Phần mềm quản lý chấm công của Jobcan có 4 gói dịch vụ, và có thể kết hợp linh hoạt theo nhu cầu.
Ở trang này, Jobcan sẽ giới thiệu các tính năng có thể sử dụng trong từng gói:
Gói Quản lý chấm công
Gói Quản lý lịch làm việc/ca làm việc
Gói Quản lý nghỉ phép & đơn từ
Gói Quản lý công/khối lượng công việc
Nếu người mới bắt đầu sử dụng Jobcan, hãy tham khảo mục “Thiết lập ban đầu hệ thống phần mềm quản lý chấm công của Jobcan ” để cài đặt cơ bản.
Các thuật ngữ chuyên ngành sẽ được giải thích chi tiết trong từ điển thuật ngữ.
Mục lục
- Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)
- Gói quản lý chấm công
- Gói quản lý lịch làm việc/ca làm việc
- Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ
- Gói quản lý công suất/ khối lượng công việc
-
Về việc thêm hoặc xóa gói
Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)
Tab “Quản lý nhân viên” và tab “Cài đặt thông tin cơ bản” có thể sử dụng cho tất cả các gói.
Một số tính năng nâng cao chỉ có thể dùng nếu đã đăng ký gói tương ứng. Lưu ý: không thể đăng ký riêng lẻ các chức năng chung.
Quản lý nhân viên
Tại đây, có thể thực hiện các thao tác liên quan đến quản lý nhân viên, bao gồm:
Đăng ký và kiểm tra thông tin nhân viên
Cài đặt các tính năng hiển thị trên trang cá nhân của nhân viên
Các chức năng khác liên quan đến quản lý nhân viên
Các tính năng này được tập hợp đầy đủ trong phần Quản lý nhân viên để dễ quản lý.
- Đăng ký nhân viên
- Danh sách nhân viên
- Chi tiết nhân viên
- Cài đặt nghỉ việc tạm thời
- Ca làm việc cơ bản
- Cài đặt hiển thị trên trang cá nhân (My Page)
- Chỉnh sửa mục trong bảng chấm công (Trang cá nhân trên PC)
- Gửi email hàng loạt
- Gửi liên kết URL đến nhiều người qua email
- Gửi thông báo
Cài đặt thông tin cơ bản
Phần này tập hợp các thiết lập cơ bản để bắt đầu sử dụng Jobcan, bao gồm:
Đăng ký nhóm (bộ phận/chi nhánh) và loại nhân viên (hình thức lao động, hợp đồng)
Thiết lập thời gian làm việc chuẩn và làm thêm giờ (OT)
Các cài đặt cơ bản khác cần thiết để hệ thống chấm công hoạt động chính xác theo quy định của công ty
Những thiết lập này giúp nhanh chóng đưa Jobcan vào sử dụng một cách hiệu quả và chính xác.
- Danh sách thiết lập ban đầu
- Thiết lập nhóm (bộ phận/chi nhánh)
- Thiết lập loại nhân viên (hình thức lao động)
- Đăng ký quản trị viên nhóm
- Thiết lập email yêu cầu chỉnh sửa chấm công
- Thiết lập email nhận thông báo tình trạng chấm công
- Thiết lập ngày nghỉ/ ngày lễ
- Cài đặt ghi chú lựa chọn
- Thiết lập thời gian làm việc quy định, làm thêm giờ và làm ca đêm
- Thiết lập thỏa thuận 36
- Thiết lập giờ nghỉ giải lao tự động
- Thiết lập làm tròn giờ chấm công
- Tự động cho nhân viên kết thúc ca làm
- Hạn chế chấm công trước giờ quy định quá sớm
- Thiết lập trích xuất dữ liệu giờ làm việc
- Thiết lập cảnh báo theo quy định nội quy lao động
- Thiết lập tùy chọn
- Đăng ký thông tin hàng loạt
Đăng ký nhân viên
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Đăng ký nhân viên
Tại đây, sẽ đăng ký nhân viên vào hệ thống phần mềm quản lý chấm công của Jobcan.
Nhân viên là những người làm việc trong công ty mà muốn quản lý thông tin chấm công.
Tất cả những nhân viên mà muốn quản lý giờ làm, nghỉ phép, làm thêm giờ (OT)… đều phải được đăng ký dưới dạng nhân viên.
Ngay cả khi nhân viên không cần quản lý chấm công, nhưng muốn họ sử dụng Trang cá nhân của nhân viên (My Page), cũng cần phải đăng ký làm nhân viên.
Lưu ý: Nếu muốn xóa thông tin nhân viên đã đăng ký, cần sử dụng chế độ xóa hoàn toàn trong danh sách nhân viên. Thông tin đã xóa sẽ không thể phục hồi, nên hãy cẩn thận khi thực hiện.
Xem thêm: Thiết lập gửi email mời tự động
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Danh sách nhân viên
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên
Tại đây, có thể xem danh sách tất cả nhân viên đã đăng ký trong hệ thống. Từ màn hình này, có thể truy cập thông tin chi tiết của từng nhân viên, bao gồm:
Các thông tin liên quan khác
Để biết chi tiết hơn, vui lòng tham khảo Trang trợ giúp.
Xem thêm: Tùy chỉnh thứ tự hiển thị danh sách nhân viên
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Chi tiết nhân viên
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chi tiết nhân viên
Từ danh sách nhân viên, nhấn vào tên nhân viên để chuyển sang màn hình Chi tiết nhân viên. Tại đây, có thể xem toàn bộ thông tin chi tiết của nhân viên đó.
Màn hình Chi tiết nhân viên được chia thành 4 thẻ trình duyệt, giúp dễ dàng theo dõi các thông tin khác nhau. Nội dung của từng thẻ như sau:
Thông tin nhân viên：Trang hỗ trợ
Có thể xem các thông tin cơ bản của nhân viên, bao gồm: tên, mã nhân viên, email, ngày vào công ty,... Ngoài ra, từ màn hình này cũng có thể thay đổi thông tin khi cần.
Ca làm việc cơ bản：Trang hỗ trợ
- Tại đây, có thể thiết lập ca làm cơ bản.
- Ca làm cơ bản là chức năng thiết lập ca làm mà vẫn có thể sử dụng ngay cả khi chưa đăng ký gói quản lý ca làm.
- Nếu ca làm của nhân viên cố định theo từng ngày trong tuần, thì chức năng Ca làm cơ bản sẽ rất phù hợp để thiết lập.
Thiết lập ghi chú tùy chọn：Trang hỗ trợ
Khi đã tạo sẵn các ghi chú tùy chọn, có thể quyết định cho phép nhân viên sử dụng những ghi chú này hay không từ tab này.
Thông tin thiết lập：Trang hỗ trợ
Tab này cho phép xem tất cả các thiết lập áp dụng cho nhân viên đó. Các loại thiết lập có thể xem được bao gồm: …
- Quản trị viên nhóm của nhân viên.
- Người duyệt chỉnh sửa chấm công & đề xuất ca làm.
- Người duyệt nghỉ phép, làm thêm giờ, đi làm ngày nghỉ & ghi chú tùy chọn (Hiển thị người duyệt theo luồng phê duyệt đã được thiết lập cho từng loại yêu cầu).
-
Thiết lập thời gian làm việc theo quy định, làm thêm giờ và làm ca đêm .
Xem thêm: Xử lý nghỉ việc
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập kỳ nghỉ dài
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Chi tiết nhân viên → Thiết lập ngày kỳ nghỉ dài
Có thể thiết lập trạng thái kỳ nghỉ dài cho nhân viên. Bằng cách chọn và điền các mục như thời gian kỳ nghỉ, lý do kỳ nghỉ, nhân viên sẽ được đánh dấu là kỳ nghỉ trong khoảng thời gian đó.
