Sau khi đã hoàn tất việc thiết lập quy định nội quy làm việc và đăng ký thông tin nhân viên, quá trình vận hành hệ thống chấm công Jobcan sẽ chính thức bắt đầu.
Trong trang này, Jobcan sẽ hướng dẫn toàn bộ quy trình quản lý chấm công trong 1 tháng, từ khi bắt đầu cho đến khi chốt công (xử lý dữ liệu chấm công cuối kỳ).
Tài liệu liên quan:
[Hướng dẫn cài đặt ban đầu cho quản lý chấm công của Jobcan]
[Cách xử lý khi có thay đổi tổ chức hoặc điều chuyển nhân sự？]
Mục lục
- Quy trình quản lý chấm công trong 1 tháng (từ khi bắt đầu đến khi chốt công)
-
Cách chỉnh sửa dữ liệu sau khi đã chốt công
Quy trình quản lý chấm công trong 1 tháng (từ đầu tháng đến khi chốt công)
1. Kiểm tra tình hình chấm công của nhân viên
Có thể kiểm tra tình hình chấm công hằng ngày của nhân viên thông qua “Bảng chấm công”.
Nếu muốn xem dữ liệu chấm công của nhiều nhân viên theo từng ngày, hãy sử dụng mục “Bảng chấm công（theo ngày chỉ định）”.
Nếu muốn xem dữ liệu chấm công theo tháng của từng nhân viên, hãy sử dụng Bảng chấm công (theo tháng).
Tài liệu liên quan:
2. Xử lý lỗi chấm công và các đơn chưa được phê duyệt
Trên trang chủ của trang quản trị, hệ thống sẽ hiển thị:
Danh sách thông báo/ cảnh báo: cho biết số lượng lỗi chấm công và các lỗi khác.
Danh sách đơn phép chưa được phê duyệt: cho biết số lượng các đơn đăng ký chưa được phê duyệt.
Quản trị viên toàn quyền hoặc quản trị viên nhóm nên kiểm tra các con số này thường xuyên và xử lý kịp thời khi cần thiết. Có thể tùy chỉnh loại lỗi hiển thị trong danh sách cảnh báo thông qua phần Cài đặt tùy chọn.
Tài liệu liên quan:
3. Tổng kết và chốt toàn bộ dữ liệu công việc cuối tháng
Việc chốt giờ làm cho tháng trước sẽ được thực hiện vào ngày hôm sau (hoặc sau đó) kể từ ngày chốt công. Vui lòng đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu công việc liên quan đến ngày chốt công đã được xử lý xong trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
|
Lưu ý: Trong hệ thống quản lý chấm công của Jobcan, một ngày không được coi là kết thúc cho đến khi vượt qua thời điểm đổi ngày đã được thiết lập. Sau thời điểm này, hệ thống sẽ tự động xử lý và tính toán dữ liệu chấm công của ngày đó. Nếu có nhân viên chấm công ra ca với "chế độ ngày hôm trước" sau thời điểm đổi ngày, thì các bước xử lý liên quan đến việc chốt công vẫn có thể chưa hoàn tất, dù đã qua thời điểm đổi ngày. |
4. Kiểm tra danh sách thông báo/ cảnh báo và danh sách đơn chưa được phê duyệt
Sau khi thực hiện xử lý chốt giờ làm cho một kỳ nhất định, sẽ không thể chỉnh sửa dữ liệu chấm công, cũng như không thể phê duyệt hoặc từ chối các đơn chưa duyệt trong kỳ đó nữa. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ “Danh sách thông báo/ cảnh báo” và “Danh sách đơn chưa duyệt” để đảm bảo không bỏ sót vấn đề nào trước khi chốt giờ làm (chốt công).
Khi đã qua ngày chốt giờ làm và bước sang tháng mới, số lượng hiển thị trong Danh sách thông báo/ cảnh báo sẽ được đặt lại. Nếu muốn kiểm tra các lỗi còn lại của tháng trước, hãy mở danh sách thả xuống và chọn “Hiển thị tháng trước” để xem lại số liệu.
