉ thay ca), sau khi đăng ký tên nghỉ đặc biệt, cần thiết lập trong Thiết lập loại nghỉ phép thì loại nghỉ đó mới có thể sử dụng.
Ngoài ra, cũng có thể thiết lập điều kiện tự động cấp nghỉ bù/ nghỉ thay ca khi đi làm vào ngày nghỉ.
Các loại nghỉ đã tạo có thể được chỉnh sửa sau này. Tuy nhiên, các nghỉ đã được sử dụng trước đó sẽ không áp dụng thay đổi. Nếu muốn áp dụng thay đổi cho các nghỉ đã được phê duyệt, cần hủy phê duyệt và tạo lại đơn nghỉ phép để phê duyệt lần nữa.
| Nút | Giải thích |
|---|---|
| Thêm loại nghỉ phép mới |
Chuyển đến màn hình tạo loại nghỉ phép mới. |
| Chỉnh sửa/ Xóa |
Nhấn nút Chỉnh sửa để vào màn hình chỉnh sửa loại nghỉ phép đã tạo. Nhấn nút Xóa để xóa loại nghỉ phép. Khi nhấn, một cửa sổ xác nhận sẽ hiện ra; nếu đồng ý, nhấn OK để thực hiện xóa. |
| Thứ tự hiển thị |
Di chuyển thứ tự hiển thị của loại nghỉ lên hoặc xuống. |
Cách thiết lập
1. Vào màn hình tạo mới từ “Thêm loại nghỉ phép mới”
2. Nhập các thông tin vào từng mục
Nhập các thông tin bắt buộc để tạo nghỉ phép. Sau khi hoàn tất, nhấn Thêm để lưu.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Nhóm / Loại nhân viên |
Chọn nhóm và loại nhân viên được phép sử dụng nghỉ phép. Nhân viên chỉ có thể sử dụng các loại nghỉ sau:
※ Sau khi tạo xong, không thể thay đổi. |
| Loại nghỉ phép | Chọn từ các loại nghỉ: Có lương, nghỉ thay ca, nghỉ bù, hoặc các tên nghỉ phép đặc biệt đã đăng ký. Nghỉ được tạo sẽ có tính chất giống loại nghỉ đã chọn. |
| Số ngày nghỉ sử dụng |
Chọn số ngày nghỉ sử dụng cho 1 lần nghỉ (số ngày sẽ bị trừ từ số ngày nghỉ còn lại).
【0 ngày, 0,1 ngày ～ Toàn ngày (1 ngày), nghỉ theo giờ】 |
| Phạm vi nghỉ phép |
Chỉ định thời gian nghỉ trong ngày.
※ Với nghỉ theo giờ, phạm vi nghỉ sẽ được chọn khi tạo đơn nghỉ phép. →Tìm hiểu về thời gian áp dụng cho ngày nghỉ nguyên ngày |
| Tên nghỉ phép |
Tên nghỉ phép. ※ Tối đa 32 ký tự (kể cả chữ và số) |
| Điều kiện cấp tự động |
Chỉ hiển thị khi trong thiết lập tùy chọn “Tự động cấp nghỉ khi làm việc vào ngày nghỉ” đã chọn nghỉ hoán đổi hoặc nghỉ bù. Đây là thiết lập số giờ làm việc để tự động cấp nghỉ hoán đổi / nghỉ bù khi đi làm vào ngày nghỉ. |
| Ngày hết hạn |
Thời hạn sử dụng của nghỉ hoán đổi/ nghỉ bù được cấp tự động. Chỉ có thể thiết lập khi loại nghỉ là Nghỉ hoán đổi hoặc Nghỉ bù. Thông thường, thời hạn nghỉ được thiết lập khi cấp nghỉ từ “Cấp nghỉ phép”, nhưng đối với nghỉ hoán đổi / nghỉ bù được cấp tự động, thời hạn được thiết lập trong Thiết lập loại nghỉ phép. Ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời hạn có thể được tính dựa trên ngày chốt:
|
Cách tạo các loại nghỉ phép phổ biến
Dưới đây là hướng dẫn tạo các loại nghỉ phép: nghỉ phép cả ngày, nghỉ phép nửa ngày, nghỉ phép theo giờ.
Nghỉ phép cả ngày (1 ngày)
Khi tạo nghỉ phép trừ 1 ngày, hãy chọn Số ngày đã nghỉ: Nghỉ cả ngày (1 ngày).
Thời gian nghỉ của nghỉ cả ngày được tính theo thiết lập tùy chọn “Cơ sở tính thời gian nghỉ khi nghỉ phép (chỉ áp dụng cho nghỉ trọn ngày)”.
