Sau khi tạo tài khoản quản lý chấm công của Jobcan, người mới lần đầu sử dụng không biết nên bắt đầu cài đặt từ đâu.
Trang này sẽ hướng dẫn chi tiết.
Nếu chưa tạo tài khoản, vui lòng xem hướng dẫn tại trang dưới đây và tạo tài khoản trước:
→Quy trình từ đăng ký đến khi triển khai sử dụng
Sau khi hoàn tất thiết lập ban đầu, có thể tiếp tục cài đặt chi tiết hơn tại:
→Thiết lập cài đặt chi tiết trong quản lý chấm công của Jobcan
Mục lục
- Chọn phương thức chấm công
- Đăng ký nhân viên
- Thiết lập quản trị viên (quyền quản trị cho người phụ trách)
- Thiết lập các quy định về thời gian làm việc theo nội quy công ty
- Thiết lập ca làm việc (Shift)
- Chuyển sang thiết lập nâng cao (chi tiết hơn)
Chọn phương thức chấm công
Trong quản lý chấm công của Jobcan, có nhiều phương thức chấm công khác nhau. Có thể lựa chọn cách chấm công phù hợp với hình thức làm việc của công ty. Ngoài ra, hệ thống cũng cho phép kết hợp nhiều phương thức chấm công cùng lúc.
Tham khảo thêm: Danh sách các phương thức chấm công
Phương thức chấm công "Không tốn phí"
- Chấm công qua My Page (Trang cá nhân) (Nhân viên chấm công trực tiếp từ trang cá nhân của mình)
- Chấm công qua Web (Chấm công từ trang quản trị – dành cho quản lý hoặc nhân viên có quyền truy cập)
-
Chấm công bằng thiết bị NFC + thẻ IC
※Thiết bị hỗ trợ NFC phải do công ty tự chuẩn bị.
※Thẻ IC có thể mua trực tiếp từ Jobcan. - Chấm công qua LINE
-
Chấm công qua Slack
Phương thức chấm công "Có tốn phi"
-
Ứng dụng chấm công Windows + đầu đọc thẻ IC hoặc thiết bị chấm công vân tay
(Ứng dụng được sử dụng miễn phí, nhưng cần phải mua đầu đọc thẻ IC hoặc thiết bị chấm công vân tay) -
Ứng dụng chấm công iOS + đầu đọc thẻ IC
(Ứng dụng được sử dụng miễn phí, nhưng cần mua đầu đọc thẻ IC kết nối Bluetooth) - Thiết bị PitTouch Pro
- Ứng dụng chấm công bằng nhận diện khuôn mặt trên iPad
- Dịch vụ bên thứ ba liên kết với quản lý chấm công của Jobcan（ALLIGATE / Akerun / Safie Entrance2）.
Để sử dụng tính năng này, cần đăng ký gói trả phí của quản lý chấm công của Jobcan và đồng thời ký hợp đồng với dịch vụ bên thứ ba tương ứng.
Đăng ký nhân viên
Để có thể quản lý dữ liệu chấm công, trước tiên cần phải đăng ký nhân viên. Việc đăng ký được thực hiện theo các bước sau để thao tác nhanh chóng và thuận tiện:
- Thiết lập nhóm
- Thiết lập loại nhân viên
- Đăng ký nhân viên
- Cấp tài khoản Trang cá nhân (My page) để nhân viên sử dụng
Lưu ý:
Tất cả nhân viên cần được đăng ký vào hệ thống, không phân biệt vị trí hay chức vụ, nếu muốn quản lý dữ liệu chấm công của họ.
Ngay cả khi nhân viên đó không cần quản lý chấm công, nhưng vẫn muốn sử dụng các chức năng như xin nghỉ phép, gửi đơn đăng ký, hoặc dùng các tính năng khác với tư cách nhân viên (không phải quản trị viên), thì việc đăng ký nhân viên vẫn phải bắt buộc.
1. Thiết lập nhóm
Trong Jobcan, “Nhóm” được dùng để chỉ phòng ban, cửa hàng hoặc bộ phận mà nhân viên thuộc về. Ngoài ra, Nhóm cũng có thể được sử dụng làm địa điểm chấm công.
Có thể sử dụng tập tin CSV để đăng ký nhiều nhóm cùng lúc một cách nhanh chóng.
