Trong phần này, Jobcan sẽ giải thích ý nghĩa của các thuật ngữ được sử dụng trong quản lý chấm công của Jobcan. Để tìm nhanh một từ hoặc cụm từ, có thể sử dụng chức năng tìm kiếm trên trình duyệt (ví dụ: nhấn Ctrl + F trên máy tính).
|
Lưu ý
|
Mục lục
- Gói cơ bản
- Gói quản lý chấm công
- Gói quản lý ca làm việc
- Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ
-
Gói quản lý công việc/ khối lượng
Gói cơ bản
| Thuật ngữ | Giải thích |
| ID chung (tài khoản chung) | Đây không phải là mã ID riêng lẻ, mà là tên gọi của tài khoản quản lý chung cho toàn bộ dịch vụ Jobcan. Có thể hiểu đây giống như một tài khoản nền tảng, dùng để quản lý tập trung thông tin người dùng cho tất cả các dịch vụ trong Jobcan. |
| ID công ty | Đây là mã số duy nhất được cấp cho từng khách hàng sử dụng ID chung. Lưu ý: Mã này khác với “ID công ty chấm công” trong quản lý chấm công của Jobcan. |
| ID công ty chấm công |
Đây là mã ID do công ty tự đặt khi tạo tài khoản quản lý chấm công Jobcan (có thể đặt bằng bất kỳ chuỗi ký tự nào).
Ví dụ:
Lưu ý:
|
| ID đăng nhập Quản lý nhóm |
Đây là ID được sử dụng khi quản trị viên đăng nhập vào Trang quản trị.
|
| Quản trị viên | Là cách gọi chung cho Quản trị viên toàn quyền và Quản trị viên nhóm. |
| Quản trị viên toàn quyền |
Đây là tài khoản có quyền quản trị cao nhất trong quản lý chấm công của Jobcan.
|
| Quản lý nhóm |
Đây là tài khoản có quyền quản trị trong quản lý chấm công của Jobcan, có thể đăng ký cho nhiều người.
Vui lòng tham khảo thêm tại: Sự khác nhau giữa Quản trị viên toàn quyền và Quản lý nhóm. |
| Nhân viên |
Đây là cách gọi chung cho toàn bộ người lao động trong công ty. Bất kỳ ai cần quản lý chấm công trong Jobcan, không phân biệt chức vụ, đều phải được đăng ký là Nhân viên. Lưu ý:
|
| Loại nhân viên |
Đây là thông tin về hình thức tuyển dụng của nhân viên (ví dụ: Nhân viên chính thức, Nhân viên bán thời gian, …). Khi đăng ký nhân viên mới, có thể chọn Loại nhân viên ngay trong lúc đăng ký, hoặc gán/ điều chỉnh sau đó trong phần Chi tiết nhân viên. |
| ID loại nhân viên |
Đây là dãy số được hệ thống tự động gán cho từng loại nhân viên khi tạo mới. Ngay cả khi có nhiều loại nhân viên trùng tên, nếu ID loại nhân viên khác nhau, thì chúng vẫn được coi là các loại nhân viên khác nhau trong hệ thống. Người dùng không thể tự ý thay đổi ID loại nhân viên này sang số tùy chọn. |
| Nhóm |
Trong Jobcan, cửa hàng hoặc phòng ban nơi nhân viên làm việc sẽ được đăng ký dưới dạng Nhóm. Khi đăng ký nhân viên mới, có thể gán ngay vào Nhóm tương ứng, hoặc phân bổ/ điều chỉnh sau đó trong phần Chi tiết nhân viên. |
| ID nhóm |
ID nhóm là dãy số được hệ thống tự động gán cho mỗi nhóm khi tạo mới. Người dùng không thể thay đổi ID nhóm thành số tùy ý. |
| Nhóm chính – Nhóm phụ |
Nhóm có thể được phân cấp theo nhiều tầng. Nhóm ở cấp trên được gọi là “Nhóm chính”, còn nhóm ở cấp dưới trực thuộc sẽ được gọi là “Nhóm chính”. Ví dụ: Công ty là nhóm chính, các phòng ban như Kinh doanh, Kế toán, Nhân sự là nhóm phụ. |
| Nhóm chính |
Mỗi nhân viên sẽ được gán vào một Nhóm chính – đây là nhóm mà nhân viên chính thức thuộc về.
