Trong hệ thống quản lý chấm công của Jobcan, có 2 loại tài khoản quản trị:
Quản trị viên toàn quyền
Quản lý nhóm
Quản trị viên toàn quyền chỉ có 1 người duy nhất, và có thể sử dụng toàn bộ các chức năng trong hệ thống quản lý chấm công của Jobcan.
Quản lý nhóm có thể tạo cho nhiều người, tuy nhiên một số chức năng trên trang quản trị sẽ không thể sử dụng. Quyền hạn của quản trị viên nhóm sẽ do quản trị viên toàn quyền thiết lập — có thể phân quyền hoặc giới hạn tùy nhu cầu.
Có thể giao cho quản trị viên nhóm phụ trách quản lý chấm công của nhân viên theo từng nhóm riêng biệt. Trong phần này, Jobcan sẽ hướng dẫn cách quản trị viên nhóm quản lý nhân viên trong hệ thống.
Xem thêm：Sự khác nhau giữa Quản trị viên toàn quyền và Quản trị viên nhóm là gì?
Mục lục
Quản lý nhóm có thể làm gì
Quản lý nhóm là cấp quản trị tiếp theo sau quản trị viên toàn quyền. Trong phạm vi các quyền được cấp trong thiết lập quản trị viên nhóm, quản trị viên nhóm có thể sử dụng các chức năng trên trang quản trị.
Nhóm do quản trị viên nhóm quản lý được gọi là “Nhóm quản lý”. Quản trị viên nhóm sẽ quản lý nhân viên thuộc nhóm quản lý của mình, thay cho quản trị viên toàn quyền.
|
Các quyền chính của Quản trị viên nhóm |
Xem thêm：Sự khác nhau giữa Quản trị viên toàn quyền và Quản trị viên nhóm là gì?
Đăng ký quản lý nhóm
Cài đặt cơ bản → Các cài chi tiết → Thiết lập quản lý nhóm
Từ “Thiết lập quản lý nhóm”, có thể chỉ định bất kỳ nhân viên nào làm quản lý nhóm để hỗ trợ việc quản lý nhân sự. Những người được giao vai trò này không bắt buộc phải là nhân viên đã đăng ký trong hệ thống Jobcan.
- Không giới hạn số lượng quản lý nhóm – có thể thêm bao nhiêu người tùy ý.
- Không phát sinh chi phí – việc bổ sung quản lý nhóm không ảnh hưởng đến phí sử dụng quản lý chấm công của Jobcan.
Xem thêm: 【Danh sách các mục】Thiết lập quyền quản lý nhóm
| Lưu ý: Thông tin của nhân viên và quản lý nhóm được quản lý riêng biệt, không liên kết với nhau. Vì vậy, nếu muốn chỉ định ai đó làm quản lý nhóm, cần đăng ký riêng, ngay cả khi người đó đã có tài khoản nhân viên trong hệ thống. Ngay cả khi một nhân viên đã được đăng ký trong hệ thống Jobcan, vẫn cần thực hiện thêm bước đăng ký từ mục “Thiết lập quản lý nhóm” nếu muốn cấp quyền quản lý cho họ. |
Quản lý chấm công của nhân viên
Quản trị viên có thể quản lý chấm công của nhân viên từ trang quản trị. Dưới đây là các chức năng thường xuyên sử dụng trên trang quản trị.
Xem thêm：Cách đăng nhập vào các trang
|
Lưu ý: Quản lý nhóm chỉ có thể xem thông tin của các nhân viên thuộc nhóm mà họ được phân công quản lý. Dữ liệu từ các nhóm khác sẽ không hiển thị trên trang quản lý của họ. Ngoài ra, một số chức năng có thể bị ẩn tùy theo:
|
Xem bảng chấm công
Có thể kiểm tra tình trạng chấm công hàng ngày của nhân viên thông qua bảng chấm công. Trong quản lý chấm công của Jobcan, có 2 loại bảng chấm công:
Bảng chấm công theo ngày (chọn ngày): Dùng để xem chấm công hàng ngày của nhiều nhân viên cùng lúc.
Bảng chấm công hàng tháng: Dùng để xem chấm công theo tháng của từng nhân viên.
Xem thêm:
Xem bảng chấm công
Ẩn hiển thị “Đi muộn”, “Về sớm”, “Nghỉ phép” trên bảng chấm công
Quay lại phần <Quản lý chấm công của nhân viên>
Quay lại đầu trang
Kiểm tra lỗi chấm công
Trong trang quản trị, mục “Danh sách thông báo/ cảnh báo” sẽ hiển thị các cảnh báo và lỗi liên quan đến chấm công của nhân viên. Khi nhấn vào số lượng thông báo, hệ thống sẽ chuyển sang màn hình danh sách lỗi chi tiết tương ứng để kiểm tra và xử lý.
