スタッフが遅刻をした場合や、スタッフからの打刻修正申請がされた場合などに
管理者側にメールで通知されるよう設定する方法をご案内いたします。
関連ヘルプ：アラートメール通知一覧
目次
グループ設定のアラート通知
基本情報設定→各種設定→グループ設定
スタッフが遅刻したり、シフト外労働をしている場合に任意のメールアドレスあてにアラート通知を送ることが可能です。
この設定はグループごとに設定可能です。
| 管理者向けアラート通知の種類 ・遅刻通知 ・シフト外労働通知 |
●設定方法
1.アラート条件を設定する
①基本情報設定→各種設定→グループ設定より
アラートを設定したいグループの【アラート条件設定】をクリックしてください。
②ご利用になりたいアラートの【通知する】を選択してください。
③【通知基準】を設定してください。
（遅刻通知：何分以上の遅刻を通知するか。
シフト外労働通知：何分以上のシフト外労働を通知するか。）
④【変更する】ボタンをクリックすると、アラート条件の設定が完了します。
2.通知先を設定する
①基本情報設定→各種設定→グループ設定より
アラートを設定したいグループの【通知先設定】をクリックしてください。
②【新規追加】ボタンをクリックし、通知したい相手の名前とメールアドレスを記入してください。
③【追加する】ボタンをクリックすると、通知先の設定が完了します。
以上で、遅刻通知の設定が完了します。
36協定アラート
基本情報設定→就業規則設定→36協定設定
スタッフの勤怠状況が36協定設定で設定した時間を超過した際に、管理者やスタッフあてにアラートメールを送信することができます。
●設定方法●
①基本情報設定→就業規則設定→36協定設定より
「新36協定機能を使用する」を選択します。
②【 36協定アラート通知条件設定】でアラート通知をしたい項目にチェックを入れ、時間を設定します。
③【36協定アラート通知先設定】で希望の通知先にチェックを入れます。
④「保存」ボタンを押しますと、設定が保存されます。
■通知メール例
各種申請の通知
スタッフから各種申請が出されたときに、管理者に通知されます。
メールには、管理者画面にログインするURLが記載されています。
・休暇申請・残業申請・休日出勤申請
休暇申請・残業申請・休日出勤申請の通知先は承認設定にしたがいます。
（例）休暇申請が申請されたときに通知されるメール
・打刻修正申請・シフト申請・出退勤編集申請
打刻修正申請・シフト申請・出退勤編集申請の通知先は、グループ管理者となります。
該当のグループ管理者が存在しない場合は、全権限管理者に通知されます。
（例）打刻修正申請が申請されたときに通知されるメール
確定シフト確認通知
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：メール→【スタッフが確定シフトを確認したら管理者にメールを送信する】
スタッフが確定シフトを閲覧した際に、管理者側にその旨を通知することができます。
この設定はグループごと、スタッフ種別ごとに変更することができません。
全社一律で適用される設定となります。
●設定方法●
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：メール
【スタッフが確定シフトを確認したら管理者にメールを送信する】を【ON】にチェックを入れ、
【設定を保存】ボタンをクリックしてください。
スタッフが確定シフト画面を開いた際に、自動で管理者にメールで通知されるようになります。
■通知メール例
出勤状況メール通知
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：メール→【『出勤状況メール通知先設定』メニューを利用する】
前日の全グループの出勤状況を確認することが可能です。
●設定方法
1.『出勤状況メール通知先設定』を設定する
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：メール
【『出勤状況メール通知先設定』メニューを利用する】を【ON】にチェックを入れ、
【設定を保存】ボタンをクリックしてください。
すると、基本情報設定→各種設定に【出勤状況メール通知先設定】という項目が追加されます。
2.出勤状況を通知する管理者を登録する
①基本情報設定→各種設定→出勤状況メール通知先設定より
【新規通知先追加】をクリックしてください。
②通知したい管理者の名前とメールアドレス、通知時刻を選択し、
【設定】ボタンをクリックしてください。
以上で設定は完了です。
「TOP新着状況」のメール通知
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：トップページ→【「TOP新着状況」のメール通知】
管理者ページトップ画面に表示されるアラート一覧・未承認一覧の件数を、メールで通知する機能です。
●設定方法●
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：トップページ
【「TOP新着状況」のメール通知】を【ON】にチェックを入れ、【設定を保存】ボタンをクリックしてください。
トップページに表示する設定にしているアラート一覧・未承認一覧に関して、件数がメール通知されるようになります。
■通知メール例
出生時育児休業期間中のアラート
スタッフ管理→スタッフ一覧→スタッフ詳細→休職設定
休職設定で休職理由「出生時育児休業」を選択したとき、休職期間中の労働について各種アラートを通知することができます。
アラートは「出生時育児休業アラート通知一覧」に表示され、同時に通知メールが配信されます。
ひとつのアラートに対してメール通知は原則1回ですが、出勤日数・総労働時間数に関しては、最大5段階のしきい値を設定可能となっているため、それぞれのしきい値を超えるたびに通知が行われます。
通知先は、スタッフ、管理者、カスタマイズ（任意のスタッフ・複数名指定可能）から選択可能です。
アラートは、6時間ごとにシステムが勤怠情報を照会することによって表示・通知されます。
したがって、設定完了から通知メールが配信されるまでには時間がかかります。
あらかじめご承知おきください。
利用可能なアラート
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アラート設定 |
アラートが表示される条件 |
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出生時育児休業初日の労働時間アラート |
初日・最終日の労働時間が、アラートしきい値設定「所定労働時間/日」で設定した時間数に達したとき。 |
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出生時育児休業終了日の労働時間アラート |
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出生時育児休業期間中の |
基準の日数は任意に設定可能。 |
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出生時育児休業期間中の |
基準の時間数は任意に設定可能。 |
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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