Ví dụ: Nếu nhân viên A thuộc Nhóm chính là “Phòng Kinh doanh”, thì các quy định, ca làm hay thiết lập liên quan sẽ được áp dụng theo “Phòng Kinh doanh”. |
| Nhóm phụ |
Ví dụ: Nếu một nhân viên làm việc tại nhiều cửa hàng:
Nhờ vậy, hệ thống có thể ghi nhận chấm công ra/vào tại từng cửa hàng và tổng hợp chính xác thời gian làm việc của nhân viên. |
| Nhóm trực thuộc | Hầu hết các trường hợp trong quản lý chấm công của Jobcan, có thể hiểu “Nhóm trực thuộc” chính là “Nhóm chính”. |
| Mã nhân viên |
Lưu ý khi đăng ký và quản lý:
Ví dụ:
|
|
Trang cá nhân của nhân viên （Trang cá nhân trên máy tính / Trang cá nhân trên di động） |
Đây là trang mà mỗi nhân viên có thể đăng nhập để:
Trang cá nhân có 2 phiên bản:
Cả hai đều chỉ có thể sử dụng sau khi được quản trị viên gửi lời mời. |
| Thẻ nhân viên（Từ khóa tìm kiếm; Tags） |
Ví dụ:
|
| Ca làm cơ bản |
Đây là chức năng tạo lịch ca làm việc cho nhân viên. Ca làm việc được áp dụng cố định theo từng ngày trong tuần (thứ Hai – Chủ Nhật). Chức năng này không yêu cầu về hợp đồng đăng ký gói/ dịch vụ quản lý ca làm. Lưu ý: chức năng này không hỗ trợ tạo ca làm linh hoạt, ví dụ:
|
| Mẫu hay dùng |
Đây là chức năng thường sử dụng trong Ca làm cơ bản. Có thể lưu cài đặt ca làm việc cho cả tuần dưới dạng “Mẫu hay dùng”. Khi chỉnh sửa Ca làm cơ bản, có thể gọi lại mẫu đã lưu và ghi đè lên cài đặt hiện tại, giúp tiết kiệm thời gian. |
| Ngày thường | Là ngày không phải ngày nghỉ. Nếu chưa thiết lập ngày nghỉ trong phần cài đặt ngày nghỉ, tất cả các ngày khác đều được mặc định là ngày thường. |
| Ngày nghỉ |
Đây là các ngày nghỉ chính thức hoặc ngày nghỉ theo quy định pháp luật. Khác với các ngày nghỉ phép (nhân viên xin nghỉ). Ngày nghỉ được thiết lập trong phần cài đặt ngày nghỉ. Nếu chưa thiết lập ngày nghỉ trong cài đặt, tất cả các ngày còn lại sẽ được xem là ngày thường. |
| Ngày nghỉ phép |
Lưu ý:
Tham khảo: →Cách sử dụng ngày nghỉ bù (đăng ký làm thêm vào ngày nghỉ & đăng ký nghỉ phép) Nếu muốn nhân viên có thể đăng ký nghỉ phép ngay cả vào ngày nghỉ chính thức, hãy thay đổi và bật tùy chọn “Cho phép đăng ký nghỉ phép vào ngày nghỉ”. Sau khi bật tùy chọn này, nhân viên có thể nộp đơn nghỉ phép kể cả vào các ngày đã được thiết lập là ngày nghỉ. |
| Phân loại ngày nghỉ |
Đây là phân loại thể hiện ngày nghỉ chính thức hoặc ngày nghỉ theo luật. Có thể kiểm tra trong bảng chấm công hoặc các báo cáo liên quan. |
| Làm việc vào ngày nghỉ |
Khi chấm công vào ngày nghỉ (bao gồm ngày nghỉ theo lịch công ty hoặc ngày nghỉ theo luật), hệ thống sẽ tự động tính là làm việc vào ngày nghỉ, bất kể có ca làm việc hay không. Thông qua đăng ký làm việc ngày nghỉ, có thể đổi ngày nghỉ và ngày thường để sắp xếp bù ca một cách linh hoạt. |
| Làm việc vào ngày nghỉ (Số giờ làm việc ngày nghỉ) |
Giờ làm việc ngày nghỉ được định nghĩa khác nhau tùy vào trang hiển thị:
|
| Ngày làm việc theo quy định | Đây là những ngày trong tuần có ca làm việc được thiết lập. Số ngày làm việc theo quy định sẽ ảnh hưởng đến việc tự động cấp ngày nghỉ có lương. |
