Cài đặt thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập nhóm
Trong Cài đặt nhóm, có thể tạo và quản lý “Nhóm” để gán cho nhân viên.
Nhóm là các phòng ban, cửa hàng hoặc nơi làm việc mà nhân viên thuộc về.
Thêm, xóa, chỉnh sửa nhóm chỉ có thể thực hiện bởi quản trị viên toàn quyền (admin).
Trang này sẽ hướng dẫn cách sử dụng Cài đặt nhóm.
Trợ giúp liên quan:
Nhóm là gì?
Nên tạo nhóm như thế nào?
Điều gì xảy ra khi chỉnh sửa hoặc xoá nhóm
Điều gì xảy ra khi thay đổi nhóm chính?
Mục lục
- Về nhóm
- Cài đặt nhóm
- Cách tạo
- Chỉnh sửa / Xóa
- Cài đặt điều kiện cảnh báo
- Cài đặt người nhận thông báo
- Cài đặt thứ tự sắp xếp nhóm
- Khi thực hiện đống sổ tự động
- Tạo nhớm (video)
Về nhóm
Chúng tôi sẽ giải thích về “Nhóm” trong Jobcan Quản lý chấm công.
Để biết chi tiết hơn, vui lòng xem nhóm là gì
Nhóm là gì
Trong Jobcan Quản lý chấm công, các phòng ban hoặc cửa hàng được tạo thành “Nhóm”.
Nhóm sẽ là nơi nhân viên trực thuộc làm việc.
| Ví dụ về phòng ban: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, v.v. Ví dụ về cửa hàng: Cửa hàng Hồ Chí Minh, Cửa hàng Hà Nội, v.v. |
Việc nhân viên thuộc nhóm nào sẽ được thiết lập trong chi tiết nhân viên.
Bạn có thể gán cho nhân viên nhóm chính (Main Group) và nhóm phụ (Sub Group).
Nhóm chính là bắt buộc, còn việc thiết lập nhóm phụ là tùy chọn.
Tất cả các nhóm đều có thể sử dụng làm nhóm chính hoặc nhóm phụ.
＜Quay lại < về nhóm>
Quay về đầu trang
Cách sử dụng nhóm
Áp dụng các cài đặt khác nhau theo từng nhóm
Nhiều cài đặt trong Jobcan Quản lý chấm công, như thiết lập thời gian làm việc cố định/ thêm giờ/ ca đêmgiờ làm việc hay thiết lập làm tròn thời gian ghi giờ có thể áp dụng khác nhau cho từng nhóm nhân viên.
Quản lý nhân viên theo từng nhóm
Bạn có thể thiết lập người quản lý nhóm để quản lý các nhân viên thuộc từng nhóm.
Người quản lý nhóm có quyền xem dữ liệu chấm công và phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công đối với các nhân viên thuộc quyền quản lý của họ.
Sử dụng làm nơi chấm công
Nhóm cũng được sử dụng như vị trí chấm công.
Nơi chấm công là vị trí được ghi nhận trên dữ liệu chấm công với thông tin: "Nhân viên đã chấm công tại nhóm này"
＜Quay lại < về nhóm>
Quay về đầu trang
Phân cấp nhóm
Nhóm có thể được tổ chức theo phân cấp.
Trong Jobcan quản lý chấm công, nhóm cấp cao hơn được gọi là “nhóm chính” , còn nhóm thuộc cấp thấp hơn được gọi là “nhóm phụ”.
Có thể phân cấp tối đa 5 tầng.
Ví dụ: Chi nhánh Hồ Chí Minh → HCNS → Làm việc tại nhà
＜Quay lại < về nhóm>
Quay về đầu trang
Cài đặt nhóm
Cài đặt thông tin cơ bản → Danh sách các thiết lập → Thiết lập nhóm.
Trong “Thiết lập nhóm”, có thể tạo các nhóm mà nhân viên sẽ thuộc về.