Quay lại phần <Đăng ký nhân viên>
Quay lại đầu trang
2. Thiết lập loại nhân viên
Loại nhân viên chủ yếu dùng để phân biệt hình thức tuyển dụng của từng người trong hệ thống. Việc phân loại này giúp dễ dàng quản lý lịch làm việc, chế độ lương, và các quy định liên quan.
| ・Chưa phân loại ・Nhân viên bán thời gian (part-time) ・Nhân viên làm thêm (thời vụ ngắn hạn) ・Nhân viên hợp đồng ・Nhân viên chính thức ・Nhân viên phái cử (nhân sự thuê ngoài từ công ty dịch vụ cung cấp) |
Nếu công ty có hình thức tuyển dụng nhân viên khác với các loại mặc định, cần tạo mới một loại nhân viên.
Trong quản lý chấm công của Jobcan, có thể thiết lập ngày chốt công khác nhau cho từng loại nhân viên. Nếu muốn cài đặt ngày chốt công riêng theo từng loại nhân viên, vui lòng liên hệ Bộ phận hỗ trợ.
Quay lại phần <Đăng ký nhân viên>
Quay lại đầu trang
3. Đăng ký nhân viên
Khi đăng ký nhân viên, có thể thiết lập nhóm và loại nhân viên đã được tạo trước đó.
- Cách đăng ký nhân viên
- Nếu muốn đăng ký thông tin cho nhiều nhân viên cùng lúc, có thể sử dụng chức năng đăng ký hàng loạt.
- Ngoài ra, từ danh sách người dùng trong trang ID chung, cũng có thể đăng ký nhân viên cho Quản lý chấm công của Jobcan. →Thay đổi dịch vụ sử dụng của người dùng (tham khảo trang trợ giúp ID chung)
Quay lại phần <Đăng ký nhân viên>
Quay lại đầu trang
4. Cấp tài khoản Trang cá nhân (My page) để nhân viên sử dụng
Nhân viên có thể sử dụng Trang cá nhân Jobcan để thực hiện các thao tác liên quan đến việc chấm công và quản lý thời gian làm việc. Những gì nhân viên có thể thực hiện trên Trang cá nhân:
- Chấm công khi bắt đầu ca làm và kết thúc ca làm
- Gửi yêu cầu chỉnh sửa thời gian chấm công
- Xem bảng chấm công và lịch làm việc (ca làm việc, ngày nghỉ…)
Ngoài ra, tùy theo gói dịch vụ mà công ty đăng ký, nhân viên còn có thể:
- Gửi đơn xin nghỉ phép
- Gửi đơn xin làm thêm giờ
- Gửi đơn xin làm việc vào ngày nghỉ
Có hai phiên bản ở Trang cá nhân của nhân viên:
- Phiên bản dành cho máy tính (PC)
- Phiên bản dành cho điện thoại di động (Mobile)
Cả hai phiên bản đều phải được quản trị viên gửi lời mời để nhân viên có thể bắt đầu sử dụng.
- Cách phát hành (tạo và gửi) Trang cá nhân cho nhân viên
- Trường hợp nhân viên không có dùng địa chỉ Email
- Cách đăng nhập vào Trang cá nhân của nhân viên
Quay lại phần <Đăng ký nhân viên>
Quay lại đầu trang
Thiết lập quản trị viên
Trong hệ thống quản lý chấm công của Jobcan, có 2 loại tài khoản quản trị viên:
1. Quản trị viên toàn quyền
- Chỉ có 1 người duy nhất được chỉ định làm quản trị viên toàn quyền
- Có thể sử dụng tất cả các chức năng của hệ thống Jobcan theo gói dịch vụ đã đăng ký
- Quản lý toàn bộ nhân viên, nhóm, lịch ca làm việc, đơn từ, thiết lập hệ thống…
2. Quản lý nhóm
- Có thể tạo nhiều tài khoản quản trị lý nhóm
- Chỉ quản lý được nhóm nhân viên cụ thể đã được phân quyền
- Có thể xem và xử lý thông tin chấm công, lịch ca làm việc của nhân viên trong nhóm mình phụ trách
Vai trò của quản trị lý nhóm:
- Phê duyệt đơn, chỉnh sửa thời gian chấm công.
