Nếu mới bắt đầu sử dụng Quản lý chấm công của Jobcan, trước tiên hãy tham khảo mục “Thiết lập ban đầu cho hệ thống quản lý chấm công của Jobcan”.
Trang này sẽ hướng dẫn các thiết lập cài đặt chi tiết hơn để quản lý chấm công hiệu quả.
Trong Quản lý chấm công của Jobcan cung cấp 4 gói dịch vụ trả phí. Các tính năng mà từng gói hỗ trợ được giới thiệu chi tiết tại trang trợ giúp: → Tính năng của từng gói dịch vụ
Mục lục
- Thiết lập thỏa thuận 36
- Thiết lập làm tròn giờ chấm công
- Ghi chú tuỳ chọn
- Tùy chỉnh trang chủ
- Thiết lập thông báo cảnh báo
- Gói/dịch vụ Quản lý nghỉ phép & đơn từ
- Tính năng của từng gói dịch vụ
Thiết lập thỏa thuận 36
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập quy định làm việc → Thiết lập thỏa thuận 36
Có thể cài đặt các điều khoản đặc biệt của thỏa thuận 36 giờ làm việc tại đây. Lưu ý: cài đặt này cần thực hiện mỗi năm.
Khi cài đặt thỏa thuận 36, hệ thống sẽ giúp quản lý giờ làm việc ngoài giờ theo luật và cảnh báo khi giờ làm việc vượt quá tiêu chuẩn.
Chức năng liên quan:
Thiết lập làm tròn giờ chấm công
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Danh sách các thiết lập ban đầu → Thiết lập làm tròn giờ chấm công
Thiết lập làm tròn giờ chấm công là tính năng cho phép tự động làm tròn giờ vào/ giờ ra và tổng thời gian làm việc. Có thể chọn mức làm tròn theo số phút tùy theo nhu cầu của công ty.
|
Ví dụ: Nếu cài đặt “Làm tròn giờ vào: 5 phút”
|
Ghi chú lựa chọn
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Cài đặt ghi chú lựa chọn
Ghi chú lựa chọn là tính năng cho phép nhân viên chọn thông tin từ danh sách có sẵn khi chấm công, thay vì phải nhập bằng chữ. Khác với ghi chú dạng nhập chữ, các lựa chọn có thể được hệ thống tổng hợp và thống kê.
Khi sử dụng ghi chú lựa chọn, có thể dễ dàng tổng hợp, ví dụ:
Ghi nhận địa điểm làm việc bên ngoài (như công tác).
Số lần làm việc tại nhà và thời gian làm việc.
Số lần trực đêm, giảng dạy hoặc các hoạt động khác.
|
Các phương thức chấm công có thể sử dụng |
Tùy chỉnh trang đầu
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Mục: Trang đầu
Thông qua thiết lập tùy chọn, có thể chỉnh sửa các nội dung hiển thị trên trang đầu của trang quản trị toàn quyền.
Lưu ý: Một số mục không thể ẩn bao gồm:
Liên kết chức năng “Hướng dẫn sử dụng”
Danh sách cảnh báo “Vượt quá số giờ thỏa thuận 36 giờ”, “Cảnh báo hạn sử dụng ngày nghỉ có lương”
Danh sách chưa được phê duyệt “Đơn xin chấm công ngoài khu vực chưa được duyệt”
Thông báo từ Quản trị viên toàn quyền
Thông tin cập nhật phần mềm
- Thông báo từ Quản trị viên toàn quyền
- Liên kết đến các chức năng
- Danh sách thông báo cảnh báo
- Danh sách chưa được phê duyệt
-
Về trang chủ của Quản trị viên nhóm
Thông báo từ Quản trị viên toàn quyền
Khi Bật (ON) tùy chọn “「Sử dụng mục Thông báo từ Quản trị viên toàn quyền」”, tính năng này sẽ kích hoạt. Từ trang quản trị của Quản trị viên toàn quyền, nhập nội dung thông báo vào hộp văn bản, sau đó nhấn nút “Gửi”. Nội dung thông báo sẽ hiển thị trên trang chủ của Quản trị viên nhóm.