Ngoài ra, có thể cài đặt email cảnh báo riêng cho từng nhóm.
| Mục | Giải thích |
|---|---|
| Tên nhóm | Hiển thị tên nhóm. Nhấn vào dấu “＋” để hiển thị các nhóm cấp dưới. |
| Cài đặt trang cá nhân | Liên kết đến cài đặt chức năng hiện thị trên trang cá nhân. Có thể chỉnh sửa các chức năng hiển thị trên trang cá nhân của nhân viên theo từng nhóm. |
| Cài đặt điều kiện cảnh báo | Có thể cài đặt email cảnh báo cho từng nhóm. Xem chi tiết tại thiết lập điều kiện cảnh báo. |
| Cài đặt người nhận thông báo | Thiết lập người nhận email cảnh báo theo điều kiện đã cài đặt. Xem chi tiết tại cài đặt người nhận thông báo |
| Chỉnh sửa | Chuyển sang màn hình chỉnh sửa nhóm. |
| Xóa | Xóa nhóm. |
| Mặc định khi liên kết |
Khi đăng ký nhân viên thông qua Common ID, nhóm được chọn trong “Mặc định khi liên kết” sẽ trở thành nhóm chính tại thời điểm đăng ký. Liên quan: |
Các nút bấm
| Nút bấm | Giải thích |
|---|---|
|
Thêm nhóm mới |
Chuyển đến màn hình tạo nhóm mới. |
|
Cài đặt thứ tự hiển thị |
Chuyển đến màn hình thay đổi thứ tự hiển thị của các nhóm. |
|
Tải thông tin nhóm (CSV) |
Tải thông tin các nhóm đã đăng ký. File sẽ ở định dạng CSV. |
Cách tạo
1. Nhấn nút ‘Thêm nhóm mới’ để chuyển sang màn hình tạo nhóm mới.
Nhấn vào nút Thêm nhóm mới để chuyển sang màn hình thêm nhóm mới.
2. Nhập các mục / điền các trường thông tin.
Vui lòng nhập các mục cần thiết ngoài tên nhóm.
Sau khi nhập xong, nhấn [Thêm] để lưu nhóm.
Cũng có thể tạo nhiều nhóm cùng lúc bằng cách sử dụng file CSV.
Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo trang hướng dẫn này
| Mục | Mô tả |
|---|---|
|
Tên nhóm ※ Mục bắt buộc |
Nhập tên nhóm. |
| Nhóm chính |
Nếu muốn tạo nhóm ở cấp hai trở xuống, chọn nhóm chính từ các nhóm đã tạo. Ví dụ: Chi Nhánh Hồ Chí Minh＞Bộ Phận Sale... |
| Mã nhóm |
Nhập mã nhóm để quản lý nhóm.Việc nhập mã nhóm là tùy chọn. Mã nhóm chủ yếu được sử dụng khi đăng ký thông tin nhóm hàng loạt ※ Chỉ sử dụng dạng chữ |
| Ngôn ngữ | Chọn ngôn ngữ hiển thị trên trang cá nhân của nhân viên có nhóm này là nhóm chính.【Tiếng Nhật, Tiếng Anh, Tiếng Hàn, Tiếng Thái, Tiếng Việt, Tiếng Tây Ban Nha, Tiếng Trung】 |
| Múi giờ |
Chọn múi giờ của khu vực mà nhân viên chủ yếu làm việc. Khi nhân viên có nhóm này là nhóm chính thực hiện chấm công từ trang cá nhân, hệ thống sẽ tính giờ dựa trên chênh lệch múi giờ với Nhật Bản và ghi nhận thời gian chấm công. Chi tiết xem tại trang hướng dẫn. |
| Cài đặt URL |
Chọn URL sẽ được ghi trong email gửi tới nhân viên. URL sẽ xuất hiện trong các email: - 【Jobcan】Xác nhận chấm công (Email yêu cầu sửa chấm công) - 【Jobcan】Xác nhận cuối cùng của đơn xin ca làm việc (Tuyển ca làm việc) - 【Jobcan】Thông báo xác nhận/thay đổi ca làm việc (Phê duyệt ca làm việc) - 【Jobcan】Thông báo tuyển ca làm việc (Tuyển ca làm việc) |
| Lưu ý |
Nếu đã liên kết với ID chung (nhân viên trong nhóm có thể sử dụng ID chung), bất kể cài đặt URL, email sẽ luôn chứa URL đăng nhập ID chung ( trang PC cá nhân). Để áp dụng “Cài đặt URL” cho nhân viên đã liên kết ID chung, cần thay đổi cài đặt ID chung để nhân viên không thể đăng nhập trang PC cá nhân Jobcan. Đăng nhập bằng ID chung, vào chi tiết người dùng của nhân viên và thay đổi “Dịch vụ sử dụng” cho chấm công thành “Sử dụng (không thể đăng nhập)”. |
Chỉnh sửa/ xoá
Chỉnh sửa hoặc xóa thông tin nhóm đã đăng ký.
