就業規則の設定や従業員のスタッフ登録などが完了しましたら、いよいよジョブカン勤怠管理の運用が
始まります。
このページでは、勤怠締め（＝締め処理）までの1か月の流れをご説明いたします。
関連ヘルプ：
ジョブカン勤怠管理の初期設定をする
組織変更や人事異動があった場合はどうしたらよいですか？
新年度に向けた事前準備について
目次
勤怠締めまでの1か月の流れ
1. スタッフの勤怠状況をチェックする
日々のスタッフの勤怠状況は出勤簿で確認できます。
日ごとに複数人の勤怠を確認したい場合は「出勤簿（指定日）」を、1人ずつ月度の勤怠を確認したい場合は
月次出勤簿をご利用ください。
関連ヘルプ：
出勤簿を確認する
出勤簿の「遅刻」「早退」「欠勤」の表示を消せますか？
2. 打刻エラー・未承認申請に対応する
管理者ページトップのアラート一覧には打刻エラー等の件数が、未承認一覧には未承認の申請件数が
表示されます。
全権限管理者・グループ管理者は件数を確認し、必要に応じて対応してください。
アラート一覧に表示するエラーの種類はオプション設定で選択できます。
関連ヘルプ：
・アラート一覧について
・未承認一覧について
3. 1か月の業務終了
締め日を過ぎた翌日以降に、前月度の勤怠締めを行います。
締め日のすべての業務が終了したのを確認してから次のステップに進んでください。
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注意事項 日替わり時刻を越えるまで、システム上、「1日」は終了しません。 |
4. アラート一覧・未承認一覧をチェックする
締め処理をかけた期間については打刻の修正や未承認申請の承認・却下ができなくなります。
アラート一覧・未承認一覧をチェックして、対応漏れが無いか確認してください。
締め日を超えて月度が切り替わると、アラート一覧に表示される件数もリセットされます。
プルダウンから「先月度を表示」を選択して、先月度の件数をチェックしてください。
特に打刻漏れ・打刻間違いについては労働時間が正しく集計されない原因になりますので、
必ず対応する必要があります。
※ 未承認一覧の表示対象期間については「未承認一覧について＞表示対象期間」をご確認ください。
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注意事項 アラート一覧には「管理者の管理グループおよびその子グループをメイングループに設定しているスタッフ」の件数のみ表示されます。 |
5. 締め処理前に未処理の件数を確認する
出勤管理→締め処理
締め処理画面を開き、締め処理をかける予定の月度とグループを指定して「表示」をクリックしてください。
選択した月度・グループの確定状態が一覧で表示されます。
確定状態の一覧には、日ごとに対応漏れの件数が表示されます。
関連ヘルプ：対応漏れがある日の締めを禁止する
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注意事項 対応漏れの件数は「締め対象のグループをメイングループとするスタッフ」に関する件数のみ表示されます。 例えば、「グループAをサブグループに持つスタッフが、グループAを打刻場所として出勤打刻をしたが退勤打刻を忘れ、エラーが出ている」という状況では、グループAを管理するグループ管理者の画面では、アラート一覧・締め処理画面のどちらにも、エラー件数が表示されません。 また、親グループを締めると、同時に子グループにも締め処理がかかるため、子グループの未対応件数もご確認ください。 |
6. 締め処理をかける
対応漏れが無くなったら締め処理をかけます。
締めたい日にチェックをいれて「締め処理をする」クリックしてください。
締め処理が実行されます。
締めを解除する場合は、解除したい日にチェックをいれて「締めを解除する」をクリックしてください。
7. 締め処理後に勤務データダウンロードを実行する
出勤管理→データ出力→勤務データダウンロード
締め処理をかけたあと、該当期間・グループに対して、必ず勤務データダウンロードを行ってください。
このときダウンロードするデータは、給与計算用のデータとしては使用しないでください。
なお、使用するフォーマットはどのような構成でも構いません。
締め処理の状態は勤務データダウンロードを行うことで確定されます。
勤務データダウンロードが行われていない場合、意図せず情報が変更されてしまう可能性があります。
8. 給与計算用のデータを出力する
出勤管理→データ出力→勤務データダウンロード
最後に、給与計算用の勤怠データを勤務データダウンロードから出力します。
Excelもしくはcsv形式でダウンロードできます。
9. 勤怠締め完了
これで1か月の流れは完了です。
以降は、このルーティンを毎月繰り返していきます。
締め処理後の修正方法
締め処理をかけたあとでも、締めを解除して勤怠データを修正できます。
修正して再度締め処理をかけたあとは、忘れずに勤務データダウンロードを実行してください。
1. 締め処理画面で締めを解除する
出勤管理→締め処理
締めを解除したい日にチェックをいれて「締めを解除する」をクリックしてください。
「所定時間・残業・深夜設定」などの各種設定を変更している場合、締めを解除することで、過去に
遡って設定変更が適用されます。ともなって、勤怠データも再計算されます。
過去に遡って設定が適用されることを避けるには、締めを解除する前に設定を「締めをかける前の状態」に
戻してください。
2. 勤怠データの修正や申請の承認作業を行う
締めを解除することで、該当期間について勤怠データの修正や申請の承認・却下が可能になります。
再計算をかけて出勤簿を更新したい場合、出勤簿を開くか、該当期間に対して勤務データダウンロードを
実行してください。
3. 再度締め処理をかける
出勤管理→締め処理
データを修正後、再度締め処理をかけてください。
4. 勤務データダウンロードを実行する
出勤管理→データ出力→勤務データダウンロード
締め処理をかけたあと、該当期間・グループに対して、必ず勤務データダウンロードを行ってください。
このときダウンロードするデータは正確ではない可能性があるため、給与計算用のデータとしては
使用しないでください。
なお、使用するフォーマットはどのような構成でも構いません。
締め処理の状態は勤務データダウンロードを行うことで確定されます。
勤務データダウンロードが行われていない場合、意図せず情報が変更されてしまう可能性があります。
5. 必要に応じて設定を元に戻す
「1.」で各種設定を締め処理前の状態に戻した場合、再度締め処理をかけたあとで、設定を現在の内容に
変更してください。
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注意事項 全てのグループに締め処理がかかると、当該月度については全権限管理者しか締め処理を解除できなくなります。 |
以上でございます。
最後までお読みいただきありがとうございます。
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