Trong quản lý chấm công của Jobcan, ngoài các loại nghỉ như nghỉ có lương, nghỉ bù, nghỉ hoán đổi, các loại nghỉ đặc biệt như nghỉ lễ tang, nghỉ hè cũng đều được gọi chung là “nghỉ đặc biệt”.
Theo mặc định, nghỉ đặc biệt không thể sử dụng vào ngày nghỉ cuối tuần, mà phải được sử dụng vào các ngày trong tuần.
Trang này sẽ hướng dẫn cách tạo các loại nghỉ đặc biệt, đồng thời giải thích các thiết lập cần thiết để bắt đầu quản lý nghỉ đặc biệt trong hệ thống.
Xem thêm：
Quy trình bắt đầu quản lý nghỉ phép năm (nghỉ có lương)
Có thể sử dụng nhiều loại nghỉ trong cùng một ngày không?
Mục lục
- Tạo ngày nghỉ đặc biệt
- Thiết lập loại ngày nghỉ đặc biệt
- Cấp số ngày nghỉ
- Thiết lập thời gian nghỉ toàn ngày
- Đăng ký/ Đề xuất nghỉ đặc biệt
- Thiết lập tùy chọn
-
Lưu ý
Tạo ngày nghỉ đặc biệt
Các loại ngày nghỉ ngoài nghỉ có lương, nghỉ bù, nghỉ hoán đổi, có thể tự tạo tùy ý được gọi là “nghỉ đặc biệt”.
Các bước để tạo nghỉ đặc biệt như sau:
1. Tạo ngày nghỉ đặc biệt
- Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Thêm ngày lễ đặc biệt
2. Thiết lập loại kỳ nghỉ
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Thiết lập loại kỳ nghỉ
Trong thiết lập loại kỳ nghỉ, có thể tạo loại nghỉ mới bằng cách thiết lập các thông tin như: nhóm hoặc loại nhân viên được sử dụng ngày nghỉ đặc biệt, số ngày nghỉ được tính, ...
Nhấn nút [Thêm loại nghỉ phép mới] để chuyển sang màn hình thêm mới.
Ở mục “Loại nghỉ phép”, chọn tên ngày nghỉ lễ đặc biệt đã đăng ký ở bước 1.
Để biết cách thiết lập chi tiết, vui lòng tham khảo các mục hướng dẫn tiếp theo.
Sau khi hoàn tất, việc tạo nghỉ đặc biệt đã xong. Để nhân viên sử dụng hoặc quản lý nghỉ phép, cần thực hiện bước tiếp theo là “Cấp số ngày nghỉ” từ phần Cấp ngày nghỉ.
Cấp số ngày nghỉ
Trong Cài đặt loại ngày nghỉ, có thể tạo các loại nghỉ mới. Các loại nghỉ được tạo tại đây có thể được sử dụng khi nhân viên gửi đơn nghỉ hoặc trong phần quản lý ca làm việc.
Ba loại nghỉ phổ biến — nghỉ có lương, nghỉ hoán đổi, nghỉ bù — được hệ thống tự tạo sẵn theo mặc định và có thể sử dụng cho tất cả nhân viên.
Ngoài ra, đối với nghỉ hoán đổi và nghỉ bù, có thể thiết lập trong Thiết lập tùy chọn mục “Tự động cho nghỉ khi làm việc vào ngày nghỉ”, để hệ thống tự động cộng số ngày nghỉ tương ứng khi nhân viên làm việc vào ngày nghỉ.
→ Xem thêm: Tự động cấp nghỉ bù/ nghỉ hoán đổi dựa trên thời gian làm việc.
Cách cấp số ngày nghỉ
1. Mở màn hình Thiết lập loại nghỉ phép, sau đó nhấn [Thêm loại nghỉ phép mới] để bắt đầu tạo loại nghỉ phép mới.
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Thiết lập loại kỳ nghỉ
2. Thiết lập chi tiết loại ngày nghỉ
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, hãy nhấn [Thêm] để hoàn tất việc cài đặt.
| Mục | Mô tả |
| Nhóm trực thuộc / Loại nhân viên |
Chọn nhóm và loại nhân viên được phép sử dụng loại nghỉ này. ※ Nhân viên chỉ có thể sử dụng các loại nghỉ được áp dụng cho nhóm chính của mình hoặc toàn công ty. |
| Loại nghỉ phép | Chọn một trong các loại sau: Nghỉ có lương, Nghỉ bù, Nghỉ thay ca, hoặc Nghỉ đặc biệt (loại nghỉ đặc biệt được đăng ký trong mục “Đăng ký thêm ngày lễ đặc biệt”). |
| Số ngày đã nghỉ |
Chọn số ngày nghỉ được trừ (tức là lượng sẽ bị trừ khỏi số ngày nghỉ còn lại).