Đặc biệt, các trường hợp quên chấm công hoặc chấm công lỗi/ sai là nguyên nhân khiến dữ liệu giờ làm không được tổng hợp chính xác, vì vậy bắt buộc phải xử lý đầy đủ trước khi chốt công.
※ Về thời gian hiển thị của Danh sách đơn chưa duyệt, vui lòng tham khảo: “Về Danh sách đơn chưa duyệt ＞ Thời gian hiển thị”
|
Lưu ý: Hệ thống chỉ hiển thị số lượng lỗi của các nhân viên thuộc nhóm chính mà quản trị viên đang quản lý, bao gồm cả các nhóm con của nhóm đó.
|
5. Kiểm tra các mục chưa xử lý trước khi chốt giờ làm( chốt công)
Quản lý chấm công → Chốt giờ làm
Mở màn hình xử lý chốt giờ làm, sau đó chọn tháng và nhóm mà muốn thực hiện chốt giờ làm, rồi nhấn nút [Hiển thị]. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách trạng thái chốt giờ làm của tháng và nhóm đã chọn.
Trong danh sách trạng thái chốt giờ làm, có thể xem được số lượng mục chưa xử lý của từng ngày.
Tài liệu liên quan: Không cho phép chốt giờ làm đối với các ngày còn tồn xử lý
|
Lưu ý: Khi thực hiện chốt công, hệ thống chỉ hiển thị số lượng lỗi liên quan đến nhân viên có nhóm chính trùng với nhóm đang được chốt. Các lỗi sau sẽ không được hiển thị trong phần lỗi:
Ví dụ minh họa: Nếu một nhân viên có “Nhóm A” là nhóm phụ, và thực hiện chấm giờ vào ca tại Nhóm A nhưng quên chấm giờ ra, hệ thống sẽ không hiển thị lỗi đó trên màn hình của quản trị viên Nhóm A — cả trong Danh sách cảnh báo lẫn màn hình chốt công. Nếu quản trị viên vẫn tiến hành chốt công cho Nhóm A trong tình trạng này, thì dữ liệu chấm công sẽ bị khóa, không thể thêm hoặc chỉnh sửa, dẫn đến không thể xử lý lỗi phát sinh. |
6. Tiến hành xử lý chốt công
Khi không còn mục nào chưa xử lý, hãy tiến hành chốt công. Đánh dấu vào những ngày muốn chốt, sau đó nhấp vào “Thực hiện chốt công giờ làm việc”. Hệ thống sẽ tiến hành xử lý chốt công cho những ngày đã chọn.
Nếu muốn hủy chốt, hãy đánh dấu vào những ngày cần hủy và nhấp vào “Hủy chốt công”.
7. Thực hiện tải dữ liệu chấm công sau khi chốt công
- Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu → Tải dữ liệu công việc
Sau khi thực hiện xử lý chốt công, bắt buộc phải tải dữ liệu làm việc cho kỳ và nhóm tương ứng.
Không sử dụng dữ liệu được tải ở bước này để tính lương.
Định dạng file tải xuống có thể tùy chọn, không yêu cầu cấu trúc cố định.
|
Lưu ý
Vì vậy, ngay sau khi thực hiện xử lý chốt công, hãy chuyển thẳng đến màn hình “Tải dữ liệu làm việc” và thực hiện tải dữ liệu ngay lập tức. |
8. Xuất dữ liệu dùng cho tính lương
- Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu→ Tải dữ liệu công việc
Cuối cùng, hãy xuất dữ liệu chấm công phục vụ cho việc tính lương từ mục Tải dữ liệu công việc. Có thể tải dữ liệu dưới định dạng Excel hoặc CSV, tùy theo nhu cầu sử dụng.
9. Hoàn tất quy trình chốt công 1 tháng
Như vậy là đã hoàn thành toàn bộ quy trình chốt công trong 1 tháng. Từ tháng sau, chỉ cần lặp lại quy trình này hàng tháng để đảm bảo dữ liệu chấm công và tính lương luôn chính xác, xuyên suốt.
Cách chỉnh sửa dữ liệu sau khi đã chốt công
Ngay cả sau khi đã thực hiện xử lý chốt công, vẫn có thể hủy chốt để chỉnh sửa dữ liệu chấm công khi cần. Sau khi hoàn tất việc chỉnh sửa, hãy thực hiện chốt công lại và đừng quên tải lại dữ liệu làm việc.