Khi kỳ nghỉ dài được thiết lập:
Trên bảng chấm công và ca làm việc, khoảng thời gian này sẽ hiển thị trạng thái kỳ nghỉ.
Không thể thiết lập ca làm cho khoảng thời gian này.
Riêng lý do kỳ nghỉ “Nghỉ thai sản / nuôi con”, sau khi thiết lập kỳ nghỉ, vẫn có thể thiết lập ca làm cho thời gian này nếu cần.
Xem thêm chi tiết tại Trang hướng dẫn.
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Ca làm việc cơ bản
Là tính năng cài đặt ca làm việc mà có thể sử dụng ngay cả khi chưa đăng ký gói quản lý ca làm. Nếu ca làm của nhân viên cố định theo từng ngày trong tuần, việc sử dụng tính năng ca làm cơ bản sẽ rất phù hợp để thiết lập.
Để biết cách cài đặt ca làm việc cơ bản chi tiết, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Xem thêm: Các mẫu thao tác thường sử dụng phổ biến
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Cài đặt hiển thị trên Trang cá nhân (My Page)
Cài đặt hiển thị chức năng trên Trang cá nhân. Có thể chỉnh sửa các chức năng hiển thị trên Trang cá nhân của nhân viên thông qua hướng dẫn sau:
Quản lý nhân viên → Thiết lập Trang cá nhân → Thiết lập chức năng hiển thị Trang cá nhân
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập nhóm → Thiết lập Trang cá nhân
Thiết lập này có thể được thay đổi theo từng nhóm, giúp linh hoạt quản lý thông tin hiển thị cho các nhân viên khác nhau.
Để xem hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Chỉnh sửa mục bảng chấm công (Trang cá nhân trên PC)
Quản lý nhân viên → Thiết lập Trang cá nhân → Chỉnh sửa bảng chấm công (Trang cá nhân trên PC)
Có thể chỉnh sửa các mục hiển thị trên bảng chấm công của Trang cá nhân dành cho PC.
Lưu ý: Các mục trên bảng chấm công của Trang cá nhân di động không thể chỉnh sửa.
Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Gửi email hàng loạt
Quản lý nhân viên → Gửi email hàng loạt
Có thể gửi cùng một thông điệp đến nhiều nhân viên cùng lúc. Nội dung email có thể được tùy chỉnh tự do bằng các mẫu mà đã tạo. Email sẽ được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký trong thông tin chi tiết nhân viên.
Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Gửi liên kết URL đến nhiều người qua email
Quản lý nhân viên → Gửi thông báo URL hàng loạt
Có thể gửi cùng lúc email mời hoặc mật khẩu dùng một lần (OTP) để liên kết với LINE đến nhiều nhân viên trên Trang cá nhân di động. Khi gửi email mời cho Trang cá nhân di động, cũng có thể đặt lại mật khẩu đồng thời để đảm bảo an toàn.
Xem thêm
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Gửi thông báo
Quản lý nhân viên → Gửi thông báo
Có thể gửi thông báo đến Trang cá nhân của nhân viên. Khi thông báo được gửi, nó sẽ hiển thị ở phần “Thông báo từ quản trị” trên trang chủ của Trang cá nhân (cả PC và di động). Từ trang quản trị, cũng có thể kiểm tra nhân viên nào đã xem hay chưa xem thông báo.
Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Danh sách thiết lập ban đầu
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Danh sách các thiết lập
Trang này liệt kê các chức năng nên được thiết lập đầu tiên khi bắt đầu sử dụng Quản lý chấm công của Jobcan, theo thứ tự đề xuất. Nếu thực hiện theo danh sách này, việc vận hành phần mềm sẽ trơn tru và dễ dàng hơn.
Lưu ý: Không nhất thiết phải thiết lập tất cả các chức năng trong danh sách này.
Để biết những cài đặt tối thiểu cần thiết để bắt đầu sử dụng Quản lý chấm công của Jobcan, vui lòng tham khảo trang “Thiết lập cài đặt ban đầu cho Quản lý chấm công của Jobcan”.
Xem thêm
- Thực hiện thiết lập cài đặt ban đầu cho Quản lý chấm công của Jobcan
-
Thực hiện thiết lập cài đặt chi tiết hơn cho Quản lý chấm công của Jobcan
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập nhóm (bộ phận/chi nhánh)
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập nhóm
Trong Quản lý chấm công của Jobcan, “Nhóm” dùng để chỉ cửa hàng hoặc bộ phận/phòng ban, chi nhánh nơi nhân viên làm việc. Có thể gán nhân viên vào nhóm ngay khi đăng ký nhân viên hoặc sau khi đã đăng ký thông qua chi tiết nhân viên.
Để biết thông tin chi tiết về nhóm, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập loại nhân viên (hình thức lao động)
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Cài đặt loại nhân viên
Trong Quản lý chấm công của Jobcan, “Loại nhân viên” dùng để chỉ hình thức tuyển dụng của nhân viên (ví dụ: “Nhân viên chính thức”, “Part-time” hoặc là chức vụ của nhân viên…). Có thể gán loại nhân viên ngay khi đăng ký nhân viên hoặc sau khi đã đăng ký thông qua chi tiết nhân viên
Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Đăng ký quản lý nhóm
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập quản lý nhóm
Quản lý nhóm là tài khoản có quyền quản lý trong Quản lý chấm công của Jobcan. Có thể đăng ký nhiều quản lý nhóm cùng lúc. Mặc dù quyền hạn của quản lý nhóm không lớn bằng quản trị viên toàn quyền, nhưng họ có thể quản lý một nhóm cụ thể và các nhân viên thuộc nhóm đó.
Để biết sự khác nhau giữa quản trị viên toàn quyền và quản lý nhóm, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp này].
Để biết cách phát hành tài khoản quản lý nhóm, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập email yêu cầu chỉnh sửa chấm công
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập email yêu cầu chỉnh sửa chấm công ( giao diện đang để từ thư yêu cầu sửa đổi đồng hồ)
Có thể thiết lập điều kiện và khi có ca làm phù hợp với điều kiện đó, hệ thống sẽ gửi email yêu cầu nhân viên chỉnh sửa chấm công.
Lưu ý: Email sẽ không gửi trong ngày mà sẽ được gửi từ ngày hôm sau trở đi.
Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập email nhận thông báo tình trạng chấm công
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập nhận email thông báo tình trạng chấm công
Khi bật (ON) tùy chọn “Sử dụng Menu Thiết lập người nhận thư email thông báo tình trạng chấm công”, mục Thiết lập nhận email thông báo tình trạng chấm công sẽ hiển thị.
Có thể đăng ký địa chỉ email nhận thông báo và hệ thống sẽ gửi báo cáo tình trạng đi làm của ngày hôm trước đến các địa chỉ này. Báo cáo sẽ bao gồm số lượng nhân viên đi làm, số người đi muộn/về sớm, số người nghỉ phép… phân loại theo nhóm.
Lưu ý: Báo cáo được gửi cho tất cả các nhóm, không thể chỉ chọn một nhóm cụ thể.
Để xem hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập ngày nghỉ
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập ngày nghỉ
Có thể thiết lập các ngày nghỉ của công ty. Ngày nghỉ ở đây bao gồm ngày nghỉ định kỳ và ngày nghỉ theo luật. Lưu ý rằng không giống với các ngày nghỉ phép cá nhân.
Trong Quản lý chấm công của Jobcan, nếu không thiết lập ngày nghỉ, mọi ngày sẽ được tính là ngày làm việc bình thường.
