管理者向けのアラート・メール通知についてご紹介します。
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アラートメール・メール通知一覧
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目次
グループ設定のアラート通知
基本情報設定→各種設定→グループ設定
スタッフの遅刻やシフト外労働を任意のメールアドレスあてに通知します。
この設定はグループごとに設定可能です。
| 通知の種類 | 説明 |
| 遅刻通知 |
シフト開始時刻を基準に、選択したタイミングまでに打刻が無いスタッフについて通知します。 例）通知基準：5分後 |
| シフト外労働通知 |
シフト外労働時間が発生したスタッフについて通知します。 例）通知基準：5分 |
設定方法
1. アラートを設定したいグループの「アラート条件設定」に移動する
基本情報設定→各種設定→グループ設定→アラート条件設定
2. アラートを設定する
利用したいアラートについて、ラジオボタンの「通知する」を選択し、通知基準を設定してください。
最後に「変更する」ボタンをクリックして設定内容を保存します。
3. 「通知先設定」に移動する
基本情報設定→各種設定→グループ設定→通知先設定
4. 「新規追加」をクリックする
5. 通知先を設定する
アラートを通知したい相手の名前とメールアドレスを入力してください。
入力後、「追加する」をクリックして通知先を保存します。
36協定アラート
基本情報設定→就業規則設定→36協定設定
スタッフの勤怠状況が36協定設定で設定した時間数を超過した際に、管理者やスタッフあてに
アラートメールを送信します。
設定方法
1. 36協定設定画面を開き、「新36協定機能を使用する」を選択する
2. 「 36協定アラート通知条件設定」で通知したい項目にチェックを入れ、時間数を設定する
3. 「36協定アラート通知先設定」で希望の通知先にチェックを入れる
■通知メール例
各種申請の通知
スタッフがマイページから各種申請を出した際に管理者に通知します。
休暇申請・残業申請・休日出勤申請
承認設定で承認者に設定された管理者あてに通知します。
この通知機能をOFFにすることはできません。
例）休暇申請の通知メール
打刻修正申請・シフト申請・出退勤編集申請
通知先は、申請者を管理するグループ管理者です。
該当のグループ管理者が存在しない場合は、全権限管理者に通知します。
例）打刻修正申請の通知メール
確定シフト確認通知
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：メール
オプション設定「スタッフが確定シフトを確認したら管理者にメールを送信する」は、スタッフが
確定シフト画面を開いた際に、管理者にメール通知する機能です。
オプション設定はグループ/スタッフ種別ごとに設定することはできません。
全社一律で適用されます。
■通知メール例
出勤状況メール通知
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：メール
オプション設定「出勤状況メール通知先設定」は、前日の全グループの出勤状況をメール通知する機能です。
通知先は任意に設定できます。
設定方法
1.オプション設定「『出勤状況メール通知先設定』メニューを利用する」をONにする
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：メール
2.「出勤状況メール通知先設定」を設定する
基本情報設定→各種設定→出勤状況メール通知先設定
オプション設定をONにすることで、「出勤状況メール通知先設定」機能が表示されます。
「出勤状況メール通知先設定」画面を開き、「新規通知先追加」をクリックしてください。
3. 通知先を設定する
アラートを通知したい相手の名前とメールアドレスを入力し、通知時刻を選択してください。
入力後、「設定」をクリックして通知先を保存します。
「TOP新着状況」のメール通知
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：トップページ
オプション設定「「TOP新着状況」のメール通知」は、アラート一覧・未承認一覧の件数を
メール通知する機能です。
すべて0件の場合は送信されません。
■通知メール例
出生時育児休業期間中のアラート
スタッフ管理→スタッフ一覧→スタッフ詳細→休職設定
休職設定で休職理由「出生時育児休業」を選択しているとき、休職中の労働について各種アラートを
表示できます。
通知先は、スタッフ、管理者、カスタマイズ（任意のスタッフ・複数名指定可能）から選択可能です。
アラートは「出生時育児休業アラート通知一覧」に表示され、同時に通知メールが送信されます。
ひとつのアラートに対してメール通知は原則1回です。
ただし、出勤日数・総労働時間数に関しては、最大5段階のしきい値を設定可能であり、それぞれの
しきい値を超えるたびに通知を行います。
アラートは、6時間ごとにシステムが勤怠情報を照会することによって表示・通知されます。
したがって、設定完了から通知メールが配信されるまでには時間がかかります。
利用可能なアラート
| アラート名 | アラートの条件 |
|
出生時育児休業初日の労働時間アラート |
初日・最終日の労働時間が、アラートしきい値設定「所定労働時間/日」で設定した時間数に達したときアラートを発出します。 |
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出生時育児休業終了日の労働時間アラート |
|
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出生時育児休業期間中の |
基準の日数は任意に設定可能です。 |
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出生時育児休業期間中の |
基準の時間数は任意に設定可能です。 |
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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