Tùy chọn gồm: 0 ngày, 0.1–0.9 ngày, Toàn ngày (1 ngày), hoặc Nghỉ theo giờ. |
| Khoảng thời gian nghỉ |
Chỉ định khung thời gian nghỉ trong ngày.
※ Đối với nghỉ theo giờ, phạm vi nghỉ sẽ được chọn khi gửi đơn xin nghỉ. → Xem thêm: Thời gian nghỉ của loại nghỉ "Toàn ngày". |
| Loại nghỉ phép | Đây là tên loại kỳ nghỉ sẽ được hiển thị khi nhân viên chọn lúc gửi đơn xin nghỉ. Nên đặt tên sao cho dễ hiểu và thể hiện rõ số ngày nghỉ được trừ (ví dụ: “Nghỉ nửa ngày”, “Nghỉ có lương 1 ngày”, ...). |
| Thời hạn hiệu lực |
Thiết lập mục này khi chọn loại nghỉ “Nghỉ thay ca” hoặc “Nghỉ bù”. Đối với các loại nghỉ khác, thời hạn hiệu lực sẽ được thiết lập tại thời điểm cấp phép ngày nghỉ. |
Cấp số ngày nghỉ cho nhân viên
Để nhân viên có thể gửi đơn xin nghỉ hoặc để quản lý có thể cấp ngày nghỉ cho nhân viên, trước tiên cần cấp số ngày nghỉ cho nhân viên đó.
Số ngày nghỉ được quản lý riêng theo từng loại kỳ nghỉ.
Cách cấp ngày nghỉ
1. Mở màn hình Cấp/ cho phép nghỉ, sau đó chọn loại ngày nghỉ muốn cấp và nhân viên được cấp.
Ví dụ: Cấp Nghỉ có lương cho nhân viên 'Nguyễn Bình'.
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Cho phép nghỉ.
Tại đây, chọn loại kỳ nghỉ muốn cấp trong mục [Loại ngày nghỉ] và chọn nhân viên được cấp trong mục [Tên nhân viên].
Sau đó, nhấn [Hiển thị] để xác nhận loại nghỉ đã chọn là loại sẽ được cấp số ngày nghỉ.
Lưu ý: Nhất định phải nhấn [Hiển thị] để hoàn tất bước chọn loại ngày nghỉ.
2. Nhập số ngày nghỉ được cấp và thời hạn hiệu lực.
Ví dụ: Cấp 10 ngày nghỉ có lương với thời hạn hiệu lực từ 21/10/2025 đến 20/10/2027.
Số ngày nghỉ có thể được nhập tới 3 chữ số thập phân. Khi cấp nghỉ có lương, thời hạn hiệu lực bắt buộc phải từ 2 năm trở lên.
|
Lưu ý
|
3. Nhấn nút [Cung Cấp] để thực hiện việc cấp ngày nghỉ.
4. Kiểm tra để đảm bảo ngày nghỉ đã được cấp đúng như dự kiến.
Tại màn hình Cấp/ cho phép nghỉ, hãy kiểm tra dòng thông tin của nhân viên tương ứng để xác nhận rằng ngày nghỉ đã được cấp đúng như dự kiến.
Trong ví dụ trên, có thể thấy rằng nhân viên 'Nguyễn Bình' đã được cấp 11 ngày nghỉ có lương, có hiệu lực đến ngày 06/07/2027.
Cách đọc bảng được giải thích như sau:
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Nhân viên | Tên của nhân viên được cấp ngày nghỉ. |
| Số ngày nghỉ còn lại của loại ngày nghỉ (tính đến thời điểm hiện tại) |
Số ngày nghỉ hiện có của nhân viên tính đến thời điểm hiện tại. Ngay cả khi nhân viên đã đăng ký nghỉ cho ngày trong tương lai, số ngày đó vẫn chưa được trừ khỏi số dư hiển thị ở đây. Nếu muốn hiển thị số ngày nghỉ còn lại sau khi trừ cả các ngày nghỉ trong tương lai, hãy chọn “Hiển thị số ngày làm việc còn lại” → chọn “Có” ở phần trên của màn hình Cho phép nghỉ. |
| Thời hạn hiệu lực của số ngày nghỉ đã được cấp. | Thời hạn hiệu lực của ngày nghỉ sẽ hết hạn sớm nhất trong tổng số ngày nghỉ đã được cấp. |
| Số ngày đã nghỉ bị làm tròn xuống | Là số ngày nghỉ sẽ mất hiệu lực khi đến ngày hết hạn được thiết lập trong mục “Thời hạn hiệu lực”. |
Số ngày nghỉ có thể được kiểm tra tại các màn hình: Cấp ngày nghỉ, Xem/ chỉnh sửa lịch sử xin nghỉ, và Bảng chấm công hàng tháng.