- Phê duyệt đơn xin thay đổi ca làm việc
Các loại đơn từ khác như:
- Đơn xin nghỉ phép
- Đơn xin làm thêm giờ
- Đơn xin làm việc vào ngày nghỉ
- Đơn ghi chú đặc biệt
→ Những đơn này sẽ được xử lý bởi người quản trị được chỉ định trong thiết lập quy trình phê duyệt.
- Giải thích về Quản lý nhóm và Cách thiết lập
- Sự khác biệt giữa Quản trị viên Toàn quyền và Quản lý nhóm
- Nếu muốn đăng ký nhiều Quản lý Nhóm cùng lúc, có thể sử dụng chức năng đăng ký hàng loạt để thực hiện nhanh chóng và tiện lợi.
- Các loại đơn từ có thể sử dụng trong quản lý chấm công của Jobcan
Thiết lập quy định thời gian làm việc
Trong Quản lý chấm công của Jobcan, “Nội quy/ Quy định thời gian làm việc” sẽ bao gồm 3 bước thiết lập chính:
- Thiết lập giờ làm việc quy định, làm thêm giờ và ca đêm
- Thiết lập giờ nghỉ giải lao tự động
-
Thiết lập ngày nghỉ
Thiết lập giờ làm việc quy định, làm thêm giờ và ca đêm
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập nội quy làm việc → Thiết lập giờ làm việc quy định, làm thêm giờ và ca đêm
Trong mục này, sẽ thiết lập 3 thông số chính:
Giờ làm việc quy định/ tiêu chuẩn
Giờ làm thêm (OT)
Khung giờ được tính là làm ca đêm
Mỗi thiết lập có thể áp dụng theo nhóm hoặc theo loại nhân viên.
Khi tải dữ liệu chấm công, hệ thống sẽ tự động tổng hợp thời gian làm việc dựa trên các thiết lập này.
| Hạng mục | Mô tả |
| Giờ làm việc tiêu chuẩn/ Giờ làm việc theo quy định |
Cần thiết lập giờ làm việc quy định cho nhân viên. Lưu ý: giờ làm ngoài quy định không đồng nghĩa với làm thêm giờ (OT). Để hệ thống tổng hợp làm thêm giờ, cần thiết lập mục “Trợ cấp/ làm thêm giờ”. |
| Trợ cấp/ làm thêm giờ | Thiết lập cách tính làm thêm giờ và tỷ lệ phụ cấp |
| Trợ cấp/ làm ca đêm | Thiết lập khung giờ làm ca đêm và tỷ lệ phụ cấp |
Quay lại phần <Thiết lập quy định thời gian làm việc>
Quay lại đầu trang
Thiết lập giờ nghỉ giải lao tự động
- Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập nội quy làm việc → Thiết lập giờ nghỉ tự động
- Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Danh sách thiết lập → Danh sách mẫu ca làm việc → Tạo mới
Thiết lập này cho phép tự động trừ thời gian nghỉ- từ tổng giờ làm việc mà không cần nhân viên phải chấm công nghỉ trưa hay là nghỉ giải lao.
Có 2 loại cài đặt chính: Quản lý theo quy định làm việc và Quản lý theo khung giờ cố định
Thiết lập giờ nghỉ giải lao tự động trong Nội quy làm việc
- Quản lý theo tổng giờ làm việc (Ví dụ: “Nghỉ 1 giờ nếu tổng thời gian làm việc ≥ 8 giờ”. Thiết lập này dựa trên tổng thời gian làm việc của nhân viên).
Quản lý theo khung giờ cố định (Ví dụ: nghỉ giải lao/ nghỉ trưa từ 12:00 – 13:00. Thiết lập này dựa trên khung giờ cụ thể trong ngày).
Sử dụng thời gian nghỉ trong ca làm việc của Line Shift (Thời gian nghỉ được định nghĩa trong mẫu ca có thể được tự động áp dụng làm nghỉ giải lao tự động).
-
Quản lý nghỉ giải lao tự động theo mẫu ca
- Quản lý theo thời gian nghỉ trong mẫu ca
- Quản lý theo khung giờ cố định
Khi “Thiết lập giờ nghỉ tự động trong Nội quy làm việc” và “Thiết lập giờ nghỉ tự động trong mẫu ca” cùng được áp dụng, hệ thống sẽ luôn ưu tiên sử dụng trong phần "Thiết lập giờ nghỉ tự động trong mẫu ca".
