組織変更や人事異動があった場合はどうしたらよいですか？ – ヘルプ｜勤怠管理（ジョブカン）

A. 人事異動に関わるすべてのグループに締め処理をしてから、
スタッフの所属グループやスタッフ種別を変更してください。

ジョブカン勤怠管理の多くの設定は、設定変更が過去にさかのぼって影響を与えます。
しかし、締め処理がかけられた期間に関しては、設定変更の影響を受けなくなります。

このページでは、人事異動や組織変更があった場合に行う基本的な手順をご説明します。

全体的な手順
1. 未承認の申請や打刻エラーが無いか確認する
2. 締め処理をかける
3. 勤務データダウンロードで再計算をする
4. 所属グループやスタッフ種別を変更する
5. 基本シフトや就業規則を変更する

全体的な手順

組織変更の全体的な手順は以下の通りです。

未承認の申請や打刻エラーが無いか確認する
締め処理をかける
勤務データダウンロードで再計算をする
所属グループやスタッフ種別を変更する
シフトや就業規則を変更する

メイングループやスタッフ種別を変更する前に、まずは締め処理をかける必要があります。
「締め処理」とは、勤怠データがそれ以上変更されないよう固定する機能です。

ジョブカン勤怠管理の設定の多くはメイングループ/スタッフ種別ごとに設定を作成できます。
スタッフのメイングループやスタッフ種別を変更すると、スタッフに適用される設定も変わり、
変更後の設定にしたがって勤怠データが再計算されます。

そのため、締め処理をかけないままメイングループ/スタッフ種別を変更すると、過去の勤怠データが
再計算され、数値が変わってしまいます。
それを防ぐために、締め処理が必要になります。

次の見出しから、それぞれの手順について詳しくご説明します。

メイングループを変更する場合の注意事項

メイングループを変更する場合、締め処理は、異動前（現在）のグループ・異動先のグループの両方にかける必要があります。

締め処理はスタッフ個人ではなくグループに対してかかります。
そのため、異動先のグループに締め処理をかけないままメイングループを変更すると、変更を保存した時点で締め処理が解除され、異動先のグループの設定で勤怠データが再計算されてしまいます。

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1. 未承認の申請や打刻エラーが無いか確認する

締め処理をかけた期間については、勤怠データの編集ができません。
そのため、未承認申請の承認/却下や打刻エラーの修正等もできなくなります。
したがって、まずは、異動前（現在）・異動先のグループに対応漏れが無いか確認してください。

1. 締め処理の画面を開く

出勤管理→締め処理

打刻漏れ・打刻間違い・未承認の申請等の有無については、締め処理画面から確認できます。
締め処理をかける予定の月度とグループを指定して「表示」をクリックしてください。
選択した月度・グループの確定状態が一覧で表示されます。

2. 対応漏れが無いか確認する

確定状態の一覧には、日ごとに対応漏れの件数と状態（修正受付中・確定済み）が表示されます。

対応漏れの人数・件数をクリックすると、該当の打刻エラー一覧や申請承認画面が開きます。
それぞれ修正や承認作業を行ってください。

ただし、このとき表示されるのは、「検索条件設定で選択したグループをメイングループとする
スタッフ」に関する件数のみです。
「表示中のグループの子グループ以下をメイングループとするスタッフ」の件数は表示されません。
親グループを締めると、同時に子グループにも締め処理がかかるため、子グループの未対応件数も
それぞれご確認ください。

オプション設定「対応漏れがある日の締め禁止」

基本情報設定→オプション設定→項目メニュー：出勤管理

オプション設定「対応漏れがある日の締め禁止」をONにすると、対応漏れがある日に対しては締め処理をかけられなくなります。対応漏れを見逃したまま締め処理をかけてしまう事態の予防に役立ちます。
ただし、このオプション設定についても締めを禁止できるのは「検索条件設定で選択したグループをメイングループとするスタッフ」に関してのみです。
「表示中のグループの子グループ以下をメイングループとするスタッフ」については未対応件数があっても表示されず、親グループの画面では締めを禁止することもできないため、お気を付けください。

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2. 締め処理をかける