Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu → Danh sách tình hình làm việc thêm (Tổng hợp làm thêm giờ)
Tổng hợp làm thêm giờ là chức năng hiển thị danh sách chi tiết về tình hình làm việc thêm giờ của nhân viên. Có thể xem dữ liệu tổng hợp của nhiều nhân viên cùng lúc, hoặc xem riêng tình hình làm thêm trong năm của từng nhân viên.
Lưu ý: Chức năng này không hỗ trợ các thiết lập làm thêm theo “tính theo năm” hoặc “tính theo năm (chế độ linh hoạt)”.
|
Chức năng tương tự：Danh sách làm thêm giờ Danh sách làm thêm giờ là chức năng giúp xem nhanh tổng thời gian làm thêm của nhân viên một cách đơn giản hơn. Có thể tải dữ liệu về dưới dạng tệp CSV để sử dụng hoặc lưu trữ. |
Mục lục
Tổng hợp làm thêm giờ
Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu → Danh sách tình hình làm việc thêm (Tổng hợp làm thêm giờ)
Danh sách tình hình làm việc thêm (Tổng hợp làm thêm giờ) là chức năng cho phép xem danh sách thời gian làm thêm thực tế của từng nhân viên theo thời gian thực. Dữ liệu chỉ có thể xem trực tiếp trên màn hình, không thể tải về dưới dạng tệp CSV hoặc Excel.
Nếu muốn tải dữ liệu làm thêm thực tế, vui lòng sử dụng chức năng Tải dữ liệu chấm công.
Về thời gian làm việc tiêu chuẩn
Trong mục Danh sách tình hình làm việc thêm, cách tính thời gian làm việc tiêu chuẩn có thể khác nhau tùy theo vị trí hiển thị trong hệ thống.
Phần “Thời gian làm việc tiêu chuẩn” được hiển thị trong danh sách được tính dựa trên thiết lập “Phụ cấp làm thêm/giờ” trong phần Thiết lập giờ làm theo quy định/ làm thêm giờ/ làm ca đêm.
Tương tự, phần “Thời gian làm việc tiêu chuẩn” hiển thị ở đầu mục Chi tiết làm thêm giờ cũng được tính theo cùng thiết lập trên.
Ngoài hai vị trí này, các mục “Thời gian làm việc tiêu chuẩn” khác, cũng như các mục được tính toán dựa trên thời gian làm việc tiêu chuẩn, sẽ được hệ thống tính theo thiết lập “Thời gian làm việc tiêu chuẩn” trong phần Thiết lập giờ làm theo quy định/ làm thêm giờ/ làm ca đêm.
Xem thêm: Có thể theo dõi số giờ làm vượt hoặc chưa đủ so với thời gian quy định không?
Quay lại phần <Tổng hợp làm thêm giờ>
Quay lại đầu trang
Về ngày bắt đầu tính kỳ làm việc
Trong tổng hợp làm thêm giờ, ngày bắt đầu của năm làm việc sẽ được lấy theo thiết lập trong phần “Thiết lập thỏa thuận 36”.
Nếu muốn thay đổi ngày bắt đầu của năm làm việc, vui lòng chỉnh sửa ngày bắt đầu trong phần Thiết lập thỏa thuận 36.
Lưu ý:
Tổng hợp làm thêm giờ chỉ liên kết với “Thiết lập thỏa thuận 36” ở phần ngày bắt đầu, các thông tin khác không được liên kết tự động.
Mục này không có tính năng cảnh báo bằng màu sắc hay gửi email thông báo vượt giờ làm.
Quay lại phần <Tổng hợp làm thêm giờ>
Quay lại đầu trang
Cách xem và hiểu dữ liệu
- Tùy chọn tìm kiếm
- Danh sách tổng hợp
- Chi tiết làm thêm giờ
-
Chi tiết thừa/ thiếu giờ làm việc (chi tiết số giờ làm vượt hoặc thiếu so với quy định)
Tùy chọn tìm kiếm
Nhập điều kiện tìm kiếm và nhấn [Hiển thị] để xem dữ liệu của những nhân viên phù hợp với điều kiện đó. Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị dưới dạng danh sách tổng hợp bên dưới.