1. Hủy chốt công tại màn hình Xử lý chốt công
- Quản lý chấm công → Chốt giờ làm
Tại màn hình này, hãy tích chọn vào ngày muốn hủy chốt, sau đó nhấn "Hủy chốt" để thực hiện.
Lưu ý: Nếu đã thay đổi các「Thiết lập giờ làm việc theo quy định, giờ làm thêm, làm ca đêm...」, thì khi hủy chốt, các thay đổi này sẽ được cập nhật ngược lại các dữ liệu trước thời điểm hiện tại. Khi đó, dữ liệu chấm công của những ngày đã qua sẽ được tự động tính toán lại dựa trên thiết lập mới.
Để tránh việc thay đổi thiết lập ảnh hưởng ngược về quá khứ, hãy đưa các thiết lập trở về trạng thái ban đầu (trước khi chốt) rồi mới tiến hành hủy chốt.
2. Thực hiện chỉnh sửa dữ liệu chấm công và phê duyệt đơn
Khi hủy chốt, hệ thống sẽ cho phép thực hiện các thao tác như:
Chỉnh sửa dữ liệu chấm công trong khoảng thời gian đã chọn
Phê duyệt hoặc từ chối các đơn xin nghỉ, đi muộn, làm thêm giờ… còn đang chờ xử lý.
Nếu muốn tái tính toán và cập nhật lại sổ chấm công, hãy mở sổ chấm công hoặc thực hiện tải dữ liệu làm việc cho khoảng thời gian đó để hệ thống tự động cập nhật lại dữ liệu.
3. Thực hiện chốt công lại
- Quản lý chấm công → Chốt giờ làm
Sau khi hoàn tất việc chỉnh sửa dữ liệu, hãy quay lại màn hình Xử lý chốt công và thực hiện chốt công lại cho khoảng thời gian đã hủy chốt trước đó.
4.Thực hiện tải dữ liệu làm việc
- Quản lý chấm công → Lọc dữ liệu → Tải dữ liệu công việc
Sau khi thực hiện xử lý chốt công, cần bắt buộc tải dữ liệu làm việc cho khoảng thời gian và nhóm tương ứng.
Lưu ý:
Dữ liệu được tải ở bước này có thể chưa hoàn toàn chính xác, vì vậy không được sử dụng trực tiếp cho mục đích tính lương.
Có thể chọn bất kỳ định dạng file nào (Excel hoặc CSV), không yêu cầu cấu trúc cố định.
Trạng thái chốt công chỉ được xác nhận chính thức sau khi thực hiện tải dữ liệu làm việc.
Nếu bỏ qua bước này, dữ liệu có thể bị thay đổi ngoài ý muốn sau khi đã chốt công.
5. Khôi phục cài đặt về trạng thái ban đầu khi cần
Nếu ở Bước 1, đã khôi phục các thiết lập về trạng thái trước khi chốt công, thì sau khi hoàn tất chốt công lại, hãy đổi các thiết lập trở về nội dung hiện tại.
Nói cách khác, sẽ:
Tạm thời khôi phục thiết lập về trạng thái cũ → hủy chốt → chỉnh sửa dữ liệu → chốt công lại
Sau khi chốt xong, quay lại thay đổi thiết lập về trạng thái mới để tiếp tục áp dụng cho các kỳ sau
|
Lưu ý Khi tất cả các nhóm đã được chốt công, thì trong kỳ đó, chỉ có quản trị viên toàn quyền mới có thể thực hiện hủy chốt. Nếu thấy dòng chữ (Không thể hủy) hiển thị tại vị trí ô tích chọn, điều đó có nghĩa là người quản lý nhóm không có quyền hủy chốt cho kỳ này. Trong trường hợp đó, hãy liên hệ với quản trị viên toàn quyền để được hỗ trợ hủy chốt. |
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Chốt công / Chốt dữ liệu chấm công, Xử lý chốt công, Quản lý chấm công, Quy trình chấm công trong 1 tháng, Cách sử dụng Jobcan, Chốt công trong 1 tháng