Khi có nhân viên quên chấm công hoặc chấm công sai, có thể xử lý bằng hai cách:
Quản trị viên: chỉnh sửa trực tiếp trên trang quản trị.
Nhân viên: gửi yêu cầu chỉnh sửa chấm công từ trang cá nhân.
Trang này sẽ hướng dẫn cách chỉnh sửa thời gian chấm công.
Xem thêm:
Mục lục
- Quản trị viên được phép thay đổi dữ liệu chấm công
- Hướng dẫn chỉnh sửa chấm công dành cho quản trị viên
- Hướng dẫn nhân viên chỉnh sửa giờ chấm công
Quản trị viên được phép thay đổi dữ liệu chấm công
Các loại tài khoản sau có thể chỉnh sửa dữ liệu chấm công từ trang quản trị. Quyền này tương đương với quyền duyệt yêu cầu chỉnh sửa chấm công và duyệt yêu cầu đăng ký ca làm việc:
- Quản trị viên toàn quyền
- Quản trị viên nhóm: quản lý nhóm chính hoặc nhóm phụ của nhân viên cần chỉnh sửa
- Quản trị viên nhóm chính: quản lý nhóm chính của nhóm chính hoặc nhóm phụ của nhân viên cần chỉnh sửa
Quản trị viên nhóm chỉ được chỉnh sửa chấm công của nhân viên thuộc nhóm mà mình trực tiếp quản lý, bao gồm cả nhóm chính và các nhóm phụ.
Để thực hiện chỉnh sửa, trong phần cài đặt quyền hạn, cần đảm bảo hai mục sau được thiết lập là “Có thể cập nhật”:
- Bảng chấm công
- Chi tiết giờ chấm công
Có thể kiểm tra quản trị viên nào có quyền chỉnh sửa chấm công của từng nhân viên bằng cách xem phần Thông tin cài đặt trong mục Chi tiết nhân viên.
Lưu ý:
- Hệ thống chỉ hiển thị quản trị viên của nhóm chính mà nhân viên đó thuộc về.
- Nếu không có quản trị viên nhóm phù hợp, hệ thống sẽ hiển thị quản trị viên toàn quyền.
- Các quản trị viên thuộc nhóm chính của nhóm chính hoặc quản trị viên nhóm phụ sẽ không được hiển thị tại đây.
Về chấm công tại địa điểm ngoài nhóm quản lý
Đối với quản trị viên nhóm, có những trường hợp không thể xóa chấm công nếu nhân viên chấm công tại nhóm ngoài phạm vi quản lý của mình. Sự khác biệt phụ thuộc vào mối quan hệ giữa quản trị viên nhóm và nhân viên:
Quản trị viên nhóm của nhóm chính
→ Ngay cả khi địa điểm chấm công thuộc nhóm ngoài phạm vi quản lý, vẫn có thể xóa chấm công.
・Quản trị viên nhóm chính của nhóm chính / Quản trị viên nhóm phụ
→ Nếu địa điểm chấm công thuộc nhóm ngoài phạm vi quản lý, không thể xóa chấm công.
| Lưu ý: Khi quản trị viên thực hiện tạo mới dữ liệu chấm công, hệ thống chỉ cho phép chọn địa điểm nằm trong nhóm mà quản trị viên được phân quyền quản lý. |
Hướng dẫn chỉnh sửa chấm công dành cho quản trị viên
Quản trị viên có 2 cách để sửa chấm công của nhân viên:
Chỉnh sửa chấm công từ chi tiết giờ ra/vào
Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu → Bảng chấm công (theo ngày) → Chi tiết
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Bảng chấm công hàng tháng → Chi tiết
Sau khi vào bảng chấm công của nhân viên, chọn ngày muốn thêm hoặc chỉnh sửa chấm công để chuyển đến chi tiết giờ chấm công. Tại chi tiết giờ chấm công, có thể:
Thêm, chỉnh sửa hoặc xóa chấm công
Duyệt yêu cầu chỉnh sửa chấm công nếu nhân viên đã gửi
|
Cách nhập giờ chấm công
|
・Nhập thêm giờ chấm công
Nhập giờ chấm công muốn thêm vào ô thời gian của “Chấm công mới”.
Nhấn nút “Ghi giờ vào/ ra” để lưu.
Có thể chọn địa điểm/ vị trí chấm công từ danh sách tùy chọn.
Nếu muốn chọn loại chấm công (giờ vào, giờ ra,...), trong cài đặt tùy chọn, mục “Phân loại chấm công tự động trên Trang cá nhân / Web” cần được thiết lập khác “Tự động phân loại”.
・Xóa chấm công
Tại chi tiết chấm công, tìm chấm công muốn xóa. Nhấn nút “Xóa” tương ứng với chấm công đó để xóa.
・Thay đổi loại chấm công hoặc địa điểm chấm công
Tại chi tiết giờ chấm công, mở danh sách tùy chọn của chấm công muốn chỉnh sửa.