| Điều kiện tìm kiếm | Giải thích |
|---|---|
| Tháng/Năm hiển thị | Chọn năm và tháng cần tìm kiếm dữ liệu. |
| Nhóm trực thuộc | Lọc kết quả theo nhóm chính hoặc nhóm phụ của nhân viên. |
| Loại nhân viên | Lọc theo loại nhân viên (ví dụ: nhân viên chính thức, nhân viên part-time,...). |
| Tên nhân viên | Chọn một nhân viên cụ thể để hiển thị dữ liệu của người đó. |
| Thẻ (Tag) | Lọc theo thẻ (tag) đã được thiết lập trong phần Chi tiết nhân viên. |
| Tình trạng làm việc (Đang làm việc/ Đã nghỉ) | Lọc kết quả theo tình trạng làm việc của nhân viên (đang làm việc hoặc đã nghỉ việc). |
| Số lượng hiển thị | Chọn số lượng bản ghi hiển thị trên mỗi trang. Nếu số nhân viên phù hợp với điều kiện tìm kiếm nhiều hơn số lượng hiển thị đã chọn, hệ thống sẽ tự động chia kết quả thành nhiều trang. |
| Thứ tự sắp xếp | Chọn thứ tự sắp xếp kết quả tìm kiếm. |
Quay lại phần <Cách xem và hiểu dữ liệu>
Quay lại đầu trang
Danh sách tổng hợp
Dữ liệu của những nhân viên phù hợp với điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị trong danh sách bên dưới. Tại cột [Chi tiết] của từng nhân viên, có thể nhấn vào nút tương ứng để xem dữ liệu chi tiết của nhân viên đó.
Ở góc trên bên phải của danh sách, chọn [Cập nhật trạng thái OT cho năm ○○] để cập nhật dữ liệu làm thêm năm hiện tại dựa trên dữ liệu chấm công mới nhất.
Lưu ý: Quá trình cập nhật có thể mất một chút thời gian để hoàn tất, tùy thuộc vào số lượng dữ liệu trong hệ thống.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Mã nhân viên – Loại nhân viên | Hiển thị thông tin nhân viên đã được đăng ký trong phần Chi tiết nhân viên. |
| Tính làm thêm (OT) / Thời gian làm việc quy định / Giờ làm thêm cố định (được coi như làm thêm) |
Hiển thị nội dung thiết lập làm thêm giờ đang được áp dụng cho nhân viên đó.
|
| Tuần này |
Nếu trong tuần hiện tại (tính đến thời điểm hiển thị dữ liệu) có phát sinh giờ làm thêm, hệ thống sẽ hiển thị số giờ đó.
|
| Theo tháng |
Hiển thị tổng số giờ làm thêm trong tháng hiện tại.
|
| Từ 2 đến 6 tháng | Hiển thị số giờ làm thêm trung bình trong 〇 tháng gần nhất tính từ tháng hiện tại (bao gồm cả giờ làm việc vào ngày nghỉ theo luật). |
| Theo năm | Hiển thị tổng số giờ làm thêm trong 1 năm (không bao gồm giờ làm việc vào ngày nghỉ theo luật). Ngày bắt đầu của năm tài chính được liên kết với ngày bắt đầu tính của Thiết lập thỏa thuận 36. |
| Tháng đặc biệt | Hiển thị số lần tổng giờ làm thêm trong tháng (không bao gồm giờ làm việc vào ngày nghỉ theo luật) vượt quá 45 giờ. |
| Thừa / Thiếu giờ làm việc | So sánh thời gian làm việc quy định và thời gian làm việc thực tế tính đến ngày hôm qua, sau đó hiển thị phần chênh lệch thừa hoặc thiếu so với thời gian làm việc quy định. (Mục này chỉ hiển thị khi thiết lập làm thêm là “Tính theo tháng (linh hoạt)”.) |
| Chi tiết |
Mở thông tin chi tiết của từng nhân viên trong một tab riêng.
|
Quay lại phần <Cách xem và hiểu dữ liệu>
Quay lại đầu trang
Chi tiết làm thêm giờ
Khi nhấp vào “Chi tiết làm thêm giờ” trong danh sách, một tab mới sẽ mở ra, hiển thị tình hình làm thêm của nhân viên đó theo từng ngày trong tháng.