| Ngày chốt công | “Ngày chốt công” là ngày cuối cùng của tháng. Ngày chốt công chỉ có thể được thiết lập khi tạo tài khoản lần đầu. |
| Ngày tính bắt đầu tuần làm việc | “Ngày tính bắt đầu tuần làm việc” là ngày khởi đầu của tuần. Ngày tính bắt đầu tuần làm việc chỉ có thể được thiết lập khi tạo tài khoản lần đầu. |
| Giờ đổi ngày |
“Giờ đổi ngày” là mốc thời gian khi ngày mới bắt đầu. Trong hệ thống, khi quá giờ đổi ngày, sẽ được tự động chuyển sang ngày mới, và các xử lý liên quan đến việc đổi ngày sẽ được thực hiện. Giờ đổi ngày chỉ có thể được thiết lập khi tạo tài khoản lần đầu. Nếu muốn thay đổi giờ đổi ngày, vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng để được hỗ trợ. |
| Quy định làm việc | Đây là cách gọi chung cho các thiết lập về “thời gian làm việc theo quy định – giờ làm thêm – giờ làm ca đêm”, “thời gian nghỉ giải lao” và “ngày nghỉ”. |
| Đơn vị thời gian |
“Đơn vị thời gian” là đơn vị được sử dụng trong tạo ca làm việc, đăng ký làm thêm giờ và cài đặt nghỉ giải lao tự động. Các thiết lập này chỉ có thể thực hiện theo từng đơn vị thời gian. Khi sử dụng Quản lý chấm công của Jobcan, màn hình cài đặt đơn vị thời gian sẽ xuất hiện lần đầu tiên khi mở màn hình Quản lý ca làm việc hoặc Đăng ký nhân viên sau khi tạo tài khoản. |
| Mã yêu cầu hỗ trợ |
“Mã yêu cầu hỗ trợ” là một mã số duy nhất được gán cho từng tài khoản Quản lý chấm công của Jobcan. Mã này gồm 8 chữ số, bắt đầu bằng CS. Khi liên hệ bộ phận hỗ trợ, vui lòng cung cấp mã yêu cầu hỗ trợ để Jobcan có thể tra cứu và hỗ trợ nhanh chóng. |
Gói quản lý chấm công
| Thuật ngữ | Giải thích | |
| Xử lý chốt dữ liệu chấm công |
Chức năng này giúp xác nhận dữ liệu chấm công để dữ liệu không thể thay đổi hay chỉnh sửa được. Chức năng thường được sử dụng vào cuối tháng khi tiến hành đóng dữ liệu chấm công tháng. Ngoài ra, có thể thực hiện xác nhận chấm công cho các khoảng thời gian trước đó. Điều này giúp các thay đổi cài đặt mới không ảnh hưởng đến dữ liệu cũ, giữ cho dữ liệu lịch sử luôn chính xác.
|
|
| Địa điểm chấm công (Nhóm chấm công) |
Đây là nhóm mà nhân viên tự chọn khi chấm công. Nhóm này chủ yếu được sử dụng để ghi nhận nhân viên đã vào/ra làm việc tại nhóm nào (ví dụ: cửa hàng, văn phòng, chi nhánh…). Trên hệ thống, các nhóm chính, nhóm phụ của từng nhân viên, cùng với nhóm cha – nhóm con liên quan, đều có thể được sử dụng làm nơi chấm công. |
|
| Chấm công bằng GPS |
Đây là phương thức chấm công sử dụng GPS trên thiết bị di động, đồng thời ghi lại vị trí hiện tại ngay khi nhân viên chấm công.
|
|
| Chấm công bằng ranh giới địa lý（Geofencing） |
Đây là phương thức chấm công sử dụng GPS trên thiết bị di động, chỉ cho phép nhân viên chấm công khi đang ở trong khu vực giới hạn địa lý đã được thiết lập sẵn.
|
|
| Khu vực chấm công |
Khu vực chấm công theo Geofencing là phạm vi trên bản đồ mà nhân viên được phép chấm công.
|
|
| Chế độ ngày trước (Chế độ ca đêm) |
Chế độ này được sử dụng khi nhân viên làm việc vượt qua mốc thời gian đổi ngày (ví dụ ca kéo dài qua nửa đêm), để ghi nhận giờ kết thúc ca làm việc là tiếp nối từ ngày hôm trước.