Quay lại phần <Tùy chỉnh trang chủ>
Quay lại đầu trang
Liên kết đến các chức năng
Với các tùy chọn:
“Hiển thị liên kết đến màn hình chấm công trên web”
“Hiển thị liên kết đến dữ liệu tình trạng làm việc hôm nay”
“Hiển thị nút ‘Tải ứng dụng’ cho tất cả quản trị viên”
có thể bật (ON) hoặc tắt (OFF) hiển thị các liên kết chức năng trên trang quản trị.
| Liên kết chức năng | Mô tả |
| Chấm công trên Web | Chuyển đến màn hình chấm công trên Web. |
| Dữ liệu công việc / Dữ liệu chấm công |
Di chuột vào sẽ hiển thị menu.
|
| Ứng dụng | Chuyển đến trang tải ứng dụng chấm công dành cho máy tính Windows. |
| Hướng dẫn sử dụng | Trang trợ giúp “Tải hướng dẫn sử dụng” sẽ mở ra trên tab mới. |
Quay lại phần <Tùy chỉnh trang chủ>
Quay lại đầu trang
Danh sách thông báo cảnh báo
Với các mục cài đặt tùy chọn (trừ mục “Chưa được phê duyệt ~”), có thể bật/tắt cảnh báo.
Khi bật cảnh báo, số lượng cảnh báo sẽ hiển thị bằng chữ đỏ trong danh sách cảnh báo.
Nhấp vào số lượng này, sẽ được chuyển đến trang xem chi tiết từng cảnh báo.
Các cảnh báo đã bật cũng sẽ được hiển thị dưới dạng lỗi màu đỏ trong bảng chấm công của trang quản trị và bảng chấm công trên trang cá nhân của nhân viên.
Xem thêm：Về danh sách cảnh báo
Quay lại phần <Tùy chỉnh trang chủ>
Quay lại đầu trang
Danh sách chưa được phê duyệt
Khi bật các tùy chọn có tên “Chưa phê duyệt ~”, hệ thống sẽ hiển thị số lượng đơn chưa được phê duyệt.
Khi có đơn chưa phê duyệt, số lượng sẽ được hiển thị bằng chữ đỏ trong danh sách chưa phê duyệt.
Nhấp vào con số này, sẽ được chuyển đến trang phê duyệt của từng loại đơn.
Xem thêm: Về danh sách chưa phê duyệt
Quay lại phần <Tùy chỉnh trang chủ>
Quay lại đầu trang
Về trang chủ của Quản lý nhóm
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập quản lý nhóm
Quản trị viên toàn quyền có thể điều chỉnh quyền truy cập và hiển thị chức năng bằng cách thay đổi thiết lập trong mục Thiết lập chỉnh sửa quyền hạn của Quản lý nhóm.
Xem thêm: 【Danh sách mục】Thiết lập quyền hạn Quản trị viên Nhóm
Quay lại phần <Tùy chỉnh trang chủ>
Quay lại đầu trang
Thiết lập thông báo cảnh báo
Trong Quản lý chấm công của Jobcan, hệ thống có chức năng gửi thông báo cảnh báo qua email cho cả quản lý nhóm và nhân viên. Các email này sẽ được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký trong phần thiết lập quản lý nhóm và trong thông tin nhân viên (đối với nhân viên).
Để biết chi tiết cách sử dụng, có thể tham khảo tại các trang hướng dẫn sau:
Gói/ dịch vụ Quản lý nghỉ phép & đơn từ
Nếu công ty đang sử dụng gói/dịch vụ Quản lý nghỉ phép & đơn từ, thì có thể:
Tạo, cấp và quản lý việc sử dụng các loại nghỉ phép
-
Cho phép nhân viên gửi các loại đơn từ như:
Đơn xin nghỉ phép
Đơn xin đi làm ngày nghỉ
Đơn xin làm thêm giờ (OT)
Đơn ghi chú/giải trình theo lựa chọn
Tham khảo thêm: Các loại đơn từ có thể sử dụng trong quản lý chấm công của Jobcan
Dưới đây là những cài đặt cần thực hiện để bắt đầu sử dụng chức năng quản lý nghỉ phép & đơn từ.