Phần trên của màn hình
Phần trên của màn hình hiển thị các thông tin tương tự như trong bảng danh sách. Có thể tham khảo phần tiêu đề tương ứng để xem giải thích chi tiết cho từng mục.
| Mục được chọn | Giải thích |
| Năm hiển thị | Chọn năm dữ liệu muốn hiển thị từ menu thả xuống. Khi chọn năm, màn hình sẽ tự động chuyển sang dữ liệu của năm đó. |
| Tên nhân viên | Chọn nhân viên muốn hiển thị dữ liệu từ menu thả xuống. Khi chọn nhân viên, màn hình sẽ tự động hiển thị dữ liệu của nhân viên đó. |
| Nút thao tác | Giải thích |
| Cập nhật trạng thái OT cho năm | Cập nhật tình hình làm thêm của năm hiển thị dựa trên dữ liệu chấm công hiện tại. Nếu lượng dữ liệu lớn, quá trình cập nhật có thể mất một chút thời gian. |
| Xem tổng hợp mức trung bình hàng tháng | Khi mở ra, hiển thị số giờ làm thêm trung bình trong 〇 tháng gần nhất tính từ mỗi tháng của năm đang xem. |
Phần dưới của màn hình
Tại phần dưới, có thể xem số giờ làm thêm theo từng ngày.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Tháng | Hiển thị tháng tương ứng của dòng đó. |
| Tính giờ làm thêm (OT) (bao gồm giờ làm việc vào ngày nghỉ theo luật/ quy định) | Hiển thị tổng số giờ = Giờ làm thêm thực tế trong tháng + Giờ làm việc thực tế vào ngày nghỉ theo luật/ quy định nhưng chưa được tính vào giờ làm thêm. |
| Tính giờ làm thêm (OT) (chỉ giờ ngoài giờ tiêu chuẩn) |
Hiển thị tổng số giờ làm thêm thực tế trong tháng. Nếu cách tổng hợp giờ làm thêm được thiết lập để bao gồm toàn bộ giờ làm việc vào ngày nghỉ theo luật/ quy định, thì giờ làm thêm (bao gồm ngày nghỉ theo luật/ quy định) và giờ làm thêm (chỉ giờ ngoài giờ tiêu chuẩn) sẽ bằng nhau. |
| Ngày 1–31 |
Các số trong cột Mục đại diện cho ngày trong tháng tương ứng. Hệ thống sẽ hiển thị số giờ làm thêm phát sinh theo từng ngày.
|
Quay lại phần <Cách xem và hiểu dữ liệu>
Quay lại đầu trang
Chi tiết thừa/ thiếu giờ làm việc (Chi tiết số giờ làm vượt hoặc thiếu so với quy định)
Khi nhấp vào “Chi tiết thừa/thiếu giờ làm việc” trong danh sách, một tab mới sẽ mở ra, hiển thị số giờ thừa hoặc thiếu theo từng ngày so với thời gian làm việc tiêu chuẩn.
Lưu ý: Màn hình chi tiết thừa/ thiếu giờ làm việc chỉ hiển thị khi thiết lập làm thêm là “Tính toán hàng tháng (linh hoạt)”.
Phần trên của màn hình
Hiển thị thời gian làm việc tiêu chuẩn của tháng. Ngoài ra, đối với tuần này và tháng hiện tại, hệ thống cũng hiển thị số giờ thừa hoặc thiếu so với thời gian làm việc cố định.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Tính làm thêm (OT) | Hiển thị loại thiết lập làm thêm đang được áp dụng. |
| Số giờ làm việc cố định | Hiển thị thời gian làm việc quy định trong tháng, được tính toán theo phương pháp tổng hợp thời gian làm việc quy định. |
| Làm ngoài giờ đã thỏa thuận (giờ được coi như làm thêm) | Nếu có thiết lập giờ làm thêm cố định, hiển thị số giờ đã được thiết lập. |
| Tuần này | Hiển thị số giờ thừa hoặc thiếu so với thời gian làm việc tiêu chuẩn trong tuần này. |
| Theo tháng | So sánh thời gian làm việc quy định tính đến ngày hôm qua với thời gian làm việc thực tế và hiển thị số giờ thừa hoặc thiếu so với thời gian tiêu chuẩn. |
Phần dưới của màn hình
Tại phần Thừa/ thiếu thời gian làm việc cộng dồn và Tổng thời gian quy định thừa/thiếu giờ, có thể kiểm tra số giờ thừa hoặc thiếu so với thời gian làm việc quy định trong tháng.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Tháng | Hiển thị tháng tương ứng của dòng đó. |
| Tổng thừa/thiếu thời gian làm việc cộng dồn | So sánh thời gian làm việc quy định tính đến ngày hôm qua với thời gian làm việc thực tế và hiển thị số giờ thừa hoặc thiếu so với thời gian quy định. Tổng thừa/thiếu thời gian làm việc cộng dồn = (Thời gian làm việc thực tế tính đến ngày hôm qua) – (Số ngày làm việc quy định đã trôi qua tính đến hôm qua × Thời gian làm việc quy định 1 ngày) |
| (Tổng thừa/thiếu thời gian quy định trong tháng) | So sánh tổng thời gian làm việc quy định và thời gian làm việc thực tế trong tháng tương ứng, sau đó hiển thị số giờ thừa hoặc thiếu so với thời gian làm việc quy định. Tổng thừa/thiếu thời gian quy định trong tháng = (Thời gian làm việc thực tế trong tháng) – (Số ngày làm việc quy định trong tháng × Thời gian làm việc quy định 1 ngày) |
| Ngày 1–31 |
Các số trong cột Mục đại diện cho ngày trong tháng tương ứng. Hệ thống sẽ hiển thị số giờ làm việc ngoài giờ quy định phát sinh theo từng ngày.