Trong đó, tại màn hình Xem/ chỉnh sửa lịch sử xin nghỉ, còn có thể thấy ngày bắt đầu có hiệu lực của từng kỳ nghỉ.
Quay lại phần <Cấp số ngày nghỉ>
Quay lại đầu trang
Cách chỉnh sửa ngày nghỉ
1. Mở màn hình Xem/chỉnh sửa lịch sử xin nghỉ và tìm kiếm nhân viên mà muốn chỉnh sửa số ngày nghỉ.
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Xem/ chỉnh sửa lịch sử xin nghỉ.
Mục Xem/ chỉnh sửa lịch sử xin nghỉ cho phép xem lịch sử cấp và sử dụng ngày nghỉ của nhân viên.
Hãy nhập các tiêu chí tìm kiếm và nhấn [Hiển thị]. Hệ thống sẽ hiển thị lịch sử của những nhân viên phù hợp với tiêu chí.
2. Nhấn nút [Chỉnh sửa] của lịch sử xin nghỉ mà muốn sửa.
3. Chỉnh sửa loại ngày nghỉ, số ngày nghỉ và thời hạn hiệu lực.
Tại màn hình chỉnh sửa, có thể thay đổi loại ngày nghỉ, số ngày nghỉ và ngày kết thúc thời hạn hiệu lực.
Nhấn [Lưu thay đổi] để lưu các chỉnh sửa. Để xóa lịch sử nghỉ phép (tức là xóa số ngày nghỉ đã cấp), nhấn nút [Xóa] ở góc trên bên phải.
Lưu ý: Ngày bắt đầu hiệu lực không thể thay đổi. Nếu nhập sai ngày bắt đầu, cần xóa lịch sử nghỉ phép và cấp lại từ màn hình Cho phép nghỉ.
Quay lại phần <Cấp số ngày nghỉ>
Quay lại đầu trang
Thiết lập thời gian nghỉ cho nghỉ nguyên ngày
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục: Tính giờ.
- Đối với nghỉ nửa ngày hoặc nghỉ theo giờ, thời gian nghỉ sẽ được tính dựa trên khoảng thời gian thực tế mà nhân viên nghỉ trong ngày.
- Đối với nghỉ nguyên ngày, thời gian nghỉ sẽ được xác định theo tùy chọn “Cơ sở tính thời gian nghỉ khi nhân viên nghỉ nguyên ngày (tùy chọn này áp dụng cho nghỉ nguyên ngày) ”.
Có thể chọn 1 trong 3 cơ sở để tính thời gian nghỉ nguyên ngày:
Theo thiết lập số ngày nghỉ đã sử dụng (cài đặt tính toán tiêu hóa)
Tính theo ca làm việc
Theo giờ làm việc quy định
Lưu ý:
- Tùy chọn này được áp dụng chung cho toàn công ty, không thể thiết lập riêng theo từng nhóm hoặc loại nhân viên.
- Nếu muốn tùy chỉnh cách tính thời gian nghỉ theo từng nhóm hoặc loại nhân viên, hãy chọn phương án “Thiết lập cách tính số ngày nghỉ đã sử dụng” và tạo cài đặt riêng trong phần đó.
| Lựa chọn | Giải thích |
| Thiết lập cách tính số ngày nghỉ đã sử dụng (cài đặt tính toán tiêu hóa) | Thời gian nghỉ nguyên ngày sẽ được tính theo “Thiết lập tính số ngày nghỉ đã sử dụng”. Có thể tạo các thiết lập riêng biệt cho từng nhóm hoặc loại nhân viên. |
| Tính theo ca làm việc | Thời gian nghỉ sẽ bằng số giờ làm việc theo ca của ngày nghỉ. Nếu có thiết lập giờ nghỉ giữa ca, thời gian nghỉ giữa ca sẽ không được tính vào thời gian nghỉ. |
| Thiết lập giờ làm việc theo quy định |
Thời gian nghỉ sẽ bằng “giờ làm việc quy định (1 ngày)” đã thiết lập trong chi tiết nhân viên. ※ “Giờ làm việc quy định (1 ngày)” chỉ được sử dụng để tính thời gian nghỉ của nghỉ nguyên ngày. |
Thiết lập cách tính số ngày nghỉ đã sử dụng (cài đặt tính toán tiêu hóa)
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Cài đặt tính toán tiêu hóa (thiết lập cách tính số ngày nghỉ đã sử dụng).