Để xem hướng dẫn chi tiết, vui lòng tham khảo [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Cài đặt ghi chú lựa chọn
・Ví dụ về màn hình chấm công (Trang cá nhân trên PC) khi sử dụng ghi chú chọn sẵn
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Thiết lập ghi chú cài đặt lựa chọn
Ghi chú lựa chọn là tính năng cho phép nhân viên chọn ghi chú từ danh sách khi chấm công, thay vì phải nhập chữ thủ công. Khác với ghi chú nhập chữ, có thể tổng hợp số lần chọn và phân tích dễ dàng hơn.
Trang này sẽ hướng dẫn cách sử dụng ghi chú chọn sẵn.
Để biết cách tổng hợp dữ liệu từ ghi chú lựa chọn, vui lòng xem trang “Tổng hợp ghi chú lựa chọn”.
Để biết về phê duyệt yêu cầu ghi chú lựa chọn, vui lòng xem trang “Phê duyệt yêu cầu ghi chú lựa chọn”.
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập thời gian làm việc theo quy định, làm thêm giờ và làm ca đêm
Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → Thiết lập giờ làm việc quy định/thêm giờ/ ca đêm
Tại đây, có thể thiết lập:
Giờ làm việc quy định (theo nội quy công ty)
Giờ làm thêm (ngoài giờ làm việc quy định)
Khung giờ làm ca đêm (ví dụ: từ 22h – 5h sáng hôm sau)
Các mốc thời gian này sẽ được hệ thống sử dụng để tính toán và hiển thị trong:
Xem chi tiết tại Trang trợ giúp
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập thỏa thuận 36
Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → Thiết lập thỏa thuận 36
Trong mục này, có thể cài đặt điều khoản đặc biệt của Thỏa thuận 36. Khi được thiết lập, hệ thống sẽ giúp quản lý giờ làm thêm vượt quy định và tự động hiển thị cảnh báo khi nhân viên làm việc vượt ngưỡng cho phép.
Lưu ý: Việc cài đặt này cần được thực hiện theo từng năm.
Ngoài việc áp dụng cho toàn công ty, cũng có thể thiết lập riêng cho từng nhóm/bộ phận/phòng ban hoặc loại nhân viên.
Xem hướng dẫn chi tiết tại Trang trợ giúp
Xem thêm
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập giờ nghỉ giải lao tự động
Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → Thiết lập giờ nghỉ tự động
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Danh sách thiết lập ban đầu → Mẫu ca làm việc → Tạo mới
Với chức năng này, hệ thống sẽ tự động trừ thời gian nghỉ giải lao- từ tổng thời gian làm việc, mà không cần nhân viên phải chấm công nghỉ.
Có 2 loại cài đặt giờ nghỉ giải lao tự động:
Cài đặt giờ nghỉ tự động trong Nội quy làm việc
Cài đặt giờ nghỉ tự động trong Ca làm việc
Lưu ý: Nếu cùng lúc thiết lập cả hai loại trên, thì cài đặt trong Ca làm sẽ luôn được ưu tiên áp dụng. Hai cài đặt này không được áp dụng đồng thời.
Xem chi tiết về cài đặt giờ nghỉ tự động trong Nội quy làm việc tại [Trang trợ giúp].
Xem chi tiết về cài đặt giờ nghỉ tự động trong Ca làm việc tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập làm tròn giờ chấm công
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập chi tiết → Danh sách các thiết lập ban đầu → Thiết lập làm tròn giờ chấm công.
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn → Menu mục: Quản lý chấm công → Thiết lập làm tròn
Trong thiết lập làm tròn giờ chấm công, có thể thiết lập để hệ thống tự động làm tròn (loại bỏ hoặc tăng lên) giờ vào ca, giờ ra ca hoặc tổng thời gian làm việc. Có thể chọn làm tròn theo số phút nhất định (ví dụ: 5 phút, 10 phút, 15 phút…) tùy theo quy định của công ty.
Lưu ý: Chỉ quản trị viên có toàn quyền mới có thể thay đổi cài đặt này.
Ngoài ra, còn có một số cài đặt làm tròn đặc biệt chỉ có thể được thực hiện thông qua bộ phận hỗ trợ khách hàng.
Xem chi tiết tại Trang trợ giúp.
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Tự động cho nhân viên kết thúc ca làm
Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → Thiết lập tự động ghi giờ ra
Với Thiết lập tự động ghi giờ ra, hệ thống sẽ tự động ghi nhận giờ ra ca cho nhân viên dựa trên điều kiện đã thiết lập. Nhờ đó, ngay cả khi nhân viên không chấm công ra ca, hệ thống cũng sẽ không báo lỗi chấm công.
Có thể cài đặt tính năng này riêng cho từng nhóm/phòng ban hoặc loại nhân viên.
Xem chi tiết tại Trang trợ giúp
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Hạn chế chấm công trước giờ quy định quá sớm
Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → Thiết lập giới hạn giờ vào sớm
Với Thiết lập giới hạn giờ chấm công sớm, có thể thiết lập để hệ thống dựa trên giờ bắt đầu ca làm và giới hạn việc nhân viên chấm công quá sớm.
Có thể chọn 2 cách giới hạn:
Yêu cầu phê duyệt: nếu nhân viên chấm công vào ca sớm, hệ thống sẽ yêu cầu phê duyệt trước khi ghi nhận.
Cấm chấm công sớm: nhân viên sẽ không thể chấm công trước thời gian cho phép.
Cài đặt này có thể áp dụng riêng cho từng nhóm/phòng ban hoặc loại nhân viên.
Xem chi tiết tại Trang trợ giúp.
Lưu ý: Cài đặt này chỉ hoạt động khi có thiết lập ca làm. Vì vậy, để sử dụng tính năng, cần cài đặt ca làm trước.
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập trích xuất dữ liệu giờ làm việc
Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → Thiết lập lọc giờ làm
Với tính năng này, có thể chỉ định trước một khung giờ và tạo cài đặt trích xuất. Nhờ đó, hệ thống sẽ chỉ lấy ra và tổng hợp thời gian làm việc trong khung giờ đã chọn từ dữ liệu chấm công của nhân viên.
Việc tổng hợp này sẽ được thực hiện thông qua chức năng tải dữ liệu chấm công.
Xem chi tiết tại Trang trợ giúp
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập cảnh báo theo quy định nội quy lao động
Thiết lập thông tin cơ bản → Nội quy làm việc → Cài đặt cảnh báo quy tắc làm việc
Với Cài đặt cảnh báo quy tắc làm việc, có thể thiết lập để hệ thống gửi email cảnh báo đến quản lý, chính nhân viên đó, hoặc một nhân sự được chỉ định khi:
Thời gian làm việc vượt quá ngưỡng cài đặt
Số ngày làm việc liên tục vượt quá quy định
Ngoài email cảnh báo, nội dung cảnh báo còn được hiển thị tại:
Các cách tính giờ làm việc có thể lựa chọn gồm:
Chế độ giờ làm việc cố định
Chế độ giờ làm việc linh hoạt
Chế độ giờ làm việc biến đổi theo tháng
Xem chi tiết tại Trang trợ giúp
Xem thêm: Cài đặt liên kết cảnh báo theo quy định lao động
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Thiết lập tùy chọn
Thiết lập thông tin cơ bản → Thiết lập tùy chọn
Trong Quản lý chấm công của Jobcan, có thể thực hiện nhiều tùy chỉnh linh hoạt thông qua phần Thiết lập tùy chọn. Một số chức năng sẽ chỉ hiển thị trên màn hình khi được bật (ON) trong mục Thiết lập tùy chọn.
Lưu ý: Có những cài đặt/chức năng chỉ khả dụng khi công ty sử dụng gói/dịch vụ cụ thể.
Tại Trang trợ giúp này, sẽ tìm thấy phần giới thiệu ngắn gọn về tất cả các thiết lập tùy chọn. Hãy tham khảo để lựa chọn cài đặt phù hợp cho doanh nghiệp.