Chọn loại chấm công hoặc địa điểm/ vị trí chấm công mong muốn.
Nhấn nút “Chỉnh sửa chấm công” để lưu các thay đổi.
Quay lại phần <Hướng dẫn chỉnh sửa chấm công dành cho quản trị viên>
Quay lại đầu trang
Chỉnh sửa trực tiếp trên bảng chấm công
Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu → Bảng chấm công（theo ngày）
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Bảng chấm công hàng tháng
Tại bảng chấm công, có thể nhập trực tiếp giờ vào, giờ ra, thời gian nghỉ… vào các ô văn bản để chỉnh sửa dữ liệu chấm công.
Sau khi nhập xong, nhấn nút “Lưu thay đổi” để cập nhật.
Lưu ý 1: Việc chỉnh sửa trên bảng chấm công không thay đổi các giờ chấm công thực tế. Vẫn có thể kiểm tra giờ chấm công thực tế tại chi tiết giờ chấm công.
Lưu ý 2: Dữ liệu nhập trực tiếp trên bảng chấm công được ưu tiên cao nhất trong hệ thống chấm công. Nó sẽ được tính là dữ liệu chính thức cho bảng chấm công, ưu tiên hơn giờ chấm thực tế, cài đặt làm tròn giờ hay cài đặt nghỉ tự động, và được tổng hợp vào nhóm chính của nhân viên.
Xem thêm: Ảnh hưởng khi chỉnh sửa trực tiếp trên bảng chấm công
|
Cách nhập giờ chấm công
|
Quay lại phần <Hướng dẫn chỉnh sửa chấm công dành cho quản trị viên>
Quay lại đầu trang
Hướng dẫn nhân viên chỉnh sửa giờ chấm công
Nhân viên sẽ sử dụng Trang cá nhân để gửi yêu cầu sửa chấm công. Có 2 cách chỉnh sửa chấm công:
Lưu ý: Với cả hai cách, quản trị viên cần phải phê duyệt thì các thay đổi mới được phản ánh vào dữ liệu chấm công.
Yêu cầu chỉnh sửa chấm công
Minh họa: Trang cá nhân trên PC
Nhân viên có thể gửi yêu cầu sửa chấm công từ Trang cá nhân trên PC hoặc Trang cá nhân trên di động. Thông qua yêu cầu chỉnh sửa chấm công, nhân viên có thể:
Nhập hoặc xóa chấm công
Thay đổi giờ chấm công
Thay đổi địa điểm chấm công
Để biết chi tiết về cách gửi yêu cầu và phê duyệt, vui lòng xem thêm:
Cách gửi yêu cầu:
Cách phê duyệt: [Danh sách chấm công chưa được phê duyệt]
|
Cách nhập giờ chấm công ・Trang cá nhân trên PC
・Trang cá nhân trên di động
|
Quay lại phần <Hướng dẫn nhân viên chỉnh sửa giờ chấm công>
Quay lại đầu trang
Chỉnh sửa giờ chấm công (Trang cá nhân trên PC)
Để sử dụng chức năng chỉnh sửa giờ ra/ vào, cần được mở chức năng này qua bộ phận hỗ trợ của Jobcan. Nếu muốn sử dụng, vui lòng liên hệ quản trị viên toàn quyền để thực hiện yêu cầu. |
- Trang cá nhân trên PC → Chỉnh sửa thời gian chấm công → Chỉnh sửa giờ chấm công
Chức năng chỉnh sửa giờ ra/vào chỉ có thể sử dụng từ Trang cá nhân trên PC. Chức năng này cho phép gửi yêu cầu chỉnh sửa thông tin trong 1 tháng, bao gồm: Địa điểm chấm công, Ca làm việc, Giờ vào/ra, Thời gian nghỉ.
Khi gửi yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công, hệ thống sẽ bỏ qua giờ chấm công thực tế, cũng như các cài đặt làm tròn giờ và thiết lập nghỉ tự động. Sau khi yêu cầu được duyệt, dữ liệu sẽ được xử lý giống như khi chỉnh sửa trực tiếp trên bảng chấm công — tức là hệ thống sẽ ghi nhận giờ mới theo nội dung đã được phê duyệt.
Để biết thêm về ảnh hưởng khi chỉnh sửa trực tiếp trên bảng chấm công, vui lòng tham khảo Trang trợ giúp.
Cách gửi yêu cầu: ・Trang cá nhân trên PC
Cách phê duyệt yêu cầu: ・Danh sách giờ chấm công chưa được phê duyệt
|
Cách nhập giờ chấm công
|
Quay lại phần <Hướng dẫn nhân viên chỉnh sửa giờ chấm công>
Quay lại đầu trang
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Yêu cầu chỉnh sửa chấm công, Chỉnh sửa chấm công, Nhập thêm giờ chấm công, Xóa chấm công