Quay lại phần <Cách tạo các loại nghỉ phép phổ biến>
Quay lại đầu trang
Nghỉ phép nửa ngày (nghỉ sáng / nghỉ chiều)
Khi chọn Số ngày đã nghỉ: 0,5 ngày, nghỉ phép sẽ trừ nửa ngày. Trong Khoảng thời gian nghỉ, hãy thiết lập khung giờ nghỉ sáng hoặc nghỉ chiều theo quy định của công ty.
Mỗi nghỉ phép chỉ được thiết lập một khoảng thời gian nghỉ. Nếu muốn tạo cả nghỉ sáng và nghỉ chiều, cần tạo hai nghỉ phép 0,5 ngày và thiết lập khoảng thời gian nghỉ riêng cho từng loại.
※ Nếu khoảng thời gian nghỉ trùng với giờ nghỉ trưa, hệ thống không trừ thời gian nghỉ trưa vào thời gian nghỉ phép.
Xem thêm:
Tạo nghỉ nửa ngày (nghỉ sáng / nghỉ chiều)
Có thể ẩn hiển thị đi muộn / về sớm khi nghỉ nửa ngày không?
Quay lại phần <Cách tạo các loại nghỉ phép phổ biến>
Quay lại đầu trang
Nghỉ phép theo giờ
Nghỉ phép theo giờ cho phép nhân viên chọn khung giờ nghỉ khi tạo đơn xin. Số ngày nghỉ tương ứng sẽ được tự động tính dựa trên Thiết lập tính toán giờ nghỉ .
※ Nếu khoảng thời gian nghỉ trùng với giờ nghỉ trưa, hệ thống không trừ thời gian nghỉ trưa khỏi thời gian nghỉ phép.
Xem thêm:
Tạo nghỉ theo giờ
Giới hạn tổng số ngày nghỉ theo giờ trong năm là 5 ngày (kiểm tra giới hạn nghỉ theo giờ)
Quay lại phần <Cách tạo các loại nghỉ phép phổ biến>
Quay lại đầu trang
Sử dụng nhiều loại nghỉ phép trong cùng một ngày
Trong quản lý chấm công của Jobcan, mỗi ngày nhân viên chỉ có thể tạo và sử dụng 1 đơn nghỉ phép. Nếu muốn sử dụng 2 loại nghỉ phép trong cùng một ngày, cần tạo “Nghỉ phép kết hợp”.
Nghỉ phép kết hợp là loại nghỉ kết hợp 2 loại nghỉ khác nhau.
Số ngày sử dụng luôn là cả ngày (1 ngày)
Mỗi loại nghỉ kết hợp sẽ trừ 0,5 ngày
Không thể kết hợp với nghỉ theo giờ.
Xem thêm: → Có thể sử dụng nhiều loại nghỉ trong cùng một ngày không?
Tự động cộng thêm nghỉ bù / nghỉ thay ca
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục: Quản lý yêu cầu xin nghỉ
Khi nhân viên đi làm vào ngày nghỉ mà không tạo đơn đi làm ngày nghỉ, hệ thống vẫn có thể tự động cấp nghỉ bù / nghỉ thay ca.
Trong Thiết lập tùy chọn > Tự động cấp nghỉ khi đi làm ngày nghỉ, chọn loại nghỉ muốn cấp (nghỉ bù hoặc nghỉ hoán đổi).
Bật Thiết lập tùy chọn > Tự động cấp nghỉ bù / nghỉ thay ca cho ngày đi làm không có đơn.
Sau khi thiết lập, trong Thiết lập loại nghỉ phép sẽ có thể thiết lập điều kiện tự động cấp nghỉ bù / nghỉ thay ca. Khi nhân viên đi làm ngày nghỉ mà không có đơn, hệ thống sẽ cấp số ngày nghỉ theo điều kiện đã thiết lập.
Lưu ý:
Chỉ có thể tự động cấp một loại nghỉ: nghỉ bù hoặc nghỉ hoán đổi.
Nếu có đơn đi làm ngày nghỉ, nghỉ sẽ được cấp dựa trên đơn đã chọn, không phụ thuộc vào thiết lập tự động.
Nếu chọn (chỉ đơn đi làm ngày nghỉ), sẽ không cấp nghỉ tự động.
Xem thêm:
Cách sử dụng nghỉ bù (đơn đi làm ngày nghỉ / đơn nghỉ phép)
Cách sử dụng nghỉ hoán đổi
Cách thiết lập
Dưới đây là hướng dẫn cách thiết lập tự động cộng nghỉ.
Hình minh họa dưới đây là ví dụ khi tùy chọn “Loại nghỉ tự động cộng khi làm việc ngày nghỉ” được đặt là Nghỉ bù.
Loại nghỉ được tạo trong mục này không chỉ dùng cho tính năng tự động cộng mà còn có thể sử dụng như một loại nghỉ để nhân viên đăng ký hoặc sử dụng.