Ví dụ về một số chức năng có thể sử dụng khi Bật (ON) trong Thiết lập tùy chọn
- Thiết lập mục tổng hợp tùy chỉnh
- Chức năng đăng ký lý do đi trễ
- Sử dụng quản lý thời gian sức khỏe
- Tự động cấp nghỉ bù/ nghỉ thay thế khi làm việc vào ngày nghỉ
-
Chức năng chuyển đổi giữa Trang cá nhân trên PC (ID chung) và Trang cá nhân trên di động
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Đăng ký thông tin hàng loạt
Thiết lập thông tin cơ bản → Đăng ký tất cả
Có thể tải lên file CSV để nhập một lượng lớn dữ liệu vào hệ thống Quản lý chấm công của Jobcan chỉ trong một lần. Hãy tải file mẫu từ từng mục trong hệ thống về, dùng file đó làm bản mẫu, sau đó chỉnh sửa và nhập dữ liệu cần thiết trước khi tải lên.
Xem chi tiết hướng dẫn tại các trang trợ giúp dưới đây.
- Đăng ký hàng loạt thông tin nhân viên
- Đăng ký hàng loạt thông tin chấm công
- Đăng ký hàng loạt thông tin ca làm
- Đăng ký hàng loạt thông tin nghỉ phép
- Đăng ký hàng loạt thông tin nhóm/phòng ban
- Đăng ký hàng loạt thông tin dự án & công việc
-
Đăng ký hàng loạt thiết lập phê duyệt
Quay lại phần <Các chức năng chung (Quản lý nhân viên & Cài đặt thông tin cơ bản)>
Quay lại đầu trang
Gói quản lý chấm công
Gói quản lý chấm công là gói cơ bản nhất để theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên.
Với gói này, doanh nghiệp có thể:
Ghi nhận và kiểm tra tình trạng làm việc (đi làm, nghỉ phép, vắng mặt) của nhân viên.
Tổng hợp dữ liệu về giờ làm việc và số ngày nghỉ.
Xuất dữ liệu ra file CSV để lưu trữ hoặc xử lý tiếp theo.
Ngoài ra, khi kết hợp với Tính lương của Jobcan – một sản phẩm khác trong bộ giải pháp Jobcan, việc tính lương hàng tháng sẽ trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
→Thiết lập kết nối với Tính lương của Jobcan
- Xem bảng chấm công
- Chi tiết giờ vào/giờ ra
- Thiết lập mục trong bảng chấm công
- Tải xuống bảng chấm công hàng loạt
- Tải xuống dữ liệu công việc
- Xử lý chốt dữ liệu (đóng kỳ công)
- Hiển thị dữ liệu chấm công
- Hiển thị tình trạng làm việc
- Quản lý kế hoạch – thực tế
- Danh sách giờ làm ngoài quy định pháp luật
- Danh sách tình trạng làm thêm giờ
- Hiểu rõ quy trình làm việc của nhân viên
- Gửi yêu cầu chỉnh sửa giờ chấm công / Phê duyệt chỉnh sửa
- Chỉnh sửa giờ vào/ra / Phê duyệt chỉnh sửa
- Thiết lập khu vực chấm công (Chấm công bằng định vị – Geo-fencing)
- Kiểm tra và chỉnh sửa lỗi chấm công
- Danh sách làm thêm giờ
- Danh sách cảnh báo theo Thỏa thuận 36
- Danh sách cảnh báo nghỉ thai sản khi sinh con
-
Danh sách thiếu giờ nghỉ giải lao
Xem bảng chấm công
Quản lý chấm công → Bảng chấm công (theo ngày chỉ định)
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Bảng chấm công theo tháng
Thông tin chấm công của nhân viên có thể được kiểm tra trong bảng chấm công. Có thể xem bảng chấm công ở cả Trang quản trị và Trang cá nhân của nhân viên. Trong Trang quản trị, có 2 loại bảng chấm công:
-
Bảng chấm công (theo ngày chỉ định)
Hiển thị danh sách giờ vào/ ra của toàn bộ nhân viên trong một ngày mà đã chọn.
-
Hiển thị danh sách giờ vào/ra của một nhân viên trong suốt một tháng.
Thời gian 1 tháng sẽ được tính theo ngày chốt công mà doanh nghiệp đã thiết lập.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp]
Xem thêm:
- Chi tiết giờ vào/ra
- Thiết lập mục trong bảng chấm công
- Chỉnh sửa mục trong bảng chấm công (Trang cá nhân trên PC)
- [Trang cá nhân trên PC] Xem bảng chấm công
- [Trang cá nhân trên di động] Xem bảng chấm công
Quay lại <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Chi tiết giờ vào/giờ ra
Quản lý chấm công → Bảng chấm công (theo ngày chỉ định) → Chi tiết giờ vào/ra
Quản lý nhân viên → Danh sách nhân viên → Bảng chấm công theo tháng → Chi tiết giờ vào/ra
Từ nút “Chi tiết” trong mỗi bảng chấm công, có thể mở màn hình Chi tiết chấm công giờ vào/ra để xem thông tin chấm công theo từng ngày. Trong màn hình Chi tiết chấm công giờ vào/ra, có thể:
Kiểm tra toàn bộ lịch sử chấm công trong ngày.
Thêm hoặc xóa dữ liệu chấm công (nếu cần chỉnh sửa).
Xem thêm chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại gói <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Thiết lập mục trong bảng chấm công
Quản lý chấm công → Thiết lập chấm công → Thiết lập các mục trong bảng chấm công
Tại đây, có thể chỉnh sửa các mục hiển thị trên bảng chấm công trong Trang quản trị.
Có thể tạo nhiều danh sách mục hiển thị tùy theo nhu cầu kiểm tra khác nhau.
Sau đó, có thể chọn danh sách mục hiển thị áp dụng trực tiếp trên màn hình bảng chấm công để dễ theo dõi.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Tải bảng chấm công hàng loạt
Quản lý chấm công → Lọc/xuất dữ liệu → Tải bảng chấm công hàng loạt
Chức năng Tải bảng chấm công hàng loạt cho phép tổng hợp và xuất dữ liệu với bố cục rõ ràng, dễ nhìn.
Phần đầu bảng sẽ hiển thị các thông tin cơ bản của nhân viên.
Phần dưới sẽ hiển thị chi tiết thông tin chấm công theo từng ngày.
Có thể chọn định dạng xuất dữ liệu: Excel hoặc PDF. 【Danh sách mục】Bảng chấm công hàng loạt
Ví dụ dữ liệu xuất ra
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Tải dữ liệu công việc
Quản lý chấm công → Lọc/xuất dữ liệu → Tải dữ liệu công việc
Chức năng Tải dữ liệu công việc cho phép tổng hợp và xuất nhiều loại dữ liệu hơn so với chức năng Tải bảng chấm công hàng loạt.
Nếu muốn nhập dữ liệu chấm công vào phần mềm tính lương hoặc các phần mềm quản lý khác, hãy sử dụng chức năng này để xuất dữ liệu.
Đơn vị tổng hợp dữ liệu: Có thể chọn theo từng ngày hoặc tổng hợp theo khoảng thời gian.
Định dạng xuất dữ liệu: CSV hoặc Excel.
【Danh sách mục】Tải dữ liệu công việc
Ví dụ dữ liệu xuất ra
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Xử lý chốt dữ liệu (đóng kỳ công)
Quản lý chấm công → Xử lý chốt sổ
Chức năng Xử lý chốt dữ liệu giúp xác nhận dữ liệu chấm công, đưa dữ liệu vào trạng thái không thể thay đổi hoặc chỉnh sửa.
Thường được sử dụng vào cuối tháng khi tiến hành chốt công.