Hai cài đặt không được áp dụng đồng thời, hệ thống chỉ tính theo một cài đặt duy nhất.
- Thiết lập giờ nghỉ giải lao tự động trong nội quy làm việc
-
Thiết lập giờ nghỉ giải lao tự động trong mẫu ca
Quay lại phần <Thiết lập quy định thời gian làm việc>
Quay lại trang đầu
Thiết lập ngày nghỉ
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập ngày nghỉ
Có thể thiết lập ngày nghỉ lễ và ngày nghỉ theo pháp luật cho từng nhóm nhân viên.
Thiết lập ngày nghỉ áp dụng toàn công ty sẽ ảnh hưởng đến tất cả các nhóm.
-
Trong Jobcan, nếu không cài đặt ngày nghỉ, tất cả các ngày sẽ được xem xét như ngày làm việc bình thường.
Nhân viên sẽ không thể gửi đơn xin đi làm vào ngày nghỉ nếu ngày đó chưa được cài đặt là ngày nghỉ.
Ngoài ra, thiết lập ngày nghỉ cũng ảnh hưởng đến tổng số ngày làm việc tiêu chuẩn của nhân viên.
Quay lại phần <Thiết lập quy định thời gian làm việc>
Quay lại đầu trang
Thiết lập ca làm việc
Việc thiết lập ca làm việc là không bắt buộc, nhưng nếu thiết lập, quý công ty:
Có thể quản lý lịch làm việc của nhân viên.
Dễ dàng theo dõi tình trạng đi muộn, về sớm.
Nếu nhân viên đã được cấp tài khoản Trang cá nhân của nhân viên, họ có thể xem ca làm việc của mình trên PC hoặc di động.
Một số tính năng, ví dụ như làm tròn giờ chấm công, không thể sử dụng nếu chưa thiết lập ca làm việc.
Khi công ty sử dụng tính năng Quản lý ca làm việc của Jobcan, thì có thể:
Cho phép nhân viên gửi yêu cầu thay đổi ca làm.
Tạo ca làm việc với linh hoạt cao hơn.
Chức năng Tạo ca làm việc
Trường hợp Qúy công ty Đã đăng ký gói/dịch vụ tính năng Quản lý ca làm việc của Jobcan
- Ca cơ bản (Basic Shift)
- Ca dạng bảng(Pallet Shift)
- Ca dạng đường thẳng (Line Shift)
- Đăng ký ca làm việc
- Mẫu ca làm việc
Trường hợp Qúy công ty Không đăng ký gói/dịch vụ Quản lý ca làm việc của Jobcan
Trước tiên, hãy tạo Mẫu ca làm việc:
Là thiết lập sẵn giờ vào/ra và thời gian nghỉ của ca làm
Sau đó lưu lại dưới dạng mẫu để sử dụng nhiều lần
Một khi đã tạo, Mẫu ca làm việc có thể được áp dụng cho:
Ca cơ bản (Basic Shift)
Ca dạng pallet (Pallet Shift)
Ca theo yêu cầu đăng ký (Shift Request)
Xem thêm：Cách thiết lập ca làm việc
Tiếp theo, chuyển sang phần Thiết lập nâng cao (chi tiết hơn)
Sau khi hoàn tất các việc thiết lập thông tin cơ bản, hiện tại có thể: Bắt đầu quản lý chấm công và ghi nhận thời gian làm việc cho nhân viên.
Tiếp theo, có thể tiến tới các thiết lập nâng cao để quản lý hiệu quả hơn, chẳng hạn:
Cài đặt Thỏa thuận 36 giờ
Thiết lập thông báo cảnh báo và nhiều cài đặt chi tiết khác.
Các bước này giúp đảm bảo việc quản lý thời gian làm việc không chỉ chính xác mà còn tuân thủ các quy định và cảnh báo sớm khi có vấn đề.
→Tiến hành các Thiết lập nâng cao trong Jobcan
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa tìm kiếm
Quản lý chấm công của Jobcan; Cài đặt thông tin cơ bản; Danh sách các bước cài đặt ban đầu; Thiết lập cơ bản; Thiết lập ban đầu; Đăng ký nhân viên; Hướng dẫn bắt đầu; Những việc cần làm đầu tiên