Lưu ý: Các lỗi như “Quên chấm công/ Chấm công lỗi” sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng hợp giờ làm việc và tính toán giờ tăng ca, vì vậy nên xử lý sớm để đảm bảo dữ liệu chính xác.
Có thể tùy chỉnh các mục hiển thị trong danh sách cảnh báo (tức là những mục được hệ thống coi là lỗi) thông qua thiết lập tùy chọn.
Chú ý: Màn hình cài đặt tùy chọn này chỉ dành cho quản trị viên toàn quyền.
|
Lưu ý: Trong mục Danh sách cảnh báo, hệ thống sẽ hiển thị số lỗi chấm công của các nhân viên thuộc nhóm chính mà quản trị viên nhóm đang quản lý, bao gồm cả các nhóm con của nhóm đó. Đối với các nhân viên thuộc nhóm phụ, quản trị viên nhóm vẫn có thể tra cứu lỗi bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm trong danh sách lỗi chấm công. ※ Nếu là quản trị viên có toàn quyền, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ lỗi của tất cả nhân viên, không phân biệt nhóm chính hay phụ. |
Quay lại phần <Quản lý chấm công của nhân viên>
Quay lại đầu trang
Phê duyệt yêu cầu của nhân viên
Trong trang quản trị, mục “Danh sách chưa phê duyệt” sẽ hiển thị số lượng các yêu cầu chưa được phê duyệt (tức là những yêu cầu mà chưa xác nhận phê duyệt hoặc từ chối). Khi nhấn vào số lượng, hệ thống sẽ chuyển sang màn hình phê duyệt tương ứng với từng yêu cầu. Tại màn hình này, có thể phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu của nhân viên.
Các mục hiển thị trong Danh sách chưa phê duyệt có thể được tùy chỉnh thông qua thiết lập tùy chọn.
Lưu ý: Màn hình cài đặt tùy chọn này chỉ dành cho quản trị viên có toàn quyền. Người có quyền phê duyệt yêu cầu sẽ khác nhau tùy theo loại yêu cầu.
Xem chi tiết về: → Các loại đơn yêu cầu và cách phê duyệt
| Loại yêu cầu | Các yêu cầu hiển thị số lượng trong danh sách chưa phê duyệt |
| Chấm công chưa phê duyệt (Yêu cầu chỉnh sửa chấm công)・Yêu cầu đăng ký ca làm việc・Yêu cầu thay đổi khu vực chấm công |
Hệ thống sẽ hiển thị các yêu cầu từ nhân viên thuộc nhóm chính đang quản lý, bao gồm cả các nhóm con của nhóm đó. Có thể phê duyệt yêu cầu từ nhân viên thuộc nhóm phụ, bằng cách tìm kiếm trong danh sách. Nếu là quản trị viên có toàn quyền, danh sách sẽ hiển thị toàn bộ các yêu cầu chưa được xử lý, bao gồm:
→ Áp dụng cho tất cả nhân viên trong hệ thống, không phân biệt nhóm. |
| Yêu cầu nghỉ phép・Yêu cầu làm việc ngày nghỉ・Yêu cầu làm thêm giờ | Danh sách này chỉ hiển thị các yêu cầu mà được chỉ định là người phê duyệt trong quy trình phê duyệt. Ngay cả khi là quản trị viên có toàn quyền, hệ thống sẽ không hiển thị số lượng yêu cầu nếu không phải người được phân công phê duyệt cho các yêu cầu đó. |
Quay lại phần <Quản lý chấm công của nhân viên>
Quay lại đầu trang
Chốt giờ làm
Quản lý chấm công → Chốt giờ làm
“Chốt dữ liệu/ giờ làm” là chức năng khóa dữ liệu chấm công để không thể thay đổi thêm. Sau khi chốt dữ liệu cho một khoảng thời gian, sẽ không thể chỉnh sửa dữ liệu chấm công trong khoảng thời gian đó. Để đảm bảo dữ liệu chấm công được ghi nhận đầy đủ và dễ kiểm soát, Jobcan khuyến nghị thực hiện thao tác chốt bảng công sau khi kết thúc tháng.
Trong quản lý chấm công của Jobcan, nhiều thiết lập khi thay đổi có thể tác động ngược về các dữ liệu chấm công trước đó. Việc thực hiện chốt dữ liệu sẽ giúp ngăn chặn các thay đổi ảnh hưởng tới dữ liệu chấm công đã qua.
Xem thêm: Quy trình 1 tháng từ lúc chấm công đến khi chốt dữ liệu
Quay lại phần <Quản lý chấm công của nhân viên>
Quay lại đầu trang
Cảm ơn đã đọc đến đây.
🔍Từ khóa liên quan
Quản trị viên nhóm, Nhóm, Thêm quản trị viên, Tài khoản quản trị viên