Có thể thực hiện chốt dữ liệu cho các kỳ trước, để các thay đổi cài đặt hiện tại không ảnh hưởng tới dữ liệu quá khứ.
|
Lưu ý: Sau khi thực hiện chốt dữ liệu, dù là chốt hay hủy chốt, phải bắt buộc phải tải dữ liệu công việc.
|
Xem thêm:
- Nếu có thay đổi tổ chức hoặc điều chuyển nhân sự, cần làm gì?
- Cấm chốt dữ liệu cho những ngày còn thiếu xử lý
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Hiển thị dữ liệu chấm công
Quản lý chấm công → Lọc/xuất dữ liệu → Hiển thị dữ liệu chấm công
Chức năng này cho phép:
Lọc và hiển thị dữ liệu chấm công của nhân viên theo phương thức chấm công (ví dụ: chấm vân tay, thủ công, chấm bằng GPS).
Kiểm tra thông tin vị trí GPS của các lần chấm công trực tiếp trong danh sách.
Dữ liệu có thể được tải xuống dưới định dạng CSV để sử dụng tiếp hoặc lưu trữ.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Hiển thị tình trạng làm việc
Quản lý chấm công → Lọc/xuất dữ liệu → Hiển thị tình trạng làm việc
Chức năng này cho phép: Xem tổng quan tình trạng làm việc của nhân viên theo ngày hoặc theo khoảng thời gian. Điểm khác so với Bảng chấm công (theo ngày chỉ định):
Có thể hiển thị tổng hợp theo khoảng thời gian, không chỉ theo từng ngày.
Các mục hiển thị cố định, không thể tùy chỉnh như trong bảng chấm công.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Quản lý kế hoạch – thực tế
Quản lý chấm công → Lọc/xuất dữ liệu → Quản lý kế hoạch - thực tế
Chức năng này cho phép:
Hiển thị danh sách ca làm việc và dữ liệu thực tế.
So sánh tổng thời gian làm việc và chi phí nhân sự giữa kế hoạch (ca làm việc dự kiến) và thực tế (dữ liệu chấm công).
Dữ liệu hiển thị có thể được tải xuống dưới định dạng CSV để lưu trữ hoặc phân tích thêm.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Danh sách giờ làm ngoài quy định pháp luật
Quản lý chấm công → Lọc/xuất dữ liệu → Danh sách tình trạng làm việc ngoài giờ
Trong Quản lý chấm công của Jobcan, “giờ làm ngoài quy định pháp luật” là thời gian vượt quá giờ làm việc theo luật (1 ngày 8 giờ, 1 tuần 40 giờ).
Chức năng này cho phép:
Tổng hợp giờ làm ngoài quy định của nhân viên và hiển thị danh sách.
Xem danh sách nhiều nhân viên hoặc tình trạng từng cá nhân trong cả năm.
Bảng hiển thị có cảnh báo màu theo cài đặt thông báo thỏa thuận 36 để dễ nhận biết các vi phạm.
Dữ liệu có thể được xuất ra CSV hoặc Excel.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp]
Lưu ý: Chức năng này không hỗ trợ hệ thống làm việc linh hoạt hoặc giờ làm có thay đổi theo luật lao động.
Ví dụ về tình trạng từng cá nhân trong năm
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Danh sách tình trạng làm thêm giờ
Quản lý chấm công → Lọc/xuất dữ liệu → Danh sách tình trạng làm thêm giờ
Chức năng này cho phép:
Xem chi tiết tình trạng làm thêm giờ của nhân viên trong danh sách.
Có thể xem danh sách nhiều nhân viên hoặc tình trạng từng cá nhân trong cả năm.
Ghi chú: Chức năng này tương tự “Danh sách làm thêm giờ”, nhưng hiển thị dữ liệu chi tiết hơn.
Trong khi đó, Danh sách làm thêm giờ cho phép tải dữ liệu xuống.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Hiểu rõ quy trình làm việc của nhân viên
Quản lý chấm công → Tổng hợp cảnh báo quy tắc làm việc theo quy định → Tình trạng làm việc / Trạng thái đi làm - nghỉ làm / Khoảng thời gian làm việc
Chức năng này cho phép tổng hợp dữ liệu chấm công theo cài đặt cảnh báo quy tắc làm việc và xem chi tiết theo từng nhân viên.
-
Tùy vào loại dữ liệu, chức năng được chia thành 3 phần chính:
Danh sách tình trạng làm việc
Danh sách tình trạng đi làm – nghỉ làm
Danh sách khoảng thời gian làm việc
Giúp quản lý nắm bắt thực tế cách làm việc của nhân viên một cách chính xác.
＞Danh sách tình trạng làm việc
Chức năng Danh sách tình trạng làm việc cho phép hiển thị dữ liệu liên quan đến thời gian làm việc.
Việc nắm bắt thời gian làm việc của nhân viên giúp ngăn ngừa tình trạng làm việc quá sức và quản lý hiệu quả.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
＞Danh sách tình trạng đi làm – nghỉ làm
Chức năng Danh sách tình trạng đi làm – nghỉ làm hiển thị dữ liệu về:
Số ngày nghỉ
Các chuỗi ngày làm việc liên tiếp
Giúp kiểm tra xem nhân viên có được nghỉ đúng quy định hay không.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
＞Danh sách khoảng thời gian làm việc
Chức năng Danh sách khoảng thời gian làm việc hiển thị dữ liệu về thời gian nghỉ giữa các ca làm việc (gọi là “inter‑val”).
Việc nắm bắt khoảng nghỉ và thời gian làm việc liên tục giúp quản lý ngăn ngừa tình trạng làm việc quá sức.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Gửi yêu cầu chỉnh sửa chấm công / Phê duyệt
Quản lý chấm công → Phê duyệt → Danh sách chấm công chưa phê duyệt
Khi nhân viên gửi yêu cầu chỉnh sửa chấm công hoặc có chấm công cần phê duyệt, quản lý của nhóm mà nhân viên thuộc về sẽ thực hiện việc phê duyệt.
Quản lý có thể xem chi tiết yêu cầu hoặc dữ liệu chấm công từ Danh sách chấm công chưa phê duyệt.
Thực hiện các thao tác Phê duyệt hoặc Từ chối theo yêu cầu.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Cách gửi yêu cầu:
Xem thêm: Các loại yêu cầu và cách phê duyệt
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Chỉnh sửa giờ vào/ra và phê duyệt
Quản lý chấm công → Phê duyệt → Danh sách giờ vào/ra chưa phê duyệt
Chức năng Chỉnh sửa giờ vào/ra là tính năng dành cho nhân viên trên Trang cá nhân.
Nhân viên có thể chỉnh sửa giờ vào/ra của cả tháng và gửi yêu cầu phê duyệt.
Quản lý nhóm của nhân viên sẽ thực hiện phê duyệt để xác nhận dữ liệu chỉnh sửa thành thông tin chấm công chính thức.
Khi thực hiện chỉnh sửa giờ vào/ra, ngày tương ứng sẽ có trạng thái giống như chỉnh sửa trực tiếp trên bảng chấm công của trang quản trị
Xem chi tiết tại: 【Trang cá nhân trên PC】Sử dụng chức năng chỉnh sửa giờ vào/ra
|
Lưu ý:
|
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Thiết lập khu vực chấm công (Chấm công theo Geo-fencing)
Chấm công theo Geo-fencing là chức năng cho phép sử dụng GPS trên thiết bị để chỉ có thể chấm công trong một khu vực đã được định trước.
Nhân viên có thể sử dụng tính năng này từ Trang cá nhân trên di động.
Trước khi sử dụng, cần thiết lập khu vực chấm công (khu vực được phép chấm công).