|
|
| Chế độ ngày hôm sau |
Chế độ này được sử dụng khi nhân viên dự kiến làm việc vượt qua mốc thời gian đổi ngày, để thực hiện chấm công giờ vào làm việc.
|
|
| Chế độ chấm công 2 ngày liên tiếp |
Chế độ này được sử dụng khi ca làm việc quá nửa đêm (vượt qua 0 giờ). Khi sử dụng chế độ chấm công 2 ngày liên tiếp để chấm công giờ ra về (check-out), hệ thống sẽ tự động:
Điều này giúp việc tính giờ làm việc qua đêm trở nên chính xác và dễ quản lý, mà không cần nhập thủ công từng mốc thời gian. |
|
| Ghi chú tùy chọn |
Đây là chức năng ghi chú cho phép nhân viên chọn từ danh sách có sẵn khi chấm công, thay vì phải nhập thủ công. Khác với chức năng ghi chú nhập tay, ghi chú chọn sẵn giúp hệ thống đếm số lần chọn và tổng hợp dữ liệu dễ dàng, thuận tiện cho việc báo cáo và quản lý. |
|
| Làm tròn thời gian chấm công |
Đây là chức năng tự động làm tròn thời gian chấm công giờ vào/ra và tổng giờ làm việc.
Ngoài ra, còn có một số cài đặt làm tròn đặc biệt chỉ có thể thiết lập qua bộ phận hỗ trợ khách hàng. Nếu muốn sử dụng cài đặt đặc biệt này, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ để được hướng dẫn. |
|
| Thời gian quản lý sức khỏe |
Trong Jobcan, “Thời gian quản lý sức khỏe” là khoảng thời gian từ khi nhân viên chấm công vào đến khi chấm công ra hàng ngày. Khi bật tùy chọn “Sử dụng thời gian quản lý sức khỏe”, sẽ có thể:
Điều này giúp quản lý và nhân viên theo dõi giờ làm việc và thời gian quản lý chăm sóc sức khỏe một cách chính xác. |
|
| Thời gian nghỉ giữa ca |
Khi chấm công với loại thời gian là “giờ ra về” và “giờ vào” thay vì “Bắt đầu nghỉ” và “Kết thúc nghỉ”, khoảng thời gian giữa chấm công về và chấm công vào sẽ được tính là “thời gian nghỉ giữa ca”.
|
|
| Thời gian làm việc liên tục |
Thời gian làm việc liên tục là khoảng thời gian làm việc giữa hai lần nghỉ cách quãng.
Thông thường, nếu không có thiết lập cảnh báo quy định làm việc khiến hệ thống bỏ qua khoảng nghỉ, thì tổng thời gian làm việc liên tục trong ngày sẽ bằng với tổng số giờ làm việc. Xem thêm: Danh sách các khoảng nghỉ giữa ca |
|
| Khoảng thời gian nghỉ giữa ca |
Trong Jobcan, “Khoảng nghỉ giữa ca” là khoảng thời gian tính từ sau khi chấm công ra → qua thời điểm đổi ngày → đến khi chấm công vào của ca làm tiếp theo.
→Cài đặt cảnh báo quy định làm việc |
Gói quản lý ca làm việc
| Thuật ngữ | Giải thích |
| Mẫu ca làm việc |
Đây là thiết lập sẵn giờ vào/ra và khoảng thời gian nghỉ, sau đó được lưu lại thành mẫu ca để sử dụng khi tạo lịch làm việc cho nhân viên. Các mẫu ca có thể được áp dụng trong: |
| Ca nghỉ |
|
| Ngày làm việc mặc định |
Đây là chức năng giúp hệ thống tự động ghi nhận nhân viên đã làm việc theo đúng ca được phân công, ngay cả khi không thực hiện chấm công.