|
Quay lại phần <Cách xem và hiểu dữ liệu>
Quay lại đầu trang
Cập nhật tình trạng làm thêm giờ
Trong quản lý chấm công của Jobcan vào thời điểm đổi ngày, hệ thống sẽ tổng hợp dữ liệu chấm công mới nhất và cập nhật bảng chấm công. Danh sách trạng thái làm thêm giờ cũng sẽ được cập nhật vào thời điểm đổi ngày. Lúc này, dữ liệu của tháng hiện tại và tháng trước sẽ được cập nhật.
Nếu muốn:
Hiển thị ngay lập tức các thay đổi dữ liệu chấm công trong danh sách tình hình làm việc thêm, hoặc
Sửa dữ liệu chấm công từ tháng trước tháng trước nữa trở về trước,
hãy thực hiện các bước sau để cập nhật danh sách tình hình làm thêm giờ.
Cách cập nhật
1. Mở bảng chấm công hoặc chi tiết giờ ra/vào
Mở bảng chấm công tháng của tháng đã cập nhật dữ liệu hoặc chi tiết giờ ra/ vào của ngày tương ứng. Khi mở màn hình này, hệ thống sẽ tiến hành tổng hợp lại dữ liệu chấm công.
2. Nhấn vào [Cập nhật trạng thái OT cho năm ○○].
Khi nhấn vào [Cập nhật trạng thái OT cho năm ○○], hệ thống sẽ bắt đầu cập nhật danh sách tình hình làm việc thêm giờ dựa trên dữ liệu chấm công đã được tổng hợp lại ở bước 1.
Tùy vào dung lượng dữ liệu và tình trạng mạng, quá trình cập nhật có thể mất một khoảng thời gian. Hãy chờ một lúc và kiểm tra lại danh sách tình hình làm việc thêm sau khi quá trình cập nhật hoàn tất.
Lưu ý quan trọng
・Danh sách tình hình làm việc thêm chỉ hiển thị dữ liệu từ năm tài chính 2018 trở đi.
・Nếu muốn xem dữ liệu chấm công từ năm tài chính 2019 trở về trước, cần cập nhật thủ công.
・Danh sách tình hình làm việc thêm tự động cập nhật dữ liệu dựa trên bảng chấm công đến ngày hôm trước tại thời điểm đổi ngày. Do đó, vào ngày đầu tiên của tháng, Chi tiết làm thêm giờ và Chi tiết thừa/thiếu giờ của tháng đó có thể chưa hiển thị chính xác. Trong trường hợp này, hãy chờ đến ngày hôm sau và kiểm tra lại danh sách tình hình làm việc thêm.
・Nếu chỉnh sửa dữ liệu chấm công của các tháng trước, hệ thống có thể không tự động cập nhật vào danh sách tình hình làm việc thêm. Trong trường hợp này, cần cập nhật thủ công để đảm bảo dữ liệu hiển thị chính xác.
・Trong quản lý chấm công của Jobcan, “giờ làm thêm” là số giờ được tính toán dựa trên thiết lập làm thêm giờ. Do đó, con số này có thể khác với dữ liệu hiển thị trong danh sách giờ làm thêm vượt quy định .
Để hiểu rõ hơn về thiết lập làm thêm giờ, vui lòng tham khảo Trang hướng dẫn.
・Vì giờ làm thêm của tháng được tính dựa trên thiết lập làm thêm vào cuối tháng, nên nếu thay đổi thiết lập làm thêm trong giữa tháng, số giờ làm thêm trên bảng chấm công có thể không khớp với dữ liệu trong danh sách tình hình làm việc thêm.
|
Ví dụ: Nếu thực hiện kết thúc kỳ công từ 1/3–14/3, sau đó vào 15/3 thay đổi loại nhân viên từ part-time → chính thức, thì:
|
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Làm việc thêm, Làm thêm giờ, Danh sách tình hình làm việc thêm, Danh sách tình trạng làm thêm giờ