Việc thiết lập khu vực chấm công có thể được thực hiện từ Trang quản trị hoặc nhân viên gửi yêu cầu thiết lập.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Xem thêm:
- Thiết lập khu vực chấm công
- Thiết lập tùy chọn Geo-fencing
-
Danh sách yêu cầu thiết lập khu vực chấm công
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Kiểm tra và chỉnh sửa lỗi chấm công
Quản lý chấm công → Danh sách lỗi → Danh sách lỗi chấm công
Khi có bỏ quên chấm công hoặc lỗi chấm công, thông tin sẽ được hiển thị trong Danh sách lỗi chấm công.
Số lượng lỗi cũng sẽ được hiển thị ở Danh sách thông báo cảnh báo trên trang quản trị.
Nhấn nút Chi tiết ở mỗi dòng để di chuyển tới chi tiết chấm công ngày tương ứng.
-
Tại màn hình chi tiết, có thể:
Sửa trực tiếp chấm công, hoặc
Yêu cầu nhân viên gửi đề xuất chỉnh sửa và phê duyệt để thực hiện sửa.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Danh sách làm thêm giờ
Quản lý chấm công → Danh sách lỗi → Danh sách làm thêm giờ
Chức năng này cho phép hiển thị tổng quan thời gian làm việc, làm thêm giờ và làm ca đêm của nhân viên. Có thể lọc theo điều kiện tìm kiếm, ví dụ:
Thời gian làm việc từ x giờ trở lên
Giờ vào trước x giờ
Giờ ra sau x giờ
Ghi chú: Chức năng này tương tự “Danh sách tình trạng làm thêm giờ”, nhưng thông tin ít hơn, giúp theo dõi tổng số giờ một cách đơn giản.
Dữ liệu có thể tải xuống dưới định dạng CSV.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Danh sách cảnh báo theo Thỏa thuận 36
Quản lý chấm công → Danh sách lỗi → Danh sách cảnh báo Thỏa thuận 36
Khi sử dụng cài đặt điều kiện cảnh báo trong Thỏa thuận 36, các cảnh báo sẽ được phát ra khi giờ làm việc đạt ngưỡng đã thiết lập. Trong Danh sách cảnh báo Thỏa thuận 36, có thể xem nhân viên bị cảnh báo và lý do tương ứng.
Xem chi tiết về Cài đặt điều kiện cảnh báo Thỏa thuận 36 tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Danh sách cảnh báo nghỉ chế độ thai sản khi sinh con
Quản lý chấm công → Danh sách lỗi → Danh sách thông báo nghỉ việc chế độ thai sản sinh con
Chức năng này hiển thị cảnh báo liên quan đến dữ liệu chấm công của nhân viên đang nghỉ với lý do “nghỉ thai sản / nuôi con”. Các cảnh báo được hiển thị theo cài đặt cảnh báo khi thiết lập nghỉ phép. Dữ liệu hiển thị có thể tải xuống dưới định dạng CSV để lưu trữ hoặc phân tích.
Xem chi tiết về cài đặt cảnh báo nghỉ chế độ thai sản sinh con tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Danh sách thiếu giờ nghỉ giải lao
Quản lý chấm công → Danh sách lỗi → Danh sách thiếu giờ nghỉ
Chức năng này hiển thị danh sách nhân viên có thời gian nghỉ không đủ so với thời gian làm việc. Có thể lọc theo điều kiện: thời gian làm việc và thời gian nghỉ. Nhấn nút Chi tiết ở mỗi dòng để di chuyển tới chi tiết chấm công ngày tương ứng.
Xem chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý chấm công>
Quay lại đầu trang
Gói quản lý ca làm việc
Trong Gói quản lý ca làm việc, có thể thiết lập ca làm việc linh hoạt hơn:
Ca theo bảng (Palette Shift) và ca theo dòng (Line Shift) cho phép thiết lập các ca khác nhau tùy theo ngày.
Nhân viên cũng có thể gửi yêu cầu ca làm việc mong muốn để quản lý xem xét và phê duyệt.
- Ca làm theo mẫu (dạng bảng)
- Ca làm theo dây chuyền (dạng đường thẳng)
- Đăng ký / Phê duyệt ca làm
- Lịch làm việc theo ca
-
Tuyển ca làm việc / Mở ca làm trống
Ca làm theo mẫu (dạng bảng)
Quản lý ca → Tạo ca → Ca làm việc theo mẫu (mô hình ca dạng bảng)
Khi ca làm thay đổi theo ngày (ví dụ: ca sáng, ca tối) và không cố định hàng tuần, vẫn có thể sử dụng tính năng Ca làm theo mẫu (dạng bảng) để thiết lập mỗi ngày một ca khác nhau cho nhân viên.
Để biết chi tiết, vui lòng xem Trang trợ giúp.
Xem thêm: Tạo ca tự động
Quay lại phần <Gói quản lý ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Ca làm giờ linh hoạt (dạng đường thẳng)
Quản lý ca → Tạo ca → Ca làm việc theo dây chuyền (mô hình ca dạng đường thẳng)
Ca làm được tạo bằng cách kéo thả trên thanh biểu thị thời gian trong ngày. Có thể:
Sử dụng vị trí Chức danh (Position) để phân công vai trò cho nhân viên.
Quản lý số lượng nhân viên cần thiết theo từng khung giờ.
Ngoài ra, bằng cách thay đổi các tùy chọn nâng cao, có thể thêm nhiều chức năng như:
Để biết chi tiết, vui lòng xem Trang trợ giúp.
Xem thêm:
Quay lại phần <Gói quản lý ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Đăng ký / Phê duyệt ca làm
Quản lý ca → Tạo ca → Phê duyệt
Có thể tạo ca làm bằng cách cho nhân viên đăng ký ca, sau đó quản lý phê duyệt để xác nhận. Để nhân viên có thể đăng ký ca, trước tiên cần phải tạo và Cấp trang cá nhân cho nhân viên.
Nhân viên có thể đăng ký ca từ Trang cá nhân trên PC, và trên Trang cá nhân trên di động, họ có thể chọn nhiều ngày cùng lúc để đăng ký cùng một ca.
Để biết chi tiết, vui lòng xem Trang trợ giúp.
Cách đăng ký ca:
Xem thêm: Các loại đăng ký ca và cách phê duyệt
Quay lại phần <Gói quản lý ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Lịch làm việc theo ca
Quản lý ca → Bảng phân ca làm
Có thể xuất hoặc in các ca làm đã tạo dưới dạng lịch ca làm việc. Một số cách sử dụng phổ biến:
In bảng lịch và dán tại nơi làm việc để nhân viên dễ theo dõi.
Xuất ra PDF bằng chức năng in của máy tính và chia sẻ với nhân viên.
Để biết chi tiết, vui lòng xem Trang hướng dẫn.
Quay lại phần <Gói quản lý ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Tuyển ca làm việc / Mở ca làm trống
Quản lý ca → Tìm người làm ca (Tuyển/ Mở ca làm việc)
Có thể gửi email thông báo để mời nhân viên đăng ký ca làm còn trống. Bằng cách Tạo mới ca tuyển dụng (Mở ca), có thể:
Xác định khoảng thời gian cần tuyển ca
Thông báo đến nhân viên để họ chủ động đăng ký
Để biết chi tiết, vui lòng xem Trang trợ giúp.
Quay lại phần <Gói quản lý ca làm việc>
Quay lại đầu trang
Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ
Với Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ, có thể:
Cấp và quản lý việc sử dụng các loại nghỉ phép như nghỉ phép năm, nghỉ bù, nghỉ thay thế…
Sử dụng đầy đủ chức năng nộp và phê duyệt đơn từ.
Đặc biệt, đối với nghỉ phép năm, hệ thống hỗ trợ:
Tự động cấp ngày nghỉ hằng năm cho nhân viên.
Giới hạn số ngày nghỉ phép theo giờ còn lại trong năm, tối đa 5 ngày theo quy định.
