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選択備考とは、スタッフが打刻する際に、選択式で入力することができる備考機能です。
文字入力式の備考機能と異なり、選択回数などを集計することができます。
このページでは、選択備考の利用方法をご説明します。
集計方法については「選択備考を集計する」をご確認ください。
選択備考申請については「選択備考申請を承認する」をご確認ください。
※グループ管理者アカウントで「選択備考設定」が表示されない場合、権限が付与されていない可能性があります。
グループ管理者の権限設定についてはこちらをご確認ください。
目次
概要
選択備考とは、スタッフが打刻する際に、選択式で入力することができる備考機能です。
文字入力式の備考機能と異なり、選択回数などを集計することができます。
また、勤務データダウンロードを使用することにより、以下の集計が可能です。
- 特定の選択備考を利用した回数
- 特定の選択肢を選択した回数
- 特定の選択肢を選択したときの労働時間
集計方法については「選択備考を集計する」をご確認ください。
集計項目については「【項目一覧】勤務データダウンロード」をご確認ください。
利用例
選択備考を利用することで、例えば以下のような集計が可能になります。
・外出先の記録（出張先など）
・在宅勤務の回数や労働時間
・宿直や授業などの回数
同じ備考内容を、1日に複数回選択することも可能です。
上記画像の場合、この日の入力内容は「ラーメン1回、餃子2回」と集計されます。
利用できる打刻方法
現在以下の打刻方法に対応しております。
打刻方法について詳しくは「打刻方法一覧」をご確認ください。
選択備考を作成する
登録できる選択備考は最大10件です。
すでに10件登録されている場合は新規追加ボタンは表示されなくなります。
選択備考を削除し、登録件数が9件以下になると、新規追加ボタンが再度表示されます。
1. 「新規選択備考追加」をクリックする
2. 備考設定を入力する
各項目の内容を入力します。
| 設定ID (必須) |
選択備考を識別するIDです。 ※ 半角英数字のみ（最大32文字） |
|---|---|
| 備考名称 (必須) | 選択備考の名称を設定します。 例）リモートワーク |
| 備考説明 |
選択備考の説明が必要な場合に入力します。 |
3. 選択肢を作成する
スタッフが選択する選択肢を設定します。
| 選択肢コード (必須) |
各選択肢を識別するコードです。 ※ 半角英数字のみ（最大32文字） |
|---|---|
| 選択肢 (必須) | 選択肢の内容を入力します。 設定できる選択肢の数に上限はありません。 また、選択肢はひとつでも構いません。 例）在宅、サテライト |
4. 適用開始日を設定する
作成した選択備考をいつから使い始めるかを設定します。
必要な項目を設定し、「保存」ボタンで保存してください。
| 適用開始日 (必須) | 登録する選択備考の適用を開始する日 |
|---|
選択備考を修正する
1. 修正したい選択備考の「編集」ボタンをクリックする
2. 設定の修正を行う
設定ID以外の各項目を修正することができます。
また、適用開始日を変更することで、修正を反映させる日を設定できます。
【注意点】
・勤務データダウンロードでは、選択備考の設定IDと選択肢コードの組み合わせに基づいて項目を集計します。
選択肢コードを変更した場合、選択肢名が同じであっても別項目として集計されます。
・選択肢名を変更した場合、勤務データダウンロードに最新の名称を反映させるには、フォーマットを編集画面から保存し直す必要があります。
・選択肢名を変更した場合、最新の名称が勤務データダウンロードでの項目名となります。
過去の選択肢名を項目名にすることはできません。
・選択肢や選択備考を削除した場合でも、削除までに使用したデータは削除されず、残ります。
利用するスタッフを設定する
選択備考はスタッフごとに利用の可否を設定することができます。
新たに作成した選択備考は、デフォルトではすべてのスタッフで「利用する」になっています。
利用設定は全従業員／グループ単位／スタッフ種別単位で一括で設定することも可能です。
スタッフごとに設定する
スタッフごとに個別に設定する方法をご説明します。
1. 「スタッフ管理」→「スタッフ一覧」を開く
2. 設定を行いたいスタッフの名前をクリックし、スタッフ詳細を開く
3. 「選択備考設定」を開き、項目ごとの利用可否を設定する
4. 確認画面に進み、保存する
一括で設定する
全従業員／グループ単位／スタッフ種別単位で一括で設定する方法をご説明します。
1. 「選択備考利用フラグ一括登録」をクリックする
2. 選択備考ごとに利用可否を選択し、保存する
一括設定を行う単位は、「全従業員／グループ単位／スタッフ種別単位」から選択可能です。
グループ単位やスタッフ種別単位を選択すると、対象を指定するプルダウンが表示されます。
設定対象は複数を選択することができます。
選択種別ごとに利用可否を設定し、「保存」ボタンで保存してください。
※ 個別設定の後に一括設定を行った場合、一括設定の内容に上書きされます。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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