Lưu ý rằng chỉ quản trị viên (admin) có toàn quyền mới có thể thêm, xóa hoặc chỉnh sửa nhóm.
Chỉnh sửa
Bạn có thể chỉnh sửa hoặc thay đổi lại các mục đã thiết lập khi thêm nhóm, chẳng hạn như tên nhóm.
Ngoài ra, bạn cũng có thể kiểm tra Id nhóm từ màn hình này
|
Lưu ý
|
Quay lại ＜Chỉnh sửa/ Xoá＞
Quay về đầu trang
Xoá
Nhấp vào nút "Xóa" sẽ đưa bạn đến màn hình xác nhận.
Nếu không có vấn đề gì, hãy nhấp vào nút "Xóa" một lần nữa để xác nhận việc xóa.
Tuy nhiên, không thể xóa các nhóm sau:
|
ID nhóm "1" (tên nhóm mặc định: "Không liên kết") - Nhóm được đặt là sử dụng làm nhóm mặc định cho liên kết dữ liệu - Nhóm được đặt làm nhóm chính cho nhân viên (bao gồm cả thành viên đã nghỉ) - Nhóm được đặt làm nhóm quản lý cho quản lý nhóm |
Quay lại ＜Chỉnh sửa/ Xoá＞
Quay về đầu trang
ID Nhóm là gì?
ID Nhóm là một mã số được tự động gán cho mỗi nhóm khi nhóm được tạo.
Mã số này không thể thay đổi thành bất kỳ mã số nào khác.
ID Nhóm sẽ không bao giờ bị trùng lặp trong cùng một tài khoản quản lý chấm công JobCan.
Ví dụ: ngay cả khi bạn xóa một nhóm rồi tạo lại với cùng tên nhóm, nhân viên, v.v., nếu ID nhóm khác, hệ thống sẽ coi đó là một "nhóm khác".
Quay lại < chỉnh sửa/ xoá>
Quay về đầu trang
Thiết lập điều kiện cảnh báo
Trong "Thiết lập điều kiện cảnh báo", có thể cấu hình email cảnh báo cho từng nhóm.
Email cảnh báo có sẵn cho quản trị viên và nhân viên.
Có thể chọn thông báo hoặc thông báo cho từng cảnh báo.
Chọn từng tùy chọn rồi nhấp vào nút "Thay đổi" để lưu cài đặt.
| [Dành cho quản lý] Email thông báo sẽ được gửi đến các địa chỉ email đã đăng ký trong thiết lập điều kiện thông báo | |
| Thông báo đi muộn |
Thông báo cho nhân viên chưa chấm công trước thời gian đã chọn dựa trên thời gian bắt đầu ca làm việc. Ví dụ: Thời gian thông báo: 5 phút sau |
| Thông báo làm việc ngoài ca làm đã có |
Tuy nhiên, thông báo không áp dụng cho những ngày không có ca làm việc. Ví dụ: Thời gian Thông báo: 5 phút |
| 《[Dành cho nhân viên] Email thông báo sẽ được gửi đến chính nhân viên đó. | |
| Chuyển thông báo ca làm việc trước giờ làm |
Vào những ngày có ca làm việc, sẽ gửi thông báo về ca làm việc trong ngày. Ví dụ) Tiêu chí thông báo: 10 phút trước |
| Thông báo đi muộn |
Sẽ gửi thông báo khi chưa chấm công vào ca làm việc trước giờ bắt đầu ca. Ví dụ) Tiêu chí thông báo: 10 phút sau |
| Thông báo ngày công |
Vào ngày trước ngày có ca làm việc (ngày dự kiến đi làm), sẽ gửi thông báo về ca làm việc của ngày hôm sau. Ví dụ) Tiêu chí thông báo: 12 giờ ngày hôm trước |
|
Lưu ý
|
Thiết lập người nhận thông báo
Thiết lập người nhận email cảnh báo dành cho quản trị viên theo thiết lập điều kiện cảnh báo
Người nhận có thể được thiết lập nhiều người cho từng nhóm.