Trong thiết lập này, không chỉ cài đặt thời gian nghỉ của nghỉ nguyên ngày, mà còn xác định số giờ nghỉ theo giờ được tính là 1 ngày nghỉ. Số ngày nghỉ khi nhân viên lấy nghỉ theo giờ sẽ được tính dựa trên thiết lập này, vì vậy nếu công ty sử dụng nghỉ theo giờ, bắt buộc phải thực hiện cài đặt này.
Đăng ký nghỉ
Có 2 cách để nhân viên đăng ký nghỉ
Nhân viên gửi đơn xin nghỉ
Ví dụ: Trang cá nhân trên PC của nhân viên
Nhân viên có thể gửi đơn xin nghỉ từ trang cá nhân trên PC. Các đơn nghỉ sẽ được xử lý theo luồng phê duyệt đã được thiết lập trong cài đặt phê duyệt.
Quy trình từ gửi đơn đến phê duyệt như sau:
Nhân viên gửi đơn xin nghỉ.
Người phê duyệt trong luồng phê duyệt sẽ nhận email thông báo.
Người phê duyệt thực hiện phê duyệt hoặc từ chối theo luồng phê duyệt.
Kết quả phê duyệt hoặc từ chối sẽ được gửi về nhân viên qua email.
Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo các trang hướng dẫn:
Cách gửi đơn (Trang cá nhân trên PC / Trang cá nhân trên di động)
Quay lại phần <Đăng ký nghỉ phép>
Quay lại đầu trang
Quản lý cấp ngày nghỉ cho nhân viên
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Nghỉ (sử dụng ngày nghỉ)
Quản lý có thể cấp nghỉ cho nhân viên từ mục Nghỉ.
Lưu ý: ngay cả khi là nghỉ nhiều ngày, vẫn cần thực hiện cấp nghỉ từng ngày một.
Nếu muốn cấp nghỉ cho nhiều nhân viên hoặc nghỉ kéo dài nhiều ngày, có thể sử dụng mô hình ca dạng bảng (Palette Shift) hoặc Đăng ký thông tin nghỉ hàng loạt để thao tác thuận tiện hơn.
Quay lại phần <Đăng ký ngày nghỉ>
Quay lại đầu trang
Thiết lập tùy chọn
Dưới đây là các thiết lập tùy chọn liên quan đến ngày nghỉ đặc biệt. Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo trang hướng dẫn riêng của từng thiết lập tùy chọn.
- Cho phép người dùng đăng ký nghỉ vào ngày nghỉ lễ/ cuối tuần.
- Cho phép sử dụng ngay cả khi số ngày được cấp là 0 ngày.
- Giới hạn số ngày nghỉ hưởng lương được sử dụng trong năm tối đa là 5 ngày.
- Khi đăng ký nghỉ bù, không cho đăng ký làm thêm vào ngày nghỉ đã qua hoặc đăng ký nghỉ cho những ngày đó.
- Cấm đăng ký nghỉ hưởng lương theo đơn vị không phải 1 giờ.
-
Cộng thời gian nghỉ vào tổng thời gian làm việc và tính vào thời gian làm thêm.
Cho phép người dùng đăng ký nghỉ vào ngày nghỉ lễ/ cuối tuần.
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Quản lý yêu cầu xin nghỉ
Bật “Có thể đăng ký ngày nghỉ phép vào ngày nghỉ” trong cài đặt tùy chọn, sẽ có thể đăng ký nghỉ vào các ngày nghỉ (ngày nghỉ theo quy định / ngày nghỉ lễ).
Tính năng này có thể được sử dụng cả bởi quản lý lẫn nhân viên khi đăng ký nghỉ.
Quay lại phần <Thiết lập tùy chọn>
Quay lại đầu trang
Cho phép sử dụng ngay cả khi số ngày được cấp là 0 ngày.
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Quản lý yêu cầu xin nghỉ
Nếu tắt (OFF) tùy chọn “[Không thể nghỉ nếu số ngày còn lại không đủ” cho một loại nghỉ phép, thì loại nghỉ phép đó vẫn có thể sử dụng ngay cả khi số ngày còn lại là 0.
Tùy chọn này có thể được cài đặt riêng cho từng loại nghỉ phép.