Các mục liên quan đến nghỉ phép
- Cấp nghỉ phép
- Sử dụng nghỉ phép
- Tạo ngày nghỉ phép đặc biệt
- Tự động cộng ngày nghỉ phép có lương
- Giới hạn số ngày nghỉ phép theo giờ tối đa 5 ngày/năm
- Quản lý nghỉ phép có lương
- Xem/ Chỉnh sửa lịch sử xin nghỉ phép
- Danh sách tình trạng nghỉ phép
- Thiết lập tính số ngày phép đã sử dụng
-
Sử dụng nghỉ bù
Các mục liên quan đến đơn từ
- Các loại đơn từ
- Thiết lập phê duyệt
- Gửi đơn xin nghỉ phép / Duyệt đơn xin nghỉ phép
- Gửi đơn xin làm thêm ngày nghỉ / Duyệt đơn làm thêm ngày nghỉ
- Gửi đơn xin làm thêm giờ / Duyệt đơn làm thêm giờ
-
Đơn xin bổ sung ghi chú tùy chọn / Duyệt đơn bổ sung ghi chú tùy chọn
Cấp nghỉ phép
Quản lý yêu cầu xin nghỉ ➝ Quản lý ngày nghỉ ➝ Cho phép nghỉ
Tại đây, có thể cấp số ngày nghỉ cho nhân viên. Trong quản lý chấm công của Jobcan, ngoài các loại nghỉ mặc định như nghỉ phép có lương, nghỉ bù, nghỉ thay thế, cũng có thể tự tạo thêm các loại nghỉ khác theo nhu cầu.
Tuy nhiên, để nhân viên có thể sử dụng nghỉ phép hoặc gửi đơn xin nghỉ, trước tiên quản trị viên cần cấp số ngày nghỉ cho từng nhân viên.
Ở màn hình Cấp nghỉ phép, cũng có thể kiểm tra số ngày nghỉ còn lại của từng nhân viên.
Xem hướng dẫn chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Sử dụng nghỉ phép
Quản lý yêu cầu xin nghỉ ➝ Quản lý ngày nghỉ ➝ Nghỉ
Với quyền quản trị, có thể ghi nhận ngày nghỉ phép cho nhân viên. Nếu nhân viên không còn số ngày nghỉ, sẽ không thể ghi nhận nghỉ phép cho họ.
Khi nghỉ phép được ghi nhận trực tiếp từ màn hình Nghỉ/ sử dụng nghỉ phép, hệ thống sẽ tự động coi đơn nghỉ đã được duyệt, nên sẽ không cần thao tác phê duyệt riêng.
Xem hướng dẫn chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Tạo ngày nghỉ phép đặc biệt
Quản lý yêu cầu xin nghỉ ➝ Quản lý ngày nghỉ → Thêm ngày nghỉ lễ đặc biệt / Thiết lập loại kỳ nghỉ
Trong quản lý chấm công của Jobcan, doanh nghiệp có thể tạo và quản lý các loại nghỉ phép đặc biệt riêng theo quy định của công ty.
Xem hướng dẫn chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Tự động cộng ngày nghỉ phép có lương
Quản lý yêu cầu xin nghỉ ➝ Quản lý ngày nghỉ → Tự động cho phép nghỉ có lương
Dựa trên thâm niên làm việc và tỷ lệ đi làm của từng nhân viên, hệ thống có thể tự động cộng ngày nghỉ phép có lương. Các thiết lập sẽ được tạo riêng cho từng nhóm nhân viên.
Có thể tùy chỉnh chi tiết như:
Chọn thời hạn sử dụng ngày nghỉ (2 năm hoặc không giới hạn).
Thiết lập cộng ngày nghỉ phép có lương ngay khi nhân viên vào làm để sử dụng ngay.
Xem hướng dẫn chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Giới hạn số ngày nghỉ phép theo giờ tối đa 5 ngày/năm
Quản lý yêu cầu xin nghỉ ➝ Quản lý ngày nghỉ → Đặt ngày bắt đầu cho thời gian nghỉ
Có thể giới hạn tổng số ngày nghỉ phép theo giờ trong 1 năm, đảm bảo không vượt quá 5 ngày.
Lưu ý: Quy định về việc bao nhiêu giờ được tính là 1 ngày nghỉ sẽ dựa theo phần Thiết lập số ngày nghỉ phép đã sử dụng.
Xem hướng dẫn chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Quản lý nghỉ phép có lương
Quản lý yêu cầu xin nghỉ ➝ Quản lý ngày nghỉ → Quản lý việc sử dụng nghỉ có lương ( giao diện đang là quản lý mua lại nghỉ)
Có thể xem và quản lý danh sách tình hình sử dụng ngày nghỉ phép có lương của nhân viên. Hệ thống sẽ tự động tạo sổ quản lý nghỉ phép năm
Ngoài ra, nếu có nhân viên sắp đến hạn nhưng vẫn chưa sử dụng đủ số ngày nghỉ phép bắt buộc trong năm, hệ thống có thể gửi email thông báo cho cả quản trị viên và nhân viên đó.
Xem hướng dẫn chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Xem thêm:
- Sổ quản lý nghỉ phép năm (sổ nghỉ phép có lương hằng năm)
- Thiết lập thông báo nhắc nhở sử dụng ngày nghỉ phép có lương
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Xem/ Chỉnh sửa lịch sử xin nghỉ phép
Quản lý yêu cầu xin nghỉ ➝ Quản lý ngày nghỉ → Xem/ chỉnh sửa lịch sử xin nghỉ phép
Tại đây, có thể xem lịch sử đã cấp và sử dụng ngày nghỉ của từng nhân viên. Ngoài ra, cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa số ngày nghỉ đã cấp trước đó.
Xem hướng dẫn chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Danh sách tình trạng nghỉ phép
Quản lý yêu cầu xin nghỉ ➝ Quản lý ngày nghỉ → Danh sách tình trạng nghỉ phép( trên giao diện là nghỉ danh sách Acquisition)
Tại đây, có thể xem thông tin nghỉ phép của nhân viên trực tiếp trên lịch. Ngoài ra, khi nhấp vào thông tin nghỉ phép hiển thị trên lịch, có thể xem chi tiết tình hình sử dụng nghỉ phép cả năm của từng nhân viên.
Xem hướng dẫn chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Thiết lập tính số ngày phép đã sử dụng
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Quản lý ngày nghỉ → Cài đặt tính toán cho mỗi lần nghỉ phép đã sử dụng ( trên giao diện là cài đặt tính toán tiêu hoá)
Tại đây, có thể thiết lập số giờ nghỉ được tính là 1 ngày phép (Ví dụ: 8 giờ = 1 ngày phép). Thiết lập này có thể được áp dụng theo từng nhóm hoặc từng loại nhân viên.
Xem hướng dẫn chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Sử dụng nghỉ bù
Khi nhân viên làm việc vào ngày nghỉ, có thể cấp nghỉ bù để hoán đổi giữa ngày làm việc đó và một ngày nghỉ khác. Với chức năng này:
Ngày làm thêm (vốn là ngày nghỉ) sẽ được tính lại thành ngày làm việc bình thường (giờ làm được tính là giờ làm ngày thường, không phải giờ làm thêm ngày nghỉ).
Ngày nghỉ bù sẽ được coi là ngày nghỉ chính thức.
Xem hướng dẫn chi tiết tại [Trang trợ giúp].
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Các loại đơn từ
Trong Quản lý chấm công của Jobcan, ngoài Gói quản lý nghỉ phép và đơn từ, hệ thống còn hỗ trợ nhiều loại đơn khác nhau. Tất cả các loại đơn đều tuân theo quy trình chung: nhân viên gửi đơn từ Trang cá nhân (My Page), và quản lý sẽ duyệt đơn trên Trang quản trị.
(Chỉ riêng với đơn “Ghi chú tùy chọn” thì có thể nộp trực tiếp từ tính năng chấm công trên Web).