※ Cài đặt điều kiện cảnh báo và người nhận thông báo sẽ không được áp dụng cho các nhóm cấp dưới của nhóm đã thiết lập.
Đối với các nhóm cấp dưới, vui lòng thiết lập riêng điều kiện cảnh báo và người nhận thông báo.
Thêm mới
1. Chuyển sang màn hình thêm mới
“Nhấn nút ‘Thêm mới’ để chuyển sang màn hình đăng ký mới.”
2. Thêm người nhận thông báo
“Vui lòng nhập tên và địa chỉ email của người nhận thông báo.
Nhấn nút ‘Thêm vào' để hoàn tất đăng ký.
Ngay cả những người không được đăng ký là quản trị viên hay nhân viên cũng có thể được đăng ký làm người nhận thông báo.
Ngoài ra, nếu muốn gửi thông báo cho quản trị viên, vẫn cần đăng ký lại tại màn hình này
Chỉnh sửa
Nhấn ‘Chỉnh sửa’ để chuyển sang màn hình chỉnh sửa người nhận thông báo.
Cả tên và địa chỉ email đều có thể thay đổi được
Xoá
“Nhấn ‘Xóa’ để chuyển sang màn hình xác nhận.
Kiểm tra nội dung, nếu không có vấn đề gì, nhấn ‘Xóa’ để thực hiện xóa.”
Thiết lập thứ tự sắp xếp nhóm
Nhấn nút ‘Thiết lập thứ tự sắp xếp’ để chuyển sang màn hình thiết lập thứ tự sắp xếp nhóm.
"Cài đặt thứ tự sắp xếp nhóm" là chức năng thay đổi thứ tự sắp xếp của các nhóm.
Không thể thay đổi mối quan hệ chính- phụ của các nhóm.
Khi sắp xếp một nhóm có các nhóm phụ, các nhóm phụ cũng sẽ bị di chuyển, như minh họa trong hình bên dưới.
Thứ tự sắp xếp chọn ở đây sẽ được phản ánh trong các tính năng sau:
Cài đặt Nhóm
Menu thả xuống và hộp để chọn nhóm cho từng tính năng
(không bao gồm các cài đặt riêng lẻ cho Thỏa thuận 36)
Khi quá trình đóng tự động được thực hiện
Nhóm mới được tạo
Nhóm mới tạo sẽ được sinh ra ở trạng thái đã khóa dữ liệu đến tháng trước.
Ví dụ, nếu thêm nhân viên đã làm việc từ trước vào nhóm được tạo trong tháng này, dữ liệu chấm công của nhân viên đó đến tháng trước sẽ bị khóa và không thể chỉnh sửa.
Trạng thái khóa có thể được mở lại từ màn hình chốt giờ làm.
Khóa nhóm chính
Khi thực hiện khóa dữ liệu cho nhóm cấp trên trong quan hệ chính-phụ, các nhóm phụ liên kết cũng sẽ tự động bị khóa.
Nếu muốn mở khóa nhóm phụ, cần thao tác mở khóa từng nhóm phụ trên màn hình xử lý chốt giờ làm
Tạo nhóm (video)
●Video hướng dẫn cách tạo nhóm
●Video hướng dẫn cách cài đặt My Page
Cảm ơn vì đã đọc đến đây
🔍Từ khoá liên quan
Cài đặt nhóm, trực chính, Phòng ban