・Cộng 1 ngày nghỉ
Nếu muốn hệ thống tự động cộng 1 ngày nghỉ, hãy thiết lập như hướng dẫn dưới đây.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Loại nghỉ phép | Nghỉ bù hoặc Nghỉ bù thay thế |
| Số ngày đã nghỉ | Nghỉ cả ngày (1 ngày) |
| Tên loại nghỉ phép | Khuyến khích đặt tên dễ hiểu để nhân viên dễ nhận biết phạm vi áp dụng của loại nghỉ phép. |
| Điều kiện tự động cấp | Khi làm việc vào ngày nghỉ, nếu tổng giờ làm đạt đến số giờ thiết lập tại đây, hệ thống sẽ tự động cộng 1 ngày nghỉ. Hãy đặt số giờ phù hợp với quy định của công ty về điều kiện “đủ để được hưởng 1 ngày nghỉ bù”. |
| Ngày hết hạn |
Ngày áp dụng chính là “ngày làm việc vào ngày nghỉ thỏa điều kiện tự động cộng nghỉ”. Nếu thiết lập “Từ 1 tháng trước ngày áp dụng đến 1 tháng sau ngày áp dụng”, hệ thống sẽ cộng nghỉ bù có thể sử dụng trong khoảng 2 tháng (từ 1 tháng trước đến 1 tháng sau ngày làm việc vào ngày nghỉ). |
・Cộng 1 nửa ngày nghỉ
Nếu muốn hệ thống tự động cộng 1 nửa ngày nghỉ, hãy thiết lập như hướng dẫn dưới đây.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Loại nghỉ phép | Nghỉ bù hoặc Nghỉ bù thay thế |
| Số ngày đã nghỉ | 0,5 ngày |
| Khoảng thời gian nghỉ |
Thiết lập phạm vi nghỉ theo giờ khi sử dụng 0,5 ngày nghỉ bù hoặc nghỉ bù thay thế. Lưu ý: Đây không phải là “tự động cộng khi làm việc trong khung giờ này”. Nếu nhân viên làm việc đủ số giờ theo điều kiện tự động cộng, bất kể giờ nào trong ngày nghỉ, hệ thống vẫn sẽ cộng 0,5 ngày nghỉ. Vì mỗi loại nghỉ chỉ có thể thiết lập 1 phạm vi nghỉ, nếu cần cả nghỉ sáng và nghỉ chiều, hãy tạo hai loại nghỉ 0,5 ngày riêng biệt. |
| Tên loại nghỉ phép | Khuyến khích đặt tên dễ hiểu để nhân viên nhận biết phạm vi áp dụng của loại nghỉ. |
| Điều kiện tự động cấp phép | Khi làm việc vào ngày nghỉ, nếu tổng giờ làm đạt đến số giờ thiết lập tại đây, hệ thống sẽ tự động cộng 0,5 ngày nghỉ. Hãy đặt số giờ phù hợp với quy định của công ty về điều kiện “đủ để được hưởng 0,5 ngày nghỉ bù”. |
| Ngày hết hạn |
Ngày áp dụng là “ngày làm việc vào ngày nghỉ thỏa điều kiện tự động cộng nghỉ”. Nếu thiết lập “Từ 1 tháng trước ngày áp dụng đến 1 tháng sau ngày áp dụng”, hệ thống sẽ cộng nghỉ bù có thể sử dụng trong khoảng 2 tháng (từ 1 tháng trước đến 1 tháng sau ngày làm việc vào ngày nghỉ). |
Ảnh hưởng khi chỉnh sửa hoặc xóa thiết lập loại nghỉ phép
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Danh sách xin nghỉ phép
Khi chỉnh sửa hoặc xóa thiết lập loại nghỉ phép, trên các đăng ký nghỉ trong quá khứ đã sử dụng loại nghỉ đó sẽ hiển thị ghi chú rằng loại nghỉ đã bị xóa. Nội dung hiển thị như trong hình minh họa ở trên.
Lưu ý: Việc đổi tên loại nghỉ phép sẽ không thay đổi tên loại nghỉ trên các đăng ký nghỉ trong quá khứ.
Ngoài ra, trong danh sách xin nghỉ phép, có thể sử dụng tên loại ngày nghỉ làm điều kiện tìm kiếm. Tuy nhiên, tên loại ngày nghỉ trước khi thay đổi sẽ bị loại khỏi điều kiện tìm kiếm.
Điều này có nghĩa là các đăng ký nghỉ trước khi thay đổi tên sẽ không thể tìm bằng tên mới, chỉ các đăng ký nghỉ sau khi thay đổi tên mới tìm được.
Để hiển thị các đăng ký nghỉ cũ, hãy chọn “Tất cả” ở điều kiện tìm kiếm Tên loại ngày nghỉ, sau đó lọc theo các tiêu chí khác.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Cài đặt nghỉ, thêm nghỉ, chỉnh sửa nghỉ, đăng ký tên loại nghỉ đặc biệt, Thiết lập loại nghỉ phép