- Thiết lập số giờ nghỉ cho nghỉ phép cả ngày
- Tạo các ngày nghỉ phép đặc biệt
- Quản lý và sử dụng nghỉ phép năm (nghỉ có lương)
- Thiết lập tự động cộng nghỉ bù / nghỉ thay thế
-
Tạo luồng/ quy trình phê duyệt
Thiết lập số giờ nghỉ cho nghỉ phép cả ngày
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Tính giờ
Với các loại nghỉ nửa ngày hoặc nghỉ theo giờ, số giờ nghỉ (tức là số giờ đã nghỉ) sẽ được tính dựa trên khung thời gian nghỉ mà nhân viên chọn.
Tuy nhiên, với nghỉ cả ngày, số giờ nghỉ sẽ được quyết định theo cài đặt trong mục “Cơ sở tính số giờ nghỉ khi nghỉ cả ngày”.
Khi thiết lập nghỉ cả ngày, có thể chọn 1 trong 3 cách tính sau:
Dựa trên cài đặt tính số ngày nghỉ đã sử dụng
Dựa trên ca làm việc
Dựa trên giờ làm việc tiêu chuẩn
Lưu ý:
Cài đặt tùy chọn này sẽ áp dụng chung cho toàn công ty, không thể thay đổi riêng cho từng nhóm hoặc từng loại nhân viên.
Nếu muốn cài đặt khác nhau theo từng nhóm/loại nhân viên, hãy chọn “Dựa trên cài đặt tính số ngày nghỉ đã sử dụng”, rồi tạo mới cấu hình riêng trong phần đó.
| Tùy chọn | Mô tả |
| Cài đặt cách tính số ngày/giờ nghỉ bị trừ | Tuân theo “Cài đặt cách tính số ngày/giờ nghỉ bị trừ”. Có thể tạo các cài đặt riêng biệt cho từng nhóm hoặc từng loại nhân viên. |
| Tính theo ca làm việc | Số giờ làm việc của ca trong ngày nghỉ phép = số giờ nghỉ phép. Nếu ca làm có thiết lập giờ nghỉ giải lao, thì thời gian nghỉ giải lao đó không được tính vào số giờ nghỉ phép. |
| Cài đặt giờ làm việc theo quy định |
Số giờ làm việc quy định (1 ngày) được cài đặt trong phần Chi tiết nhân viên sẽ được dùng làm số giờ nghỉ phép. Lưu ý:
|
Quay lại phần <Gói/ dịch vụ Quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Tạo các ngày nghỉ phép đặc biệt
Trong quản lý chấm công của Jobcan, ngoài các loại nghỉ phép mặc định như nghỉ có lương, nghỉ bù, nghỉ hoán đổi, công ty còn có thể tự tạo thêm các loại nghỉ riêng như nghỉ cưới hỏi, nghỉ tang lễ, nghỉ con ốm.….
Những loại nghỉ khác do công ty tự thiết lập này được gọi là “Ngày nghỉ đặc biệt”.
Các bước để tạo ngày nghỉ đặc biệt như sau: (Chi tiết thao tác, vui lòng tham khảo tại các trang hướng dẫn cụ thể.)
Xem thêm：Hướng dẫn tạo và sử dụng các ngày nghỉ phép
Quay lại phần <Gói/ dịch vụ Quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Quản lý và sử dụng nghỉ có lương ( ngày phép năm)
Trong quản lý chấm công của Jobcan, có thể quản lý và sử dụng nghỉ có lương (nghỉ phép năm)
Các chức năng nổi bật bao gồm:
Tự động cấp ngày nghỉ phép cho nhân viên
Tạo sổ quản lý nghỉ phép năm
Gửi cảnh báo cho những nhân viên chưa sử dụng đủ số ngày nghỉ phép bắt buộc trong năm
Ngoài ra, cũng có thể giới hạn số ngày nghỉ phép theo giờ mà mỗi nhân viên được phép sử dụng trong năm, ví dụ: tối đa 5 ngày/năm.