|
| Giờ làm thêm mặc định |
Khi cài đặt giờ làm thêm mặc định, trong phần tải dữ liệu chấm công hoặc sổ chấm công, hệ thống sẽ tự động tính toán số giờ làm thêm thực tế còn lại sau khi trừ đi số giờ làm thêm mặc định. Việc cài đặt giờ làm thêm mặc định có thể thực hiện trong mục Thiết lập giờ làm việc quy định/ giờ làm thêm/ giờ làm ca đêm. Lưu ý: Ngay cả khi đã thiết lập giờ làm thêm mặc định, số giờ làm thêm thực tế vẫn được thống kê dựa trên thiết lập tính giờ làm thêm của hệ thống. |
| Ca làm việc dạng bảng/ nhóm (ca linh hoạt) |
Đây là chức năng giúp tạo lịch ca làm việc cho nhân viên. Lịch làm việc có thể được hiển thị theo tháng hoặc tuần ngay trên màn hình. Có thể gán ca làm việc mong muốn cho từng ngày trong lịch. Ngoài việc sử dụng mẫu ca làm việc đã được tạo sẵn, cũng có thể nhập trực tiếp ca làm việc theo khung giờ cụ thể. |
| Lịch ca dạng danh sách (dòng)/ Line Shift |
Ngoài ra, chức năng còn hỗ trợ:
|
| Phân vai trò (vị trí công việc) |
Trong lịch ca dạng đường thẳng(Line Shift), có thể gán vai trò (＝Vị trí công việc) cho từng nhân viên theo khung giờ làm việc. Các vị trí công việc thường được tạo dựa trên nhiệm vụ hoặc khu vực làm việc của nhân viên. Ví dụ: giao hàng, phục vụ, bếp |
| Số lượng nhân sự cần thiết |
Thuật ngữ liên quan đến lịch ca dạng đường thẳng (Line Shift): (Khung số lượng nhân sự)
Ví dụ:
|
| Phụ cấp |
Đây là phụ cấp tăng lương tùy theo khung giờ làm việc. Khi bật tùy chọn “Thiết lập phụ cấp theo khung giờ”, có thể cài đặt phụ cấp này trong:
|
| Ca làm mặc định |
Chức năng Ca làm mặc định trong Ca dạng đường thẳng
|
Gói quản lý nghỉ phép & đơn từ
| Thuật ngữ | Giải thích |
| Điều chỉnh/Đổi ca |
Điều chỉnh ca làm việc và ngày nghỉ giữa ngày nghỉ và nghỉ bù
|
| Cấp ngày nghỉ phép |
Cấp thêm ngày nghỉ cho nhân viên
|
| Sử dụng ngày nghỉ |
Nhân viên sử dụng ngày nghỉ
|
| Thời hạn hiệu lực |
Thời hạn hiệu lực của ngày nghỉ
Lưu ý: Nếu nhân viên không thể sử dụng hoặc xin nghỉ dù còn số ngày nghỉ, có thể ngày nghỉ mong muốn nằm ngoài phạm vi thời hạn hiệu lực. |
| Ngày bắt đầu có thể sử dụng |
Ngày bắt đầu hiệu lực của số ngày nghỉ
|
| Ngày hết hạn sử dụng |
Ngày cuối cùng hiệu lực của số ngày nghỉ
|
| Nghỉ phép đặc biệt |
Đây là loại nghỉ phép mà có thể tạo với bất kỳ tên gọi nào theo nhu cầu hoặc chính sách công ty. Loại nghỉ này không thuộc các loại nghỉ cố định như nghỉ năm, nghỉ ốm, nghỉ bù, mà do công ty tự định nghĩa. Nhân viên có thể sử dụng đơn xin nghỉ để đăng ký nghỉ phép tùy ý. |
| Loại nghỉ phép |
Cài đặt loại nghỉ phép khi tạo nghỉ phép đặc biệt
|
| Ngày nghỉ kết hợp |
Chức năng nghỉ phép kết hợp
|
| Luồng phê duyệt |
Luồng phê duyệt cho các đơn từ nhân viên. Khi nhân viên gửi các đơn như:
|
Gói quản lý công việc/ khối lượng
| Thuật ngữ | Giải thích |
| Công suất/ giờ công |
Trong quản lý chấm công của Jobcan, công suất được hiểu là “số giờ làm việc thực tế cho một công việc”. Hệ thống sẽ ghi nhận số giờ mà nhân viên thực tế bỏ ra để hoàn thành công việc, giúp quản lý theo dõi, phân tích và báo cáo khối lượng công việc chính xác. |
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa tìm kiếm
Đơn xin nghỉ phép, Đơn đi làm ngày nghỉ, Đơn xin làm thêm giờ / làm thêm trước ca, Yêu cầu ghi chú tùy chọn, Luồng phê duyệt, Loại nghỉ phép, Nghỉ phép đặc biệt, Nghỉ phép kết hợp, Công suất / giờ công, Thời hạn hiệu lực, Ngày bắt đầu có thể sử dụng, Ngày hết hạn sử dụng