A. Vui lòng thực hiện chốt giờ làm cho tất cả các nhóm liên quan, sau đó mới tiến hành thay đổi nhóm hoặc loại nhân viên của nhân viên.
Nhiều cài đặt trong Quản lý Chấm công của Jobcan khi thay đổi sẽ ảnh hưởng tới các dữ liệu trong quá khứ.
Tuy nhiên, đối với các kỳ đã được chốt giờ làm thì sẽ không bị ảnh hưởng bởi những cài đặt được thay đổi sau thời điểm chốt giờ làm.
Trong trang này, Jobcan sẽ hướng dẫn các bước cần thực hiện khi có sự thay đổi nhân sự hoặc cơ cấu tổ chức.
Tham khảo thêm:
Hướng dẫn chuẩn bị trước cho năm tài chính mới
Nếu thay đổi nhóm chính thì sẽ như thế nào?
Mục lục
- Các bước thực hiện chung
- 1. Kiểm tra xem có yêu cầu chưa được phê duyệt hoặc lỗi chấm công hay không.
- 2. Thực hiện chốt giờ làm (đóng kỳ chấm công)
- 3. Tải dữ liệu công việc về và thực hiện tính toán lại.
- 4. Thay đổi nhóm làm việc hoặc loại nhân viên.
-
5. Cập nhật ca làm việc cơ bản và quy định làm việc.
Các bước thực hiện chung
Quy trình tổng thể khi thay đổi cơ cấu tổ chức như sau:
|
Trước khi thay đổi nhóm chính hoặc Loại nhân viên, cần phải thực hiện chốt giờ làm trước.
“Chốt giờ làm” là thao tác để cố định dữ liệu chấm công, đảm bảo dữ liệu sẽ không bị thay đổi nữa.
Trong Jobcan, hầu hết các cài đặt đều được áp dụng theo nhóm chính hoặc loại nhân viên.
Vì vậy, khi thay đổi nhóm hoặc loại nhân viên của một nhân sự, các cài đặt áp dụng cho họ cũng sẽ thay đổi theo. Hệ thống sẽ tự động tính toán lại dữ liệu chấm công dựa trên cài đặt mới.
Nếu chưa chốt giờ làm mà đã thay đổi nhóm hoặc loại nhân viên, dữ liệu chấm công trong quá khứ sẽ bị tính toán lại và các con số có thể thay đổi, gây sai lệch.
Để tránh tình trạng này, việc chốt giờ làm trước khi thay đổi là bắt buộc.
Trong các phần tiếp theo, Jobcan sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cần thực hiện.
|
Lưu ý khi thay đổi nhóm chính Khi thay đổi nhóm chính, cần phải chốt giờ làm cho cả 2 nhóm:
Lưu ý: thao tác chốt giờ làm được áp dụng cho cả nhóm, chứ không phải riêng từng nhân viên. Vì vậy, nếu chưa chốt giờ làm cho nhóm mới mà đã thay đổi Nhóm chính, thì ngay khi lưu thay đổi, dữ liệu sẽ bị mở khóa lại (bỏ chốt giờ làm) và hệ thống sẽ tự động tính toán lại dữ liệu chấm công theo cài đặt của nhóm mới. |
1. Kiểm tra xem có đơn chưa được duyệt hoặc lỗi chấm công nào không.
Trong khoảng thời gian đã chốt giờ làm, sẽ không thể chỉnh sửa dữ liệu chấm công. Điều đó đồng nghĩa sẽ không thể phê duyệt/từ chối các đơn chưa duyệt hoặc sửa lỗi chấm công.
Vì vậy, trước khi thực hiện thay đổi nhóm (từ nhóm hiện tại sang nhóm mới), hãy chắc chắn rằng không còn đơn chưa duyệt hoặc lỗi nào chưa xử lý ở cả hai nhóm.
1. Mở màn hình chốt giờ làm.
Quản lý chấm công→ xử lý chốt sổ
Có thể kiểm tra các lỗi chấm công (quên chấm công, chấm sai giờ) cũng như các đơn chưa được duyệt ngay trong màn hình chốt giờ làm.
Chỉ cần chọn tháng và nhóm mà muốn chốt, sau đó bấm “Hiển thị”. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách trạng thái xác nhận của tháng và nhóm đã chọn.
2. Kiểm tra xem có vấn đề nào còn sót chưa xử lý hay không.
Trong danh sách trạng thái xác nhận, hệ thống sẽ hiển thị số lượng và trạng thái (đang chờ sửa / đã xác nhận) của các lỗi hoặc đơn còn sót theo từng ngày.