Xem thêm: Quy trình quản lý nghỉ phép năm (có lương)
- Tự động cấp ngày nghỉ phép năm (có lương)
- Quản lý tình hình sử dụng nghỉ phép năm của nhân viên
- Tạo sổ quản lý nghỉ phép năm
- Giới hạn số ngày nghỉ phép theo giờ tối đa 5 ngày/năm
- Gửi thông báo cảnh báo khi có nhân viên chưa sử dụng đủ số ngày nghỉ phép bắt buộc trong năm
Quay lại phần <Gói/ dịch vụ Quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Thiết lập tự động cộng nghỉ bù / nghỉ thay thế
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Quản lý xin nghỉ phép
Nghỉ bù / nghỉ thay thế có thể được tự động cấp khi nhân viên đi làm vào ngày nghỉ.
Trong cài đặt tùy chọn “Tự động cấp nghỉ khi đi làm ngày nghỉ”, chọn loại nghỉ muốn tự động cấp: nghỉ bù hoặc nghỉ thay thế.
Sau đó, vào cài đặt loại nghỉ để thiết lập điều kiện tự động cấp tương ứng.
Xem thêm: Hướng dẫn tự động cấp nghỉ bù/ nghỉ thay thế khi đi làm ngày nghỉ
Quay lại phần <Gói/ dịch vụ Quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Tạo luồng/ quy trình phê duyệt
Quản lý xin nghỉ phép → Thiết lập phê duyệt
-
Có 4 loại đơn từ có thể sử dụng trong Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ gồm:
Đơn xin nghỉ phép
Đơn xin đi làm ngày nghỉ
Đơn xin làm thêm giờ (OT)
Đơn ghi chú/giải trình theo lựa chọn
Lưu ý:
-Người phê duyệt của các loại đơn này sẽ khác với người phê duyệt cho đơn sửa chấm công hay đơn ca làm việc.
-Người phê duyệt cho các loại đơn trên sẽ tuân theo luồng phê duyệt được tạo trong phần Thiết lập phê duyệt.
-Nếu nhân viên nộp đơn không có luồng phê duyệt áp dụng, hệ thống sẽ mặc định quản trị viên toàn quyền là người phê duyệt.
- Cách thiết lập phê duyệt
- Đơn xin nghỉ phép
- Cách nộp đơn（Trang cá nhân trên PC/ Trang cá nhân trên di động）
- Cách phê duyệt
- Đơn xin đi làm ngày nghỉ
- Cách nộp đơn（Trang cá nhân trên PC / Trang cá nhân trên di động）
- Cách phê duyệt
- Đơn xin làm thêm giờ (OT)
- Cách nộp đơn（Trang cá nhân trên PC / Trang cá nhân trên di động）
- Cách phê duyệt
- Đơn ghi chú/giải trình theo lựa chọn
- Cách nộp đơn（Trang cá nhân trên PC / Trang cá nhân trên di động）
-
Cách phê duyệt
Quay lại phần <Gói/ dịch vụ Quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Tính năng của từng gói dịch vụ
Trong quản lý chấm công của Jobcan, có 4 gói dịch vụ mà có thể lựa chọn và kết hợp tùy nhu cầu:
Gói quản lý chấm công
Gói quản lý ca làm việc (Shift)
Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ
Gói quản lý giờ làm
Các chức năng có thể sử dụng trong từng gói sẽ được giới thiệu chi tiết tại các trang hướng dẫn sau:
→ Tìm hiểu các tính năng có trong từng gói dịch vụ
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa tìm kiếm
Cài đặt cơ bản; Danh sách cài đặt ban đầu; Cài đặt ban đầu; Đăng ký nhân viên; Bắt đầu sử dụng; Những việc cần làm đầu tiên; Thiếp lập nâng cao; Chấm công Jobcan