Ngoài ra, người phê duyệt sẽ khác nhau tùy theo loại đơn.
Chi tiết về các loại đơn có thể sử dụng và cách phê duyệt, có thể xem thêm tại Trang hướng dẫn này.
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Thiết lập phê duyệt
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Thiết lập phê duyệt
Tại đây, có thể thiết lập quy trình phê duyệt cho các loại đơn có trong gói Quản lý nghỉ phép & đơn từ:
Đơn xin nghỉ phép
Đơn xin làm việc ngày nghỉ
Đơn xin làm thêm giờ (OT)
Đơn ghi chú lựa chọn
Với 4 loại đơn này, đơn chỉ được duyệt khi người quản lý được chỉ định trong quy trình phê duyệt thực hiện phê duyệt. Quy trình phê duyệt có thể được chọn từ 4 hình thức khác nhau, chẳng hạn như:
Bất kỳ ai được ủy quyền đều có thể phê duyệt
Ưu tiên cấp quản lý cao hơn
…... (các lựa chọn khác)
Xem chi tiết tại Trang hướng dẫn
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Gửi đơn xin nghỉ phép / Duyệt đơn xin nghỉ phép
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Danh sách xin nghỉ
Tại đây, hiển thị nhân viên gửi đơn xin nghỉ và khi được quản lý phê duyệt, nhân viên sẽ chính thức được nghỉ phép. Đơn xin nghỉ được gửi từ Trang cá nhân của nhân viên.
Xem chi tiết tại Trang hướng dẫn.
Cách gửi đơn xin nghỉ từ Trang cá nhân của nhân viên
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Gửi đơn xin làm thêm ngày nghỉ / Duyệt đơn làm thêm ngày nghỉ
Quản lý yêu cầu xin nghỉ → Danh sách yêu cầu làm việc vào ngày nghỉ
Nhân viên có thể gửi đơn xin làm việc vào ngày nghỉ và khi được quản lý phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận để cấp ngày nghỉ bù hoặc nghỉ thay thế cho nhân viên.
Nếu trong đơn xin làm việc vào ngày nghỉ, nhân viên đã chọn sẵn ngày nghỉ bù mong muốn, thì ngay sau khi quản lý phê duyệt, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi giữa ngày làm việc (vào ngày nghỉ) và ngày nghỉ bù.
Đơn xin làm việc ngày nghỉ được gửi từ Trang cá nhân của nhân viên.
Xem chi tiết tại Trang trợ giúp.
Cách gửi đơn xin làm việc từ Trang cá nhân của nhân viên
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Gửi đơn xin làm thêm giờ / Duyệt đơn làm thêm giờ
Quản lý yêu cầu xin nghỉ→ Danh sách yêu cầu làm thêm ngoài giờ
Nhân viên có thể gửi đơn xin làm thêm giờ (OT) và quản lý sẽ phê duyệt đơn. Ngoài ra, có thể kết hợp với cài đặt làm tròn thời gian chấm công, để hệ thống chỉ tính giờ làm thêm khi đơn xin đã được gửi và phê duyệt. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ giờ làm thêm và tránh tính OT ngoài quy định.
Xem thêm chi tiết tại Trang trợ giúp.
Cách gửi đơn xin từ Trang cá nhân của nhân viên
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Đơn xin ghi chú tùy chọn / Duyệt đơn bổ sung ghi chú tùy chọn
Quản lý xin nghỉ phép → Danh sách các yêu cầu lựa chọn nhận xét
Khi bật (ON) tính năng “Cho phép chức năng ứng dụng gửi đơn để ghi chú lựa chọn”( trên giao diện là cụm từ Chức năng ứng dụng để lựa chọn nhận xét) trong phần thiết lập tùy chọn, tất cả các ghi chú lựa chọn sẽ yêu cầu phê duyệt. Các ghi chú lựa chọn mà nhân viên gửi sẽ được quản lý kiểm tra và phê duyệt tại Danh sách đơn ghi chú lựa chọn.
Xem chi tiết tại Trang trợ giúp
Cách gửi đơn
Quay lại phần <Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ>
Quay lại đầu trang
Gói quản lý công suất/ khối lượng công việc
Với Gói quản lý công việc, có thể nhập và tổng hợp thời gian làm việc (công suất) theo từng dự án hoặc nhiệm vụ, từ đó nắm rõ mỗi công việc mất bao nhiêu thời gian.
Quy trình quản lý công việc cơ bản gồm:
Tạo dự án và nhiệm vụ công việc
Để nhân viên nhập thời gian làm việc (công suất), trước hết cần phải tạo dự án và nhiệm vụ. Bằng cách tạo lần lượt “Phân loại công việc”, “Hạng mục công việc” và “Đối tượng quản lý công việc”, quy trình sẽ diễn ra như sau:
Tạo khung dự án và nhiệm vụ (Phân loại công việc)
Tạo từng dự án và nhiệm vụ cụ thể (Hạng mục công việc)
Liên kết dự án, nhiệm vụ với các nhân viên sẽ sử dụng (Đối tượng quản lý công việc)
Khi “Đối tượng quản lý công việc” đã được tạo xong, nhân viên có thể nhập giờ làm việc hàng ngày từ Trang cá nhân của nhân viên. Xem chi tiết tại các trang hướng dẫn sau:
Quay lại phần <Gói quản lý công suất/ khối lượng công việc>
Quay lại đầu trang
Nhập thời gian làm việc (công suất)
Nhân viên sẽ nhập thời gian làm việc (công suất) cho từng dự án và nhiệm vụ từ Trang cá nhân của nhân viên.
(Công suất là “thời gian thực tế đã bỏ ra để hoàn thành công việc đó”).
Việc nhập công suất có thể thực hiện từ trên máy tính (PC) hoặc trên điện thoại di động, nhưng quản lý không thể nhập công suất từ Trang quản trị.
Cách nhập công suất (thời gian làm việc)
Quay lại phần <Gói quản lý công suất/ khối lượng công việc>
Quay lại đầu trang
Tổng hợp thời gian đã nhập
Quản lý giờ làm → Tổng hợp công suất (Báo cáo công suất)( trên giao diện là bảng điều khiển/ tổng hợp)
Hệ thống sẽ tổng hợp công suất mà nhân viên đã nhập và hiển thị dưới dạng biểu đồ. Có thể lọc dữ liệu theo khoảng thời gian và nhóm công tác để tổng hợp công suất theo từng hạng mục công việc.
Hệ thống sẽ tự động tạo biểu đồ tròn và biểu đồ cột từ dữ liệu đã tổng hợp. Dữ liệu và biểu đồ sau khi tổng hợp có thể tải về để sử dụng.
Xem chi tiết tại Trang trợ giúp.
Quay lại phần <Gói quản lý công suất/ khối lượng công việc>
Quay lại đầu trang
Về việc thêm hoặc xóa gói
Về việc kiểm tra, thêm hoặc xóa gói trong Quản lý chấm công của Jobcan
Các gói mà doanh nghiệp đang sử dụng có thể kiểm tra và thêm từ Trang quản trị của tài khoản Quản trị viên toàn quyền. Nếu muốn xóa một gói đã thêm, vui lòng liên hệ Bộ phận hỗ trợ thông qua Tài khoản Quản trị viên toàn quyền.
Lưu ý: Quá trình xóa gói có thể mất một vài ngày, mong quý doanh nghiệp thông cảm.
Xem chi tiết tại Trang trợ giúp.
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa tìm kiếm
Cài đặt thông tin cơ bản, Đăng ký nhân viên, Hướng dẫn bắt đầu, Quản lý chấm công Jobcan, Các gói trả phí, Những gì có thể làm được, Những tính năng mở rộng với gói bổ sung, Gói trả phí và tính năng bổ sung.