シフト管理→シフト作成→承認
「シフト作成(承認)」は、スタッフからのシフト申請を確定(承認)・削除(却下)する画面です。
承認作業を行うことができるのは、承認者にあてはまる管理者アカウントのみです。
誰が承認者になるのかは、申請者の所属グループによって決まります。
こちらのページでは、シフト申請を承認する方法をご説明します。
関連ヘルプ:
【PCマイページ】シフトを申請する
【モバイルマイページ】シフトを申請する
目次
シフト作成(承認)
「シフト作成(承認)」は、スタッフからのシフト申請を承認・却下する画面です。
シフトが承認されることにより、管理者ページの出勤簿、パレットシフト、ラインシフト等に
確定したシフトが反映されます。
スタッフマイページにもシフトを公開したい場合は、シフトの承認後に公開設定を変更してください。
シフト申請では、スタッフが所属するグループを管理するグループ管理者
(該当者がいない場合は全権限管理者)が承認者となります。
詳しくは「承認者について」をご確認ください。
申請を確定する
申請確定(承認)の手順は以下の通りです。
1. 検索条件を指定して未承認申請を検索する
検索条件を指定して「検索」をクリックしてください。
検索条件にあてはまる申請が一覧で表示されます。
未承認申請を検索する場合は、項目「シフト状況」で「申請中」を選択します。
あるいは、管理者ページトップの未承認一覧に赤字で表示された件数をクリックすることで
未承認の申請がすでに表示された状態の承認画面に移動できます。
検索条件 | 説明 |
指定月・指定期間 | 指定期間内に対して出された申請のみを表示します。 |
所属グループ、スタッフ種別 | スタッフの所属グループ、スタッフ種別で絞り込みます。 |
スタッフ名 | 特定のスタッフ1名を選択して絞り込みます。 |
タグ | スタッフ詳細で設定したタグで絞り込みます。 |
シフト状況 |
申請されたシフトの状態によって絞り込みます。 申請中:申請後、確認・承認・削除のどれも行われていない状態です。 申請確認のみ:ページ下部の「申請確認のみ」ボタンで確認済みにした状態です。 確定済:確定(承認)済みの状態です。 |
2. 必要に応じてシフトを調整する
未承認の申請内容を確認し、必要に応じてシフトを調整してください。
※ オプション設定「休憩時間の管理方法(シフト)」を「時間で管理」にした場合、
シフトの休憩時間は「0分」と表示されます。
>申請内容(左半分)
項目 | 説明 |
申請対象日 | シフト申請の対象となる日付を表示します。 |
申請提出日時 | 申請を提出した日時を表示します。 |
スタッフ | 申請を行ったスタッフの名前を表示します。 |
申請シフト | 申請内容(シフトパターン名、シフトの時間帯、休憩時間)を表示します。 |
現在の確定シフト | 現在時点で確定しているシフト内容を表示します。 申請を確定すると、申請シフトで上書きされます。 |
スタッフからの備考 | スタッフが申請の際に備考を入力した場合、表示されます。 |
>調整(右半分)
項目 | 説明 |
グループ | 勤務する打刻場所を選択します。 デフォルトでは申請者のメイングループが表示されます。 |
シフト | シフトを選択します。 申請シフトと違うシフトを選択した場合、ここで選択したシフトが確定シフトになります。 |
休日区分 | 休日区分を選択します。(-(平日)/公休/法休) |
非公開メモ | 非公開メモを入力できます。 非公開メモの内容はスタッフには公開されません。 |
公開メモ | 公開メモを入力できます。 公開メモの内容はスタッフからも確認できます。 |
3. 申請にチェックを入れ、確定・削除する
申請にチェックを入れて「チェックした行を確定」「申請確認のみ」「申請削除」ボタンで
処理を実行します。
ヘッダーまたはフッターのチェックボックスにチェックを入れると、
ページ内に表示されている全ての申請にチェックが入ります。
ボタン | 説明 |
シフト変更通知を送る |
チェックを入れてからシフトを確定することで、 シフトが変更・確定されたことをスタッフにメールで通知します。 チェックを入れない場合は、メール通知しません。 |
チェックした行を確定 |
チェックを入れた申請をシフトとして確定し、出勤簿に反映させます。 |
申請確認のみ |
チェックを入れた申請を「確認済み」にし、件数カウントのフラグを外します。 確認済みになった申請は管理者ページトップ「未承認のシフト申請」に件数表示されなくなります。 |
申請削除 |
チェックを入れた申請を削除します。 削除するのは申請シフトのみであり、確定シフトは削除されません。 「申請削除」は申請そのものを削除します。削除した申請シフトをあとから確認することはできません。 |
申請を削除する
申請にチェックをつけ、画面右下の「申請削除」をクリックすることで、申請を削除できます。
シフト申請では、申請却下=申請そのものの削除となります。
申請の削除後は、申請シフトを確認したり承認結果を「確定(承認)」に変更したりはできません。
また、申請を確定した場合、あとから申請を削除することはできますが、申請を削除しても
一度確定したシフトがもとに戻る(申請確定前のシフトに戻る)ことはありません。
間違って申請を確定・削除した場合は、再度スタッフからシフト申請を出してもらうか、
パレットシフト・ラインシフトを利用してシフトを編集してください。
承認者について
シフト申請は、以下のいずれかにあてはまる管理者アカウントが承認者となります。
- 全権限管理者
- 申請者が所属するメイングループ・サブグループを管理するグループ管理者
- 申請者が所属するメイングループ・サブグループの親グループを管理するグループ管理者
承認者のうち1名が承認作業を行った時点で申請結果は確定し、各画面に反映されます。
各スタッフの承認者はスタッフ詳細の設定情報タブに表示されます。
ただし、表示されるのはメイングループの管理者のみ(該当するグループ管理者が居ない場合は
全権限管理者を表示)です。
メイングループの親グループの管理者、サブグループの管理者は表示されません。
関連ヘルプ:申請の種類と承認方法について
メール通知について
管理者向け
基本情報設定→オプション設定→項目メニュー:シフト管理
オプション設定「シフト申請の通知機能」をONにすることで、シフト申請が出された際に
承認者へメールで通知できます。
メールが届くのは、以下の管理者アカウントです。
- 申請者が所属するメイングループ・サブグループを管理するグループ管理者
- (上記にあてはまるグループ管理者が存在しないときのみ)全権限管理者
メール通知の対象をメイングループの管理者のみに限定したい場合は、
オプション設定「マイページ操作時のメールは全管理者に送信」を「メイングループのみ」に
設定してください。
スタッフ向け
シフト申請の承認結果は、基本的にはスタッフにメール通知されません。
「シフト変更通知を送る」にチェックを入れてから確定した場合のみ、以下の通知メールを送信します。
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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