ジョブカン勤怠管理には、管理者やスタッフに対してアラートやメール通知を送信する機能があります。
以下、各種通知機能についてご紹介します。
※ ご契約プランによっては利用できない機能もあります。
目次
打刻修正依頼メール設定
基本情報設定→各種設定→打刻修正依頼メール設定
打刻の修正が必要なときに、スタッフへ打刻修正依頼メールを送信することができます。
設定可能な通知は以下の通り。
- 6時間以上勤務状態で45分未満の休憩の場合
- 8時間以上勤務状態で1時間未満の休憩の場合
- 出勤状態で翌日になった場合
- シフトがあるのに打刻がない場合（休暇申請が承認されている場合は除く）
それぞれの項目について、通知・非通知を設定できます。
ただし、グループごと、スタッフ種別ごとの設定はできず、全社一律で適用されます。
グループ設定のアラート条件設定
基本情報設定→各種設定→グループ設定→アラート条件設定
グループごとにアラートメールの通知設定ができます。
アラートには、管理者向けとスタッフ向けがあります。
《 管理者向け 》（【通知先設定】で登録したメールアドレスに届きます）
| 通知の種類 | 説明 |
| 遅刻通知 |
シフト開始時刻までに打刻がない場合に通知します。 例） 通知基準【5分】 |
| シフト外労働通知 |
シフト外労働時間が発生した場合に通知します。 例） 通知基準【5分】 |
《 スタッフ向け 》（【スタッフ詳細】で登録したメールアドレスに届きます）
| 通知の種類 | 説明 |
| 出勤直前のシフト通知 |
シフトがある日の出勤時刻前に、当日のシフトについて通知します。 例） 通知基準【10分】 |
| 遅刻通知 |
シフト開始時刻までに打刻がない場合に、遅刻していることを本人に通知します。 ※「出勤直前のシフト通知」を「通知する」に設定している場合、「遅刻通知」は送信されません。 例） 通知基準【10分】 |
| 出勤日通知（スタッフ種別ごと） |
シフトがある日の前日に、翌日のシフトについて通知します。 例） 通知基準【前日12時】 |
就業規則アラート設定
基本情報設定→就業規則設定→就業規則アラート設定
就業規則アラート設定は、スタッフの労働時間や連続勤務日数などが設定した値を超えたときに
管理者・スタッフ本人・任意のスタッフにアラートメールを送ります。
また、アラートの内容は就業規則アラート通知一覧に表示されるほか、
労働状況一覧、勤務・休務状況一覧、勤務間インターバル一覧に色で表示されます。
労働時間の計算ロジックは「固定労働時間制」「フレックスタイム制」「月間変形労働時間制」から
選択可能です。
36協定アラート通知条件設定
基本情報設定→就業規則設定→36協定設定
スタッフの労働状況（労働時間、残業時間等）が設定された値を超えたときに、
36協定アラート通知先設定（スタッフ、管理者、カスタマイズ〔1名指定が可能〕）にしたがって
アラート通知します。
有休取得自動アラート通知設定
休暇・申請管理→休暇管理→有休取得管理→ 有休取得自動アラート通知設定
有休の要取得日数が残っている状態で取得期日が近づいたスタッフがいる場合に、
スタッフ本人および管理者へアラートメールを送信できます。
「取得期日の何日前からアラート通知を送信するか」は任意に設定できます。
オプション設定のメール通知
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：トップページ
オプション設定「「TOP新着状況」のメール通知」をONにすると、アラート一覧・未承認一覧の件数を
管理者あてに毎日メール通知します。
以下のオプション設定のうち、ONになっているものがアラート一覧・未承認一覧に件数表示され、
通知の対象となります。
- 打刻漏れ・打刻間違い
- シフトはあるが未打刻
- 休暇を取得した日の出勤
- 承認なしの休日出勤
- 承認なしの残業
- シフトのない日の出勤
- シフトと被らない時間の労働
- 休憩時間の超過
- 遅刻、早退をエラーとする
- 未承認打刻
- 未承認の出退勤
- 未承認のシフト申請
- 未承認の休暇申請
- 未承認の休日出勤申請
- 未承認の残業申請
- 出生時育児休業初日・終了日の労働時間アラート
- 出生時育児休業期間中の出勤日数アラート
- 出生時育児休業期間中の総労働時間数アラート
対象のオプション設定は、★がついています。
出生時育児休業期間中のアラート
スタッフ管理→スタッフ一覧→スタッフ詳細→休職設定
休職設定で休職理由「出生時育児休業」を選択しているとき、休職中の労働について各種アラートを
表示できます。
通知先は、スタッフ、管理者、カスタマイズ（任意のスタッフ・複数名指定可能）から選択可能です。
アラートは「出生時育児休業アラート通知一覧」に表示され、同時に通知メールが送信されます。
ひとつのアラートに対してメール通知は原則1回です。
ただし、出勤日数・総労働時間数に関しては、最大5段階のしきい値を設定可能であり、それぞれの
しきい値を超えるたびに通知を行います。
アラートは、6時間ごとにシステムが勤怠情報を照会することによって表示・通知されます。
したがって、設定完了から通知メールが配信されるまでには時間がかかります。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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