Quay lại phần <Thiết lập tùy chọn>
Quay lại đầu trang
Giới hạn số ngày nghỉ hưởng lương được sử dụng trong năm tối đa là 5 ngày.
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Quản lý yêu cầu xin nghỉ
Bật (ON) tùy chọn “Kiểm tra giới hạn thời gian nghỉ tối đa theo giờ”, có thể giới hạn số ngày nghỉ theo giờ mà nhân viên được sử dụng trong 1 năm tối đa là 5 ngày.
Để giới hạn hoạt động chính xác, cần kết hợp cài đặt “Ngày bắt đầu tính nghỉ theo giờ” và “Cách tính số giờ đã sử dụng”.
※ Chỉ có thể giới hạn số ngày nghỉ theo giờ cho loại Nghỉ phép hưởng lương.
Các loại nghỉ bù, nghỉ thay thế hoặc nghỉ đặc biệt theo giờ không thể giới hạn.
Quay lại phần <Thiết lập tùy chọn>
Quay lại đầu trang
Khi đăng ký nghỉ bù, không cho phép đăng ký làm thêm hoặc nghỉ phép cho các ngày nghỉ đã qua hoặc đăng ký nghỉ phép cho những ngày đó.
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Quản lý yêu cầu xin nghỉ
Khi bật (ON) các tùy chọn:
“Không cho phép đăng ký làm thêm vào các ngày trước ngày đăng ký”
“Không cho phép đăng ký nghỉ bù vào các ngày trước ngày đăng ký”,
thì chỉ khi lấy nghỉ bù với số lượng 1 ngày, nhân viên sẽ không thể đăng ký làm thêm hoặc nghỉ phép cho các ngày trước hôm nay.
Điều này giúp bắt buộc nhân viên phải đăng ký làm thêm hoặc nghỉ phép trước khi lấy nghỉ bù.
Quay lại phần <Thiết lập tùy chọn>
Quay lại đầu trang
Cấm đăng ký nghỉ theo giờ nếu không tính theo đơn vị 1 giờ.
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Quản lý yêu cầu xin nghỉ
Tùy chọn “Không cho phép đăng ký nghỉ theo giờ nếu không chia hết cho 1 giờ” áp dụng cho loại Nghỉ phép theo giờ (có hưởng lương).
Chức năng này cấm sử dụng hoặc đăng ký các khoảng thời gian nhỏ hơn 1 giờ, ví dụ như “0 giờ 30 phút” hay “1 giờ 40 phút”. Nhờ đó, nhân viên bắt buộc phải đăng ký nghỉ theo giờ với đơn vị 1 giờ.
※ Chỉ có thể cấm đăng ký nghỉ theo giờ không đúng đơn vị cho loại Nghỉ hưởng lương. Các loại nghỉ đặc biệt khác không áp dụng cấm này.
Quay lại phần <Thiết lập tùy chọn>
Quay lại đầu trang
Cộng thời gian nghỉ vào tổng thời gian làm việc và tính vào thời gian làm thêm.
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Tính giờ
Bật các tùy chọn:
bao gồm thời gian nghỉ vào việc tính tổng giờ làm việc và giờ làm thêm. Tùy chọn này có thể cài đặt riêng cho từng loại nghỉ.
※ Trong quản lý chấm công của Jobcan, không thể cài đặt nghỉ đặc biệt là có lương hay không có lương. Vui lòng thực hiện cài đặt này trong dịch vụ tính lương mà công ty đang sử dụng.
Quay lại phần <Thiết lập tùy chọn>
Quay lại đầu trang
Lưu ý
Ngay cả khi giờ nghỉ trùng với giờ nghỉ giải lao, hệ thống không thể trừ giờ nghỉ giải lao khỏi thời gian nghỉ đặc biệt.
→ Có thể loại trừ giờ nghỉ giải lao khỏi thời gian nghỉ phép không?
Nếu muốn khi lấy nửa ngày nghỉ không bị đánh dấu “Đi muộn” hay “Về sớm”, cần thiết lập giờ nghỉ giải lao tự động giữa ca sáng và ca chiều.
→ Có thể ẩn thông báo đi muộn/ về sớm khi lấy nửa ngày nghỉ không?
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Cài đặt nghỉ phép: Nghỉ phép hưởng lương, cấp ngày nghỉ, quản lý nghỉ phép, tạo nghỉ phép, sử dụng nghỉ phép, nghỉ, hướng dẫn cách tạo ngày nghỉ và sử dụng ngày nghỉ,
Có thể tạo các loại nghỉ phép ngoài nghỉ phép hưởng lương (có lương) không?