Khi nhấp vào số lượng lỗi hoặc số đơn còn sót, màn hình sẽ hiển thị chi tiết danh sách lỗi chấm công hoặc danh sách đơn xin chờ phê duyệt. Tại đây, có thể thực hiện sửa lỗi hoặc phê duyệt đơn.
Lưu ý:
Danh sách hiển thị chỉ bao gồm nhân viên có nhóm chính đúng với nhóm đã chọn trong phần thiết lập điều kiện tìm kiếm.
Số lượng nhân viên thuộc các nhóm phụ của nhóm đang hiển thị sẽ không được hiển thị.
Vì khi chốt giờ làm ở nhóm chính, hệ thống sẽ đồng thời chốt cả các nhóm phụ, nên cần kiểm tra thêm cả số lượng lỗi hoặc đơn chưa xử lý ở từng nhóm phụ.
|
Tùy chọn cài đặt: “Không cho phép chốt giờ làm khi còn lỗi chưa xử lý” Cài đặt thông tin cơ bản → Cài đặt tùy chọn → Danh mục chọn: Quản lý chấm công Cài đặt tùy chọn「Không cho phép chốt giờ làm vào những ngày còn lỗi chưa xử lý」Khi bật tùy chọn này (ON), hệ thống sẽ không cho phép chốt giờ làm đối với những ngày còn lỗi hoặc yêu cầu chưa xử lý. Điều này giúp tránh tình trạng bỏ sót lỗi rồi vẫn lỡ tay chốt giờ làm. Tuy nhiên, lưu ý: |
2. Thực hiện chốt giờ làm
Quản lý chấm công→ Xử lý chốt giờ làm
Khi đã xử lý xong toàn bộ lỗi hoặc yêu cầu còn sót, có thể tiến hành chốt giờ làm.
Đánh dấu chọn vào ngày muốn chốt → nhấn “Thực hiện chốt giờ làm”. Hệ thống sẽ tiến hành chốt giờ làm cho ngày đó.
Nếu cần hủy chốt giờ làm:
Đánh dấu chọn vào ngày muốn hủy → nhấn “Hủy chốt giờ làm”. Dữ liệu chấm công sẽ được mở lại để chỉnh sửa.
3. Tải dữ liệu công việc và thực hiện tính toán lại
Quản lý chấm công → Xuất dữ liệu→ Tải dữ liệu công việc
Trong Tải dữ liệu công việc, hãy xuất dữ liệu của tháng đã được chốt giờ làm. Có thể chọn bất kỳ định dạng file nào, không bắt buộc một loại cụ thể.
Lưu ý quan trọng:
Trạng thái chốt giờ làm chỉ được xác nhận chắc chắn sau khi đã tải dữ liệu công việc
Vì vậy, sau khi thực hiện chốt giờ làm, bắt buộc phải tải dữ liệu công việc
Nếu không tải dữ liệu, có khả năng thông tin sẽ bị thay đổi ngoài ý muốn.
Với những tháng có nhiều dữ liệu, quá trình tải dữ liệu có thể mất nhiều thời gian. Hãy chờ tải xong hoàn toàn rồi mới chuyển sang bước tiếp theo.
4. Thay đổi nhóm trực thuộc hoặc loại nhân viên
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên→ Chi tiết nhân viên
Sau khi tải dữ liệu công việc hoàn tất, hãy tiến hành thay đổi nhóm hoặc loại nhân viên.
Có thể thay đổi nhóm hoặc loại nhân viên trực tiếp trong trang chi tiết của từng nhân viên.
Ngoài ra, cũng có thể thực hiện thay đổi hàng loạt bằng chức năng đăng ký hàng loạt một lần (import dữ liệu)
→ Đăng ký thông tin nhân viên hàng loạt
5. Thay đổi ca làm việc cơ bản và quy định làm việc
Hãy thay đổi các thiết lập ca làm việc cơ bản hoặc quy tắc làm việc khi cần thiết.
Ca làm việc cơ bản sau khi thay đổi thiết lập sẽ được áp dụng ngược về quá khứ.
Vì vậy, trước khi thay đổi thiết lập, nhất định phải thực hiện xử lý chốt.
Ngoài ra, với những giai đoạn đã từng được chốt một lần thì dù có hủy chốt đi nữa, việc thay đổi ca làm việc cơ bản cũng sẽ không được áp dụng.
→ Chi tiết nhân viên (Ca làm việc cơ bản)
→【Cài đặt thông tin cơ bản】Cài đặt quy định làm việc
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Thay đổi cơ cấu tổ chức, Thay đổi đơn vị trực thuộc, Thay đổi nhóm, Thay đổi loại nhân viên, Thay đổi ca làm việc cơ bản